PRINCIPI ED APPLICAZIONI DEL PROJECT MANAGEMENT Maria Fernanda Barile Russo Torino 29.05.2015

…per un accordo semantico...

per progetto si intende un lavoro unico, a forte contenuto innovativo, non ripetitivo, non ricorrente uno sforzo temporaneo intrapreso allo scopo di creare un prodotto/servizio/risultato unico volto a soddisfare le esigenze del cliente

per progetto si intende un insieme di attività complesse, correlate e interdipendenti aventi come fine un obiettivo ben definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati, entro un tempo determinato e con un preciso ammontare di risorse umane e finanziarie a disposizione

le caratteristiche del progetto sono la non ripetitività la finalizzazione al raggiungimento di un obiettivo in un periodo di tempo definito

le caratteristiche del progetto sono l’utilizzo dello sforzo congiunto di più persone che collaborano per ottenere il medesimo risultato la temporaneità

le caratteristiche del progetto sono la necessità di pianificazione e controllo, finalizzati all’ottimizzazione della logica operativa nella disponibilità delle risorse lo sviluppo attraverso stadi successivi, proseguendo in maniera incrementale (elaborazione progressiva)

per programma si intende un gruppo, un insieme di progetti correlati, gestiti in maniera coordinata, in modo da ottenere benefici non raggiungibili attraverso una gestione separata

per processo si intende un insieme di attività correlate ed interagenti svolte in sequenza e/o in parallelo, che partono da un input e permettono di raggiungere un output, trasformando gli elementi in ingresso in elementi in uscita

per processo si intende in ogni organizzazione si svolgono molteplici processi: di pianificazione di controllo di gestione esecutivi decisionali

esempi di progetto la costruzione del tunnel sotto la Manica la ristrutturazione di un edificio una missione spaziale una campagna pubblicitaria la scrittura di un libro l’organizzazione di un trasloco, di una vacanza, di un matrimonio

esempi di programma la ristrutturazione di un ospedale pubblico l’organizzazione delle Olimpiadi

esempi di processo l’elaborazione del POF la programmazione metodologico-didattica l’accoglienza alunni l’insegnamento

Jean Paul Sartre … L’uomo sarà innanzitutto quello che avrà progettato di essere…

il project management è la risposta ad una domanda più o meno esplicita di progettualità da parte delle organizzazioni è una filosofia manageriale sintetizzabile nei seguenti punti: definizione di un obiettivo raggiungibile

il project management definizione delle risorse per raggiungere il risultato desiderato pianificazione del modo in cui ottenerlo definizione dei criteri di valutazione del risultato ottenuto controllo periodico per eventuali aggiustamenti verifica finale del risultato raggiunto

il project management è un sistema gestionale orientato ai risultati: obbliga le persone a darsi degli obiettivi innovativi, a pianificare come raggiungerli, a controllare i processi che portano a centrarli

il project management consiste nel pianificare, organizzare, coordinare tutte le risorse necessarie per lo svolgimento di attività tra loro correlate e finalizzate al raggiungimento di un obiettivo predefinito, in presenza di condizioni di rischio e di vincoli

il project management è un modello orientato a gestire il cambiamento in situazioni organizzative complesse è una disciplina non solo tecnica ma anche manageriale ed organizzativa da utilizzare non solo all’interno dell’azienda, ma anche verso il network degli stakeholder

il project management consiste nella pianificazione, nell’esecuzione, nel monitoraggio, nel controllo, nella valutazione di tutti gli aspetti di un progetto per il raggiungimento dei suoi obiettivi entro tempi, costi e livelli di performance stabiliti

nel project management si individuano 6 macrofasi start up o avvio pianificazione approvvigionamento esecuzione monitoraggio e controllo chiusura 17

start up definisce ed autorizza il progetto è la fase in cui viene formalmente avviato il progetto, chiarendone gli obiettivi – fissati in accordo con gli stakeholder - in termini di benefici e risultati attesi

start up consiste nell’individuazione del problema da risolvere e dell’area di intervento (ambito del progetto) e nella formulazione dell’area progettuale nel project charter, documento che sancisce formalmente la nascita del progetto

il project charter è il documento che fa l’analisi di fattibilità del progetto, (analisi finanziaria, ricerca di fonti di finanziamento, costi, tempi, rischi…) prende in considerazione i fattori i fattori ambientali interni ed esterni all’organizzazione che potrebbero potenzialmente influire sul suo successo

Fattori ambientali interni ed esterni all’organizzazione Cultura aziendale Struttura organizzativa Infrastrutture Direttive e procedure standard di Project Management Documentazione standard di Project Management Disponibilità di risorse umane d’insieme del progetto Presenza di Project Management Information System Presenza di database su precedenti progetti con dati relativi a rischi, costi, tempi ecc. Condizioni di mercato Standard governativi o di settore Limiti di tolleranza al rischio degli stakeholder

nel project charter vengono definiti gli obiettivi che devono essere raggiunti i requisiti del servizio/prodotto che soddisfa i bisogni/le aspettative del gli stakeholder i risultati concreti e irrinunciabili che il progetto dovrà assicurare

nel project charter vengono definiti durata risorse costi ore di impegno stimate norme e standard da rispettare composizione del team rischi e vincoli criteri di successo del progetto

