La Manutenzione

Definizione Norma CEI 62-122 “Guida alle prove di accettazione ed alle verifiche periodiche di sicurezza e/o di prestazione dei dispositivi medici alimentati da una particolare sorgente di alimentazione

La manutenzione si distingue in preventiva e correttiva. Definizioni La manutenzione si distingue in preventiva e correttiva. Norma CEI 62-122 “Guida alle prove di accettazione ed alle verifiche periodiche di sicurezza e/o di prestazione dei dispositivi medici alimentati da una particolare sorgente di alimentazione

LE DIVERSE MODALITA’ Attività Interna Tecnici interni + Le Manutenzioni possono essere organizzate ed eseguite in diverse modalità (a seconda della scelta organizzativa operata, della tipologia di apparecchiatura e/o della complessità di intervento) Attività Interna Tecnici interni + eventuali ricambi da ditte esterne Attività esterna Ditta in Economia (su chiamata) Ditta in Contratto

Presupposti della strategia contrattuale  Sistema organizzativo esistente o che si intende adottare nel tempo  Conoscenza del parco macchine (inventario aggiornato di tipo tecnico-amministrativo)  Conoscenza e possibilità di analisi dei dati tecnici (grado di vetustà, di utilizzazione, di fermo macchina, ecc.)  Confronto con la componente sanitaria per condividere specifiche esigenze  Necessità di adeguarsi alle normative in merito alla sicurezza e all’accreditamento delle strutture sanitarie Il primo punto riveste una importanza strategica nella definizione delle relazioni contrattuali.

Il Capitolato Come “acquistare” il servizio manutentivo (1) Il Capitolato è diviso in due parti: una Generale ed una Speciale  Parte generale Oggetto Modalità di svolgimento Documentazione obbligatoria (rapporto di lavoro dettagliato con chiaramente specificato: ore di lavoro, parti sostituite, condizioni di funzionamento della apparecchiatura, ecc.) Responsabilità dei contraenti Penalità Controlli Obblighi di informazione

Il Capitolato Come “acquistare” il servizio manutentivo (2)  Parte speciale Dettaglio dell’oggetto specifico della formula prescelta Offerta economica Criteri di valutazione dell’offerta basati su: prezzi unitari e loro percentuale sul valore a nuovo dell’apparecchiatura, tempi e modalità di esecuzione, ricambi inclusi/esclusi Apparecchio sostitutivo (emergenza) senza aggravio di costi Percentuali di sconto per contratti pluriennali, per pagamenti in unica rata o due rate anticipate Formazione del personale tecnico e sanitario e relative condizioni Altre particolari condizioni di sconto su cui ci soffermeremo ampiamente in seguito Il Capitolato è uno strumento fondamentale anche nel caso di “privativa” : fissa le condizioni che costituiscono i punti fondamentali del rapporto tra Azienda e Ditta.

Relazioni con le Ditte - Contrattualistica Il Resp. dell’ U.O.T.S. definisce i rapporti contrattuali con le Ditte costruttrici o loro concessionarie sulla base di una convenienza tecnica e di qualità. Le tipologie di contratto sono : FR: Full Risk - comprende tutti i rischi di guasto, la fornitura dei ricambi, un programma di manutenzioni preventive e di controllo di qualità etc. FS: Full Service - prevede le stesse prestazioni del FR fatta eccezione per i materiali di ricambio che sono esclusi MP: Manutenzione Preventiva - limitato ad alcune tipologie di apparecchiature, si basa sull’effettuazione di visite programmate per mantenere la macchina in perfetta efficienza PD : Post Danno - una forma di relazione con le Ditte che prevede esclusivamente la definizione a monte dei prezzi delle prestazioni di manodopera, viaggio, etc e del listino prezzi dei materiali di ricambio VS : Verifiche di Sicurezza Elettrica - per una ispezione annuale periodica di rispondenza alle Norme CEI 62,5 e specifiche FP : Formula Partner - i cui contenuti sono definiti nei lucidi seguenti

Art. 7 : Modalità di pagamento Il contraente è tenuto ad emettere la fattura a norma di legge, tenendo conto delle prestazioni effettuate in esecuzione del contratto. Art.8 : Penalità Per ogni giorno di ritardo nello svolgimento del servizio in oggetto o per ogni giorno di inattività delle apparecchiature, l'Azienda Sanitaria potrà applicare una penale a carico dell'impresa aggiudicataria dello 0,5% calcolato sull'importo annuo manutentivo dell'apparecchiatura/e non utilizzabile, salvo il risarcimento di eventuali ulteriori danni. Art. 9 : Aggiudicazione L'aggiudicazione avverrà tenendo conto dell'offerta economica e degli elementi tecnici di valutazione indicati nella Parte Speciale delle tre diverse formule manutentive, salvo diverse indicazioni eventualmente riportate nella lettera di invito.

