Il regolamento di organizzazione del lavoro, degli uffici e dei servizi Laboratorio di eGovernment – Università del Salento Agenzia delle Autonomie Locali della Provincia di Lecce Lecce, 1 febbraio 2010 Relatore: Prof. Donato A. Limone, ordinario di Informatica giuridica e docente di Scienza dellamministrazione

La regolazione organizzativa Il regolamento di organizzazione detta norme in materia di: Sistema documentale Sistema procedimentale Il piano di comunicazione Il sito informatico istituzionale La sicurezza dei dati, dei documenti e dei procedimenti

Las regolazione organizzativa (segue) Il monitoraggio del sistema organizzativo Il sistema di valutazione delle risorse umane Il piano di formazione Il piano di customer satisfaction

Come costruire il regolamento In base ai principi stabiliti nella normativa vigente In base ad alcuni elementi fondamentali che devono caratterizzare una organizzazione del lavoro di una amministrazione moderna, finalizzata allutenza, e che opera in modalità digitale

Riferimenti normativi di base Statuto Legge 241/90 Legge 150/2000 Dlgs 267/2000 Dlgs 165/2001 Dlgs 196/2003 Dlgs 82/2005 Dlgs 150/2009

Principi generali PRINCIPI GENERALI

Un comune per la comunità locale Il comune è lente locale che rappresenta la comunità locale, ne cura gli interessi e supporta lo sviluppo della stessa comunità E il punto di avvio di una regolamentazione dellazione amministrativa e della burocrazia locale Fuori da questo contesto la regolazione non è legittima e non è efficace in quanto non finalizzata correttamente

Un comune per i cittadini Un comune si occupa della comunità locale: che è linsieme di soggetti, interessi, risorse che opera in un determinato ambito territoriale I soggetti sono tutti coloro che risiedono ed operano nella comunità locale; gli interessi sono quelli relativi ai soggetti della comunità; le risorse sono tutte quelle di tipo sociale, culturale, economico, produttivo e territoriale Un comune per i cittadini organizza i propri uffici e servizi per erogare servizi finalizzati a risolvere i problemi dei cittadini

Un comune per il sistema socio- economico-territoriale Un comune si occupa dello sviluppo socio- economico e produttivo del territorio di propria competenza In tal senso opera in collegamento con la provincia, la Regione, lo Stato Lorganizzazione di lavoro e burocratica del comune deve essere finalizzata e strutturata a supportare questo sviluppo

Un regolamento per la comunità locale Il primo articolo di un regolamento di organizzazione deve quindi riprendere la definizione dellart. 3 del testo unico delle autonomie locali e su questo basare lazione amministrativa, lorganizzazione del lavoro, il sistema documentale, il sistema procedimentale,lamministrazione digitale, il modello di organizzazione degli uffici

Una amministrazione di qualità E quella amministrazione che posizionando lutenza al centro della propria attività rileva i bisogni della utenza, eroga servizi in relazione ai bisogni, opera considerando i costi/prestazioni in una condizione di totale trasparenza (i cittadini devono sapere – è un diritto – non solo cosa le amministrazioni fanno ma come lo fanno)

Una amministrazione trasparente Una amministrazione che ha definito liter delle proprie attività e i prodotti amministrativi/servizi che eroga e li pubblica sul sito informatico istituzionale dellente Una amministrazione che quindi conosce formalmente e concretamente se stessa(il socratismo burocratico),cosa fa, come opera, cosa offre ai cittadini e con quali costi e livelli di qualità La trasparenza non è solo un elemento intrinseco dellazione amministrativa (stabilito da leggi) ma un paradigma fondamentale della moderna burocrazia Centralità del cittadino, qualità, trasparenza: i tre paradigmi fondamentali, necessari ed indispensabili per organizzare una moderna amministrazione

La customer satisfaction La soddisfazione dellutenza, del cliente, del cittadino non costituisce un intervento una tantum ma è elemento costitutivo della qualità dellazione amministrativa e quindi lo strumento permanente e sistematico per verificare se gli interessi della comunità locale sono stati non solo bene rilevati ma anche adeguatamente soddisfatti

Altri criteri dellazione amministrativa Efficacia Economicità Pubblicità Trasparenza Semplificazione e razionalizzazione delle attività amministrative Erogazione dei servizi nei tempi stabiliti Responsabilità individuale dei servizi Accesso agli atti

Il sistema documentale IL SISTEMA DOCUMENTALE

Il sistema documentale ed il patrimonio dei dati pubblici Lorganizzazione burocratica opera tramite dati e documenti e attraverso procedimenti, procedure, processi amministrativi definiti dal legislatore o dal dirigente/apicale E necessario stabilire alcune regole di base sul patrimonio dei dati e documentale dellamministrazione La regolamentazione attuale si occupa (e male ) di procedimenti ma non di dati/documenti Il dato pubblico deve essere formato sulla base del principio della dematerializzazione

