Il project management Marcella Mulazzani Appunti delle lezioni di: Dipartimento di Scienze Aziendali Facoltà di Economia di Firenze Marcella Mulazzani

es. capostipite progetto Polaris Marina USA PROBLEMA INNOVAZIONE CAMBIAMENTO es. capostipite progetto Polaris Marina USA progetto Apollo NASA Marcella Mulazzani

Una definizione Il project è un’idea, un budget, un calendario - Iniziative originali trasversali - Risorse – risultati – tempi determinati Marcella Mulazzani

PROGETTO Problema Obiettivi Campo intervento Committente Ipotesi soluzioni Fattibilità Risorse necessarie disponibili Formalizzazione progetto sottoprogetti Realizzazione Marcella Mulazzani

COSA SI DEVE FARE? DA CHI? CON CHE COSA? QUANDO? COME? A QUALE COSTO? Marcella Mulazzani

COMPITI DEL PROJECT MANAGER PUBBLICO Definire il problema che deve essere risolto Definire la fattibilità del progetto Definire tempi, fasi e modalità di realizzazione del progetto Individuare le risorse necessarie e disponibili per la realizzazione del progetto Negoziare con la committenza e gli attori del progetto obiettivi e modalità di realizzazione dello stesso Marcella Mulazzani

COMPITI DEL PROJECT MANAGER PUBBLICO Coordinare le attività del gruppo di progetto Informare gli attori del progetto sullo stato di avanzamento Prendere le decisioni opportune in modo che gli obiettivi del progetto siano realizzati Negoziare le risorse necessarie allo sviluppo del progetto Controllare la realizzazione del progetto Marcella Mulazzani

Nota I compiti precedentemente elencati non sono generalmente assicurati da una sola persona, ma sono svolti dai project manager (di solito due o tre) che gestiscono il progetto Marcella Mulazzani

LE RESPONSABILITA’ DEL PROJECT LEADER Conseguire gli obiettivi finali ed intermedi del progetto concordati con la committenza Realizzare il progetto rispettando tempi e costi definiti in sede di studio preliminare di fattibilità Coinvolgere i componenti del gruppo di progetto, gli utenti, gli altri attori interessati Utilizzare al meglio le risorse umane, strumentali e finanziarie messe a disposizione dall’ente Avvertire la committenza se appaiono non rispettabili gli obiettivi, i tempi e i costi del progetto Raccomandare la cessazione del progetto se gli obiettivi non possono essere realizzati, formulare nuove ipotesi o modifiche del progetto Marcella Mulazzani

LE REGOLE DEL GIOCO PER UN PROGETTO Tutte le decisioni inerenti il progetto fanno capo al project leader, in particolare: Il project leader indica il gruppo di progetto e decide sulla sua composizione per tutta la durata del progetto; Il project leader ha il diritto di risolvere tutte le forme di conflitto che possono mettere in pericolo la vita del progetto; Il project leader può promuovere miglioramenti tecnici e organizzativi utili allo sviluppo del progetto Marcella Mulazzani

LE REGOLE DEL GIOCO PER UN PROGETTO Il project leader ha il diritto di negoziare risorse con tutte le unità operative per convogliarle sul progetto Il project leader partecipa a tutti i momenti decisionali che possono influire alla vita del progetto Il project leader decide in merito alle consulenze o supporti tecnici necessari al progetto Il project leader ha piena autonomia rispetto alla programmazione operativa del progetto Amministra il budget di spesa e determina le scadenza Marcella Mulazzani

ABILITA’ DEL PROJECT MANAGER I project manager assolvono i loro compiti avvalendosi di specifiche competenze, in particolare devono essere dotati di abilità: tecniche: conoscenze di base delle diverse discipline interessate alla realizzazione del progetto; gestionali: conoscenze di programmazione e controllo, confidenza con i sistemi informatici; relazionali: capacità di negoziare, esperienza di gestione dei conflitti, capacità di coordinamento e di leadership, capacità di conduzione di gruppi di lavoro; soluzione dei problemi Marcella Mulazzani

PROCESSO DI STUDIO E REALIZZAZIONE DI UN PROGETTO DECISIONI (per passare alla fase successiva) FASI TEMPORALI FORMULAZIONE DEL PROBLEMA (definizione obiettivi, campo di intervento, individuazione committenza) STUDIO PRELIMINARE DI FATTIBILITA’ (ipotesi di soluzione, condizioni e risorse necessarie, progetto prototipo PROGRAMMAZIONE OPERATIVA (formalizzazione progetto, identificazione sottoprogetti e attività REALIZZAZIONE messa all’ORDINE DEL GIORNO del problema a livello decisorio AVVIO del progetto (incarico da parte dell’organo competente) DELIBERAZIONE E PROGRAMMAZIONE (attribuzione ruoli operativi) STATI DI AVANZAMENTO VARIANTI (approvazione) RILASCIO (collaudo e passaggio in esercizio del progetto) Marcella Mulazzani

