Misurare la raccolta e il suo uso Dati e indicatori per il bibliotecario SERIATE - 23 novembre

Carta Collezioni & Sistemi di monitoraggio Ogni assunto metodologico relativo a CC necessita di un sistema di monitoraggio: – per prendere coscienza dello stato di fatto della raccolta e del suo uso e sulla base di ciò, pianificare – per verificare nel tempo se - quanto definito nella CC - viene rispettato o disatteso – per definire correttivi - rispetto a quanto definito in CC - sulla base di dati oggettivi – per fornire al bibliotecario uno strumento di analisi indispensabile per la pianificazione annuale (tanto più indispensabile su scala sistemica)

Sistema di monitoraggio EFFETTUA ANALISI QUANTITATIVE sul patrimonio documentario complessivo della Biblioteca e del Sistema su tutto ciò che determina modifiche della raccolta: acquisti, scarti, doni sull’utilizzo (e il non-utilizzo) della raccolta tramite l’effettuazione di prestiti sulle tipologie di utenza che fanno uso della raccolta (o di particolari ambiti della raccolta)

Sistema di monitoraggio Deve permettere di individuare fenomeni anche in modo “granulare”, consentendo analisi della raccolta sulla base di: articolazioni tematiche e/o generi tipologia dei supporti (libri, vari tipi nbm, periodici, altro) porzioni di “segnatura” (che spesso sono sinonimo di raggruppamenti semantici) livelli di approfondimento dei documenti

Dati e indicatori per il bibliotecario Dati necessari per costruire indicatori su raccolta e suo uso > numero doc posseduti, acquistati, scartati, prestati, non prestati (in un range di tempo) > data in cui avvengono le operazioni di acquisto, inventariazione, prestito, scarto, ecc > dati sulla circolazione sistemica dei documenti (PIB) (ricevuti e forniti da ogni biblioteca) > dati catalografico/editoriali ai quali sono associati i singoli doc > prezzo > (oneroso): data di “uscita” editoriale del doc Come ottenere i dati > qualità della base-dati > ausili software > organizzazione del processo di estrazione-dati > tempo a disposizione Interpretazione e azione > complessità dell’analisi e competenze dei bibliotecari e dello staff di Sistema > interventi formalizzati sulla raccolta delle biblioteca > interventi formalizzati sulla raccolta di Sistema

ARTICOLAZIONE TEMATICA DEL PATRIMONIO IN SBV Informatica Altro di Fenomeni paranormali 150 Psicologia Altro di Religione Scienze sociali in generale - statistica 320, 330 e 380 Politica - Economia - Commercio 340, 350 Diritto - Amministrazione pubblica 360, 370 Servizi sociali - Educazione 390 Usi e costumi, folklore 400 Linguaggio Scienze naturali - Matematica - Astronomia - Fisica Scienze della terra - Paleontologia - Scienze della vita 610 Medicina 630, 640 Agricoltura - Economia domestica e vita familiare Altro di , 720 Arti in generale - Urbanistica Fumetto Musica - Spettacolo- Rappresentazioni sceniche Giochi - Sport - Caccia e pesca Altro di Letteratura italiana Altro di Geografia e viaggi 940 Storia generale d'Europa Altro di 900

[BASSO] PRESTITO INTERNO [ALTO] 0 < X < 1 SEZ. CDD LOCALE SCARSA X = 1 SEZ. CDD AD ALTO INTERESSE X = 1 SEZ. CDD A BASSO INTERESSE X > 1 SEZ. CDD LOCALE RICCA [BASSO] ILL RICHIESTO [ALTO]

