Progetto per lo sviluppo di un sistema informativo per la gestione del protocollo e dei flussi documentali (D.P.R n. 428) Sogei Segretariato Generale Ufficio Centrale per la Programmazione ed il Coordinamento della Attività Informatica 12 LUGLIO 1999

Agenda u Parte Prima: il D.P.R n. 428 –Obiettivi e storia –La struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli u Parte seconda: Il progetto del Ministero delle Finanze –Vincoli, Esigenze ed Obiettivi –Requisiti, costi e benefici –Criticità, fattori di successo ed attività svolte u Conclusioni e domande

- Parte Prima - Il D.P.R n. 428

Obiettivi e Storia... u D.P.R n “Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica” u Il 16 ottobre 1998 il Consiglio dei Ministri ha approvato, su proposta del Ministro per la Funzione Pubblica Franco Bassanini, il regolamento sul "Protocollo informatico" formulato dall’Autorità per l’informatica nella Pubblica Amministrazione. (Fonte:

...Obiettivi e Storia... u Il nuovo regolamento si inserisce nel quadro delle riforme della pubblica amministrazione e del processo di semplificazione, con particolare riferimento all'articolo 15 della legge 59 (Bassanini 1) che ha disciplinato la formazione, la trasmissione e l'archiviazione dei documenti elettronici. (Fonte:

...Obiettivi e Storia... u La normativa è destinata a modificare radicalmente il sistema di registrazione, trattamento e conservazione dei documenti amministrativi. u Sarà possibile migliorare la gestione dei procedimenti amministrativi, rendendoli informatizzati e strettamente collegati al protocollo e all'archivio. (Fonte:

...Obiettivi e Storia... u Il cittadino potrà conoscere così lo stato di avanzamento della propria pratica, i tempi di definizione e il responsabile del procedimento. u La gestione automatizzata dei flussi documentali contribuisce infine a migliorare il controllo di gestione, grazie alla puntuale verifica dei tempi di attuazione dei progetti e dei programmi delle amministrazioni (Fonte:

...Obiettivi e Storia... u Storia delle attività e dei soggetti coinvolti: Funzione Pubblica Funzione Pubblica Gruppo di Lavoro Gruppo di Lavoro AIPA Enti della PA Enti della PA AIPA GEDOC 1° bozza D.P.R. Schema Bozza. D.P.R. Analisi Casi PA Regole Tecniche D.P.R. 428/98 (Fonte:

Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli... u Le sezioni: –Sezione Prima: Protocollo Informatico –Sezione Seconda: Accesso alle Informazioni –Sezione Terza: Archiviazione e Conservazione –Sezione Quarta: Gestione dei Flussi Documentali –Sezione Quinta: Archivi –Sezione Sesta: Attuazione ed aggiornamento dei sistemi

...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli...  Sezione Prima: “Disposizioni sul Protocollo Informatico” –Art. 1. Definizioni –Art. 2. Gestione dei documenti con sistemi informativi automatizzati –Art. 3. Requisiti del Sistema di Protocollo Informatico –Art. 4. Registrazione di protocollo –Art. 5. Informazioni annullate o modificate –Art. 6. Segnatura di protocollo –Art. 7. Operazioni ed Informazioni minime –Art. 8. Formato del progressivo di protocollo

...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli...  Sezione Prima Art. 3 co 1. “ Il sistema di protocollo informatico deve: –garantire la sicurezza e l'integrità dei dati; –garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; –fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali; –consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; –consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali; –garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.”

...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli...  Sezione Seconda: “Accesso alle informazioni” –Art. 9. Funzioni di accesso alle informazioni –Art. 10. Accesso esterno »co 1. “Per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti, di cui al capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, possono essere utilizzate tutte le informazioni del protocollo informatico anche mediante l’impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni da parte dell’interessato.” –Art. 11. Accesso effettuato dalle Pubbliche Amministrazioni »co 2. “Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di protocollo informatico attraverso la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso….”

...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli...  Sezione Terza: “Archiviazione e Conservazione delle registrazioni” –Art. 12. Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi –Art. 13. Procedure di salvataggio e archiviazione dei dati »co 1. “Il responsabile per la tenuta del protocollo informatico dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.” –Art. 14. Registro d’emergenza »co 5.“Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalità del sistema.”

...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli...  Sezione Terza art.12. “Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi” »co 1. “Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’art. 2 del presente regolamento. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea. “ »co 2. “Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.”

