Le Verifiche Ispettive QUALITA’ ? Romano MARMIGI ENEA - Roma

VERIFICHE ISPETTIVE Esame sistematico ed indipendente per verificare: DEFINIZIONE (ISO 9004.1 § 5.4 e 9001 § 4.17) Esame sistematico ed indipendente per verificare: se le attività svolte ed i risultati ottenuti siano in accordo con quanto stabilito l’efficacia del SQ

NON DARE NULLA PER SCONTATO Verifiche ispettive NON DARE NULLA PER SCONTATO SCOPO: verificare l’efficacia del Sistema LA RESPONSABILITÀ PRINCIPALE: risiede nel management ELEMENTI DELLE VERIFICHE ISPETTIVE: il piano di VI i modi di attuazione le attività di reporting

LE VERIFICHE DI SISTEMA VERIFICHE ISPETTIVE ESTERNE VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE

Audit di I, II o III parte? Prima parte Seconda parte Sono audit eseguiti da un’organizzazione sull’attuazione ed efficacia del proprio SQ o di sue parti, oppure su particolari processi produttivi, settori, linee di prodotto, etc. Seconda parte Sono audit eseguiti da un’organizzazione su un’altra, ad esempio un fornitore o subfornitore Terza parte Sono audit in cui un’organizzazione, indipendente (Terza parte) da quella soggetta a verifica, effettua una valutazione del sistema qualità di quest’ultima al fine di verificarne ed eventualmente certificarne la conformità rispetto a norme di riferimento concordate

VERIFICA ISPETTIVA INTERNA VERIFICA ISPETTIVA ESTERNA Non necessariamente svolta da “pari” Attività “routinaria” Valutazione “puntuale” dei singoli elementi del sistema Evidenziazione formale dei rilievi Dà luogo a richieste di AC per risolvere le NC eventualmente riscontrate VERIFICA ISPETTIVA ESTERNA Attività “eccezionale” e non “di routine” Svolta da “Enti Esterni” “Overview” più che valutazione puntuale Evidenziazione formale dei rilievi Dà luogo a richieste di AC per risolvere le NC eventualmente riscontrate( “prescrittive”)

PEER REVIEW Esame strutturato ed indipendente di una organizzazione da parte di un gruppo di esperti completamente indipendenti da essa e aventi almeno lo stesso livello di conoscenza ed esperienza dei suoi responsabili (peer = pari) GQ Ha lo scopo di evidenziare punti di forza e di debolezza dell’Azienda

LA VERIFICA ISPETTIVA GQ Prevede l’analisi preliminare della documentazione di riferimento,al fine di focalizzare i punti da chiarire ed approfondire nel corso della visita GQ Focalizzata sulla valutazione del processo produttivo, tiene anche conto delle aspettative dei clienti, delle esigenze della società e del mondo del lavoro

OUTPUT DELLA VERIFICA ISPETTIVA Rapporto di Valutazione A seguito della Verifica Ispettiva (sia interna che esterna) viene emesso un Rapporto di Valutazione nel quale si evidenziano i punti di forza e quelli di debolezza dell’Azienda, oltre ad eventuali difformità riscontrate rispetto al Manuale della Qualità ed alle Procedure di Riferimento Prevede la formulazione di eventuali Non Conformità le cui relative Azioni Correttive risultano finalizzate al miglioramento della qualità del processo o del prodotto

La metodologia utilizzata dai Gruppi di Valutazione Analisi preliminare della documentazione di riferimento da parte dei singoli componenti del Gruppo di Valutazione Riunione preliminare congiunta : Identificazione dei punti critici comuni all’interno dell’Azienda, fissando i criteri di conduzione delle visite attraverso l’elaborazione di liste di controllo Programmazione della Visita Ispettiva: Seguendo l’ordine della lista di controllo, l’obiettivo è quello di arrivare ad una definizione consensuale con il gruppo di valutazione sui problemi dell’Azienda e sulle possibili Azioni Correttive;

…segue Dopo ciascuna visita: Redazione rapporto di Valutazione e formalizzazzione di eventuali richieste di azioni Correttive Incontro conclusivo con la Direzione: Presentazione dei punti di forza dell’Azienda, degli aspetti più problematici e di alcune ipotesi di soluzione

LE FASI DELLA VISITA ISPETTIVA Analisi individuale della Documentazione di Riferimento Giornata di Preparazione del Gruppo di Valutazione (Programmazione e Pianificazione, Notifica) Svolgimento della visita Rapporto finale di Valutazione

Schema Visita Ispettiva Giornata di Preparazione Analisi autonoma della Documentazione di Riferimento Programmazione e pianificazione della visita Notifica all’Azienda Svolgimento Riunione iniziale Verifica aree della check-list Attività post-verifica Redazione del Rapporto di Valutazione Riunione del Gruppo di Valutazione Riunione finale e presentazione dei risultati

Il Gruppo di Valutazione deve: Individuare i metodi con cui analizzare la documentazione di riferimento sviluppare un metodo per individuare i punti di forza e di debolezza dell’azienda individuare i criteri per scegliere le aree da verificare nella visita in loco individuare i criteri con cui pianificare la visita (ad es. check-list di guida alla valutazione di ogni area da verificare)

