Obiettivo Cooperazione territoriale Europea Programmazione 2007 – 2013 Programma Operativo Italia – Francia A LCOTRA Il controllo di primo livello nella programmazione 2007/2013 Regione Piemonte - Luisella Mele – Settore Politiche Comunitarie DB1415 - Staff Autorità di Gestione Venaria 29-30 settembre 2009

Normativa relativa ai sistemi di controllo e gestione nella programmazione 2007-2013 Regolamento CE 1080/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006; Regolamento CE 1083/2006 del Consiglio dell’11 luglio 2006; Regolamento CE 1828/2006 della Commissione dell’8 dicembre 2006.

Gestione e controllo per la programmazione 2007/2013 Le significative risorse stanziate dall’Unione Europea per favorire i progetti di sviluppo dei Fondi Strutturali nel periodo 2007/20013 richiedono un sensibile rafforzamento delle procedure di gestione e controllo relative all’impiego delle risorse stesse. Questa esigenza deve andare di pari passo con la necessità di assicurarne la compatibilità con i più elevati standard di efficienza e di efficacia previsti dalle norme comunitarie, per la piena realizzazione degli interventi programmati.

I Principi dei Sistemi di Controllo e Gestione Principio della separazione delle funzioni fra organismi Definizione delle funzioni degli organismi coinvolti nella gestione e controllo Procedura per garantire la correttezza delle spese Art. 58 Reg 1083/2006 Sorveglianza per le irregolarità e recuperi importi indebitamente versati Sistemi di contabilità e Sorveglianza informatizzati Pista di controllo adeguata

I Principi dei Sistemi di Controllo e Gestione del P. O I Principi dei Sistemi di Controllo e Gestione del P.O. Alcotra 2007-2013 La Commissione Europea ha approvato i Sistemi di Gestione e Controllo di Alcotra 2007-2013 il 3 luglio di quest’anno definendoli “conformi alle disposizioni di cui agli artt. da 58 a 62 del Reg. (CE) 1083/2006”

art. 16 del Regolamento CE n. 1080/2006 Sistema di controllo Al fine di convalidare le spese, ciascuno Stato membro predispone un sistema di controllo che consenta di verificare la fornitura dei beni e dei servizi cofinanziati, la veridicità delle spese dichiarate per le operazioni o le parti di operazioni realizzate sul proprio territorio nonché la conformità di tali spese e delle relative operazioni, o parti di operazioni, con le norme comunitarie e le sue norme nazionali. A tale scopo ciascuno Stato membro designa i controllori responsabili della verifica della legittimità e regolarità delle spese dichiarate da ciascuno dei beneficiari che partecipano all'operazione.

“Manuale” per i controlli di primo livello ALCOTRA 2007-2013 art. 16 del Regolamento CE n. 1080/2006 ALCOTRA 2007-2013 I soggetti coinvolti nella gestione e controllo Funzioni dell’Autorità di Gestione L’approccio al controllo La procedura del controllo Gli strumenti del controllo(check-list)

Autorità di Certificazione I soggetti chiave nella gestione di Alcotra D.G.R. N. 26-7044 DEL 08.10.2007 Autorità di Gestione Settore Politiche Comunitarie Regione Piemonte Autorità di Certificazione Direzione OOPP, Difesa del suolo, Economia montana e Foreste Autorità di Audit Struttura speciale Controllo di gestione Regione Piemonte I controllori di primo Livello Settori regionali ARPA Predispone le dichiarazioni di spesa e le invia alla Commissione Responsabile dell’efficacia e della regolarità della Gestione e attuazione Responsabile della qualità dell’efficacia del Sistema di Gestione e Controllo Responsabili della verifica della legittimità delle spese dichiarate

I soggetti chiave nella gestione di Alcotra D.G.R. N. 26-7044 DEL 08.10.2007 Segretariato Tecnico Congiunto di Mentone Struttura paritetica italo-francese è la cellula di coordinamento costituita per assistere l’Autorità di Gestione e l’Autorità di Audit nell’esercizio delle loro funzioni e per fornire il necessario supporto operativo al Comitato di Sorveglianza e al Comitato tecnico.

