15 aprile 2002 Modulo di Comunicazione Mirko Tavosanis

Oggi: Rispondere Inoltrare Scrivere per la risposta Gestire la posta elettronica

Rispondere La posta elettronica permette di riportare con facilità il testo del messaggio cui si risponde (preceduto da caratteri speciali o dal segno di >). La funzione è utilissima. È facile abusarne. Vi proporrò alcune regole.

Prima di tutto, una distinzione Quasi tutti i programmi hanno due funzioni: 1.Rispondi (= rispondi al mittente; From) 2.Rispondi a tutti (= rispondi al mittente e alle persone che hanno ricevuto il messaggio in copia; a From si aggiungono tutti i To e i Cc del messaggio originale)

Quando luno e quando laltro? Dipende dal messaggio Scegliete con attenzione Se non usate il Rispondi a tutti potete dimenticare messaggi importanti; se lo usate al momento sbagliato potete mandare la risposta alle persone sbagliate

Il sistema consigliato 1.Prendere labitudine di Rispondere a tutti. 2.Controllare con attenzione lintestazione del messaggio prima di spedirlo (eliminando gli indirizzi superflui).

E le regole della risposta?

Applicazione di principi generali Pensare al destinatario Eliminare il superfluo

Quindi? Cancellare quello che non serve Riflettere con attenzione su quello che serve o che non serve

In generale… Qualcosa da cancellare cè quasi sempre (firme troppo lunghe, citazioni di citazioni…) Pensate sempre ai vantaggi e agli svantaggi

Dove scrivere la risposta? Nei casi più semplici, è evidente. E nei casi di media (o alta) complessità?

Se è alta complessità… Mandate un file Rielaborate (altrimenti rischiate di sperdervi)

E se è media complessità?

Tre scuole di pensiero: 1.Scrivere prima 2.Scrivere allinterno 3.Scrivere dopo

Scrivere prima Pro 1.Permette di capire a colpo docchio quali sono le novità. 2.Rende facile la stampa. Contro 1.Rende difficili i rimandi alla lettera cui si risponde 2.Richiede molto tempo per la rielaborazione

Scrivere allinterno Pro 1.Permette di rispondere punto per punto. 2.Fa risparmiare tempo. Contro 1.Non fa capire a colpo docchio quali sono le novità. 2.Rende difficile la stampa.

Scrivere dopo Pro 1.Permette di capire quasi a colpo docchio quali sono le novità. Contro 1.La risposta va cercata, ed è nascosta. 2.Rende difficili i rimandi alla lettera cui si risponde. 3.Rende difficile la stampa. 4.Richiede molto tempo per la rielaborazione.

Quindi? Di regola, scrivete prima Quando è più conveniente, scrivete allinterno, rispondendo punto per punto Non scrivete mai dopo

Tipico errore: > Aadfjajl adflkj flajsf > Adkfa fdadkf adf dfalfd >[300 righe di testo] Sono daccordo. Mirko

Loggetto È il punto più importante della lettera Conservare quello originale dà continuità alla discussione… Ma quando gli argomenti si sono allontanati troppo dalloriginale (e spesso quando inoltrate la posta) è bene modificarlo.

Inoltrare Funzione utilissima Richiede qualche cautela

Pensare al destinatario Attenti alle conseguenze! Includete le informazioni sufficienti a capire che cosa state inoltrando

Per esempio: Caro Mirko, ti inoltro le istruzioni mandate da Tizio: >MESSAGGIO ORIGINALE >Da: Tizio >Per spedire un messaggio dovete…

Evitate gli strati di risposte e inoltri Qualunque sia il sistema che usate, dopo un po la successione di risposte e inoltri sarà difficile da decifrare (anche se molto dipende dal vostro corrispondente). Quindi, fermatevi e rielaborate quello che state scrivendo.

Inoltre: Diritto alla privacy Dovete avere il consenso del mittente per inoltrare il messaggio (non pubblicizzate mai un messaggio se non avete il consenso). Diritto dautore Lespressione di unidea è soggetta al diritto dautore.

Scrivere per rispondere È opportuno scrivere in modo da facilitare la risposta al nostro interlocutore. Lo stiamo già facendo È ovviamente molto semplice rispondere a una lettera con divisione per paragrafi, punti, liste, ecc.

Gestire la posta elettronica Punto fondamentale Dipende completamente dal tipo di programma che usate Organizzate la posta se volete evitare la dispersione

Per esempio: Organizzate la posta in caselle Fate uso dei filtri (Regole messaggi) per indirizzare automaticamente la posta Eccetera

Sondaggio Chi di voi sa che cosa sono i filtri per la posta elettronica? Chi di voi usa già i filtri?

Per informazioni: