I cicli gestionali e i motori contabili U-GOV Contabilità La logica di U-GOV I cicli gestionali e i motori contabili

Obiettivi della giornata Comprendere perché siamo qui: - il contesto normativo - come soddisfare quanto richiesto dalla norma Capire come ‘cambierà’ il nostro lavoro quotidiano Obiettivo della slide: spiegare la scelta della formazione a distanza Argomenti trattati in videconferenza Funzione dei tutorial pratici. Perché: Sono da sempre abituati a una formazione tradizionale Per definire esattamente QUALI STRUMENTI sono stati a loro forniti per completare la formazione su U-GOV e COME devono usarli. In particolare: Le videoconferenze forniranno i concetti principali i tutorial sono lo strumento per proseguire l'autoapprendimento secondo tempi e modi di ciascun utente. Messaggio della slide: La scelta della formazione a distanza è motivata dalla necessità di formare un elevato numero di utenti, in poco tempo, sul territorio nazionale. Obiettivo di queste sessioni di videoconferenza è farvi conoscere In che modo cambierà (se cambierà) il vostro lavoro quotidiano, ad esempio che… la logica e l’ambiente di U-GOV, ad esempio l’organizzazione del menu principale, …. le funzioni principali in generale, ad esempio il ciclo…. Quindi con le videoconferenze riceverete informazioni più generali. Saprete i concetti principali che sono alla base delle procedure di U-GOV. Non uscirete dalle sessioni sapendo perfettamente il significato di tutti i pulsanti, campi,.. e conoscendo a memoria tutte le procedure previste in U-FOC (ad es. per inserire un compenso, una fattura, un progetto di ricerca,…..). Per conoscere in dettaglio come usare le funzioni di U-GOV, ad esempio come fare per…. dovete invece consultare i tutorial (chiedendo al vostro ateneo come accedere). I tutorial infatti mostrano passo dopo passo come fare per compiere una operazione su UGOV. I tutorial e gli altri contenuti didattici sono disponibili nei corsi online che trovate cliccando sull’help che trovate in u-gov oppure direttamente su http://elearning.u-gov.it I tutorial sono quindi lo strumento SEMPRE DISPONIBILE per proseguire l'autoapprendimento secondo i tempi e le esigenze di ciascun utente Ci sono poi i manuali che (come sempre) trovate su….(help di ugov/altro…)

Perché siamo qui? Il contesto legislativo e l’evoluzione della norma verso la contabilità economica

Il contesto normativo l’evoluzione della norma verso la contabilità economica Definizione dei principi contabili e schemi di bilancio I decreti attuativi della norma Introduzione di un sistema di contabilità economico-patrimonale e analitica Affiancamento… di un sistema …di contabilità economico-patrimonale Incentivare la Contabilità Economica Obiettivo della slide: spiegare la scelta della formazione a distanza Argomenti trattati in videconferenza Funzione dei tutorial pratici. Perché: Sono da sempre abituati a una formazione tradizionale Per definire esattamente QUALI STRUMENTI sono stati a loro forniti per completare la formazione su U-GOV e COME devono usarli. In particolare: Le videoconferenze forniranno i concetti principali i tutorial sono lo strumento per proseguire l'autoapprendimento secondo tempi e modi di ciascun utente. Messaggio della slide: La scelta della formazione a distanza è motivata dalla necessità di formare un elevato numero di utenti, in poco tempo, sul territorio nazionale. Obiettivo di queste sessioni di videoconferenza è farvi conoscere In che modo cambierà (se cambierà) il vostro lavoro quotidiano, ad esempio che… la logica e l’ambiente di U-GOV, ad esempio l’organizzazione del menu principale, …. le funzioni principali in generale, ad esempio il ciclo…. Quindi con le videoconferenze riceverete informazioni più generali. Saprete i concetti principali che sono alla base delle procedure di U-GOV. Non uscirete dalle sessioni sapendo perfettamente il significato di tutti i pulsanti, campi,.. e conoscendo a memoria tutte le procedure previste in U-FOC (ad es. per inserire un compenso, una fattura, un progetto di ricerca,…..). Per conoscere in dettaglio come usare le funzioni di U-GOV, ad esempio come fare per…. dovete invece consultare i tutorial (chiedendo al vostro ateneo come accedere). I tutorial infatti mostrano passo dopo passo come fare per compiere una operazione su UGOV. I tutorial e gli altri contenuti didattici sono disponibili nei corsi online che trovate cliccando sull’help che trovate in u-gov oppure direttamente su http://elearning.u-gov.it I tutorial sono quindi lo strumento SEMPRE DISPONIBILE per proseguire l'autoapprendimento secondo i tempi e le esigenze di ciascun utente Ci sono poi i manuali che (come sempre) trovate su….(help di ugov/altro…) 2009 Legge 196 del 31 dicembre 2009, art. 2, comma d 2008 Linee guida del Governo alle università 2010 legge 240 del 30 dicembre 2010, art. 5, comma 4 2012 decreto n.18 del 27 gennaio 2012 2014 decreto n.19 del 14 gennaio 2014