Art. 10 : Revisione prezzi I prezzi offerti e fissati al momento dell'aggiudicazione resteranno fissi ed invariabili per il periodo di durata del contratto. L'adeguamento comunque non potrà in alcun modo essere superiore all'andamento dei prezzi determinato sulla base degli indici I.S.T.A.T. relativo al periodo di riferimento dell'anno precedente. Le predette disposizioni si applicano anche in caso di rinnovo del contratto. Art. 11 : Cauzione La Ditta non è tenuta al versameto di una cauzione provvisoria, a meno di diversa indicazione della lettera di invito. Prima della stipula del contratto, l'aggiudicatario deve invece costituire cauzione definitiva nella misura del 5% dell'ammontare del contratto in una delle forme previste dall'art. 14 del Regolamento R.T. 2/88, anche integrando il deposito cauzionale provvisorio. Art. 12 : Stipula del contratto e sua durata Il contratto ha durata annuale (o pluriennale), ovvero per il periodo indicato nella lettera di invito.

CLASSIFICAZIONE DELLE PRIORITA’ DI MANUTENZIONE PREVENTIVA: Algoritmo di determinazione frequenza La priorità e la frequenza si può basare su tre fattori: la funzione il rischio l’esigenza di manutenzione GA = Funzione + Rischio + Manutenzione richiesta

CONTINUA PRIORITA’ DI MANUTENZIONE LA FUNZIONE DELL’APPARECCHIATURA E’ SUDDIVISA IN QUATTRO CATEGORIE CHE RIPRENDONO QUELLE INIZIALMENTE INTRODOTTE SULLA CLASSIFICAZIONE DELLE TECNOLOGIE SANITARIE:: TERAPEUTICA DIAGNOSTICA ANALITICA SUPPORTO IN BASE ALLA RELAZIONE “UTILIZZO - RISCHIO” PER IL PAZIENTE VIENE ATTRIBUITO UN PUNTEGGIO DA 0 A 10

TABELLA CATEGORIE FUNZIONALI/PUNTEGGIO

CATEGORIA RISCHIO/PUNTEGGIO Rischio Fisico: conseguenze possibili per il paziente o l’operatore a seguito di un inconveniente o del malfunzionamento dell’apparecchiatura:

GRADO DI MANUTENZIONE RICHIESTA/PUNTEGGIO Grado di manutenzione richiesta in base alle apparecchiature i livelli più elevati si trovano in apparecchiature di tipo meccanico e pneumatico, apparecchiature di supporto alla vita che richiedono frequenti calibrazioni e tarature (esempio VPO e EMD)

Se GA > 12 intervallo di manutenzione preventiva < di 12 mesi Conclusione GA Esempio defibrillatore: Funzionalità 10 Rischio fisico 5 Manutenzione richiesta 4 GA per il defibrillatore: 19 Se GA > 12 intervallo di manutenzione preventiva < di 12 mesi

Esempio di M.P. di 1° Livello ad un defibrillatore Scaricare la SCHEDA MP_DEF_OPERATORE_SANITARIO.doc

Esempio di M.P. di 2° Livello ad un defibrillatore Scaricare la SCHEDA MP_DEF_TECNICO.doc

Registrazione interventi su Software Metis PGAP: PROCEDURA GESTIONALE PER L’ATTIVITA’ PROGRAMMATA SULLE APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI PAMT03 Rev. 1 Attività Doc. rif. Registr. DEFINIZIONE DEL PIANO DELL’ATTIVITA’ PROGRAMMATA (U.O.T.S,DITTA) Inventario Elenco classi di apparecchiature Schede AP Piano di AP L’ATTIVITA’ PROGRAMMATA E’ PREVISTA IN CONTRATTO DI MANUTENZIONE? (LAM) SI NO Elenco Contratti Offerta Ditta Manuali Service Protocolli AP POAP01: PROCEDURA OPERATIVA PER ATTIVITA’ PROGRAMMATE PREVISTE IN CONTRATTO (U.O.T.S, DITTA, U.O) POAP02: PROCEDURA OPERATIVA PER ATTIVITA’ PROGRAMMATE NON PREVISTE IN CONTRATTO (U.O.T.S, DITTA,U.A.B.S. U.O.) Rapporto intervento Rapporti di lavoro Fatture ditte Analisi Guasti Scadenzari Registrazione interventi su Software Metis ELABORAZIONE PERIODICA DEI DATI E VALUTAZIONE ADEGUATEZZA PIANO AP (U.O.T.S, DITTA, U.O, )

POAP01: PROCEDURA OPERATIVA PER ATTIVITA’ PROGRAMMATE PREVISTE IN CONTRATTO PAMT03 Rev. 1 U.O.T.S. DITTA U.O. PRESA VISIONE DELLE AP PREVISTE NEI CONTRATTI DI MANUTENZIONE (Ingegnere) CONTROLLO DELLE SCADENZE ED EVENTUALE SOLLECITO INTERVENTO.DELLA DITTA ACCORDI CON U.O. E DITTA SULLA DATA DI ESECUZIONE DELL’ATTIVITA’ PROGRAMMATA (Ingegnere) ESECUZIONE INTERVENTO IN DATA STABILITA (Tecnico) OK? SI NO ATTIVA PROCEDURA PGMC (Operatore Sanitario) COMPILAZIONE RAPPORTO DI LAVORO E CONSEGNA ALL’U.O. UTILIZZATRICE PER LA CONTROFIRMA (Tecnico) ARCHIVIA DOCUMENTAZIONE CARTACEA DELL’INTERVENTO E LA REGISTRA SU SOFTWARE METIS AGGIORNA PIANO DELLE AP (Tecnico-Amministrativo) A SUA DISCREZIONE CONTROLLA L’OPERATO DELLA DITTA MEDIANTE I TECNICI DEL LAM (Tecnico) TRASMETTE RAPPORTO DI LAVORO VIA FAX ALL’U.O.T.S. (Operatore Sanitario)

U.O.T.S. U.O. DITTA RAGIONERIA POAP02: PROCEDURA OPERATIVA PER ATTIVITA’ PROGRAMMATE NON PREVISTE IN CONTRATTO PAMT03 Rev. 1 U.O.T.S. U.O. DITTA RAGIONERIA L’ATTIVITA’ PROGRAMMATA E’ ESEGUITA DAL LAM.? NO RICHIEDE PREVENTIVO ALLA DITTA INVIO PREVENTIVO (Amministrativo) SI ACCETTA PREVENTIVO E ORDINA INTERVENTO (Amministrativo) ESEGUE AP (Tecnico) INVIO FATTURA (Tecnico) ESEGUE AP (Ingegnere-Tecnico) DICHIARA L’UTILIZZO NON SICURO DELL’APPARECHCIO E RILASCIA COPIA DEL RAPPORTO DI LAVORO ALL’U.O. (Tecnico) DICHIARA L’UTILIZZO NON SICURO DELL’APPARECHCIO E RILASCIA COPIA DEL RAPPORTO DI LAVORO ALL’U.O. (Tecnico) CONFORME? (Tecnico) NO AVVIO PROCEDURA PGMC (Operatore Sanitario) NO CONFORME? (Tecnico) LIQUIDAZIONE FATTURA (Tecnico) SI SI REDIGE IL RAPPORTO DI LAVORO E LO CONSEGNA ALL’U.O. PER LA CONTROFIRMA (Tecnico). AGGIORNA IL LIBRO MACHCINA AGGIORNA IL PIANO DELLE AP REGISTRA INTERVENTO ESEGUITO SU SOFTWARE METIS (Tecnico-Amministrativo) CONTROFIRMA E TRASMETTE RAPPORTO DI LAVORO ALL’U.O.T.S. (Sanitario) REDIGE IL RAPPORTO DI LAVORO E LO CONSEGNA ALL’U.O. PER LA CONTROFIRMA (Tecnico).

La manutenzione Correttiva La manutenzione correttiva nasce da un evento di guasto o mal funzionamento, presunto o reale con chiamata da parte del soggetto utilizzatore (medico o operatore sanitario), con diverse modalità, secondo l’innovazione introdotta: modulo di chiamata cartaceo trasmesso via fax (segue modello) Sistemi web collegati al software gestionale (segue schermata web reparti Metis) Vengono riportate e descritte le procedure di accreditamento che contemplano le differenti modalità di intervento con i diversi soggetti coinvolti e le azioni da compiere.

