soluzioni software multicanale per la Supply Chain

AF Link Acquisti Modulo Gare Un prodotto di AF Soluzioni S.r.l.

AF Link Acquisti Lo Scenario L’epoca pionieristica delle soluzioni basate su Internet per la gestione degli approvvigionamenti e della collaborazione con i fornitori è finalmente tramontata ed ha lasciato spazio a prodotti che sono in grado di far cogliere alle aziende i vantaggi e le efficienze che si ottengono adeguando le tecniche di negoziazione classiche all’utilizzo di strumenti innovativi di SRM (Supplier Relationship Management). L’esperienza di questi anni ha inoltre evidenziato come sia determinante, per la buona riuscita di un progetto, sia la specializzazione sulle tematiche sia la rapidità di messa in esercizio delle soluzioni; nell’attuale situazione di competizione sulla riduzione dei costi infatti, 1 € risparmiato sugli acquisti è 1 € guadagnato al MOL (Margine Operativo Lordo). FUNCTIONAL DECISIONAL PURCHASING OTHER PRE TENDERING Vendor List TENDERINGPOST TENDERING Budget Spend Analisys Dossier Sourcing Tendering Other Tracing Spend Control Purchase Requisition KPI Schedule Invoicing and Payment A2A

AF Link Acquisti Le Funzionalità ”Aflink Acquisti” è la scelta per rinnovare in azienda sia i processi di negoziazione sia la modalità di relazione con i fornitori. Per rendere più efficiente la collaborazione con i fornitori aflink mette a disposizioni funzioni per: Valutare nel tempo i fornitori attraverso un processo di Raccolta dati (Questionari). Qualifica. Valutazione delle performance. Assegnazione di rating sulla base di indicatori KPI e categorie. Negoziazioni in tutte le accezioni possibili: Gare, Rfx, Aste (Rialzo, Ribasso) Gestione Quesiti/Risposte. Procedura di Aggiudicazione. Verbali. Comunicazioni. Risultati di Gara. Gestione degli approvvigionamenti per tutte le tipologie di prodotto. Order Tracing su ordini chiusi e programmati. Controllo della spesa. L’E-invoicing e comunicazioni amministrative (Pagamenti, Contestazioni). Realizzazione di un archivio per la consultazione via web di tutta la documentazione che è oggetto di relazione con i fornitori. Supporto della Firma digitale native attivabili su tutti i documenti gestiti. L’integrazione A2A per lo scambio non presidiato di informazioni fra le parti ad esempio ordini ricorrenti, bolle (XML, EDI, Custom).

AF Link Acquisti Le Gare “Aflink Acquisti”, grazie alla parametrizzazione 4M (multi azienda, multicanale, multilingua, multi valuta) può essere usato in organizzazioni semplici ed in organizzazioni complesse ed articolate. Il processo di Gara si articola nelle fasi di seguito riportate: Pubblicazione Avviso / Bando (Procedure Aperte e Ristrette) Invio dell’Invito a presentare le offerte (Procedure Negoziate, In Economia e Aste) Approvazione della Gara da parte dei responsabili Ricezione dell’invito da parte dei fornitori Formulazione dei quesiti di gara Risposta ai quesiti Ricezione delle offerte Procedura di aggiudicazione Verbali di Gara Comunicazioni

AF Link Acquisti Le Gare Telematiche Nella predisposizione della Gara occorre definire: Nome documento Giorno e l’ora entro cui i fornitori dovranno far pervenire le offerte. Protocollo bando Tipo di appalto: Servizi, Forniture, Lavori Giorno e l’ora di apertura delle offerte Importo Gara Tipo di Procedura (Gara o Richiesta Preventivo) Descrizione breve della procedura che si sta espletando. La compilazione del documento di gara inizia con la configurazione delle regole di invio del documento

AF Link Acquisti Le Gare : Atti di Gara In questa sezione vengono inseriti la Categoria Merceologica e tutti gli atti di gara per le Imprese (Bando integrale, disciplinare di gara, Capitolato).