Decreto del 27 gennaio 2012, n. 18

Decreto del 27 gennaio 2012, n. 18 1) Le università adottano un sistema di contabilità economico-patrimoniale e analitica. 2) Quadro informativo… rappresentato da: Bilancio unico di previsione annuale autorizzatorio composto da budget economico e budget degli investimenti. 3) Le università si dotano … di sistemi e procedure di contabilità analitica.

Riassumendo gli adempimenti richiesti (legge 240/2010, d.lgs 18/2012) Adozione di un sistema di Contabilità Economico Patrimoniale e Contabilità Analitica Bilancio unico di ateneo di previsione autorizzatorio, composto da: Budget economico Budget degli investimenti Bilancio unico di ateneo a consuntivo (SP, CE, NI) Preventivo in contabilità finanziaria non autorizzatorio Consuntivo in contabilità finanziaria

Decreto del 27 gennaio 2012, n. 18 Le università adottano il sistema di contabilità economico patrimoniale … nonchè i sistemi di contabilità analitica entro il 1° gennaio 2015.

Decreto del 14 Gennaio 2014, n. 19

Decreto del 14 Gennaio 2014, n. 19 Art 2. ‘Definizione degli schemi di Bilancio’ Art. 3: ‘Schemi di Bilancio’ Art. 4 ‘ Principi di valutazione delle poste’ Art.5 ‘Criteri di predisposizione del primo stato patrimoniale’ Art. 6 ‘ Piano dei conti’

Perché siamo qui? Perché la norma richiede: l’abbandono della contabilità finanziaria; l’adozione della contabilità economico-patrimoniale; il mantenimento di un controllo autorizzatorio. Obiettivo della slide: spiegare che c’è una legge da rispettare, non state perdendo un giorno di lavoro, quindi state attenti. Perché: rafforzare la motivazione dei partecipanti. Messaggio della slide: C’è una legge che ci impone un nuovo sistema contabile. È la legge del 30 dicembre 2010, n. 240, “Norme in materia di organizzazione delle università, di personale accademico e reclutamento, nonché delega al Governo per incentivare la qualità e l’efficienza del sistema universitario”. Tutti gli Atenei entro il 2014 devono introdurre un sistema di contabilità economico-patrimoniale e analitica. CINECA è impegnato nell’attivazione di questo nuovo sistema contabile per gli Atenei che hanno scelto la soluzione U-GOV (Contabilità, Allocazione Costi, Analisi Economica, Rendicontazione dei Progetti di Ricerca e la liquidazione dei Compensi e Missioni sono le aree e le attività amministrative direttamente coinvolte in questo cambiamento normativo). Da qui la necessità di fare formazione su U-GOV e in particolare formazione a distanza.

Si possono soddisfare tutte queste richieste? Si può abbandonare la contabilità finanziaria e mantenere un controllo autorizzatorio?