NUM. INVENTARIO / DESCRIZIONE DEL BENE RICHIEDENTE CDC E LOCALIZZAZIONE DESCRIZIONE GUASTO

Caratteristiche specifiche dei contratti di manutenzione per interventi di correttiva

Analisi FP Un modo diverso di presentarsi da parte dell’Azienda Sanitaria: Centralità della U.O.T.S. Disponibilità di un laboratorio (LAM) Consapevolezza del ruolo delle Ditte per garantire: qualità e sicurezza aggiornamento del personale tecnico e sanitario Dinamicità nel compiere scelte Crescita professionale interna e partecipazione al processo manutentivo Controllo dello “status” delle apparecchiature Riduzione dei costi di assistenza Riduzione dei tempi di fermo macchina Supporto al personale Sanitario Miglioramento nella qualità ed efficacia delle prestazioni

Analisi FP(2) Un modo diverso di presentarsi da parte delle Ditte Costruttrici e/o Manutentrici: Disponibilità al trasferimento di conoscenze tecniche per consentire attività di manutenzione interna Spirito collaborativo: consulenza Riconoscimento dell’entità e della qualità del lavoro interno Prevalenza di attività sul II° livello e sui controlli di qualità Intervento mirato di II° livello o su indicazione dei Tecnici interni Uso razionale del materiale di ricambio Riorganizzazione del proprio servizio Garantire la massima qualità

I Punti Qualificanti riepilogo a) Di natura tecnica Formazione del personale tecnico e Sanitario Garanzia di conformità alla normativa vigente Supporto del Centro di Assistenza Percentuali di abbattimento per attività LAM Percentuale di abbattimento in caso di non guasto b) Di natura commerciale Costi manutentivi unitari per ciascuna apparecchiatura Sconto correlato alla contrattazione associata Sconto per la Pluriennalità contrattuale(3 anni) Sconto per pagamento in una o due soluzioni anticipate del canone annuo pattuito Altre clausole proposte da ciascuna ditta basate sulla specificità della propria apparecchiatura

La Gestione:Coinvolgimento e Trasparenza Programmazione annuale per la M.P. Informazione al centro di Assistenza/Ditta di inizio attività Risoluzione interna anche con supporto a distanza Attivazione dell’intervento del Tecnico Ditta Redazione del Rapporto di Lavoro Chiusura attività Ciò consente alle Ditte di restare continuamente informate e compiere azioni di Verifica.

Monitoraggio e Conteggi Verifica in contraddittorio a fine anno dell’attività svolta dal LAM e dalle Ditte Applicazione delle percentuali concordate e calcolo dell’abbattimento Emissione di una nota di credito a favore di ciascuna U.S.L. Anno successivo la fatturazione avviene sul contratto scontato della percentuale maturata, salvo verifica a fine anno.

Schema di applicazione di un contratto F.P. su V.P.O. La simulazione è basata sui dati storici per un campione di Ventilatori Polmonari della stessa ditta con canone di manutenzione di 2.950 €/anno cadauno. Sono inclusi i ricambi e consumabili quali celle O2. Escluse batterie e cassette respiratorie. Per questa classe di apparecchiature possiamo schematizzare la seguente incidenza percentuale. n° apparecchi 70 canone annuo/apparecchio 2.950 € Voci Rischio Ditta M.P. M.C. N.G (*) %   100 35% 30% 40% canone annuo totale 206.500 € 72.275 € 61.950 € canoni singolo apparecchio 1.033 € 885 € 1.180 € (*) N.G.=NON GUASTO: l’apparecchio che non si è mai guastato non richiede alla ditta ore/uomo di lavoro e uso di ricambi inclusi in contratto. E’ quindi logico che abbia un’incidenza maggiore delle M.C. a favore dell’Azienda Sanitaria.

Apparecchi sotto contratto M.P. Annui (*) M.C. Annui N.G 70 Interni Ditta Totale N° appar. No guasto 140 106 78 184 13 Incidenza % sui canoni 50% 58% 42% Risparmio ottenuto 30.975 € 41.919,5€ 15.340€ Totale abbattimento 88.234,5 € pari al 41,7% (*) è buona norma che il Fabbricante o persona incaricata esegua un controllo sull’apparecchiatura una volta l’anno (nel rispetto della 2007/47). Da indicazione ditta e GA per questa classe almeno 2 Visite/anno.

Schema Generale di Organizzazione del POST DANNO

1/2

2/2

Analisi delle procedure di accreditamento per manutenzione correttiva PROCEDURA GESTIONALE PROCEDURE OPERATIVE