AF Link Acquisti Le Gare : Destinatari Nella sezione Destinatari vengono selezionati tutti i fornitori da invitare (solo nel caso di procedure ad invito) individuati nell’Albo Fornitori

AF Link Acquisti Le Gare : Busta Documentazione Nel documento di gara vengono predisposte le buste che dovranno essere prodotte dai fornitori per poter prendere parte alla Gara. La busta di documentazione consente di inserire tutta la documentazione richiesta alle Imprese che partecipano alla gara (es: Dichiarazione, Certificazione di qualità).

AF Link Acquisti Le Gare : Busta Economica La ”Busta Economica” permette di inserire i Prodotti/Servizi che il fornitore deve offrire e che sono oggetto della gara, selezionando, dai modelli messi a disposizione, quello più adatto alla tipologia di gara.

AF Link Acquisti Le Gare : Approvazione La sezione ”Approvazione ” riporta il ciclo di approvazione che il documento deve subire prima di raggiungere i fornitori. Nella stessa sezione il buyer potrà monitorare le operazioni e le eventuali note inserite dagli approvatori.

AF Link Acquisti Le Gare per i Fornitori In seguito all’invio dell’invito, gli operatori economici registrati ed invitati a partecipare alla gara ricevono un avviso all’indirizzo di posta elettronica del legale rappresentante; accedendo nell’Area Privata, possono prendere visione della documentazione di gara, formulare l’offerta e sottoporre eventuali quesiti.

AF Link Acquisti Procedura di Aggiudicazione Raggiunto il termine previsto per l’apertura delle offerte, vengono aperte e valutate prima tutte le buste contenenti la documentazione di qualifica, rispettando la data di arrivo delle offerte; sempre in questa fase, per ciascun Fornitore viene verificata la presenza eventuale della “Busta Tecnica“ secondo le modalità stabilite nel bando. Successivamente vengono aperte tutte le buste contenenti le offerte economiche e viene calcolato automaticamente il punteggio economico (sulla base della formula matematica impostata nel documento di gara) La valutazione delle offerte inviate dal fornitore avviene attraverso la fase “Procedura di Aggiudicazione“, il processo che consente di raggruppare le offerte in una tabella riassuntiva esportabile anche in Excel.

AF Link Acquisti Asta Elettronica Un’asta elettronica è uno strumento di negoziazione telematica simultanea che permette la formazione dei prezzi in modo dinamico per l’acquisto di beni o di servizi. Durante l'asta, diversi fornitori competono contemporaneamente il diritto di acquistare un certo prodotto o servizio all'interno di regole e parametri predeterminati. Obiettivo principale di uno strumento di determinazione dinamica dei prezzi come le aste on-line è l'ottimizzazione dei processi di acquisto attraverso: Una riduzione del tempo di negoziazione Una razionalizzazione delle procedure di acquisto Un aumento della competizione fra i partecipanti In questa procedura, per un tempo prestabilito, gli operatori economici, invitati all’asta, possono fare offerte in chiaro per il materiale richiesto e, eventualmente, rilanciare con successivi ribassi. L’Amministrazione vede lo stato delle offerte inoltrate da tutti gli operatori economici (incluso l’informazione sull’identità del Fornitore proponente) e può visualizzare l’andamento dell’asta attraverso un grafico. Le aste possono essere: Al ribasso: l’Ente decide di organizzare un’asta al ribasso quando la sua intenzione è quella di comprare prodotti e servizi dall’impresa che offre il prezzo più basso Al rialzo: l’Ente decide di organizzare un’asta al rialzo quando la sua intenzione è quella di comprare prodotti e servizi dall’impresa che offre lo sconto più alto Lo svolgimento dell’asta elettronica comprende l’esecuzione, nell’ordine dei seguenti adempimenti: creazione di un documento di asta inoltro dell’invito a partecipare all’asta alle imprese prescelte per la gara scelta dell’offerta più bassa o più vantaggiosa secondo le modalità indicate nel documento di invito inoltro della comunicazione di aggiudicazione all’offerente prescelto

AF Link Acquisti Asta Elettronica Il documento Asta risulta così strutturato: 1. Regole dell’Asta 2. Destinatari 3. Atti di Gara 4. Beni e Servizi

AF Link Acquisti Andamento dell’Asta Scopo della funzionalità è quello di consentire all’Ente di visualizzare l’andamento delle offerte nel tempo. La funzione si innesca dal documento ”Asta ”, selezionando il link ”Andamento Asta ”.

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