La contabilità finanziaria contabilità orientata al controllo autorizzatorio dei flussi finanziari nominali o certi contabilità a preventivo e a consuntivo: è previsto un preventivo autorizzatorio; è previsto un consuntivo. contabilità interna ed esterna : dettaglia entrate e spese individuando la struttura di riferimento

La contabilità generale contabilità esterna: registra operazioni che intercorrono con l’esterno: si rilevano crediti e debiti, movimentazioni della banca… contabilità che segue le logiche della partita doppia e rileva costi e ricavi a fronte di debiti/crediti contabilità a consuntivo: non è previsto un budget! con la contabilità economica non si può avere un controllo autorizzatorio!

La contabilità analitica contabilità interna: movimenta solo ricavi e costi (no crediti e debiti! no banca) contabilità interna: dettaglia quanto registrato con la contabilità generale, individuando la struttura (in U-GOV si parla di Unità Analitica) cui si riferisce quel costo o quel ricavo contabilità a preventivo: è previsto un budget

Si può abbandonare la contabilità finanziaria e mantenere un controllo autorizzatorio? Sì! È in contabilità analitica che ho la predisposizione di un budget di previsione che sostituisce il preventivo finanziario.

Si può abbandonare la contabilità finanziaria e mantenere un controllo autorizzatorio? Sì con U-GOV. È in contabilità analitica che ho la predisposizione di un budget di previsione che sostituisce il preventivo finanziario. Pertanto: si ha il controllo di disponibilità si adempie alla funzione autorizzatoria

L’applicazione in U-GOV Contabilità Il decreto attuativo prevede “la redazione di un bilancio unico di Ateneo di previsione annuale autorizzatorio, composto da budget economico e budget degli investimenti” In U-GOV esiste un budget di previsione annuale, composto da budget economico (costi e ricavi di esercizio) e budget degli investimenti (costi pluriennali).

L’applicazione in U-GOV Contabilità In U-GOV il budget è autorizzatorio: è possibile registrare costi (di esercizio e pluriennali) nel limite degli stanziamenti inseriti (e quindi autorizzati). In assenza di contabilità finanziaria, è con la contabilità analitica che si ha il CONTROLLO di DISPONIBILITA’ e si adempie alla funzione AUTORIZZATORIA

U-GOV, come padroneggiarlo? Obiettivi e modalità della formazione

Obiettivi di queste giornate Comprendere le logiche di U-GOV Capire come ‘cambierà’ il nostro lavoro quotidiano con l’abbandono della contabilità finanziaria l’introduzione della contabilità economico-patrimoniale Obiettivo della slide: spiegare la scelta della formazione a distanza Argomenti trattati in videconferenza Funzione dei tutorial pratici. Perché: Sono da sempre abituati a una formazione tradizionale Per definire esattamente QUALI STRUMENTI sono stati a loro forniti per completare la formazione su U-GOV e COME devono usarli. In particolare: Le videoconferenze forniranno i concetti principali i tutorial sono lo strumento per proseguire l'autoapprendimento secondo tempi e modi di ciascun utente. Messaggio della slide: La scelta della formazione a distanza è motivata dalla necessità di formare un elevato numero di utenti, in poco tempo, sul territorio nazionale. Obiettivo di queste sessioni di videoconferenza è farvi conoscere In che modo cambierà (se cambierà) il vostro lavoro quotidiano, ad esempio che… la logica e l’ambiente di U-GOV, ad esempio l’organizzazione del menu principale, …. le funzioni principali in generale, ad esempio il ciclo…. Quindi con le videoconferenze riceverete informazioni più generali. Saprete i concetti principali che sono alla base delle procedure di U-GOV. Non uscirete dalle sessioni sapendo perfettamente il significato di tutti i pulsanti, campi,.. e conoscendo a memoria tutte le procedure previste in U-FOC (ad es. per inserire un compenso, una fattura, un progetto di ricerca,…..). Per conoscere in dettaglio come usare le funzioni di U-GOV, ad esempio come fare per…. dovete invece consultare i tutorial (chiedendo al vostro ateneo come accedere). I tutorial infatti mostrano passo dopo passo come fare per compiere una operazione su UGOV. I tutorial e gli altri contenuti didattici sono disponibili nei corsi online che trovate cliccando sull’help che trovate in u-gov oppure direttamente su http://elearning.u-gov.it I tutorial sono quindi lo strumento SEMPRE DISPONIBILE per proseguire l'autoapprendimento secondo i tempi e le esigenze di ciascun utente Ci sono poi i manuali che (come sempre) trovate su….(help di ugov/altro…)

