L’UNITA’ ARCHIVISTICA E IL FASCICOLO PERSONALE ANAI Veneto - Regione del Veneto Gli archivi delle aziende ULSS Padova 11 aprile – 8 giugno 2007 Luigi Contegiacomo 2 maggio 2007

DEFINIZIONE DI FASCICOLO Il fascicolo è l’insieme ordinato (o organico) di documenti relativi ad un medesimo affare o inerenti ad un medesimo procedimento amministrativo, di norma classificati in maniera omogenea, che si forma nel corso delle attività di un ente. Il fascicolo costituisce l’unità archivistica indivisibile posta alla base della sedimentazione documentaria di un archivio per cui ha un ruolo strategico nella gestione dello stesso

Sinonimi di “Fascicolo” ● Dossier ● Pratica ● Papela ● Carpetta ● Incartamento ● Affare ● Cartella etc.

Tipologie Tipologie per contenuto: fascicolo per affare fascicolo nominativo fascicolo per attività Tipologie supporto: fascicolo cartaceo fascicolo elettronico

Contenuto del fascicolo Nel fascicolo confluiscono tutti i “documenti”, protocollati o meno, in arrivo e in partenza, eventuali verbali, relazioni, ordini di servizio, allegati progettuali, registrazioni audio/video etc. inerenti un medesimo “affare” o procedimento amministrativo

Il Sottofascicolo Il fascicolo può articolarsi funzionalmente in sottofascicoli, che a loro volta possono avere un’articolazione interna in inserti

Fascicolo per affare Si apre al livello più basso del piano di classificazione e comprende tutta la documentazione “prodotta” dall’Ufficio relativamente all’affare e che presenta tutta la medesima classificazione

Ordinamento all’interno del fascicolo I documenti conservati nel fascicolo (o nel sottofascicolo/inserto) sono posti in ordine cronologico progressivo di registrazione a protocollo o comunque nell’ordine cronologico di sedimentazione, qualora non protocollati, e di norma procedono dal documento più vecchio (in basso) a quello più recente (in alto)

Ordinamento progressivo dei fascicoli I fascicoli per affare sono posti in ordine cronologico/numerico progressivo di apertura all’interno della classe di appartenenza

Elementi identificativi del Fascicolo Anno (o data) di apertura Classificazione Numero progressivo all’interno della classe di appartenenza Oggetto: testo sintetico descrittivo dell’affare, della pratica o del procedimento cui si riferisce il fascicolo Tutti detti elementi devono essere riportati sulla camicia (o coperta) esterna del fascicolo, sia essa cartacea o meno

Elementi aggiuntivi per la gestione del fascicolo Anno di chiusura Eventuale passaggio da archivio corrente all’archivio di deposito e da questo all’archivio storico Eventuale scarto Responsabile/i del procedimento Numeri di protocollo e date dei documenti conservati nel fascicolo (art.38 del R.D.35/1900) Sono anche questi elementi che possono essere indicati sulla camicia esterna o virtuale e che contribuiscono alla corretta gestione archivistica

Durata del fascicolo Di norma il fascicolo per affare ha una data di apertura che coincide con il primo documento formato e utilizzato per l’istruzione della pratica e si chiude con l’atto amministrativo che porta alla definizione della stessa, il che non necessariamente avviene nello stesso anno solare

Il repertorio dei fascicoli degli affari e dei procedimenti amministrativi E’ il registro cartaceo o digitale su cui si annotano con numerazione progressiva annuale tutti i fascicoli costituiti nell’ambito del livello più basso di classificazione (classe) E’ strumento gestionale essenziale dalle solide basi storiche ed è unico per ogni AOO Analogamente al protocollo che registra i singoli documenti, il Repertorio registra i singoli fascicoli ed ha un ruolo strategico nella gestione documentaria e nella memoria storica, poiché documenta la concreta produzione dei documenti nella loro quotidiana stratificazione/sedimentazione

Elementi del Repertorio dei fascicoli Classificazione Anno Numero progressivo del fascicolo Data di apertura Oggetto Eventuale presenza di sottofascicoli Movimentazione dei fascicoli

REPERTORIO DEI FASCICOLI Modello di repertorio ENTE PRODUTTORE AAO REPERTORIO DEI FASCICOLI ANNO TITOLO CLASSE N° Fascicolo OGGETTO Sottofascicoli Inserti note