Elenco dei Contratti delle Apparecchiature Elettromedicali NO SI PGMC: PROCEDURA GESTIONALE PER LA MANUTENZIONE CORRETTIVA DELLE APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI PAMT01 Rev. 1 Attività Doc. rif. Registr. RIVELAZIONE GUASTO E DICHIARAZIONE FUORI USO TEMPORANEO (U.O. U.O.T..S.) Prot. 12/TS Mod 04/TS MOD 02/TS APPARECCHIO IN SERVICE O DI ALTA TECNOLOGIA (EMODIALISI, LAB. ANALISI, RADILOGICO O STERILIZZATRICE)? (U.O.) Elenco dei Contratti delle Apparecchiature Elettromedicali NO SI WEB REPARTI MOD. 01/TS INVIO SEGNALAZIONE GUASTO AL LAM MEDIANTE FAX O METIS-WEB (U.O.) POMC01: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE DELLE APP. GESTITE DALLA DITTA (U.O., DITTA, U.O.T..S.,RAGIONERIA) RAPPORTO DI LAVORO DELLA DITTA Elenco dei Contratti Full Risk delle Apparecchiature Elettromedicali L’APPARECCHIO E’ IN CONTRATTO FULL RISK? (U.O.T..S.) SI NO MOD. 05/TS BUONO ORDINE BOLLA LAVORO FATTURA MOD 06/TS MOD 07/TS MOD 03/TS POMC02: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE DELLE APPARECCHIATURE IN CONTRATTO FULL RISK (U.O.T..S. RAGIONERIA, U.O., DITTA) SOPRALLUOGO DEI TECNICI DEL LAM (U.O.T..S.) E’ POSSIBILE RIPARARE IL GUASTO INTERNAMENTE? (U.O.T..S.) SI NO POMC03: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE DELLE APPARECCHIATURE ESEGUITA DA TECNICI DELLA USL (U.O.T..S.., DITTA, RAGIONERIA) POMC04: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE DELLE APPARECCHIATURE ESEGUITA DA TECNICI DELLA DITTA (U.O.T..S. DITTA, U.O. ,RAGIONERIA) LIBRO MACCHINA ELABORAZIONE PERIODICA DEI DATI DI ATTIVITÀ SVOLTE E VALUTAZIONE GENERALE DELL’ADEGUATEZZADEGLI INTERVENTI DI MANUTENZIONE (DIR. AMMINISTRATIVO, DIR. UOTS) Elenco contratti e clausole contrattuali STATISTICHE ESTRATTI METIS E OLIVETTI

POMC01: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE CORRETTIVA DELLE APPARECCHIATURE GESTITE DALLA DITTA PAMT01 Rev. 1 U.O. DITTA U.O.T.S. RICHIESTA TELEFONICA PER INTERVENTO ALLA DITTA INSERIMENTO RICHIESTA SU WEB-REPARTI O INVIO FAX AL LAM (Operatore sanitario) SI E’ POSSIBLE RIPARARE IL DISPOSITIVO? (Tecnico) NO E’ DI PROPRIETA’ DELL’AUSL 12 (Tecnico) NO SI VERIFICA L’IRREPARABILITA’ DELLO STRUMENTO IN CASO AFFERMATIVO AVVIA PROCEDURA POFU (FUORI USO) (Tecnico) ESECUZIONE INTERVENTO DI MANUTENZIONE E RIPRISTINO FUNZIONALE DELL’APPARECCHIO CONSEGNA RAPPORTO DI LAVORO (Tecnico) FORNITURA APPARECCHIO SOSTITUTIVO (Tecnico) AVVIO PROCEDURA PGCA (Tecnico) CONTROLLO FUNZIONALITA’ DEL DISPOSITIVO FIRMA DEL RAPPORTO DI LAVORO INVIO RAPPORTO D LAVORO VIA FAX AL LAM (Operatore sanitario) CHIUSURA INTERVENTO NEL METIS ED ARCHIVIAZIONE DEL RAPPOORTODI LAVORO (Tecnico-Amministrativo)

U.O.T.S. U.O. DITTA MANUTENTRICE RAGIONERIA POMC02: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE CORRETTIVA DELLE APPARECCHIATURE IN CONTRATTO FULL RISK PAMT01 Rev. 1 U.O.T.S. U.O. DITTA MANUTENTRICE RAGIONERIA INVIO RICHIESTA INTERVENTO TECNICO VIA FAX ALLA DITTA MANUTENTRICE (Tecnico) (IN COLLABORAZIONE CON U.O.T.S). IL GUASTO E’ RIPARABILE? (Tecnico) NO SI AVVIO PROCEDURA POFU (FUORI USO) (Tecnico-Amministrativo) RIPRISTINO FUNZIONALITA’ DELLO STRUMENTO COMPILAZIONE RAPPORTO DI LAVORO (Tecnico) CHIUSURA INTERVENTO NEL METIS ED ARCHIVIAZIONE DEL RAPPOORTODI LAVORO (Tecnico) CONTROLLO FUNZIONALITA’ FIRMA ED INVIO DEL RAPPORTO DI LAVORO VIA FAX AL LAM (Operatore sanitario) INVIO EVENTUALE FATTURA PER RICAMBI O ATTIVITA’ NON INCLUSI NEL CONTRATTO (Amministrativo) VALUTAZIONE CONGRUITA’ FATTURA (Direttore U.O.T.S., Tecnico-Amministrativo) REGISTRAZIONE FATTURA SU PROCEDURA OLIVETTI E SUA LIQUIDAZIONE (Amministrativo)