Dati e indicatori per il bibliotecario Dati necessari per costruire indicatori su raccolta e suo uso > numero doc posseduti, acquistati, scartati, prestati, non prestati (in un range di tempo) > data in cui avvengono le operazioni di acquisto, inventariazione, prestito, scarto, ecc > dati sulla circolazione sistemica dei documenti (PIB) (ricevuti e forniti da ogni biblioteca) > dati catalografico/editoriali ai quali sono associati i singoli doc > prezzo > (oneroso): data di “uscita editoriale” del doc Come ottenere i dati > qualità della base-dati (struttura-dati, stratificazione storica, semantica formalizzata, errori umani) > ausili software (libertà d’accesso al dato? applicativo soddisfacente ? bonifiche possibili?) > organizzazione del processo di estrazione-dati (chi fa cosa ?) (tutto ciò è reale e sostenibile?) > tempo a disposizione (del bibliotecario e dello staff di Sistema) Interpretazione e azione > complessità dell’analisi, competenze dei bibliotecari e dello staff di Sistema > interventi formalizzati sulla raccolta delle biblioteca > interventi formalizzati sulla raccolta di Sistema

FLUSSI dei DATI STATISTICI in SBV Esegue mensilmente una batteria di query SQL per aggiornare le tabelle statistiche “base” o “semplificate” delle biblioteche e le altre tabelle + complesse x direzione SBV Gestore query SQL DB Unibiblio E’ applicativo in uso in SBV. Nel suo db open- source (PG) risiedono tutti i dati necessari per costruire indicatori Biblio SBV Direzione SBV Tabelle Complesse Tabelle Base QuerySQL ad hoc

ACCESSO ALLE TABELLE-BASE SBV da normale foglio elettronico

TABELLE STATISTICHE AD ACCESSO DIRETTO DELLO BIBLIO SBV (Query SQL ad aggiornamento mensile)

ESTRATTO DA:

Dati e indicatori per il bibliotecario Dati necessari per costruire indicatori su raccolta e suo uso > numero doc posseduti, acquistati, scartati, prestati, non prestati (in un range di tempo) > data in cui avvengono le operazioni di acquisto, inventariazione, prestito, scarto, ecc > dati sulla circolazione sistemica dei documenti (PIB) (ricevuti e forniti da ogni biblioteca) > dati catalografico/editoriali ai quali sono associati i singoli doc > prezzo > (oneroso): data di “uscita” editoriale del doc Come ottenere i dati > qualità della base-dati (struttura-dati, stratificazione storica, semantica formalizzata, errori umani) > ausili software (libertà d’accesso al dato? applicativo soddisfacente ? bonifiche possibili?) > organizzazione del processo di estrazione-dati (chi fa cosa ?) (tutto ciò è reale e sostenibile?) > tempo a disposizione (del bibliotecario e dello staff di Sistema) Interpretazione e azione > complessità dell’analisi, competenze dei bibliotecari e dello staff di Sistema > interventi formalizzati sulla raccolta delle biblioteca > interventi formalizzati sulla raccolta di Sistema

Piano di sviluppo della raccolta Dovrà rispondere alle seguenti domande: La raccolta è correttamente dimensionata rispetto a standard e bacino d’utenza ? Nella situazione attuale che tipo di performances ha potuto garantire ? Quali sono i deficit principali ? Di quante risorse (dedicate alla raccolta) ha potuto beneficiare nell’ultimo anno di gestione ? Quali interventi di breve/medio/lungo termine è corretto pianificare ? Come traduco tali interventi in fabbisogno d’acquisto e revisione ? Quale livello di priorità assegno ai vari interventi ?

Elementi essenziali per l’avviamento di un coordinamento sistemico Controllo di gestione delle singole biblioteche: macro: a) raggiungimento standard b) deficit dimensionamento raccolte micro: a) monitoraggio raccolta e uso b) monitoraggio profili di comunità Condivisione finalità approccio sistemico: a) condivisione obiettivi, strumenti e metodi b) requisiti minimi di accesso ad un progetto cooperativo (vd. Legge di Bourne) c) disponibilità alla formalizzazione del progetto in termini di politiche d’acquisto e revisione, monitoraggio, strategie di servizio Verifica del livello d’integrazione della Rete (Opac, disponibilità e tempi Pib, controllo del budget in chiave sistemica, efficienza procedure amm.ve su acquisti)