La biblioteca come sistema Visione diversa e innovativa rispetto al passato, in cui le varie componenti non sono slegate fra loro, ma sono interdipendenti e contribuiscono ciascuna ad attuare in modo efficace la missione della biblioteca.

La biblioteca come sistema Le tre funzioni fondamentali della biblioteca sono 1- sviluppo e conservazione delle raccolte 2 - mediazione attraverso la costruzione del sistema catalografico 3 - diffusione delle informazioni A realizzare queste tre funzioni concorrono vari fattori, da quelli logistici (ambienti, loro disposizione e attrezzature), a quelli umani (le singole professionalità e l'organizzazione del lavoro), alle collezioni, agli strumenti tecnici e così via.

La biblioteca come struttura di servizio Potremmo definire la biblioteca di per se stessa come struttura di servizio; l’esistenza di collezioni librarie, anche ben organizzate non definisce di per sé una biblioteca, occorre che ci siano attività e strumenti che ne consentano l’uso, tanto più oggi che le biblioteche oltrepassano la dimensione fisica dei loro edifici e delle loro raccolte, per mettere a disposizione dei propri utenti le informazioni remote, reperibili ad esempio in rete.

Vincoli amministrativi Le biblioteche in Italia sono ancorate al concetto di bene culturale, il che comporta che le relative raccolte siano assimilabili ai beni patrimoniali, da tutelare e da conservare. In realtà non tutto ciò che la biblioteca gestisce ha questo rilievo: una biblioteca pubblica dovrebbe poter alienare e dismettere ciò che non serve più alla sua struttura di servizio; diverso è ovviamente il discorso per una biblioteca nazionale. La soluzione sarebbe poter introdurre le due categorie di beni patrimoniali e beni strumentali.

Vincoli amministrativi Invece anche il nuovo codice dei beni culturali e del paesaggio (2006) ingessa le biblioteche nella gabbia dei beni culturali e mortifica la loro vera natura Da sempre conservazione e uso sono stati gli estremi dell’azione della biblioteca: si conserva per poter concedere l’uso in un tempo indefinito e dilatato, ma se l’uso non c’è non ha neppure senso la conservazione.

Biblioteca come servizio culturale Spetta alle singole biblioteche, sulla base della loro vocazione (mission) e soprattutto sulla base delle esigenze dei propri lettori a trovare il giusto equilibrio fra conservazione ed uso.

Biblioteca come servizio culturale Un’ottima definizione per la biblioteca potrebbe essere quella di servizio culturale, che gestisce un patrimonio bibliografico e documentario, che in parte può certamente rientrare nel concetto di bene culturale, ma in parte ne è estraneo.

Biblioteca come servizio culturale Questo significa che le attività di una biblioteca non possono limitarsi esclusivamente all'esecuzione di procedure tecniche, ma devono inserirsi all'interno di un progetto che consenta una gestione consapevole.

Nuova visione dei servizi Dall’approccio lineare e quello circolare: ogni tappa ed ogni procedura devono tenere presenti ed hanno una relazione con quelle che seguono, perché tutte concorrono al servizio della biblioteca progressivo spostamento dell’attenzione dal libro al lettore, che è divenuto la chiave di interpretazione di tutte le attività della biblioteca, che ruotano appunto intorno ai suoi bisogni e alle sue esigenze (Biblioteca centrata sull’utente)

Nuova visione dei servizi In alcuni servizi specifici della biblioteca questa nuova prospettiva è facilmente percepibile, ma riguarda anche quelle attività che potrebbero sembrare lontane dal diretto servizio nei confronti dell’utente, ma che sono indispensabili comunque ad assicurare la fruizione dei documenti.

Nuova visione dei servizi L’approccio circolare alle attività della biblioteca ha una ricaduta importante anche sulla figura del bibliotecario, chiamato oggi a non inaridirsi nella conoscenza specifica di una singola procedura, ma a conoscere e praticare l’intero ciclo dei servizi.