POMC03: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE CORRETTIVA DELLE APPARECCHIATURE ESEGUITA DA TECNICI DELLA USL PAMT01 Rev. 1 U.O.T.S. DITTA RAGIONERIA VALUTAZIONE GUASTO/DANNO (Tecnico) SONO NECESSARI RICAMBI? (Tecnico) NO SI I RICAMBI SONO COMPRESI IN CONTRATTO FP? (Tecnico) INVIO ORDINE PER RICAMBI ALLA DITTA (Tecnico-Amministrativo) SI NO INVIO MODULO DI RICHIESTA PER RICAMBI ALLA DITTA (Tecnico-Amministrativo) INVIO MATERIALE RICHIESTO (Tecnico) INVIO EVENTUALE FATTURA (Amministrativo) RIPRISTINO FUNZIONALITA’ APPARECCHIO E CHIUSURA INTERVENTO SU METIS (Tecnico) VALUTAZIONE CONGRUITA’ FATTURA-ORDINE (Direttore U.O.T..S.) REGISTRAZIONE FATTURA SU PROCEDURA OLIVETTI E SUA LIQUIDAZIONE (Amministrativo)

RAGIONERIA U.O.T.S. U.O. DITTA MANUTENTRICE POMC04: PROCEDURA OPERATIVA PER LA MANUTENZIONE CORRETTIVA DELLE APPARECCHIATURE ESEGUITA DA TECNICI DELLA DITTA PAMT01 Rev. 1 RAGIONERIA U.O.T.S. U.O. DITTA MANUTENTRICE VALUTAZIONE GUASTO/DANNO (Tecnico) L’APPARECCHIO E’ IN CONTRATTO FP? (Tecnico-Amministrativo) NO SI INVIO RICHIESTA INTERVENTO (Tecnico-Amministrativo) INVIO BUONO D’ORDINE PER RICHIESTA INTERVENTO (Tecnico-Amministrativo) VERIFICA L’IRREPARABILITA’ DELLO STRUMENTO IN CASO AFFERMATIVO AVVIA PROCEDURA POFU (FUORI USO) (Tecnico) NO IL GUASTO E RIPARABILE? (Tecnico) SI SPESA OLTRE UN VALORE MASSIMO INDICATO DALL’U.O.T.S? (Tecnico) INVIO PREVENTIVO (Tecnico DITTA) SI NO ACCETTAZIONE PREVENTIVO? (Tecnico) RIPARAZIONE APPARECCHIO E COMPILAZIONE BOLLA DI LAVORO (Tecnico DITTA) NO SI RICERCA ALTRI MANUTENTORI O AVVIO PROCEDURA POFU (FUORI USO) (Tecnico-Amministrativo) CONTROLLO FUNZIONALITA’ FIRMA RAPPORTO DI LAVORO INVIO COPIA VIA FAX AL LAM. (Operatore sanitario) CHIUSURA INTERVENTO NEL METIS ED ARCHIVIAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO (Tecnico) REGISTRAZIONE FATTURA SU PROCEDURA OLIVETTI E SUA LIQUIDAZIONE (Amministrativo) VALUTAZIONE CONGRUITA’ FATTURA-ORDINE (Amministrativo) INVIO EVENTUALE FATTURA (Amministrativo)

Le verifiche di sicurezza e funzionali E’ stato svolto un apposito modulo sulle Norme Cei 62.5 per la sicurezza delle apparecchiature elettromedicali ed i controlli funzionali secondo le CEI 62.xx. Queste attività rientrano tra le programmate: deve esistere un programma annuale redatto dall’ingegnere ed eseguito puntualmente. L’ Attività può essere svolta con risorse interne o essere contrattualizzata con ditte. L’esecuzione delle verifiche non è soggetta ad esclusiva del fabbricante o di soggetto da esso certificato. Lo stesso per quanto riguarda i controlli funzionali purchè si disponga della strumentazione necessaria e di adeguata formazione. Segue un modello di contrattazione per le verifiche di sicurezza