Il dato pubblico: caratteristiche Il dato pubblico è quellinsieme di dati/documenti che sono necessari allazione amministrativa e che sono formati sia dalla stessa amministrazione sia da soggetti esterni (privati o altre pubbliche amministrazioni) che entrano in rapporto con lamministrazione per esigenze diverse Il dato pubblico sarà sempre piu caratterizzato dallessere un dato digitale cioè formato in modalità digitale ma anche conservato, trasmesso, gestito nella stessa modalità

Il dato pubblico digitale:caratteristiche Il dato pubblico è formato dalle PA in modalità digitale, esso è valido a tutti gli effetti di legge ed originale (art. 22, comma 1, Codice Amministrazione Digitale) Il dato pubblico digitale(come i dati non digitali) deve essere (art. 50 e ss. Codice Amministrazione Digitale): Disponibile;Accessibile;Fruibile;Aggiornato ;Completo;Affidabile;Sicuro;

Cosa regolamentare il sistema dei dati pubblici La titolarità del dato è di chi lo ha prodotto La responsabilità del dato è del dirigente/apicale Il dirigente/apicale è responsabile della completezza, dellaffidabilità, dellaggiornamento, della sicurezza del dato Il dirigente/apicale è responsabile dellaggiornamento del sito informatico per le informazioni di propria competenza

Il sistema dei dati pubblici, (segue) Il protocollo informatico costituisce un insieme unico con larchivio comunale digitale I documenti in entrata in modalità digitale sono trattati come tali e quelli in modalità cartacea sono trasformati in digitale secondo le norme tecniche vigenti Il dirigente/apicale definisce e valida la modulistica di propria competenza

Il Sistema procedimentale IL SISTEMA PROCEDIMENTALE

Il sistema procedimentale Il sistema è costituito da dati/documenti, fasi, modulistica, pareri, provvedimenti, regole per rispondere alle istanze presentate dai cittadini o da altri uffici o amministrazioni Il sistema procedimentale viene definito in tutte le sue fasi ed attività dal dirigente/apicale per le proprie competenze dellunità organizzativa di riferimento

Il sistema procedimentale (segue) I procedimenti sono resi pubblici e trasparenti nel loro iter sul sito dellente I procedimenti sono sottoposti a periodico monitoraggio anche per interventi di semplificazioni e razionalizzazione I procedimenti sono definiti in relazione alle norme di riferimento, alla qualità ed ai costi di formazione e di gestione

Il sistema procedimentale(segue) Il sistema procedimentale è formato e gestito in modalità digitale, in via eccezionale in modalità manuale e cartacea Il sistema procedimentale è accessibile telematicamente secondo regole stabilite dal dirigente/apicale di competenza

La comunicazione istituzionale IL PIANO DI COMUNICAZIONE

Il piano di comunicazione Deve essere strutturato su indicazioni degli Organi da parte dei dirigenti/apicali e deve essere finalizzato a comunicare ai cittadini in modo semplice, completo, affidabile, permanente come lamministrazione sta operando, con quali risultati; quali sono i servizi accessibili e come; a che punto è il piano di trasparenza verso i cittadini Il piano di avvale di tutti i media e delle relative professionalità

IL SITO INFORMATICO ISTITUZIONALE

Il sito: principi per la formazione e la gestione Accessibilità per tutti Chiarezza e completezza dei contenuti Validità ed affidabilità dei contenuti Pubblicità di tutta lazione dellamministrazione e pubblicazione a fini legali di tutti gli atti (albo pretorio) Organizzazione completa e dettagliata delle strutture amministrative e dei servizi

Il sito Pubblicità e trasparenza di tutto il sistema procedimentale Pubblicità ed utilizzabilità della modulistica per le istanze e i servizi Pubblicità e trasparenza del sistema di valutazione delle risorse umane e dei premi Pubblicità e trasparenza degli incarichi

Il sito Pubblicazione di tutte le norme relative ai singoli procedimenti Pubblicazione dei contratti e degli appalti pubblici Pubblicazione di carte di servizi Pubblicazione degli esiti di valutazioni di customer satisfaction Pubblicazione del bilancio dellente e del bilancio sociale

Lorganizzazione del lavoro dufficio LORGANIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO

Lorganizzazione del lavoro Lorganizzazione del lavoro dufficio supporta lorganizzazione generale dellente nel rispetto dei principi e dei criteri che sono stati definiti precedentemente Il dirigente è responsabile della organizzazione del lavoro del proprio settore di competenza e della produttività complessiva ed individuale dei proprio dipendenti

Lorganizzazione del lavoro Il dipendente opera allinterno della propria unità organizzativa secondo gli obiettivi assegnati e con le risorse e le procedure necessarie a raggiungere tali obiettivi Il dipendente partecipa alla gestione delle attività e alla erogazione dei servizi in modalità digitale

