Costruzione e gestione delle collezioni Crescita delle collezioni fulcro centrale di tutto il processo informativo che si attua in una biblioteca, ma è essenziale che sia una crescita qualitativa.

Costruzione e gestione delle collezioni Attraverso le procedure legate all’incremento delle raccolte di realizza la quinta legge di Ranganathan: “La biblioteca è un organismo che cresce”

Costruzione e gestione delle collezioni Le raccolte sono la “scatola nera” o il “DNA” della biblioteca, in quanto in grado di essere una delle testimonianze fondamentali della storia della biblioteca stessa, della sua evoluzione. Nessuna raccolta documentaria si improvvisa, ma è il risultato di una stratificazione che può essere stata lineare, ma anche aver subito momenti di discontinuità o traumi

Costruzione e gestione delle collezioni Il problema delle modalità di crescita di una biblioteca è sempre esistito ed è stato risolto nel corso del tempo in modi diversi: Cercando di concretizzare il mito della bibliotheca universalis (Ambrosiana e Bodleiana, sec. XVII)

Costruzione e gestione delle collezioni Ispirandosi ad un preciso progetto (Naudé e la nascita della biblioteca pubblica, 1627; Panizzi e la realizzazione della biblioteca nazionale inglese. Oggi il problema non può più porsi solo in termini di crescita quantitativa: occorre che la crescita sia essenzialmente qualitativa.

Costruzione e gestione delle collezioni Una variabile importante è costituita dalle nuove tecnologie che hanno ricadute su due fronti: rendono più semplici e controllabili le operazioni connesse all’incremento delle raccolte spostano anche il baricentro della crescita delle collezioni (l’accento oggi è posto sui modi e sui tempi di accesso ai documenti, piuttosto che sul possesso, che prima costituiva il solo modo possibile di accesso.

Costruzione e gestione delle collezioni La riflessione italiana Lunati (1970) Serrai (primi anni Ottanta) Crasta; Solimine (anni Novanta)

Gestione delle collezioni dalla politica degli acquisti, ovvero da un’attività comunque non occasionale, ma fondata su criteri solidi e di carattere scientifico, si passa alla gestione delle collezioni, con cui si indica un’attività complessa che inserisce il problema della crescita del patrimonio di una biblioteca all’interno di quadro di riferimento complessivo che tenga conto delle caratteristiche della biblioteca, delle sue raccolte pregresse, della sua fisionomia e finalità.

Gestione delle collezioni La gestione delle raccolte si configura come un approccio consapevole al problema della crescita qualitativa di una biblioteca e si articola dal punto di vista biblioteconomico in varie fasi: definizione della fisionomia bibliografica della biblioteca produzione di documenti programmatici selezione dei documenti trattamento catalografico uso e relativa valutazione eventuale riprogettazione del processo complessivo.

Gestione delle collezioni È un processo complesso che si compone di due fasi centrali, incremento delle raccolte, ma anche continua revisione e scarto; si fonda su momenti di carattere valutativo (valutazione delle raccolte preesistenti; valutazione di uso di tali raccolte) e su altri di carattere decisionale (scelta cioè dei modi e delle caratteristiche dell’incremento).

Gestione delle collezioni Tali momenti dovrebbero essere codificati in documenti di lavoro, ovviamente revisionabili e modificabile nel tempo carta delle collezioni progetto di dimensionamento piano di sviluppo protocolli di selezione

Gestione delle collezioni Il progetto di dimensionamento ha carattere tecnico, che ha lo scopo di indicare in un arco di tempo dato il tasso di crescita della biblioteca. Quindi prende in esame esclusivamente criteri quantitativi, per stabilire quanto la biblioteca debba crescere, compatibilmente con le risorse a disposizione, per garantire il livello ottimale di servizio. Il piano di sviluppo, generalmente annuale, è uno strumento operativo volto a realizzare quanto è stato delineato in linea generale nei due documenti procedenti.