Nuova visione dei servizi Negli ultimi tempi le sempre più scarse risorse economiche ed umane spingono verso l’adozione di pratiche organizzative che sembrano in contraddizione con questa interpretazione circolare: l’esternalizzazione la cooperazione

Nuova visione dei servizi In ogni caso anche in presenza di situazioni del genere sarà sempre opportuno tenere sullo sfondo la necessità di ricondurre all’interno del cerchio i risultati:

Nuova visione dei servizi nel caso dell’esternalizzazione, esercitando un forte controllo sulla qualità del risultato prodotto da attività esterne, ma anche sulla sua coerenza e integrazione con quanto svolto all’interno della biblioteca; nel caso della cooperazione, ad esempio quando si partecipi a progetti di catalogazione centralizzata o partecipata, la biblioteca dovrà sempre prevedere eventuali interventi aggiuntivi per rispondere ad esigenze specifiche del proprio servizio.

Progettare il servizio Il servizio complessivo di una biblioteca deve essere attentamente progettato, aggiornato, modificato per renderlo più idoneo ad esigenze nuove o non prese in considerazione al momento della prima progettazione, ma soprattutto adeguatamente comunicato all’esterno.

Progettare il servizio Nell'elaborazione del progetto dovranno essere prese in considerazioni entità diverse: il fine istituzionale (che comunque non può essere definito esclusivamente sulla base della sua appartenenza amministrativa), il profilo della comunità da servire, la tipologia di bisogni che si intendono soddisfare e l’ambito che si intende coprire.

Analisi di comunità Profilo geografico ambientale Profilo economico-produttivo Servizi culturali per il tempo libero Mobilità Profilo demografico

Progettazione: analisi del contesto Ipotesi di griglia per la redazione dell’analisi di comunità, proposta da Chiara Rabitti. I dati sono divisi in sezioni omogenee e fra parentesi tonde è indicata la fonte da cui è possibile trarli.

Progettazione: analisi del contesto 1) Profilo geografico-ambientale-urbanistico Popolazione residente (Ufficio Anagrafe) Superficie del comune (Ufficio Urbanistica) Densità di popolazione (Ufficio Urbanistica) Altitudine (Ufficio Urbanistica) Reti di comunicazione (Analisi diretta) Cenni storici (Fonti di storia locale) Decentramenti (Ufficio Urbanistica) Piano regolatore (Ufficio Urbanistica) Aree industriali, agricole, residenziali (Ufficio Urbanistica)

Progettazione: analisi del contesto 2) Profilo economico-produttivo Popolazione attiva (Censimento) Popolazione non attiva (Censimento) Numero aziende per abitante (Censimento) Dimensione aziende (Camera di Commercio) Settori produttivi più radicati (Analisi diretta) Servizi presenti sul territorio (Analisi diretta)

Progettazione: analisi del contesto 3) Servizi culturali per il tempo libero Istituti di istruzione (Ufficio pubblica istruzione) Università (Segreterie di Ateneo) Studenti universitari (Segreterie di Ateneo) Centri di formazione professionale (Analisi diretta) Altre biblioteche (Analisi diretta) Sportelli e servizi informativi (Analisi diretta) Teatri, cinema, librerie ((Analisi diretta) Associazionismo (Analisi diretta e Ufficio Cultura) Impianti sportivi (Analisi diretta)

Progettazione: analisi del contesto 4) Mobilità Servizi a forte attrazione collocati fuori dal Comune (Analisi diretta) Mobilità per motivi di lavoro (Censimento) Mobilità per motivi di studio (Censimento)

Progettazione: analisi del contesto 5) Profilo demografico Residenti per fasce di età (Ufficio Anagrafe) Residenti per sesso (Ufficio Anagrafe) Residenti per titolo di studio (Censimento) Numero famiglie (Ufficio Anagrafe) Tasso di natalità (Ufficio Anagrafe) Saldo migratorio (Ufficio Anagrafe) Stranieri residenti per nazionalità (Ufficio Anagrafe) Previsioni andamento demografico (Ufficio Urbanistica)

Progettazione: analisi del contesto Per completare l’analisi del contesto, sarà necessario prendere in considerazione anche l’aspetto cooperativo. La cooperazione fra le biblioteche, sempre auspicata anche in passato, è ormai un passaggio obbligato, proprio per affrontare la continua diminuzione di risorse a disposizione, e mantenere, anzi possibilmente incrementare la qualità e l’efficacia dei servizi.