Il Fuori Uso Abbiamo già avuto modo di accennare più volte alle problematiche che portano al fine vita di una apparecchiatura. Il fuori uso è una procedura che somma la storia manutentiva con il coinvolgimento di più figure: l’ingegnere clinico, il medico utilizzatore, il fisico sanitario, il responsabile S.P.P. e la Direzione Sanitaria. Viene costituita una apposita commissione per la scelta finale di mettere fuori uso o meno una apparecchiatura. Esiste un algoritmo che ben sintetizza i diversi fattori concorrenti: Indice di Priorita’ di Sostituzione (IPS)

Piani di Sostituzione le apparecchiature per le quali non è più possibile un’adeguata manutenzione rappresentano un pericolo per la sicurezza ed al tempo stesso un pesante fardello economico. Molti sono i fattori che devono essere considerati per determinare il rinnovo delle apparecchiature : il numero dei guasti subiti dall’apparecchiatura la perdita delle caratteristiche di sicurezza con l’applicazione di nuove normative il giudizio del personale che la utilizza la disponibilità dei pezzi di ricambio ed il loro costo la disponibilità di assistenza tecnica i tempi di fermo macchina l’obsolescenza la riduzione dei tempi e degli errori nel caso di utilizzo di apparecchi più moderni L’indice di priorità delle sostituzioni (IPS) è ottenuto come media pesata di quattro voci: i servizi di supporto la funzione dell’apparecchiatura i rapporti costi-benefici efficacia clinica

Se IPS>=1.8 rinnovo urgente Se 1.4<= IPS<1.6 rinnovo consigliato Se 1.0<IPS<1.4 nuova valutazione dopo un anno Se IPS<=1.0 nessun rinnovo necessario La formula per la determinazione dell’indice IPS è la seguente : IPS= 0,4 * [X1+X2+X3+X4]+0.2*[X5]+ 0.2*[X6]+0.2*[X7] dove: cod val condizione X1 1 età app.>età funzionale della stessa tipologia di app. 0 età app<=età funzionale della stessa tipologia di app. X2 1 costo manut.negli ultimi 3 anni è>= 15% costo d’acquisto 0 costo manut.negli ultimi 3 anni è<= 15% costo d’acquisto X3 1 tempo complessivo di F.M. >=1.5 volte il tempo complessivo di tutte le app. della stessa tipologia 0 tempo complessivo di F.M. <=1.5 volte il tempo complessivo di tutte le app. della stessa tipologia X4 1 non esistono più parti di ricambio 0 esistono ancora parti di ricambio X5 4 app. di supporto alla vita 3 dispositivo terapeutico 2 dispositivo diagnostico 1 dispositivo di supporto X6 1 aumento delle prestazioni stesso costo o diminuzioni costo stesso numero di prestazioni con app. sostitutivo X7 0 a5 efficacia clinica

POFU: PROCEDURA OPERATIVA PER IL FUORI USO DELLE APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI PAMT01 Rev. 1 U.O. U.O.T.S. FS RAGIONERIA PROPONE DISMISSIONE DELL’APPARECCHIO PER MOTIVI CLINICO-FUNZIONALI (Direttore U.O.) PROPONE DISMISSIONE DELL’APPARECCHIO PER MOTIVI TECNICO-IMPIANTISTICI O ECONOMICI (Direttore U.O.T.S..) (PER APPARECCHIATURE RADIOLOGICHE) PROPONE DISMISSIONE DELL’APPARECCHIO PER MOTIVI TECNICO-FUNZIONALI E DI SICUREZZA (RADIOPROTEZIONE) (Esperto Qualificato) L’APPARECCHIO ELETTROMEDICALE E’ DISMESSO? (Commissione di Valutazione) SI NO CONSEGNA ALL’U.O. SANITARIA, AL PROPONENTE IL FUORI USO E ALL’UFFICIO PATRIMONIO LA DICHIARAZIONE DI DISMISSIONE DEL BENE PRELEVA L’APPARECCHIO DALL’U.O. PER EVITARNE UN USO IMPROPRIO E LO CONSEGNA AL MAGAZZINO PER LA DEFINITIVA ROTTAMAZIONE E SMALTIMENTO (Tecnico-Amministrativo) CONSEGNA AL PROPONENTE IL FUORI USO LA RELAZIONE IN MERITO ALLE CAUSE DI NON ACCETTAZIONE DELLA RICHIESTA DI DISMISSIONE L’APPARECCHIO E’ LASCIATO IN REPARTO PER ESSERE UTILIZZATO (Tecnico-Amministrativo) AGGIORNAMENTO DEL LIBRO DEI CESPITI SU PROCEDURA OLIVETTI (Amministrativo) AGGIORNAMENTO DEL PIANO DEI CONTROLLI DI QUALITA’ (Esperto Qualificato) AGGIORNAMENTO DEL PIANO DI AP, DELL’INVENTARIO E DEI CONTRATTI DI MANUTENZIONE SU SOFTWARE METIS (Tecnico-Amministrativo)

Il Libro macchina Tutti i processi descritti dal Collaudo al fuori Uso sono contenuti nel libro macchina previsto obbligatoriamente dalla procedura di accreditamento: requisiti tecnologici generali. Segue modello.