Gestione delle collezioni I protocolli di selezione devono contenere i criteri qualitativi e quantitativi che si utilizzeranno per la crescita, ma anche per la revisione delle collezioni; la ripartizione del budget (la specifica delle quote da destinare all’acquisto di materiale di consultazione, di monografie ed eventualmente di altre tipologie) le quote destinate all’acquisto di materiale corrente ed eventualmente retrospettivo

Gestione delle collezioni La carta delle collezioni è un documento di intenti: da una parte garantisce la massima trasparenza nei confronti dell’utenza, chiarendo e precisando le ragioni delle scelte. In quanto tale, deve essere pubblica. Gli altri sono documenti di lavoro interni che dovranno realizzare concretamente ciò che è illustrato nella carta delle collezioni

Gestione delle collezioni I documenti possono entrare nelle biblioteche con modalità diverse: diritto di stampa acquisto dono cambio.

La collezione documentaria di una biblioteca Collezioni correnti = quelle che si acquisiscono via via in funzione delle necessità dell’utenza, reale o potenziale; solitamente hanno la caratteristica di essere alimentate dalle novità e dalle disponibilità di mercato. Fondi antichi = collezioni formate da documenti la cui data di pubblicazione sia vecchia di almeno cento anni. Collezioni speciali = fondi che abbiano un’utenza o una destinazione particolare o che siano caratterizzati da elementi particolari.

La collezione documentaria di una biblioteca Collezione del materiale documentario pervenuto per diritto di stampa. Collezioni di letteratura grigia o non convenzionale La presenza o assenza, ma anche la proporzione in cui sono presenti le varie tipologie determina la fisionomia della raccolta.

Fondi speciali La specializzazione dei fondi può essere di natura diversa e può deri caratteristiche esterne relative al supporto o al formato dei documenti (giornali, riviste, microforme, audiovisi, etc.)

Fondi speciali rarità e preziosità: in questo caso il fondo può essere antico e speciale al tempo stesso (ad esempio manoscritti, autografi, incunaboli), ma non necessariamente (collezioni di grafica moderna o contemporanea) contenuto (fondi specializzati); rientrano in questa categoria le collezioni specializzate in una determinata disciplina, ma anche il fondo locale, o collezioni legate a particolari personaggi destinazione (collezioni speciali per i ragazzi, per i non vedenti, etc.).

La collezione documentaria di una biblioteca Le collezioni di una biblioteca possono essere descritte, affiancando ai criteri visti prima altri parametri, ovvero: in base al supporto fisico (libri, periodici, risorse elettroniche locali e remote) in base alla localizzazione (scaffale aperto o magazzino) in base alla lingua di edizione in base all’uso stimato (prestito, consultazione in sede).

Gestione delle collezioni La produzione di documenti programmatici consiste essenzialmente nella stesura e nella relativa pubblicizzazione della Carta delle collezioni. La carta delle collezioni dovrà contenere sinteticamente i risultati delle varie procedure che compongono il processo complessivo della gestione delle collezioni. Essa dovrà essere ampiamente pubblicizzata dalla biblioteca, e ovviamente revisionata quando occorra, mentre altri documenti di lavoro connessi, come il piano di sviluppo delle collezioni, i protocolli di selezione e il piano annuale di acquisizione sono prevalentemente di uso interno.