Progetto: le domande a cui dare risposta Quando fare? Chi fa? Quanto costa fare? Come fare? Chi fa cosa? Con che cosa fare? Cosa fare? Mettiamole in ordine e in sequenza Processi Output WBS Cosa fare? Chi fa? OBS Chi fa cosa? Matrice WBS/OBS Con che cosa fare? Come fare? Reticolo Logico Risorse Quando fare? Gantt Quanto costa fare? Budget

Il ciclo di progetto e il piano di progetto Tecniche e sistemi di supporto OBIETTIVI DEL PROGETTO Cosa deve essere fatto 2. ATTIVITA’ DA SVOLGERE Come deve essere fatto 3. COMPETENZE NECESSARIE Quali conoscenze, capacità 4. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE Chi lo deve fare 5. SCHEDULING DEL PROGETTO (tempo) Quando si deve fare 6. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE RISORSE ECONOMICHE DI PROGETTO Quanto costa 7. SISTEMA DI CONTROLLO Come verificare 8. ASPETTI DI ATTENZIONE E MODALITA’ DI SOLUZIONE DEI PROBLEMI Quali fattori di rischio WBS (Work Breakdown Structure) E FORME DERIVATE MATRICE DI RESPONSABILITA’ RAPPRESENTAZIONI RETICOLARI, DIAGRAMMA DI GANTT BUDGET DI PROGETTO SISTEMA DI REPORTING SISTEMA INFORMATIVO

obiettivi strategici sono obiettivi di particolare rilevanza in relazione ai bisogni della collettività e alle aspettative degli stakeholder hanno una prospettiva pluriennale ad essi sono collegati uno o più indicatori

obiettivi operativi sono l’articolazione degli obiettivi strategici per ciascuno di essi occorre definire azioni, tempi, risorse, responsabilità hanno una prospettiva temporale più breve ad ogni obiettivo operativo occorre associare uno o più indicatori ad ogni indicatore occorre associare un target (valore atteso)

gli obiettivi devono essere Specifici Misurabili Assegnabili Realistici Tempificabili 19

outcome è l’impatto, il risultato ultimo di un’azione è la conseguenza di un processo o di un’attività dal punto di vista dei fruitori del servizio e, in generale, degli stakeholder rappresenta il valore pubblico prodotto dalle amministrazioni nell’erogazione di servizi per la collettività

output è il risultato che si ottiene immediatamente al termine di un’attività o di un processo

performance è il contributo (risultato e modalità di raggiungimento) che un soggetto (sistema, organizzazione, unità organizzativa, team, singolo individuo) apporta, attraverso la propria azione, al raggiungimento delle finalità e degli obiettivi ed, in ultima istanza, alla soddisfazione dei bisogni per i quali l’organizzazione è stata costituita

performance ciò che le organizzazioni del sistema pubblico ottengono, comprendendo sia gli esiti delle attività poste in essere sia l’utilizzo adeguato e conforme delle risorse (umane, finanziarie, tecnologiche…) impiegate per raggiungere i suddetti esiti

indicatori sono segnali connessi ad evidenze osservabili/rilevabili/misurabili che segnano il livello di presenza dei criteri di qualità, non direttamente osservabili/rilevabili/misurabili gli indicatori quantitativi sono espressi come grandezze in termini assoluti (ex. numero di …) o di rapporto (ex. % di …)

…in altre parole… l’obiettivo è lo scopo per cui il processo esiste l’indicatore è l’algoritmo di rilevazione del risultato di quel processo non si può definire un indicatore se non è chiaro l’obiettivo del processo non può essere chiaro l’obiettivo del processo se non si sa cosa vuole il cliente

caratteristiche di un buon indicatore capacità di fornire informazioni sul livello di raggiungimento dell’obiettivo fissato rilevanza, significatività, rispetto all’obiettivo cui si riferisce chiara interpretabilità, assenza di ambiguità reperibilità certa dei dati necessari a misurare la grandezza o a verificare la presenza/assenza dell’aspetto considerato

target sono i valori attesi, espressi in termini quantitativi, dei risultati che si vogliono ottenere rispetto a determinati obiettivi e ai relativi indicatori

criteri di qualità sono valori in base ai quali attribuire un livello maggiore o minore di qualità all’oggetto della valutazione

pianificazione consiste nella corretta programmazione delle azioni necessarie per il raggiungimento degli obiettivi stabiliti prevede alcuni step sequenziali: segmentazione della WBS assegnazione delle responsabilità descrizione dei work package pianificazione della qualità pianificazione dei tempi definizione delle risorse

work breakdown structure consiste nella segmentazione, nello “spacchettamento” del progetto in porzioni più facili da gestire, in modo da schedulare le attività di progetto è la scomposizione del lavoro che deve essere sviluppato dal progetto per realizzare i deliverable previsti è anche uno strumento di team building

pianificazione e assegnazione delle risorse umane il piano di gestione delle risorse umane identifica ruoli e responsabilità all’interno del gruppo di progetto il risultato finale della definizione dello staff di progetto è la Organizational Breakdown Structure (OBS), l’organigramma di progetto

