Progetto di intervento per l’adeguamento e riorganizzazione del sito unife.it (marzo 2007) Andrea Maggi Ufficio Comunicazione ed Eventi

Coerentemente alla mission che l’Università si e’ data nel piano strategico triennale Una Università di ricerca, radicata nel suo territorio pienamente inserita nella comunità scientifica internazionale, capace di offrire didattica ed assistenza di alta qualità

L’Università di Ferrara ha individuato tra gli obiettivi ad alta priorità, la ristrutturazione del portale

Alcune considerazioni: Il portale web è oggi il principale strumento di comunicazione interna ed esterna dell ’ Universit à di Ferrarawww.unife.it

COMUNICAZIONE ESTERNA Chi sono i destinatari?

STUDENTI potenziali ed effettivi (matricole e iscritti) relativamente a:

 offerta didattica,  procedure (dall’immatricolazione all’iscrizione agli esami),  servizi agli studenti,  iniziative dell’ateneo.

REALTA’ ISTITUZIONALI associative economiche, cittadini in generale.

MEDIA sia locali sia nazionali che all’università prestano un’attenzione sempre maggiore.

ALTRI Fornitori Università ecc.

COMUNICAZIONE INTERNA

Il portale ricopre anche importanti funzioni per la gestione delle attività, procedure e informazioni ad uso del personale sia docente che tecnico- amministrativo.

In sintesi gli obiettivi principali sono: dare visibilità alla didattica (e ai servizi connessi), alle attività di ricerca scientifica e tecnologica, alle sue connessioni con le realtà locali e internazionali

In tal modo unife può esprimere la propria responsabilità sociale verso il territorio in cui essa si radica, una responsabilità che trova attuazione soprattutto attraverso i temi della ricaduta industriale e della visione di Ferrara come Città Universitaria.

L'Unita' Portale, coordinata dal Dott. Franco Bisi, ha realizzato un nuovo sistema di gestione dei contenuti delegata.

Tale sistema utilizza il prodotto open source Plone e: - permette un facile inserimento e aggiornamento delle informazioni sul sito Web; - è pienamente conforme alla normativa vigente;

Il Consiglio di Amministrazione nella seduta del 30 gennaio ha preso in esame il portale unife ed ha:

- valutato positivamente l’ottimo lavoro svolto dall’Unità portale, considerato che l’indagine Censis 2004 ha assegnato 98 punti su 100 al portale in relazione alla sua funzionalita’ e alla possibilità di svolgere pratiche online

- considerato l’intensa attività comunicativa dell’Ateneo, quali “Unife culture” e la ridefinizione del marchio e dell’immagine coordinata dell’Ateneo

- Stabilito che solo una sinergia tra le abilità comunicative e quelle tecnologiche avanzate può consentire:

 la gestione e l’implementazione della comunicazione attraverso il portale d’Ateneo e  un costante adeguamento dello stesso in termini strutturali;

 Ha quindi deliberato:

 di affidare all’Unità portale il compito di gestire il portale procedendo ad una revisione costante dello stesso

 di affidare all’Ufficio Comunicazione ed Eventi il compito di implementarne e gestirne le attività di comunicazione

IL NUOVO SISTEMA UNIFE.IT

Il sistema individuato, tra i numerosi vantaggi, consente la gestione e l’aggiornamento dei singoli spazi web a cura delle singole strutture.

 Attualmente non tutte le articolazione dell’Ateneo sono coinvolte nella nuova linea organizzativa e comunicativa derivata dall’applicazione di Plone.

 È invece necessario che tutte le strutture, anche quelle amministrative con apertura al pubblico, si adeguino al nuovo modello e alla nuova linea del portale.

 Il sistema di gestione adottato permette un facile inserimento e aggiornamento delle informazioni sul sito Web, senza bisogno di alcuna competenza informatica specialistica.  E’ infatti sufficiente una conoscenza di base corroborata da un breve corso di formazione.

INTERVENTO

 Sulla base di queste considerazioni, e alla luce di un processo di rielaborazione dell’immagine coordinata Unife, il Consiglio di Amministrazione ha approvato il seguente:

progetto di adeguamento e riorganizzazione del sito internet dell’Università

 Il progetto prevede due fasi di intervento

 Prima fase  (indicativamente dal 1° febbraio al 30 settembre) che prevede:

 1) la nascita del gruppo di progetto costituito da Andrea Maggi (coordinatore), da Ilaria Fazi e Stefano Bigoni e

 2) la nascita del gruppo di controllo costituito dal prorettore Valeria Ruggiero (coordinatore), dal Delegato per l’informatica Cesare Stefanelli e dal Direttore amministrativo Enrico Periti.

