FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-1 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2.6 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2.6 Caratteristiche del lavoro dufficio Modellizzazione delle attività dufficio Tassonomia di Panko Lautomazione dufficio ed il lavoro manageriale Modellizzazione di Mintzberg Fattori che condizionano la progettazione

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-2 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Analizziamo ora i risultati della ricerca menzionata, finalizzata a costituire una base empirica per definire il contributo dellOA al lavoro manageriale L'OA viene considerata in questa ricerca come mezzo di comunicazione delle informazioni per prendere le decisioni e quindi orientato ai flussi di informazioni, il processo e la presentazione delle informazioni compete ai DSS In questa caso l'OA non si sovrappone ma diviene complementare ai DSS Possiamo dire in sintesi che questa visione non sminuisce l'OA, ma concentra l'attenzione su ciò che l'OA può catturare e che sfugge all'EDP tradizionale, ai MIS ed ai DSS

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-3 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Due grandi limiti di molte applicazioni di OA viste come strumenti di comunicazione: l sono concentrate sui flussi informativi interni anziché su quelli di ambiente (più importanti per i manager) l le informazioni sono codificate e trasmesse in forma scritta, mentre i manager preferiscono le comunicazioni per voce e dirette La ricerca è focalizzata quindi sui flussi informativi per le decisioni e sui manager quali utenti Per quanto riguarda le informazioni vengono analizzate le caratteristiche relative a: l dove sono originate l quale forma prendono l quanto sono usate

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-4 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Per quanto riguarda i manager lo schema è costituito su nove dei dieci ruoli manageriali proposti da H.Mintzberg Ciascun flusso identificativo dello schema viene analizzato in termini di criticità e strumenti preferibili, per concentrare l'attenzione sui punti importanti, ed intendere correttamente i possibili ruoli dell'OA La ricerca ha riguardato i flussi informativi provenienti dalle 5 fonti a 5 manager per 2 settimane Ciascun flusso è stato registrato per: l provenienza, l forma di trasmissione, l ruolo decisionale al quale si applica, l valore attribuitogli dal manager al momento del ricevimento

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-5 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Flussi di informazioni e ruoli manageriali

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-6 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Sintesi dei risultati della ricerca Contrariamente a mitizzazioni diffuse pesano poco i sistemi basati su computer, sono importanti ma sono solo una delle numerose basi, i loro dati giungono al manager attraverso altre persone Le applicazioni di OA possono sostituire o rafforzare le comunicazioni tradizionali

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-7 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Sintesi dei risultati della ricerca l'OA esprime il proprio potenziale verso il supporto manageriale in dipendenza di sorgenti, preferenze di media, ruoli decisionali In considerazione del tipo di utilizzo delle informazioni da parte del manager nel prendere decisioni non bisogna concentrarsi troppo sui risparmi di tempo nell'ottenere le informazioni quanto piuttosto sul valore delle informazioni ottenute

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-8 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Sintesi dei risultati della ricerca Lo schema di rilevazione riduce problemi ed errori grossolani, ma ogni manager è un manager ed ha preferenze proprie per un particolare mix di media per le proprie informazioni Vi è una relazione tra applicazioni di OA e media di comunicazione in dipendenza del ruolo modellizzato del manager

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-9 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Relazioni tra applicazioni di OA e media di comunicazione in dipendenza del ruolo manageriale

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-10 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Cosa fare quindi con l'OA per i manager, i ruoli visti? Intelligenza, fortuna, coraggio, doti tipiche del manager, vanno integrate con la tecnologia, per ottenere efficienza ed efficacia: la tecnologia non sostituisce, è in più, moltiplica la potenzialità delle persone Vi sono due strade che vanno percorse in parallelo: lo studio del lavoro manageriale e la riprogettazione del sistema informativo

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-11 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Per quanto riguarda lo studio del lavoro manageriale il tema centrale è il "loop manageriale I manager sono sempre occupati non hanno tempo per "organizzarsi lavorano in modo inefficiente sono sempre occupati non hanno tempo per "organizzarsi lavorano in modo inefficiente sono sempre occupati non hanno tempo per "organizzarsi lavorano in modo inefficiente sono sempre occupati non hanno tempo per "organizzarsi lavorano in modo inefficiente

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-12 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Per la soluzione del loop manageriale Mintzberg propone un approccio che contempla le attività della figura del management scientists Scientific management di Taylor, industrial engineering, sviluppo dei calcolatori e delle ricerca operativa hanno portato a procedure scientifiche sino a mansioni specialistiche di medio livello I management scientists devono occuparsi del lavoro manageriale: sono tutti coloro che in posizione di staff (ricerca operativa, analisi dei sistemi, progettazione di sistemi informativi) hanno il compito di portare i risultati della ricerca e delle tecniche nei processi organizzativi

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-13 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Per quanto riguarda la riprogettazione del sistema informativo, sono tre le aree di principale intervento: l il monitoraggio l la memorizzazione l la diffusione delle informazioni

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-14 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Il monitoraggio l I sistemi informativi formalizzati in EDP forniscono informazioni interne, storiche, aggregate, il manager ricerca informazioni vive, specifiche, immediate l Perciò il manager si costruisce la sua rete di monitoraggio che però è spesso troppo grezza ed inattendibile Il progettista di sistemi informativi deve costruire un sistema di monitoraggio formalizzato che integri quello esclusivo del manager

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-15 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione La memorizzazione e la diffusione l Le informazioni raccolte dal manager sono in gran parte nel suo cervello con alti rischi di cattiva utilizzazione (es. non diffusione per mancanza di tempo) Occorre che le informazioni confluiscano periodicamente nell'archivio ufficiale: la memorizzazione documentata diventa la base per una diffusione completa, tempestiva e sicura

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-16 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Il sistema informativo automatizzato deve consentire il decentramento di alcune attività svolte dai manager verso le figure dei pianificatori, per supportare i processi: l la ricerca di opportunità e minacce l svolgere analisi costi/benefici l costruire dei modelli l preparare piani per eventi ad alto rischio e bassa probabilità l il controllo dei progetti, lasciando al manager la soluzione delle eccezioni l preparare piani strategici flessibili anche se non perfetti formalmente

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-17 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Questa analisi può essere conclusa con alcune osservazioni: l i lavori dei manager sono sostanzialmente simili, modellizzati da 10 ruoli e 6 caratteristiche di lavoro l gran parte delle attività sono variabili e non programmate, ma non tutte le attività manageriali lo sono per definizione l il manager è un generalista rispetto alle funzioni ma uno specialista in quanto manager l gran parte del potere dei manager deriva dalle informazioni

FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-18 Caratteristiche e modellizzazione... Fattori che condizionano la progettazione Si rileva infine un fatto determinante per la buona riuscita degli interventi di automazione delle attività d'ufficio La costruzione di un sistema di monitoraggio del "sistema ufficio", di produzione delle informazioni per le decisioni, stabile e formalizzato, di supporto alle attività del manager