...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli...  Sezione Quarta: “Disposizioni sulla gestione dei flussi documentali” –Art. 15. Gestione dei flussi documentali »co 1. “La gestione dei flussi documentali è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.” »co 3. “Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di protocollo informatico.” –Art. 16. Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali –Art. 17. Specificazione delle informazioni previste dal sistema per la gestione dei flussi documentali

...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli...  Sezione Quarta Art. 16. “ Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali” –co 1. “ Oltre ai requisiti indicati all'articolo 3, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve : »a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato; »b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento; »c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio; »d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.”

...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli...  Sezione Quinta: “Disposizioni sugli archivi” –Art. 18. Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito »co 1. “Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione.” »co 2. “Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.” –Art. 19. Disposizioni per la conservazione degli archivi –Art. 20. Archivi Storici

...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli...  Sezione Sesta: “Attuazione ed aggiornamento dei sistemi” –Art. 21. Attuazione dei sistemi –Art. 22. Aggiornamenti dei sistemi »co 1. “Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.” –Art. 23. Abrogazioni »co 1. “Sono abrogate le norme regolamentari incompatibili con il presente regolamento e, in particolare, le disposizioni del regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35.”

...Struttura del D.P.R.: sezioni ed articoli...  Sezione Sesta Art. 21. “Attuazione dei sistemi” –co 1. “ Entro il 31 marzo 1999 le pubbliche amministrazioni introducono nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente regolamento.” –co 3. “. Le pubbliche amministrazioni provvedono, entro 5 anni, a partire dal 1° gennaio 1999, a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente regolamento ed alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, e dei relativi regolamenti di attuazione.”

- Parte Seconda - Il progetto del Ministero delle Finanze

I vincoli normativi u D.P.R. n. 428/98 - “ Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica ” u La legge n. 241/90 “ Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi ” u La legge n. 675/96 “ Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali ” u D.P.R. n. 513/97 “ Norme in materia di documenti informatici e contratti telematici(firma digitale) ” u D.P.R. n. 1409/63 “ Norme relative all’ordinamento ed al personale degli Archivi di Stato”

Le nuove esigenze u La gestione elettronica e distribuita del ciclo di vita dei documenti u L’integrazione della gestione dei documenti con l’automazione dei flussi di lavoro (Workflow dei procedimenti amministrativi) u I servizi cooperativi tra AF e PA (RUPA) u La valutazione della prestazione nella AF

La gestione automatica dei documenti... u Tempo impiegato per la gestione dei documenti sul totale lavorato: –Con la gestione manuale dei documenti aumenterà dal 20% rilevato nel 1996, al 30% alla fine del –Con la gestione automatica dei documenti decrescerà dal 20% rilevato nel 1996, al 5% alla fine del 2000 (fonte Gartner Group)

...La gestione automatica dei documenti u 8 ore/settimana/persona per svolgere 10 attività non automatizzate ( fonte Gartner Group ) : 1) Trovare il documento (1ora) 2) Manipolare e riutilizzare il contenuto (1,5 ora) 3) Aggiornare il documento (1 ora) 4) Condividere il documento (1 ora) 5) Pubblicare il contenuto (0.5 ora) 6) Creare un nuovo documento (0.5 ora) 7) Revisionare un documento (0.5 ora) 8) Comprendere il contenuto (0.5 ora) 9) Distribuire il documento (1 ora) 10 Archiviare e recuperare il documento (0.5 ora)

Obiettivi... u Implementazione di una soluzione integrata di gestione automatica dei documenti per: –Aumentare l’efficienza e l’efficacia dei servizi amministrativi –Ridurre i tempi di accesso e di trattamento dei documenti –Facilitare la consultazione della casistica dei procedimenti svolti nella AF –Introdurre la trasparenza nella gestione dei procedimenti

...Obiettivi u Implementazione di una soluzione integrata di gestione automatica dei documenti per: –Ottenere documenti ad uso interno in formato strutturato (circolari, note,...) –Supportare la gestione automatica dei flussi di lavoro –Qualificare il personale operativo e le loro prestazioni –Uniformare le modalità operative

Le tecnologie di riferimento u Document Management: approccio standard ed aperto al problema della gestione dei documenti u Workflow Management: approccio standard ed aperto al problema della gestione dei processi u Web: Tecnologia aperta che consente il trattamento delle informazioni a basso costo via rete u Object Oriented: metodologia che favorisce l’analisi dei sistemi complessi con componenti distribuiti

I requisiti... u Suddivisi in 5 aree funzionali relative a: –Gestione dei documenti –Gestione dei procedimenti –Gestione della Legge 241/90 –Gestione della Legge 675/96 –Gestione dei servizi di cooperazione u Derivano principalmente dalla normativa in materia (D.P.R. 428/98, L. 241/90, L. 675/96,...)