Risorse e vincoli per il lavoro di gruppo Elementi da verificare Persone Competenze Conoscenze e capacità di mestiere Conoscenze e capacità trasversali Qualità personali Equilibrio nel gruppo Coerenza delle competenze con i compiti da realizzare Eterogeneità delle competenze Informazioni Utili per lo svolgimento del compito Possedute dal gruppo Mancanti

Risorse e vincoli per il lavoro di gruppo Elementi da verificare Setting Luogo Dimensione Microclima Aerazione Illuminazione Rumorosità Estetica Stabilità Neutralità Arredi Tavoli Sedie Strumenti non tecnici Per la scrittura: blocnotes, lavagna a fogli mobili Per la comunicazione: cartellini con i nomi, lavagna luminosa, mailing list, telefono

Risorse e vincoli per il lavoro di gruppo Elementi da verificare Tempo Scadenza Articolazione Orario Agenda Imprevisti Organizzazione Tempi Luoghi Segreteria Strumenti Consulenze Budget

pianificazione di qualità, tempi, costi sono presi in esame gli standard qualitativi più rilevanti per il progetto e i modi per soddisfarli si considera la capacità di soddisfare le aspettative degli stakeholder si definisce la durata del progetto e si stima il numero di giorni-uomo necessari si attribuisce ad ogni attività il rispettivo costo

pianificazione della qualità da prodotto a processo da “zero difetti” a “quality assurance” capacità di creare valore per il cliente PDCA

qualità è ciò che percepisce il cliente rispetto degli accordi contrattuali garanzia di prestazione metodo di lavoro

qualità è leadership efficace sviluppo del capitale umano empowerment disponibilità all’innovazione sviluppo di partnership

pianificazione della comunicazione chi necessita di informazioni e di che tipo quando devono essere comunicate come saranno trasmesse da chi saranno trasmesse ed elaborate

Passaggi per la gestione delle informazioni 1. Individuazione delle informazioni necessarie per lo svolgimento del compito Cosa è necessario sapere? 2. Esplorazione di tutte le informazioni che si possiedono - Cosa sappiamo? 3. Classificazione e analisi delle informazioni - Di che tipo sono le informazioni che abbiamo? - Da che fonte provengono? - Sono concordanti? - Ce ne sono per conto di discordanti? - Quanto sono credibili? - Quanto sono aggiornate? 4. Selezione delle informazioni utili - Quali tra queste informazioni ci servono in riferimento al compito che stiamo affrontando? 5. Ricerca delle informazioni mancanti - Quali informazioni ci mancano e dunque dobbiamo impegnarci a recuperare? 6. Ordinamento delle informazioni in funzione dell’obbiettivo - Come vanno legate tra loro le informazioni per procedere nel nostro lavoro? 7. Costruzione di un database/raccolta/ collezione di informazioni - Come archiviamo le informazioni? - Come facilitiamo il loro recupero?

pianificazione della gestione dei rischi va compilata una checklist dei potenziali rischi, identificando per ciascuno di essi le probabilità di occorrenza, la frequenza di accadimento e gli effetti degli stessi in termini di gravità (severità delle conseguenze)

pianificazione della gestione dei rischi va predisposta una pianificazione della risposta ai rischi attraverso strategie ed azioni operative che riconducano i rischi entro limiti accettabili da parte dell’organizzazione va attivato un processo continuo di monitoraggio e controllo dei rischi lungo tutto il ciclo di vita del progetto

Il Processo di gestione del rischio Pianificazione del processo Identificazione dei rischi Analisi dei rischi Risposta ai rischi Monitoraggio e controllo

approvvigionamento consiste nell’acquisizione di tutti i materiali necessari al compimento del progetto passa attraverso un rafforzamento nel rapporto cliente-fornitore, fino alla realizzazione di vere partnership

esecuzione è la fase nella quale viene spesa la maggior parte del budget consiste nel dirigere e gestire l’esecuzione del progetto comprende la gestione delle informazioni, del gruppo di progetto (e dei conflitti), l’assicurazione della qualità

monitoraggio e controllo è un processo che prevede la rilevazione dell’avanzamento del progetto e si traduce nei seguenti step: misurare rilevare correggere

monitoraggio e controllo l’oggetto del monitoraggio riguarda: tempo impiegato soldi spesi criticità incontrate lavoro realizzato stima di completamento delle attività azioni preventive per coprire i rischi

Diagramma di Gantt: A B C D tempo OGGI

monitoraggio e controllo attraverso: colloqui riunioni report a frequenza definita

monitoraggio e controllo per: evidenziare ed analizzare varianze nella qualità, nei tempi, nei costi determinare azioni preventive valutare possibili alternative

chiusura del progetto è la fase che sancisce la formale conclusione di tutte le attività del progetto prevede che i risultati siano riconosciuti, controllati, accettati dal cliente

chiusura del progetto comprende la valutazione delle performance in termini di: persone tempi costi qualità