Carta delle collezioni Sinteticamente la carta delle collezioni dovrà contenere un’accurata descrizione delle collezioni e delle politiche di sviluppo: tipologie di materiale che sarà acquisito scelte della biblioteca di fronte a problemi delicati (presenza ad esempio di quotidiani politici, di alcuna tendenza o pluralistici; eventuali limitazioni nei confronti di minorenni; atteggiamento rispetto ai desiderata e ai doni) politica di conservazione politica di revisione eventuali procedure di cooperazione

Gestione delle collezioni L’intero processo si articola in due momenti, che possono convivere ed intrecciarsi: 1) Incremento delle raccolte 2) Revisione e scarto

Tappe del processo di acquisizione in funzione dell’incremento Operazioni preliminari e formulazione dei criteri operativi a) Definizione del contesto - precisazione dei fini istituzionali della biblioteca - analisi della copertura disciplinare delle raccolte già esistenti - precisazione del livello di informazione che si intende soddisfare (di base, scolastico, universitario, di ricerca, etc.) - analisi del bacino d’utenza; I risultati di questa prima tappa dovrebbero offrire elementi utili a capire e decidere le strategie necessarie ad incrementare le raccolte.

Analisi delle raccolte esistenti Destratificazione Il processo di destratificazione è sostanzialmente un’analisi storica delle raccolte, volto ad enucleare fondi storici o raccolte particolari che si sono sedimentate nel tempo, che possono essere anche incoerenti con la fisionomia attuale della biblioteca, ma che chiaramente sono il risultato della storia della biblioteca.

Analisi delle raccolte esistenti E’ chiaro che il processo di destratificazione interessa prevalentemente l’ambito della storia delle biblioteche (utilizzo di cataloghi fuori uso, fonti archivistiche, etc): è un momento fondamentale per chi intende ricostruire la storia di una biblioteca, ma come dicevamo prima ha importanza anche sul versante biblioteconomico, perché consente di pianificare meglio e con maggior consapevolezza la politica documentaria.

Analisi delle raccolte esistenti Segmentazione Con la destratificazione noi otteniamo una proiezione diacronica delle raccolte, possiamo cioè ricostruire le tappe e le caratteristiche più importanti della loro formazione; invece l’obiettivo del processo di analisi che si fonda sulla segmentazione è quello di scomporre le raccolte in macroaree disciplinari, oppure funzionali (consultazione, periodici, audiovisivi, ragazzi, etc.), ciascuna delle quali sarà sottoposta ad una misurazione e ad una valutazione approfondita, per stabilirne il grado di copertura, la fisionomia, le potenzialità di uso, etc.

Analisi delle raccolte esistenti Tale analisi per segmentazione può essere condotta in modo diverso e con strumenti diversi, ma una delle metodologie più accreditate e sicuramente più diffuse a livello internazionale (adesso anche in Italia) è il progetto Conspectus.

Tappe del processo di acquisizione in funzione dell’incremento b) Specifica delle priorità e delle eventuali esclusioni (tipologiche, linguistiche, etc.) (es.: occorre in primo luogo incrementare la copertura in un determinato settore; si decide di acquisire solo documenti in lingua italiana). I punti a) e b) dovranno essere periodicamente sottoposti a revisione, per individuare eventuali modifiche nei parametri generali, nelle esigenze degli utenti e nelle priorità.

Tappe del processo di acquisizione in funzione dell’incremento c) Strategia di cooperazione: verifica degli intrecci e delle ricadute fra le scelte di acquisizione e i possibili accordi cooperativi con altre biblioteche. d) Precisazione della politica nei confronti dei desiderata e dei doni. (Si soddisfano tutte le richieste degli utenti o solo quelle che sono compatibili con le linee di accrescimento stabilite dalla biblioteca; si accettano tutti i doni o si rifiutano quelli estranei alla fisionomia delle raccolte?)

Selezione del materiale individuazione del materiale (reperimento delle informazioni relative alle novità editoriali e/o verifica della esistenza e disponibilità di pubblicazioni note) selezione dei documenti attraverso il metodo strumentale (basato sull’incrocio di giudizi formulati da altri, p.e. recensioni) oppure il metodo sistematico (attivato generalmente con il libro in mano, applicando la griglia di Whittaker).