Attività di preparazione (da effettuarsi con una giornata di incontro Autonomamente Analisi dei documenti di riferimento Attività di preparazione (da effettuarsi con una giornata di incontro o a distanza) Confronto dei punti critici, dei punti di forza e di debolezza individuati autonomamente Evidenziazione dei punti critici, di forza e di debolezza Preparazione della CHECK-LIST

Punti di forza e di debolezza MANUALE QUALITA’ Alcuni criteri per individuare i punti di forza o di debolezza possono essere: miglioramenti e/o peggioramenti rispetto ai risultati della valutazione precedente; il raggiungimento o meno di obiettivi ben definiti Attuazione di Azioni Correttive a seguito di Verifiche Interne; i valori degli indicatori statistici

Ciascun Valutatore... punti critici punti di forza punti di debolezza Deve preparare una propria lista di: punti critici punti di forza punti di debolezza

Attività di preparazione CHI PARTECIPA: Tutti i membri del Gruppo di Valutazione SCOPO: Nomina del Team Leader Pianificare e programmare la Visita Ispettiva AGENDA

La Check-list Si definiscono le aree da verificare in loco, sulla base di: punti critici un campione dei punti di forza e debolezza dichiarati dall’Azienda e confermati dal Gruppo di Valutazione incoerenze nella documentazione di riferimento eventuale disaccordo tra i giudizi dei valutatori

Le aree da verificare La verifica delle aree deve essere pianificata Vista la durata limitata della visita, le aree da verificare non dovrebbero essere più di 10÷15 (ISO 9OOO:94) La verifica delle aree deve essere pianificata (cosa, chi, quando, dove, come)

NOTIFICA CHI LA ESEGUE: Il Team Leader invia la notifica all’Azienda da verificare SCOPO: Identificare la durata della Visita Presentare i membri del Gruppo di Valutazione Stabilire la data e l’ora della Riunione preliminare Stabilire l’agenda preliminare della Visita Ispettiva

LA VISITA IN LOCO Riunione Preliminare CHI PARTECIPA: Il Gruppo di Valutazione, il Gruppo di Autovalutazione e i Responsabili delle aree da verificare Membro del Gruppo di Valutazione Personale dell’Azienda SCOPO: Presentazione del personale coinvolto nella Visita Ispettiva

Conduzione della Visita Ispettiva La Visita Ispettiva si conduce verificando le diverse attività nelle aree oggetto delle stesse, coinvolgendo il personale responsabile di tali attività Si devono prendere a riferimento i documenti di lavoro già predisposti durante la fase di preparazione della visita (ad es. check-list) Il Gruppo di Valutazione può scindersi per verificare più attività in parallelo; il Team Leader deve comunque coordinare le attività di verifica

Conduzione della Visita Ispettiva Le attività di verifica consistono nel riscontro dell’evidenza oggettiva della conformità degli aspetti esaminati alle prescrizioni applicabili (ISO 9000) Le risultanze devono essere documentate e circostanziate Esistono molti modi per compiere correttamente un’attività e l’intervistato ha scelto probabilmente il migliore, anche se non corrisponde con quello che avremmo scelto noi!

Alcune regole utili: Essere calmi e cortesi, pur senza mai rinunciare ad ottenere le risposte agli argomenti sollevati Registrare in modo sintetico e chiaro le informazioni raccolte Essere puntuali Essere indipendenti e obiettivi Esaminare l’evidenza Essere costruttivi Essere adeguatamente preparati Fare domande precise e concise

Anche il modo di porre una domanda è importante... “Mi mostra cortesemente l’elenco aggiornato dei documenti in uso?” “Avete un sistema di gestione dei documenti?” Ad esempio: Da questa seconda domanda si possono infatti ottenere almeno le seguenti informazioni: esiste l’elenco; l’intervistato conosce l’esistenza dell’elenco; dove viene conservato l’elenco; le modalità di identificazione delle revisioni

è uno strumento assai potente perché permette di: Anche il SILENZIO... è uno strumento assai potente perché permette di: ascoltare e non “sentire” dare la possibilità di entrare nel dettaglio dell’argomento stimolare l’ampliamento della risposta (non limitandosi all’affermazione o alla negazione)

Riunione del Gruppo di Valutazione  modulo Manuale della Qualità Confronto delle impressioni avute Allineamento dei giudizi di ciascun valutatore Definizione dei criteri di valutazione finali Evidenziazione preliminare dei punti di forza e di debolezza del’Azienda Verificata

Riunione finale QUANDO: Dopo la fine della visita CHI PARTECIPA: Le stesse persone che hanno partecipato alla Riunione Preliminare Punti di Forza e di Debolezza SCOPO: Il Team Leader presenta i risultati della Visita Ispettiva Vengono illustrati i punti di forza e di debolezza e le azioni di miglioramento raccomandate

LA GESTIONE DELLA QUALITA’ Enti territoriali Aziende Necessità del servizio Processo di marketing Piano di Progettazione del processo Specifiche di erogazione del Specifiche del servizio erogazione Valutazione da parte dell'organizzazione Analisi e miglioramento delle prestazioni Valutazione da parte del cliente Risultati come che cosa Plan Do LA GESTIONE DELLA QUALITA’ Act Check Studenti Società

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