A cura del PROGETTO QUALITA Ministero dellIstruzione, dellUniversità e della Ricerca Ufficio Scolastico Regionale per la Campania Direzione Generale a.s. 2004/2005 BENCHMARKING: GENESI,FINALITA E CAMPI DI APPLICAZIONE

a.s. 2004/2005 Etimologia Deriva dalle parole inglesi bench e mark ed era usato soprattutto nel gergo degli antichi artigiani anglosassoni che avevano sul loro bancone (bench) in forma di tacche (mark) le misure degli articoli più comuni della loro produzione (una sedia, un vomero, un martello). [1] La Xerox, nel 1979, ha introdotto nell'industria contemporanea il concetto di benchmarking fondato su lidea di parametri di riferimento o standards per misurare le performance aziendali. Benchmarking [ 1][ 1] Da Benchmarking Strategia e metodi di misurazione,

Secondo Camp è: un processo continuo di misurazione di prodotti, servizi o prassi aziendali mediante il confronto o con i concorrenti più forti o con le imprese riconosciute leader del settore.[1] [1] Robert C. Camp, Benchmarking: The Search for Industry Best Practices That Lead to Superior Performance, cit., 1989, p. 71.

UN PRIMO CRITERIO DI CLASSIFICAZIONE DELLE TIPOLOGIE DI BENCHMARKING NELLA P.A. ITALIANA (DI ANGELO DANESE [1]) Benchmarking basato su semplice confronto di modelli, soluzioni, progetti, idee, sottoforma di scambio di informazioni Benchmarking basato sul confronto di esperienze finalizzato allindividuazione di «buone pratiche» (good practice) o delle «miglíori pratiche» (best practíce) a livello locale o nazionale [1] Da Il benchmarking nelle aziende e nelle amministrazioni pubbliche. Logiche ed esperienze a confronto. A cura di Giovanna Lucianelli e Angelo Danese. Università degli Studi di Roma Tor Vergata.-Quaderni di Studi sullimpresa- G.Giappichelli Editore-Torino.2002

Benckmarking basato sul confronto sistematico dei processi o risultati attraverso una misurazione comparata di indicatori Benchmarking basato sull'istituzione di network di domanda/offerta di servizi per il miglioramento delle performance

UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI ROMA TOR VERGATA Dipartimento di Studi sullImpresa Benchmarking Modalità Benchmarking interno: confronto tra funzioni/attività simili in unità operative differenti della stessa organizzazione Benchmarking funzionale: confronto con altre organizzazioni di specifiche funzioni indipendentemente dal settore di appartenenza Benchmarking competitivo: benchmarking esterno focalizzato sui competitors Benchamrking Best-in-class: confronto con organizzazioni eccellenti in particolari funzioni, processi o strategie. Data Benchmarking Confronto su indicatori di performance Process Benchmarking Confronto tra processi Livelli

Il benchmarking è la formalizzazione e l'applicazione disciplinata di quattro fasi per un miglioramento operativo e per il raggiungimento della superiorità.

VANTAGGI Il benchmarking permette un miglioramento continuo e un'evoluzione costante all'interno dell'organizzazione Sviluppare un'accurata misurazione dei processi: confrontando i processi interni di unorganizzazione con le pratiche di successo ci si rende conto dei propri punti di forza e di debolezza Determinare obiettivi pertinenti, realistici e raggiungibili Coinvolgere direttamente i membri dell'organizzazione : in tal modo si assicura il consenso, l'appoggio e l'entusiasmo per implementare efficacemente i cambiamenti all'interno dell'organizzazione.

Benchmarking Si ricorre al benchmarking per creare un clima favorevole al cambiamento e per realizzare il miglioramento continuo

Il benchmarking è nelle Istituzioni Scolastiche una tecnica finalizzata alla ricerca e al conseguimento delleccellenza attraverso procedure di confronto che si traducono in standard di prestazioni

Benchmarking-Qualità consente di scambiarsi esperienze in modo organizzato (strumento di apprendimento) favorisce lautoformazione mediante il confronto (per definire obiettivi, per realizzare nuovi modelli di performance, per cambiare il clima culturale e i modelli comportamentali) promuove il miglioramento della scuola

Benchmarking-documentazione Il Benchmarking è il processo di identificazione, comprensione e adattamento delle migliori pratiche, proprie e di altre organizzazioni, allo scopo di migliorare la performance

Per prima cosa bisogna valutare : i processi operativi per individuare i punti di forza e debolezza ; individuare le organizzazioni leader che operano con particolare efficacia ed efficienza e confrontarsi con esse al fine di ottenere informazioni utili per migliorare le proprie performance.