ATTIVITA’ TRASVERSALI: CONTROLLO E NEGOZIAZIONE L’attività di controllo comprende sia il monitoraggio dei tempi e delle scadenze stabilite per le varie attività, sia l’attività di continua verifica degli obiettivi del progetto, sia la valutazione dei risultati e delle prestazioni dei soggetti coinvolti. L’attività di negoziazione riguarda la gestione dei rapporti con la committenza esterna, con la committenza interna o con la direzione dell’ente, coi componenti il gruppo di progetto Marcella Mulazzani

a) FORMULAZIONE DEL PROBLEMA Sommario-tipo di una nota di presentazione dell’ipotesi preliminare di intervento: 0. TITOLO OGGETTO (definizione del problema) Esiste un problema? Quale? Delimitazione del campo di intervento Obiettivo/i e finalità Obiettivi intermedi (strumentali) Priorità Risorse umane, finanziarie e tecniche da attivare Quali conseguenze se non si interviene, se si interviene… ……. Marcella Mulazzani

FORMULAZIONE DEL PROBLEMA (segue) 2. SOGGETTI (individuazione della committenza/e) (attori o destinatari) Destinatari finali (utenti e utilizzatori del progetto Strutture e figura/e dell’ente da coinvolgere prioritariamente Risorse umane da attivare (operatori coinvolti e operatori interessati) Committenza interna Committenza esterna Marcella Mulazzani

b) STUDIO PRELIMINARE E DI FATTIBILITA’ Committenza Obiettivi dello studio Rilevazione e diagnosi della situazione organizzativa Ipotesi di soluzione Risorse per il progetto Fattibilità tecnica Valutazioni di convenienza Marcella Mulazzani

Gli obiettivi sono stati esplicitati? DOMANDE DI CONTROLLO PER INQUADRARE LO STUDIO DI FATTIBILITA’ DI UN PROGETTO Gli obiettivi sono stati esplicitati? Quali risultati si vogliono raggiungere? Qual è l’obiettivo finale? Quali sono gli obiettivi intermedi? Chi richiede e/o promuove l’intervento che è stato individuato? A chi è destinato lo studio? Le motivazioni (legge, efficienza, efficacia, ecc.) sono state evidenziate? Marcella Mulazzani

c) FORMALIZZAZIONE DELLA DECISIONE DI FARE IL PROGETTO L’atto di approvazione del progetto è di solito formato da una delibera che sintetizza e riporta in allegato lo studio di fattibilità, e/o la programmazione operativa del progetto. Esso serve a due scopi: mettere il capo progetto nelle condizioni di disporre dei “poteri” decisionali necessari per la realizzazione del progetto; comunicare all’interno ed all’esterno dell’organizzazione la decisione del progetto (un’idea, un budget, un calendario) Marcella Mulazzani

ELEMENTI FONDAMENTALI DELLA DELIBERA DI UN PROGETTO: Richiamo della normativa esterna e interna di riferimento; Sintesi delle esigenze a cui risponde il progetto; Indicazione dei risultati intermedi e finali attesi; Determinazione delle risorse dedicate; Indicazione dei tempi e della data di consegna; Indicazione del capo progetto, del gruppo di progetto, delle modalità di controllo e di resa dei conti alla committenza; Esplicita approvazione dello studio di fattibilità allegato alla deliberazione delega al capo progetto di procedere alla pianificazione operativa. Marcella Mulazzani

S.A.R.P. La strutturazione delle attività e delle responsabilità per progetto La strutturazione del progetto consiste in una scomposizione dello stesso nelle sue parti fondamentali attraverso: l’identificazione dei compiti e delle responsabilità specifiche; l’identificazione delle interfacce e degli eventi che costituiscono i punti intermedi di controllo. Marcella Mulazzani

La “Strutturazione delle Attività e delle Responsabilità del Progetto” (S.A.R.P.) è utilizzata per la pianificazione dei progetti innovativi “interni” aventi un diretto impatto sull’organizzazione. La S.A.R.P. è definita come la rappresentazione grafica della scomposizione logica in moduli e sottomoduli elementari del progetto, previa analisi, fase per fase, delle attività necessarie che vengono organizzate con criteri di gerarchica ed integrazione rispetto agli obiettivi ed ai sotto-obiettivi. Per ciascuna fase e attività viene inoltre indicato, con riferimento a che cosa deve essere fatto, chi deve agire, cioè i ruoli di responsabilità Marcella Mulazzani

La realizzazione dipende da d) REALIZZAZIONE La realizzazione dipende da Problemi tecnici Alcune realizzazioni devono essere necessariamente realizzate prima di altre, per motivi tecnici; Precedenze logiche Alcune applicazioni richiedono come pre-requisito il buon funzionamento di altre; Scadenze particolari Cambio della committenza, elezioni, ecc.; Attesa per il nuovo progetto e certezza delle risorse Esistenza di una effettiva esigenza (convenienza e gioco degli attori interessati). Marcella Mulazzani

RAPPORTO FINALE DI PROGETTO Titolo/Cantiere/Gruppo di progetto Presentazione (contesto ambientale e sintesi del progetto) Gli obiettivi (incisività del cambiamento proposto) La committenza Le strutture ed i soggetti coinvolti (aree dell’organizzazione interessate) Le attività previste/realizzate e le risorse utilizzate Le criticità e i punti di forza (fattori di successo e di blocco) ALLEGATI TECNICI Marcella Mulazzani