Revisione e scarto a) Selezione e valutazione del materiale da scartare materiale deteriorato, da sostituire con altri esemplari o da restaurare materiale da scartare dal punto di vista bibliografico (edizioni invecchiate, da sostituire con edizioni successive e/o aggiornate; pubblicazioni decisamente superate, che non rispecchiano più il livello di informazione nell’ambito di appartenenza).

Revisione e scarto b) Rilevazione e valutazione dell’uso (Quanto è stata utilizzata questa pubblicazione? E’ stata chiesta in prestito? Quante volte? E’ stata chiesta in lettura? Quante volte?) I risultati delle operazioni ai punti a) e b) deve condurre operativamente a scartare la pubblicazione o in modo definitivo (se le condizioni amministrative lo consentono) o in modo parziale, sistemandole in depositi appositamente allestiti.

Strumenti di aiuto nel processo di gestione delle collezioni Per la scelta delle pubblicazioni da acquisire Conoscenza e capacità di uso delle principali fonti di informazione bibliografica: repertori bibliografici generali e speciali guide di orientamento bibliografico su particolari argomenti o ambiti disciplinari enciclopedie

Strumenti di aiuto nel processo di gestione delle collezioni informazioni reperibili in Internet cataloghi di biblioteche ( con particolare attenzione a quelli di biblioteche che siano simili per vocazione, caratteristiche di contesto, etc.) cataloghi editoriali

Strumenti di aiuto nel processo di gestione delle collezioni informazione costante sulle novità editoriali (abitudine a consultare periodicamente una o più riviste di informazione editoriale, come il “Gionale della Libreria”, etc., ma anche le recensioni pubblicate in testate significative relativamente agli ambiti disciplinari che interessano) -

Strumenti di aiuto nel processo di gestione delle collezioni 2) Per la valutazione bibliografica, in funzione dell’acquisizione e dello scarto. Sono a disposizione griglie di valutazione messe a punto per evidenziare elementi utili ad esprimere un giudizio di natura bibliografica. Le griglie sono pensate sia per le pubblicazioni in generale, che per singole tipologie.

Strumenti di aiuto nel processo di gestione delle collezioni Griglia di Whittaker (1982; trad. italiana 2002) a) le persone coinvolte nella realizzazione dell’opera b) l’analisi interna, attraverso la lettura dell’indice, del sommario, dell’introduzione, etc. che dovrebbe poter far emergere alcuni elementi importanti: argomento finalità o scopo

Strumenti di aiuto nel processo di gestione delle collezioni destinatari caratteristiche espositive (livello universitario, divulgativo, etc.) rapporto con eventuali altre opere (traduzione, edizione ridotta, etc.) c) organizzazione (presenza di indici, tabelle, bibliografia, etc.) d) leggibilità e) caratteristiche fisiche.

Strumenti di aiuto nel processo di gestione delle collezioni 3) Per l’analisi e la valutazione della copertura delle raccolte E’ stata messa a punto una metodologia precisa concretizzatasi nel progetto Conspectus, che offre strumenti utili per chiarire il grado di copertura bibliografica per singole aree disciplinari delle raccolte già esistenti e decidere quindi in quale direzione integrare o aumentare la copertura, a seconda delle specifiche messe a punto nel momento della definizione del contesto.

Conspectus Il sistema prevede cinque gradi di copertura, più un grado 0: 0 (la biblioteca non possiede e non intende acquisire materiale relativo ad uno specifico settore); 1 (la biblioteca possiede materiale utile ad un’informazione di base in questo specifico settore);

Conspectus 2) (la biblioteca possiede materiale utile a sostenere l’informazione a livello scolastico); 3) (la biblioteca possiede materiale utile a supportare le esigenze di studio e di ricerca a livello universitario); 4) (la biblioteca possiede collezioni che sono funzionali alla ricerca).

Conspectus 5) (la biblioteca possiede collezioni che assicurano l’esaustività in un determinato campo disciplinare) Il livello è stabilito in base alla quantità, alla qualità e alla tipologia di pubblicazioni presenti.