Obiettivo di queste giornate Comprendere le logiche di U-GOV NON CI INTERESSA TRATTARE TUTTE LE CASISTICHE NON CI INTERESSA SAPERE IL SIGNIFICATO DI TUTTI I CAMPI

Perché non ci interessa trattare tutte le casistiche? Perché la formazione si articola in due momenti: gli incontri in videoconferenza con gli esperti CINECA la fruizione di corsi on-line

1. Gli incontri in videoconferenza l’esperto CINECA illustra il funzionamento di U-GOV i partecipanti interagiscono con lui tramite il tutor di aula 24

Ruolo del tutor ?? tutor Domande Pausa caffè Compiti!! Chiarimenti Obiettivo della slide: Presentare e descrivere il ruolo del/dei tutor presenti in aula. Perché: Incentivare i partecipanti a chiedere al tutor se hanno dubbi. Responsabilizzare i tutor e sottolineare la loro importanza Messaggio della slide: In aula sono presento uno o più tutor (nome cognome) che hanno il compito di agevolare la comunicazione tra me e voi. Potrete chiedere ai tutor se avete delle domande che mi volete porre, vi mostreranno l’ambiente e-learning e i tutorial, raccoglieranno i “compiti”/esercitazioni teorici e cartacei (non pratici sul vero ambiente U-GOV) che vi chiederò di fare, gestirà le pause della mattinata e altre cose che non anticipo ecc. Chiarimenti Imprevisti

2. Corsi on line tutorial video-lezioni registrate documenti test di autovalutazione sondaggi Come fare per…? 26

https://elearning.u-gov.it/ I tutorial https://elearning.u-gov.it/

3. L’helpdesk di I livello Keyuser interazione tramite TTS Obiettivo della slide: Definire il ruolo dei keyuser rispetto al ruolo del docente CINECA Perché: Evitare che l’utente pensi di potersi rivolgere al docente CINECA qualora avesse problemi con U-GOV in futuro. Far comprendere il valore del tempo che il docente CINECA - grazie alle videconf – dedica loro e approfittare per fare le domande. Responsabilizzare i keyuser , che devono aiutare i colleghi in termini di supporto formativo e helpdesk di I livello… (in pratica quanto è scritto sul project charter). Messaggio della slide: Se avrete problemi ad usare U-GOV non sarò direttamente io o CINECA ad intervenire. Saranno i keyuser del vostro Ateneo (ovvero gli utenti dell’Ateneo che hanno ricevuto una formazione approfondita sui moduli che compongono la soluzione U-GOV, ad es. nome cognome,…) a darvi supporto poiché svolgeranno l’helpdesk di I livello. Saranno poi loro, se non sono autonomi nel risolvere i problemi, a contattare CINECA