LIBRO MACCHINA DA WEB REPARTI Il reparto può visualizzare il Libro Macchina di tutti i beni di sua competenza. Il Libro Macchina contiene le informazioni relative a: - Inventario e Movimenti - Collaudo - Interventi di MC - MP/VS/CQ: Attività Pianificate ed Eseguite - Contratti di Manutenzione - Manuale d’uso in formato elettronico

LIBRO MACCHINA: DATI INVENTARIALI E COLLAUDO

LIBRO MACCHINA: MC

LIBRO MACCHINA: MP ESEGUITE PIANO NON REGISTRATO

Monitoraggio e controllo Torniamo con questo concetto all’inizio del corso e cioè la indispensabile presenza di un software che oltre a costituire una strada da seguire per tutte le fasi descritte consenta con la mole dei dati archiviati di compiere interrogazioni, elaborare statistiche che costituiscono una fonte di informazioni indispensabile al governo delle tecnologie sanitaria sotto tutti i profili che il corso ha trattato. Esempi di STATISTICHE da software Metis

Osservatori Sono oggi strumenti indispensabili per la programmazione e la gestione appropriata ed economica delle tecnologie. Vi sono Osservatori a livello nazionale che mediante il repertorio e la codifica CND, monitorizzano i costi delle tecnologie e più in generale dei dispositivi medici in relazione alla funzione svolta; L’autorità di vigilanza sui pubblici contratti e la CONSIP monitorizzano i costi di beni e servizi Osservatorio delle Tecnologie Sanitarie: Vi è stato per alcune regioni collegato al CIVAB e per la Regione Toscana è stato sviluppato dal Consorzio Metis. L’importanza di questi due strumenti sta nelle relazionare il patrimonio in tecnologia con il processo manutentivo sia sotto l’aspetto economico che tecnico.

Osservatorio Regione Toscana- Consorzio Metis OSSERVATORIO ACQUISTI SCOPO: CONSENTIRE L’ARCHIVIAZIONE, L’ACCESSO E L’ANALISI DELLE INFORMAZIONI RIGUARDANTI L’ACQUISTO DI NUOVE TECNOLOGIE OSSERVATORIO MANUTENZIONI SCOPO: CONSENTIRE L’ARCHIVIAZIONE, L’ACCESSO E L’ANALISI DELLE INFORMAZIONI RIPORTATE NEI CONTRATTI DI MANUTENZIONE DI APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI E LORO ACCESSORI Uno strumento di lavoro nella fase di negoziazione dei contratti Un momento di confronto tra Aziende Un momento di riflessione interno a ciascuna Azienda

OSSERVATORIO PREZZI ACQUISTO – INSERIMENTO DATI Le schermate web dell’osservatorio acquisti

OSSERVATORIO PREZZI ACQUISTO – RICERCA DATI Dettaglio costi di acquisto defibrillatori di diverse ditte dell’ASL 12 di Viareggio

OSSERVATORIO PREZZI ACQUISTO – RICERCA AVANZATA Costi di acquisiti relativi al Produttore GE Medical Systems per diverse classi di apparecchiature.

OSSERVATORIO PREZZI MANUTENZIONI – INSERIMENTO Lista Contratti di Manutenzione inseriti relativi all’anno 2008: elenco campi fondamentali: Azienda Ditta Oggetto Validità AZIENDA DITTA OGGETTO VALIDITA’

OSSERVATORIO PREZZI MANUTENZIONI – APPARECCHI Esempio di contratto di Manutenzione ditta ABBOTT SPA ELENCO APPARECCHI

OSSERVATORIO PREZZI MANUTENZIONI – APPARECCHI (I) Dettaglio Apparecchi IDENTIFICAZIONE APPARECCHIO INFORMAZIONI ECONOMICHE

ELENCO MAGGIORI MANUTENTORI REGIONE TOSCANA 2005

ELENCO MAGGIORI MANUTENTORI REGIONE TOSCANA 2005

VALUTAZIONI SU CLASSI SIGNIFICATIVE * * SU UN TOTALE DI CLASSI PRESENTI NELL’OSSERVATORIO DI 575 SU 852 CIVAB.

INCIDENZA PERCENTUALE DELLE CLASSI SIGNIFICATIVE SULL’IMPORTO TOTALE 2005