Progettazione: analisi del contesto Modalità di cooperazione sistemi bibliotecari a livello territoriale, con caratteristiche diverse; condivisione di alcuni servizi, come la catalogazione centralizzata, ma anche un unico centro di acquisto; Altre forme di cooperazione relative a programmi o aspetti specifici

Definizione del contesto Biblioteca universitaria Popolazione di riferimento (docenti, studenti, laureandi, dottorandi, etc.) Offerta didattica Tipologia prevalente di tesi Ricerche in corso etc. Verifica esterna (altre biblioteche presenti sul territorio)

Analisi interna L’analisi interna si concentrerà invece sulle risorse della biblioteca, ovvero quantità e qualità delle proprie collezioni personale, spazi, attrezzature, tipologia dell’utenza che già frequenta la biblioteca, la collocazione istituzionale e la vocazione (mission) fino a quel momento seguita, i vincoli imposti dal bilancio.

Progettare il servizio Su questa conoscenza di base ciascuna biblioteca dovrebbe progettare le proprie attività, decidere di impiantare nuovi servizi, modificare quelli esistenti, selezionare la propria utenza (che non significa escludere, ma orientare verso altre strutture), ma anche fissare degli obiettivi per la propria attività complessiva.

Progettare il servizio Analisi Stesura del progetto di servizio Predisposizione degli strumenti per valutare periodicamente i risultati raggiunti ed evidenziare criticità, aggiornare i dati raccolti e modificare di conseguenza anche il progetto generale Comunicazione delle scelte fatte all’esterno.

La comunicazione del progetto I regolamenti sono uno strumento tradizionale, con caratteristiche fortemente normative e prescrittive. Solitamente nei regolamenti precede la descrizione delle caratteristiche dell’istituzione, la descrizione dei servizi e le modalità con cui sono erogati, comprese restrizioni e divieti, la precisazione dei requisiti necessari all’ammissione in biblioteca, le regole comportamentali che gli utenti devono seguire e le eventuali sanzioni per comportamenti non adeguati.

Carta dei servizi La carta dei servizi costituisce una sorta di patto che regola i rapporti fra chi offre e chi domanda un servizio, nella quale chi eroga il servizio dichiara le prestazioni che si impegna ad assicurare, il loro livello di qualità, le modalità di fruizione, ma anche le forme di controllo messe a disposizione dell'utente e la relativa tutela.

Carta dei servizi La carta dei servizi dovrebbe prevedere i seguenti punti dichiarazione dei principi generali e dei fini istituzionali (uguaglianza, imparzialità e continuità; accessibilità, diritto di scelta, partecipazione e trasparenza, efficienza, efficacia ed economicità, misurazione e comunicazione)

Carta dei servizi strumenti per l'erogazione del servizio (sede, raccolte documentarie e loro organizzazione, personale, cooperazione)

Carta dei servizi Elenco dei servizi forniti e delle modalità con cui vengono erogati (p. e. orari, ma anche l'indicazione dei tempi di erogazione, eventuali limitazioni in alcuni servizi, esistenza di servizi speciali) diritti e doveri dei soggetti coinvolti nell'organizzazione e nella fruizione dei servizi

Carta dei servizi tutela dei diritti degli utenti (p. e. modi e forme dei reclami) Informazione e partecipazione (impegno della biblioteca a monitorare la soddisfazione dell’utenza, a comunicare i risultati, a informare sulle proprie attività, gestione delle collezioni, bilancio, etc.)