Funzioni dell’Autorità di Gestione i) Informazione e pubblicità a) garantire che l’esecuzione dei progetti sia conforme al PO e alle norme comunitarie e nazionali, attraverso i servizi di controllo di 1°livello Verifiche documentali b) Garantire che i servizi di controllo di 1° livello verifichino l'effettiva esecuzione delle spese, la conformità delle spese alle norme comunitarie e nazionali. Verifiche in loco h) rapporto annuale e finale di esecuzione Art. 60 del Reg. 1083/2006 Art. 15 del Reg. 1080/2006 g) guidare i lavori del comitato di sorveglianza c) garantire un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione f) garantire che l'autorità di certificazione riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione d) garantire che i beneficiari mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata e) stabilire procedure conservazione documenti relativi alle spese e agli audit necessari per un’adeguata pista di controllo

I controlli di I livello Art. 13 Reg. 1828/2006 comma 2 Le verifiche devono consentire di accertare che: le spese dichiarate siano reali i prodotti o i servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione le domande di rimborso del beneficiario siano corrette e le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali siano previste procedure intese ad evitare un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali o comunitari o attraverso altri periodi di programmazione

I controlli di primo livello Art. 13 Reg. 1828/2006 comma 2 I controlli si dividono in due macrocategorie: a) CONTROLLI DOCUMENTALI: Le verifiche amministrative di tutte le domande di rimborso presentate dai beneficiari b) CONTROLLI IN LOCO: Verifiche in loco delle singole operazioni

Check-list verifiche d’ufficio Sul 100% dei progetti Controlli documentali Check-list verifiche d’ufficio Sul 100% dei progetti Devono riguardare le rendicontazioni di spesa che accompagnano la domanda di rimborso da parte del Beneficiario Devono essere fatte precedentemente all’erogazione dei contributi Devono essere svolte periodicamente

Accertare il rispetto della normativa comunitaria e nazionale Controlli documentali Accertare il rispetto della normativa comunitaria e nazionale Accertare la completezza, coerenza e ammissibilità della documentazione giustificativa di spesa

Accertare il rispetto della normativa comunitaria e nazionale analisi della documentazione soggetta agli adempimenti pubblicitari in relazione agli obblighi previsti dalla normativa CE; Concorrenza; Ambiente; Pari opportunità; Normativa fiscale applicabile; Dichiarazione sul corretto impiego dell’opera alle finalità del progetto(art. 57 reg. 1083/2006) Normativa in materia di appalti (check-list appalti);

LE CHECK LIST DI AUTO VALUTAZIONE APPALTI i controllori di primo livello devono verificarne la compilazione e completezza I beneficiari (SE PUBBLICA AMMINISTRAZIONE O ENTI PUBBLICI) sono tenuti a compilare LE CHECK LIST DI AUTOVALUTAZIONE . Check list procedure d'appalto AFFIDAMENTO DI SERVIZI E/O FORNITURE AFFIDAMENTO DI LAVORI PUBBLICI Normativa sugli appalti (in particolare D. Lgs. 163/2006 e s.m.i.)

2. Completezza, coerenza e ammissibilità della documentazione giustificativa di spesa verifica della sussistenza del contratto/convenzione tra Autorità di Gestione e il capofila del progetto verifica della completezza e della coerenza della documentazione giustificativa di spesa ( almeno fatture quietanzate); verifica della correttezza della documentazione giustificativa di spesa dal punto di vista normativo (civilistico e fiscale); verifica dell’ammissibilità della spesa in quanto sostenuta nel periodo consentito dal Programma; verifica di ammissibilità della spesa in quanto riferibile alle tipologie di spesa consentite dalla normativa nazionale e comunitaria di riferimento e dal Programma ;

2. Completezza, coerenza e ammissibilità della documentazione giustificativa di spesa verifica del rispetto dei limiti di spesa ammissibile a contributo, tale verifica deve essere riferita anche alle singole voci di spesa incluse nella rendicontazione sottoposta a controllo; verifica della riferibilità della spesa sostenuta e rendicontata esattamente al Beneficiario, che richiede l’erogazione del contributo, e all’operazione oggetto di contributo; verifica dell’assenza di cumulo del contributo richiesto con altri contributi .