 3) il progressivo adeguamento  di tutte le strutture primarie al modello attualmente in utilizzo con applicazione di precise linee guida

 4) Individuazione in tutte le strutture primarie di un  referente per il web  Il gruppo di lavoro che ne deriva avrà come obiettivo la creazione di una rete.

 3) Organizzazione di brevi corsi di formazione per il personale addetto.

I corsi: - consentiranno al personale di essere autonomo nella gestione dei propri spazi di comunicazione - Daranno la possibilità di avviare una coerenza negli stili di informazione Il gruppo di Progetto sarà sempre disposizione dei referenti per il web in caso di successivi dubbi o problematiche

 4) Predisposizione di una versione in inglese, e di una presentazione generale dell’Ateneo.

 6) Avviamento di una attività di monitoraggio delle pagine web, tramite un controllo random sulle pagine inserite

 Seconda fase (da ottobre 2007)

 1) Rivisitazione grafica e di struttura del portale

 2) Omogeneizzazione e coerenza grafica e di contenuti nelle pagine del sito;

 3) Riorganizzazione dei contenuti

 Gia’ oggi, peraltro, il gruppo di lavoro è impegnato anche nella riorganizzazione dei contenuti e nella scelta delle strutture

CONSIDERAZIONI GENERALI

 I contenuti  Nelle pagine non occorre vi siano inutili effetti speciali ma ciò che il visitatore si aspetta di trovare, in sostanza contenuti testuali di alto valore informativo e di grande efficacia comunicativa.

 Lo stile  Lo stile da adottare deve definire l’immagine di una istituzione universitaria carica di storia ma con una forte consapevolezza e adeguatezza alle caratteristiche ed esigenze della situazione odierna.

 Alcune convinzioni: La navigazione, menù, link  La navigazione deve essere sempre intuitiva, le pagine devono aprirsi in pochi secondi, prevedendo che ci possano essere utenti sprovvisti di Adsl o sistemi simili.

 Quando l'utente entra nel portale, deve essere in grado di ricostruire il percorso effettuato all’interno del portale.

 Predisporre tutti gli strumenti utili per facilitare la navigazione e l'orientamento dell'utente all'interno del Portale

 Qualche consiglio:  La prima cosa che chi scrive per il web deve sapere è che Internet non ha lettori nel senso tradizionale del termine: l’80% dei navigatori del Web non legge riga per riga, ma "scorre" la pagina, cercando rapidamente, come su una mappa visiva, quello che più gli interessa.

E lo fa velocemente, sia perché navigare costa, sia perché Internet è un mondo sterminato e la voglia di andare a trovare altrove quello che stiamo cercando è sempre in agguato. Solo chi cattura nei primi 30 secondi l'attenzione del lettore lo fa fermare sulla pagina.

E allora? Allora bisogna disseminare la pagina di segnali che dicano immediatamente di cosa si parla e che rendano subito chiaro il contenuto della pagina.

 Quando si scrive per il web, il design è parte integrante del processo della scrittura.

 Anche il testo viene presentato come grafica e come immagine. La grafica, a sua volta, può essere letta come un testo e può fornire maggiori dati e informazioni di un'intera pagina scritta. E anche il vuoto e lo spazio bianco hanno importanza: indirizzano e fanno fermare lo sguardo.

 Non fate mai l'errore di riutilizzare così com'è un testo scritto per la stampa e di trasformarlo in html. Testo e grafica vanno sempre concepiti insieme.

 Pensate sempre alla pagina web che state scrivendo come a una mappa o a un paesaggio visto dall'alto

 siate brevi! Leggere su schermo è il 25% più lento che leggere su carta.  Se permettete, ecco 6 consigli:

 1. scrivere testi lunghi la metà di quelli concepiti per la carta

 2. scrivere periodi semplici e brevi

 3. scrivere pagine che non obblighino il lettore a scrollare troppo

 4. se scrollare è necessario, tutti i titoli e i "segnali" di contenuto devono trovarsi all'inizio della pagina

 5. una sola idea, un solo tema, per ogni paragrafo

 6. saper usare l'ipertesto e "stratificare" le informazioni su più livelli.

 E ricordiamoci che se anche il è solo il sito di una piccola Università, i nostri potenziali lettori sono in tutto il mondo.