Benchmarking Interno alla scuola: vanno ricercate allinterno della scuola le migliori prassi e vanno diffuse (metodologie-procedure di tipo didattico e organizzativo-controllo dei processi e dei risultati-gestione del personale..) esterno alla scuola per focalizzarsi sulle esperienze degli altri

BENCHMARKING INTERNO Il benchmarking interno consente di sondare le diverse aree dellorganizzazione: i gruppi di lavoro, i singoli processi alla ricerca di quelle pratiche che consentono ad una parte dell'organizzazione di avere delle performances superiori. I vantaggi sono molteplici: tempi di realizzazione rispetto alle altre forme e difficoltà connesse minori; si scoprono e valorizzano risorse e procedure già esistenti all'interno; si premia implicitamente e si stimola la capacità di innovare dei membri dell'organizzazione; i problemi di dialogo tra le parti coinvolte dovrebbero essere nulli o comunque contenuti. In caso contrario sarebbe necessario procedere ad una omogeneizzazione del linguaggio delle diverse funzioni prima di procedere (l'intenzione di applicare il benchmarking a questo punto ha già prodotto un vantaggio: si è scoperto un problema di comunicazione che può essere alla base di numerose inefficienze)

BENCHMARKING ESTERNO Cosa sottoporre a benchmarking Con chi confrontarsi Come misurarsi Quali metodi hanno prodotto i risultati Analizzare i confronti

CHE COSA SOTTOPORRE AL BENCHMARKING? DEFINIRE, CONOSCERE E DOCUMENTARE LE OPERAZIONI INTERNE IDENTIFICARE GLI OUTPUT PRODOTTI DA OGNI ATTIVITA, DA OGNI PROCESSO, DA OGNI OPERAZIONE

CON CHI CONFRONTARSI ? Il Referente per la Qualità con il Team di miglioramento promuove accordi di interscambio tra Istituzioni Scolastiche

COME MISURARSI ? Impostare questionari sulloggetto del benchmarking Selezionare degli strumenti per la raccolta di informazioni dai partner e successiva adozione Creare unapposita documentazione informativa

Per individuare quali metodi o processi hanno prodotti i risultati occorre effettuare: Un riordinamento e organizzazione delle informazioni e dei dati raccolti Un controllo sulla qualità delle informazioni Lindividuazione delle differenze di prestazione La redazione del rapporto di benchmarking

ANALIZZARE I CONFRONTI QUALITATIVI E QUANTITATIVI OTTENUTI SIGNIFICA PORRE IN ESSERE I CAMBIAMENTI

Le attività post benchmarking La pianificazione e la realizzazione del cambiamento Il controllo

ISO 9004:2000 Norma UNI EN ISO 9004:2000 Sistemi di gestione per la Qualità:Linee guida per il miglioramento delle prestazioni, nel requisito 5 ( Responsabilità della Direzione) e nellAppendice A ( Linee guida per la autovalutazione)

ISO 9004:2000 Requisito 5 : Responsabilità della Direzione : Lalta direzione dovrebbe stabilire metodologie di misura delle prestazioni dellorganizzazione per accertarsi del conseguimento degli obiettivi pianificati.Tali metodologie comprendono :... Misurazioni esterne, come il confronto con quanto di meglio esiste sul mercato (benchmarking) e le valutazioni di terza parte....

ISO 9004:2000 Requisito : Obiettivi per la qualità Nel fissare gli obiettivi per la qualità lAlta Direzione dovrebbe prendere in esame anche: ……………………. I confronti con quanto di meglio esiste sul mercato (Benchmarking) lanalisi dei concorrenti, le opportunità per il miglioramento

ISO 9004:2000 Appendice A : Linee guida per la autovalutazione A.2 : Livelli di maturità delle prestazioni. I 5 livelli di maturità delle prestazioni : 1.Nessun approccio formale 2.Approccio reattivo 3.Approccio di sistema formale stabile 4.Viene analizzato il miglioramento continuo 5.Prestazioni da primo della classe : Processo di miglioramento fortemente integrato; risultati di migliori nella propria categoria, documentati da benchmarking.