Per concludere videoconferenza tutorial Helpdesk di I livello SLIDE CONCLUSIVA DOPO LA PRESENTAZIONE DEL DOCENTE Obiettivo della slide Ribadire: Argomenti trattati in videconferenza Funzione dei tutorial pratici. Funzione dei docenti CINECA/keyuser. Perché: fissare negli utenti la consapevolezza di QUALI strumenti formativi sono stati forniti loro e COME devono usarli. Messaggio della slide: Per concludere, vi ricordo che l’obiettivo di queste sessioni di videoconferenza è farvi conoscere in che modo cambierà (se cambierà) il vostro lavoro quotidiano, ad esempio che… la logica e l’ambiente di U-GOV, ad esempio l’organizzazione del menu principale, …. le funzioni principali in generale, ad esempio il ciclo…. I tutorial sono lo strumento PRATICO, VELOCE, SEMPRE DISPONIBILE ONLINE per proseguire l'autoapprendimento secondo tempi e modi di ciascun utente. Sono il vostro “consulente tascabile” su U-GOV. Se nonostante questi tutorial aveste dei problemi contattate i keyuser, ovvero gli utenti dell’Ateneo che hanno ricevuto una formazione approfondita sui moduli che compongono la soluzione U-GOV.

I tempi della videoconferenza Partita doppia? I tempi della videoconferenza per U-GOV Contabilità sono previste 4 giornate di videoconferenze con inizio il lunedì e termine il giovedì; orari: dalle 9 alle 13; pause: almeno 2; l’esercitazione in aula U-GOV? Partita doppia? Le sessioni di videoconferenza su U-GOV Contabilità (o compensi e missioni, o …) iniziano oggi e terminano ….. Ogni sessione inizia alle … e finisce alle …Prevedo 2/3 pause nella mattinata. Contabilità analitica?

5 minuti di break per riorganizzare le idee!! Dubbi? 5 minuti di break per riorganizzare le idee!!

Le logiche di U-GOV Il ciclo acquisti

Logica di U-GOV contabilità Documenti Gestionali e Motori Contabili 1. il fatto amministrativo assume una funzione centrale, tale obiettivo si ottiene utilizzando il concetto di Documento Gestionale (DG) i “motori” contabili leggono e rilevano gli elementi portati dal DG medesimo.

Logica di U-GOV contabilità Documenti Gestionali Sono ad esempio classificati come DG: Ordine al fornitore Ddt (in U-GOV si parla di “DCE” documento entrata merce) Fattura di acquisto Nota di credito

Logica di U-GOV contabilità Motori Contabili Sono motori contabili, alimentati in modo integrato ma indipendente: Contabilità Finanziaria (COFI): contabilità orientata al controllo autorizzativo dei flussi finanziari nominali o certi Contabilità Generale (COGE): contabilità di consuntivo che segue le logiche della partita doppia e rileva le nature economiche, nonché debiti/crediti Contabilità Analitica (COAN): SISTEMA DI SUPPORTO orientato al Controllo di Gestione.

Logica di U-GOV contabilità Motori Contabili Sono presenti inoltre questi ulteriori motori contabili: Contabilità Inventariale: orientata alla gestione dei beni patrimoniali Gestione Fiscale: orientata alla gestione delle operazioni iva.

Definizione del ciclo: ciclo acquisti Documenti Gestionali che compongono il ciclo acquisti Richiesta d’acquisto Ordine Contratto passivo Doc. Consegna / Erogazione Fattura Ordinativo di Pagamento Riscontro 37

Definizione delle scritture del ciclo acquisti Documenti Gestionali Motore Richiesta d’acquisto Ordine - Contratto Doc. Consegna / Erogazione Fattura Ordinativo di Pagamento Riscontro In assenza di contabilità finanziaria, è con la contabilità analitica che si ha il CONTROLLO di DISPONIBILITA’ e si adempie alla funzione AUTORIZZATIVA Registrazione Impegno Registrazione Mandato Pagamento CoFi Anticipata: rilevazione del costo Normale: rilevazione del costo effettivo Normale: rilevazione del costo effettivo CoAn Anticipata: costo a fatture da ricevere Prima: fatture da ricevere a debito Ultima: debito a banca CoGe 38