Guida di Attuazione del P.O. Alcotra 2007-2013 Vademecum del Programma Coerenza delle spese con le voci di costo del programma Spese ammissibili: Guida di Attuazione del P.O. Alcotra 2007-2013 Vademecum del Programma D.P.R. 3 ottobre 2008, n. 196 Manuale per la rendicontazione e i controlli in relazione alla spesa dei Programmi di cooperazione territoriale Europea (IGRUE)

I CONTROLLI IN LOCO SONO DI DUE TIPI: (SUL 100% DEGLI INTERVENTI) VERIFICHE IN ITINERE (CHECK LIST VERIFICHE IN ITINERE) VERIFICHE FINALI (CHECK LIST VERIFICHE FINALI)

VERIFICHE IN ITINERE (CHECK LIST VERIFICHE IN ITINERE) Quando si procede? Quando il progetto ha raggiunto un rilevante stadio di attuazione, ad es. al raggiungimento della soglia di spesa prevista per l’erogazione degli acconti; quando sono rendicontate spese afferenti a rilevanti realizzazioni materiali

Argomenti di verifica: CHECK LIST VERIFICHE IN ITINERE Argomenti di verifica: Verifica delle norme di evidenza pubblica (check-list autovalutazione); Verifica dei requisiti soggettivi del beneficiario(specie se privato) e della legittimità del suo status nell’ambito del programma; Verifica della localizzazione degli interventi nello spazio di eleggibilità del programma; Verifica della sussistenza, presso la sede del beneficiario, di tutta la documentazione amministrativo-contabile in originale, prescritta dal bando, dal programma, dalla convenzione tra capofila e AdG nonché da quella tra i partner, dalla normativa nazionale e comunitaria (ivi compresa la documentazione relativa all’espletamento delle procedure di evidenza pubblica ove necessarie);

Argomenti di verifica: CHECK LIST VERIFICHE IN ITINERE Argomenti di verifica: Verifica dell’effettivo annullamento della documentazione di spesa originale tramite apposizione del timbro ovvero della dicitura “Spesa sostenuta da….ai sensi del P.O. Italia-Francia per un importo(totale/parziale) pari ad euro……” Verifica della sussistenza, presso la sede del beneficiario, di una contabilità separata riferita all’operazione ovvero di una codificazione distinta, nell’ambito della contabilità ufficiale, per i flussi in entrata e in uscita relativi all’operazione; Verifica che i beni e servizi acquistati siano correttamente iscritti nell’inventario del beneficiario; Verifica del rispetto della normativa in materia di aiuti di Stato (de minimis); Verifica della non recuperabilità dell’IVA;

Argomenti di verifica: VERIFICHE FINALI (CHECK LIST VERIFICHE FINALI) Argomenti di verifica: Verifica dei requisiti soggettivi del beneficiario(specie se privato) e della legittimità del suo status nell’ambito del programma; Verifica della localizzazione degli interventi nello spazio di eleggibilità del programma Verifica della sussistenza, presso la sede del beneficiario, di tutta la documentazione amministrativo-contabile in originale, prescritta dal bando, dal programma, dalla convenzione tra capofila e AdG nonché da quella tra i partner, dalla normativa nazionale e comunitaria (ivi compresa la documentazione relativa all’espletamento delle procedure di evidenza pubblica ove necessarie); Verifica dell’effettivo annullamento della documentazione di spesa originale tramite apposizione del timbro ovvero della dicitura “Spesa sostenuta da….ai sensi del P.O. Italia-Francia per un importo(totale/parziale) pari ad euro……”

