La verifica degli aspetti cogenti: modulistica, suggerimenti e indicazioni Bardi Dr. Luca Milano, 11-12/03/09 Riunione valutatori Certiquality CERTIQUALITY S.r.l. Via G. Giardino, 4 - 20123 Milano Tel. 02.806917.1

Per la verifica degli aspetti cogenti Certiquality sta' predisponendo una serie di liste di riscontro. Al momento queste sono 4: sanità, rifiuti, agroalimentare e trasporti. In realtà anche per le autofficine è presente una ulteriore lista di riscontro che copre la parte di taratura dei cronotachigrafi. Se richiesto, è possibile darne copia sia alle aziende che ai consulenti.

Le liste di riscontro sono così strutturate: Una nota introduttiva dove si spiegano i criteri con cui occorre agire. Una parte generale informativa Una parte specifica più o meno suddivisa in argomenti I riferimenti dei requisiti della norma dove si parla di aspetti cogenti

NOTA INTRODUTTIVA Si indica di verificare la gestione e l’applicazione degli aspetti cogenti che l’azienda deve gestire per poter svolgere il proprio servizio o realizzare il proprio prodotto Importante l’indicazione di fare sempre ricadere i rilievi all’interno del sistema di gestione della qualità.

PARTE GENERALE INFOMATIVA Nella parte generale informativa si richiede sostanzialmente la verifica di due aspetti: la presenza o meno di procedimenti legali o amministrativi alcuni argomenti legati alla sicurezza: a) presenza del DVR b) presenza dei CPI Questa parte può essere utilizzata come linea guida anche in altri settori non ancora coperti. Attenzione: come indicato, il mancato soddisfacimento di questi requisiti da parte delle aziende, quando necessari, devono essere gestiti sempre o con rilievi rientranti nel Sistema Qualità o con eventuali note a latere. Ricordiamo tuttavia che non è normalmente nel mandato delle verifiche ISO 9001 verificare approfonditamente gli aspetti sicurezza che invece sono coperti dalla OHSAS 18001.

PARTE GENERALE INFOMATIVA La parte di spiegazioni è stata inserita con lo scopo di fornire alcune sintetiche informazioni sull’argomento. Per quanto riguarda invece il DVR e il CPI possono essere considerati documenti importanti ai fini del Sistema Qualità quando hanno un impatto diretto sulla capacità dell’azienda di svolgere le proprie attività correttamente nei confronti del cliente. CPI: occorre verificarne la presenza e la coerenza quando, ad esempio l’azienda ha in carico proprietà del cliente (vedi requisito 7.5.4) per la cui protezione è necessaria la presenza di CPI (es. magazzini conto terzi, archivi, lavorazioni di prodotti chimici conto terzi) o quando serve per “proteggere” il cliente stesso. DVR: oltre che nei casi sopra citati, occorre verificarne la presenza anche, ad esempio, quando per erogare il proprio servizio l’azienda ospita i propri clienti (es. corsi di formazione, ospedali, ecc.). Verificate a tal proposito se sono effettuate, documentate e gestite le necessarie prove di evacuazione.

PARTE SPECIFICA E’ suddivisa in più sottoparti per eventuali attività o servizi specifici. Sono indicate normalmente, sia le autorizzazioni necessarie per svolgere le attività che alcune tipologie di modalità operative che l’azienda deve applicare, per essere conforme a requisiti di legge. La lista di riscontro della Sanità contiene un generico riferimento alle leggi regionali. Ricordarsi di citare nelle evidenze quelle più importanti. La mancanza di una autorizzazione o la non corretta applicazione di modalità operative cogenti, deve essere ancora una volta gestita con rilievi tali da far rientrare il tutto all’interno del Sistema Qualità. NEI CASI PIU’ GRAVI NON DIMENTICATE DI CONTATTARE IL FUNZIONARIO DI RIFERIMENTO PER DECIDERE ASSIEME COME PROCEDERE. Le liste sono completate con i riferimenti alla norma ISO 9001:00 dove si tratta dei requisiti cogenti.

Alcune note operative sul loro utilizzo Le liste di riscontro sono a disposizione dei clienti che ne facciano richiesta. Se lo ritenete opportuno, specie in prima certificazione e rinnovo, potete inviarle prima dell’audit al cliente che andate a valutare. Nelle sorveglianze non è necessario verificare tutte le richieste della lista di riscontro ma potete limitarvi a quelli più importanti o che presentano maggiori problemi. Per le certificazioni ISO 9001 occorre verificare che per i CPI, quando necessari, sia stata almeno approvata la pratica dai vigili del fuoco e che il suo iter sia seguito dall’azienda. eventuali rilievi fateli sempre ricollegare al sistema qualità (es. “Non sono ancora resi disponibili documenti per la completa protezione dei prodotti forniti dal cliente” se manca il CPI; oppure “Il DVR non è gestito come documento controllato del Sistema Qualità” se questo documento non è stato aggiornato).

Altri strumenti di lavoro utili anche al fine della verifica degli aspetti cogenti In attesa di predisporre altre liste di riscontro (la prossima sarà per i TPL), esistono già strumenti di lavoro che possono dare un supporto almeno parziale alla verifica degli aspetti cogenti. Questi sono: MOD CAN per l’edilizia MOD PUL per le imprese di pulizia MOD COR per le aziende che erogano corsi di formazione L-crono per le autofficine che tarano i cronotachigrafi digitali. Anche questi (ad eccezione della L-crono che va richiesta al funzionario di riferimento) sono a disposizione dei clienti che ne facciano richiesta.

Esempio di applicazione delle liste di riscontro Un’azienda che fornisce servizio di immagazzinamento e distribuzione per conto terzi ha avuto uno dei suoi tre magazzini escluso dalla certificazione per la mancata predisposizione della documentazione di richiesta del CPI.

In ogni caso per qualsiasi dubbio non esitate a contattare il referente del certificato al fine di concordare soluzioni idonee alle problematiche riscontrate. Come memo troverete tra i documenti della riunione la presentazione dell’anno scorso sulle Non conformità legislative.