Il controllo autorizzatorio in U-GOV: la scrittura anticipata coan Il costo sorge nel momento in cui viene consegnato il bene o erogato il servizio (non al momento dell’ordine): solo in questo momento, il budget dovrebbe essere scalato. Per avere un controllo autorizzatorio tempestivo non si può aspettare la consegna della merce o l’erogazione del servizio  ecco perché in U-GOV è stata prevista la Scrittura anticipata Coan

definizione del ciclo: ciclo acquisti Ciclo Acquisti: ciclo autorizzatorio e contabilizzazione dei documenti gestionali Richiesta d’acquisto Ordine/ Contratto COAN ANTICIPATA: rilevazione del costo COAN NORMALE Doc. Consegna / Erogazione COGE ANTICIPATA Costo a Fatture da Ricevere DEVE ESSERE AUTORIZZATA PER IL PAGAMENTO Fattura COAN NORMALE COGE PRIMA Fatture da Ricevere a Debito Ordinativo di Pagamento Riscontro COGE ULTIMA 40

riassumendo le scritture contabili del ciclo acquisti COAN COGE SCALA IL BUDGET ha rilevanza INTERNA NON PREVEDE BUDGET ha rilevanza ESTERNA Ordine/ Contratto COAN ANTICIPATA: rilevazione del costo COGE ANTICIPATA Doc. Consegna / Erogazione COAN NORMALE Verifica ed eventuale adeguamento del costo scalato Costo Fatture da ricevere Fatture da ricevere COGE PRIMA Fattura COAN NORMALE Verifica ed eventuale adeguamento del costo scalato Debito Debito COGE ULTIMA Riscontro Banca 41

riassumendo le scritture contabili del ciclo acquisti senza DCE COAN COGE SCALA IL BUDGET ha rilevanza INTERNA NON PREVEDE BUDGET ha rilevanza ESTERNA Ordine/ Contratto COAN ANTICIPATA: rilevazione del costo COGE PRIMA Fattura COAN NORMALE Verifica ed eventuale adeguamento del costo scalato Costo Debito Debito COGE ULTIMA Riscontro Banca 42

Dubbi? Domande?

Break!! 15 minuti per un buon caffè!!

Acquisto di materiale di consumo in attività istituzionale Caso pratico Acquisto di materiale di consumo in attività istituzionale

Acquisto di un servizio in attività commerciale Caso pratico Acquisto di un servizio in attività commerciale

L’applicativo U-GOV I concetti visti oggi…

Logica di U-GOV contabilità Documenti Gestionali e Motori Contabili 1. il fatto amministrativo assume una funzione centrale, tale obiettivo si ottiene utilizzando il concetto di Documento Gestionale (DG) i “motori” contabili leggono e rilevano gli elementi portati dal DG medesimo.

Il controllo autorizzatorio in U-GOV: la scrittura anticipata coan Il costo sorge nel momento in cui viene consegnato il bene o erogato il servizio (non al momento dell’ordine): solo in questo momento, il budget dev’essere scalato. Per avere un controllo autorizzatorio tempestivo non si può aspettare la consegna della merce o l’erogazione del servizio  ecco perché in U-Gov è stata prevista la Scrittura anticipata Coan

le differenze nelle scritture COGE degli acquisti istituzionali e comm. ATTIVITA’ ISTITUZIONALE ATTIVITA’ COMMERCIALE Ordine/ Contratto NESSUNA SCRITTURA COGE! COGE ANTICIPATA: Doc. Consegna / Erogazione COSTO a FATTURE DA RICEVERE COSTO a FATTURE DA RICEVERE COGE PRIMA MOVIMENTAZIONE del conto DEBITO Fattura DIVERSI a DEBITO FATTURE DA RICEVERE IVA a CREDITO FATTURE DA RICEVERE a DEBITO COGE ULTIMA MOVIMENTAZIONE del conto BANCA Riscontro DEBITO a BANCA DEBITO a BANCA 50

La valorizzazione del periodo di competenza In contabilità economica è fondamentale valorizzare correttamente il Periodo di competenza. Tale campo: non va valorizzato nei beni di consumo; non va valorizzato nei beni ogg di ammortamento; va valorizzato per i servizi.

Esercitazione