Verifica della sussistenza, presso la sede del beneficiario, di una contabilità separata riferita all’operazione ovvero di una codificazione distinta, nell’ambito della contabilità ufficiale, per i flussi in entrata e in uscita relativi all’operazione; Rispetto delle procedure di evidenza pubblica, Verifica che i beni e servizi acquistati siano correttamente iscritti nell’inventario del beneficiario; Verifica eventuali entrate relative al progetto;

Verifica eventuali entrate relative al progetto Art. 55 Reg. 1083 Se il progetto durante la fase di realizzazione genera entrate (vendite, locazioni, servizi, tasse di iscrizione o entrate equivalenti), esse devono essere calcolate dal beneficiario per poter essere integralmente o proporzionalmente detratte dalla spesa ammissibile a seconda che siano generate dal progetto integralmente o solo parzialmente. La stima delle entrate deve essere fatta al momento del deposito del progetto. Il calcolo della spesa ammissibile verrà invece effettuato alla chiusura del progetto, sulla base della dichiarazione dell’ammontare esatto delle entrate rilasciata dal beneficiario .Esempio : progetto finanziato sulla misura 3.3 cultura Costo totale = 100 con la seguente ripartizione: FESR: 59,2 / CPN: 21,8 / autofinanziamento: 20 Entrate accertate = 20  nuovo importo ammissibile: 100 – 20 = 80  nuova ripartizione: FESR: 47,4 / CPN: 16,6 / Autofinanziamento: 16 Il beneficiario riceverà una quota di FESR pari a 47,4.

Verifica della conclusione delle attività, coerentemente con le informazioni fornite in sede di rendicontazione Verifica della corrispondenza degli output di progetto a quanto previsto nel bando, dal Programma, dalle convenzioni, dalla normativa nazionale e comunitaria; Verifica della fruibilità degli output e rilevanza/utilità per il territorio/progetto; Verifica dell’adempimento degli obblighi di informazione previsti dalla normativa comunitaria, dal Programma e dalle convenzioni; Verifica dell’impatto effettivo dell’operazione rispetto alle priorità trasversali dell’ambiente e pari opportunità. RAPPORTO FINALE DI ESECUZIONE

1.Progetto Alcotra 2007-2013 2. Analisi documentale 8. Follow-up Gestione delle irregolarità 3. Amministrazioni Responsabili E STC 7. Amministrazioni Responsabili, STC, beneficiari Operazioni di controllo 4. Controlli in loco in itinere finali 6. Verbali 5. Raccolta e Valutazione esito

Controllo di qualità dell’Autorità di gestione Il sistema di verifiche descritto nel Manuale attribuisce le principali responsabilità in materia di controlli di gestione alle Amministrazioni responsabili e alle strutture di controllo da esse nominate, coerentemente con le disposizioni dei regolamenti comunitari in materia di programmi di cooperazione. L’Autorità di Gestione del programma avrà tuttavia un ruolo chiave nell’assicurare la trasparenza e il corretto funzionamento delle procedure fin qui descritte. Nella fase iniziale di impostazione del sistema, l’AdG avrà il compito di fornire alle Amministrazioni responsabili opportune linee guida in modo da orientare il processo di controllo di primo livello secondo criteri di uniformità e di rispetto della normativa vigente.

Controllo di qualità dell’Autorità di gestione L’AdG si farà inoltre carico di assicurare la diffusione della manualistica a ciò predisposta presso i beneficiari, con il supporto del STC e delle amministrazioni responsabili (Regioni italiane e prefettura regione PACA). Nel corso dell’attuazione del programma, l’AdG procederà periodicamente a verificare l’implementazione del sistema di gestione e controllo secondo quanto definito nella documentazione ufficiale del P.O. Italia – Francia. Qualora si renda necessario, per effetto dell’applicazione pratica del sistema e/o sulla base degli esiti delle verifiche dell’Autorità di Audit, l’AdG promuoverà una revisione della documentazione e le conseguenti integrazioni/rettifiche.

  Grazie per l’attenzione Luisella Mele Tel. 011.4322920 luisella.mele@regione.piemonte.it