Lorganizzazione del lavoro Il dipendente deve essere formato sistematicamente e permanentemente su tutte le tematiche di base dellente e su quelle specifiche di propria competenza Il dipendente deve operare nellambito di una logistica adeguata e secondo i criteri della ergonomia piu avanzata

La sicurezza dei dati, dei procedimenti, degli archivi LA SICUREZZA DEI DATI, DEI DOCUMENTI, DEGLI ARCHIVI, DEI PROCEDIMENTI

La sicurezza del patrimonio informativo dellente Il patrimonio informativo dellente deve essere tenuto in sicurezza (sia su supporto cartaceo sia su supporto digitale) nel rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali sia per il valore economico del patrimonio stesso I dati digitali devono essere tenuti in sicurezza

Il monitoraggio del sistema organizzativo IL SISTEMA DI MONITORAGGIO ORGANIZZATIVO

Il monitoraggio del sistema organizzativo Tutto il sistema organizzativo dellente e lorganizzazione del lavoro devono essere sottoposti a monitoraggio in modo sistematico e periodico (almeno trimestrale) Il responsabile del monitoraggio del proprio settore è il dirigente che deve rilasciare una relazione annuale sullassetto strutturale e funzionale dellente

Il monitoraggio: la revisione organizzativa Il monitoraggio puo dare luogo ad interventi generali o settoriali di revisione organizzativa Gli interventi sono effettuati dal dirigente di settore Il sindaco e gli assessori sono informati delle revisioni come i sindacati oltre che i dipendenti

Le risorse umane LE RISORSE UMANE

Le risorse umane Le risorse umane sono necessarie ed indispensabili in una organizzazione Le risorse vanno a costituire un insieme definito organico che viene strutturato per le finalità dellente e delle azioni amministrative Le risorse sono programmate, gestite e distribuite nei settori e nelle unità organizzative dellente in ragione dei programmi, degli obiettivi, del PEG

Le risorse umane Le risorse umane sono formate tramite un piano di formazione che deve garantire una formazione sistematica e permanente Le risorse umane devono essere programmate, selezionate, gestite secondo profili professionali e competenze in linea con i programmi dellente Necessità di una revisione sistematica dei profili professionali per renderli il piu aderenti possibile alle finalità dellente

Il sistema di valutazione delle risorse umane IL SISTEMA DI VALUTAZIONE DELLE RISORSE UMANE

Il sistema di valutazione delle risorse umane Il sistema della valutazione delle risorse umane si basa sui principi, gli obiettivi e sul ciclo di valutazione stabilito dallordinamento vigente Lente pubblica sul sito informatico istituzionale il piano degli obiettivi, i risultati ottenuti e la valutazione delle risorse umane Il sistema di valutazione deve supportare un sistema premiante basato sul merito

La formazione IL PIANO DI FORMAZIONE

La formazione La formazione delle risorse umane deve garantire un continuo aggiornamento per una migliore professionalità sul lavoro e per una azione amministrativa di qualità Lamministrazione deve formare tutti i dipendenti anche in modalità telematica al fine di non creare un divario formativo che porta ad un divario operativo e quindi anche di carriera Lamministrazione deve approvare ogni anno un piano di formazione strutturato secondo le direttive emanate dalla Funzione Pubblica

Struttura del piano di formazione Lamministrazione deve approvare ogni anno un piano di formazione strutturato secondo le direttive vigente e per soddisfare i bisogni formativi individuali e quelli relativi alla crescita di settori e servizi amministrativi

Le risorse finanziarie LE RISORSE FINANZIARIE

Le risorse finanziarie Le risorse finanziarie sono programmate, gestite, formate, utilizzate per lattuazione delle finalità generali dellente, del programma degli Organi e degli obiettivi e piani dei singoli settori/uffici Le risorse finanziarie possono essere formate, programmate, gestite al meglio se utilizzate nellambito di una moderna e funzionale organizzazione

Le risorse finanziarie Le risorse finanziarie devono essere formate e gestite nel rispetto del principio del rapporto costi/prestazioni e della qualità della spesa ed in ragione dei servizi da rendere ai cittadini Tutti i settori devono operare nel rispetto dei principi sopra indicati I dirigenti sono responsabili della spesa e dei costi relativi ai propri programmi e settori

La risorse finanziarie Le risorse finanziarie costituiscono quindi un sistema che deve essere gestito in modo digitale per essere integrato, trasparente, funzionale, efficace I dirigenti utilizzano sistemi di contabilità analitica per la gestione del proprio sottosistema contabile e finanziario Lente adotta la logica e la struttura del PEG, dettagliato e particolarmente finalizzato a gestire e valutare aspetti amministrativi e gestionali e di servizio

Le risorse strumentali LE RISORSE STRUMENTALI

La risorse strumentali La risorse strumentali dellente sono finalizzate a supportare la programmazione e la gestione dei servizi e delle attività Tali risorse devono essere programmate e monitorate periodicamente per garantire gli standards di servizio In particolare le tecnologie digitali costituiscono la struttura portante dellamministrazione digitale