...I requisiti... u Gestione dei documenti : –Definizione dei procedimenti, degli atti amministrativi e delle strutture organizzative – Il Censimento dei procedimenti: la banca dati delle tipologie – La classificazione dei documenti amministrativi: il Titolario d’Archivio – La definizione delle unità organizzative

...I requisiti... u Gestione dei documenti: –Controllo del flusso dei documenti, integrando norme e principi archivistici con le tecnologie – Protocollazione e classificazione della posta in arrivo ed in partenza – Gestione dei fascicoli – Definizione delle regole di movimentazione dei documenti e dei fascicoli

...I requisiti... u Gestione dei documenti: –Controllo dell’archiviazione dei documenti... – Definizione di un piano di archiviazione che, nel rispetto dei criteri archivistici, consenta la gestione dell’Archivio Corrente e di Deposito – Controllo della qualità dell’archivio mediante l’utilizzo degli strumenti informatici (procedure di Scarto d’Archivio)

...I requisiti... u Gestione dei procedimenti: –Controllo della documentazione mediante la protocollazione dei documenti e la creazione dei fascicoli di interesse procedimentale –Classificazione della istanza secondo una delle tipologie della Banca Dati dei procedimenti –Introduzione del WorkFlow su iter procedimentali standardizzati u Gestione delle leggi 241/90 e 675/96: –supporto integrato alla loro piena applicazione

...I requisiti u Gestione dei Servizi di Cooperazione: –Scambio di documenti per via elettronica e segnatura di protocollo automatica — Gestione degli archivi digitali con eventuale organizzazione per competenze territoriali – Gestione del procedimento in modo cooperativo tra più unità organizzative – Accesso da parte del cittadino ai documenti ed alle informazioni sullo stato dei procedimenti

Costi e Benefici... u Costi –Infrastruttura Hw/Sw ed in particolare di rete –Licenze software delle tecnologie di base offerte dal mercato –Personalizzazione e sviluppo della soluzione –Formazione del personale –Assistenza e supporto tecnico

…Costi e Benefici... u Benefici –Efficienza del servizio: rapidità, qualità e quantità –Riduzione delle anomalie e degli errori –Miglioramento della comunicazione –Sicurezza,controllo e trasparenza negli accessi

…Costi e Benefici u Benefici –Riuso della esperienza documentata –Possibilità di fornire nuovi servizi –Gestione strutturata della conoscenza e delle informazioni –Supporto al controllo di gestione –Uniformità di trattamento

Criticità e Fattori di successo... u Criticità –Valutazione di volumi e tipologie documentali –Impatto dell’innovazione sull’organizzazione del lavoro e sui meccanismi decisionali –Introduzione di nuovi ruoli e mansioni –Resistenza al cambiamento del personale –Qualità e capillarità della formazione –Scelta adeguata degli uffici pilota –Adeguamento della dotazione Hw/Sw

…Criticità e Fattori di successo u Fattori di successo –Definizione di un “Piano di Archiviazione” –Promozione del lavoro di gruppo e a distanza –Virtualizzazione dei documenti –Virtualizzazione della comunicazione –Condivisione degli obiettivi –Introduzione graduale dell’innovazione –Considerazione per gli aspetti umani e organizzativi

Tempi e Fasi u Le fasi principali del progetto da completare nel corso del 1999: –Analisi e definizione dei requisiti (giugno) –Realizzazione dei prototipi (ottobre) –Sperimentazione e valutazione del prototipo selezionato presso uno o più uffici (dicembre) –Definizione specifiche finali del sistema e redazione del capitolato per la fornitura del prodotto (dicembre)

Attività svolte e prossimi impegni 4 Studio di fattibilità 4 Istituzione di un gruppo di lavoro con rappresentanti di tutti i CI dell’AF 4 Inizio dell’analisi dei requisiti 4 Individuazione di 10 diverse tipologie di ufficio per la raccolta dei requisiti u Definizione del calendario delle visite

Conclusioni u Aderire al progetto: un passo necessario

Domande