Ruolo strategico del fascicolo e del Repertorio dei fascicoli Senza fascicolazione l’accesso alla documentazione amministrativa è affidato alla sola registratura di protocollo ed alla classificazione ivi riportata Senza repertorio dei fascicoli la ricerca diventa farraginosa e lunga per cui non è assicurato il rispetto dei tempi per i procedimenti amministrativi e la ricerca storica assume tempi più lunghi

Fascicolo per attività E’ costituito dai documenti prodotti da un ente per lo svolgimento di attività semplici che non richiedono o per cui si sconsigli l’istruzione di un fascicolo per affare, esaurendosi in risposte obbligate o in meri adempimenti di legge (ad es. inserimenti in liste di iscrizione o in liste di prenotazione). In genere viene associato al corrispondente livello del titolario

Peculiarità del fascicolo per attività I documenti contenuti nel fascicolo per attività hanno tutti medesima classificazione ma destinatari o mittenti e talora anche oggetti diversi

Durata del fascicolo per attività Il fascicolo per attività ha di norma durata annuale (o per anno accademico) ma può articolarsi in sottofascicoli con cadenze temporali ridotte (settimanali, mensili etc.)

FASCICOLO NOMINATIVO Tipologie: per persona fisica per persona giuridica

Fascicolo per persona fisica Tipologie: Fascicolo del personale Fascicolo delle cariche istituzionali (consiglieri, assessori, membri di organi collegiali etc.) Fascicolo dell’utenza (cartelle cliniche, fascicoli donatori, cartelle ambulatoriali, fascicoli stagisti, fascicoli studenti etc.)

Contenuto del fascicolo nominativo Il fascicolo nominativo conserva tutta la documentazione , anche se appartenente a classifiche diverse, inerente una medesima persona. A differenza quindi del fascicolo relativo ad affari, contiene di norma documenti con classifiche diverse ma inerenti la stessa persona e si può aprire a livello di titolo o a livello di classe, ma più spesso non si associa al titolario, cui è trasversale

Elementi che individuano il fascicolo nominativo Cognome e nome Matricola Qualora il fascicolo si apra ad un qualsiasi livello del titolario, sarà contraddistinto dall’anno, dalla classificazione, dal numero di matricola o dal nominativo, elementi questi ultimi che fungono da collante dei documenti presenti nel fascicolo

Il sottofascicolo nominativo Il fascicolo nominativo si può articolare in sottofascicoli, ognuno dei quali corrispondente ad una classe o sottoclasse del titolario (non necessariamente a tutte le classi o sottoclassi) o ad una voce predefinita e funzionale alla gestione dei fascicoli

Il Repertorio dei fascicoli nominativi Anche i fascicoli nominativi dovrebbero essere dotati di un repertorio cartaceo o digitale distinto per ogni tipologia di fascicoli: personali, dei fornitori, dei pazienti etc. Deve esservi riportata l’indicazione del nominativo, dell’anno di apertura e dell’eventuale anno di chiusura

Il fascicolo nominativo del personale Il fascicolo nominativo del personale raccoglie tutta la documentazione, anche caratterizzata da classificazione non omogenea, inerente l’attività lavorativa del singolo dipendente in seno all’ente produttore: di norma è articolato in sottofascicoli funzionali alla gestione del fascicolo stesso. In genere i fascicoli del personale costituiscono serie archivistica autonoma ordinata nominativamente o per matricola (con indice onomastico di collegamento) anche in base alle categorie lavorative (personale medico, paramedico, amministrativo etc.)

Funzioni del fascicolo del “personale” Una corretta articolazione e gestione del fascicolo del personale è garanzia di una migliore conservazione e salvaguardia delle informazioni contenute nei documenti ivi contenuti, consentendo e facilitando al tempo stesso l’esercizio del diritto d’accesso agli aventi diritto Una scorretta organizzazione del fascicolo personale impedisce o comunque rallenta l’esercizio del diritto d’accesso, incide negativamente sulla trasparenza amministrativa dell’ente, rallenta l’iter dei procedimenti amministrativi e lede l’immagine dell’ente

Durata del fascicolo “personale” Il fascicolo “personale” è un’unità archivistica sui generis poiché si apre al momento dell’attivazione del rapporto con l’ente e resta sempre aperto e “corrente” sino alla conclusione della carriera lavorativa del dipendente, del che deve tener conto anche l’eventuale sistema informatico gestionale Anche la serie in cui di norma sono inseriti i fascicoli personali è “aperta” ma può articolarsi in due sottoserie distinte per il personale in servizio e per quello in quiescenza, che può in tal caso essere considerata serie “chiusa”

Sottofascicoli e inserti del fascicolo del personale Il fascicolo del personale si articola in sottofascicoli funzionali alle attività dell’ente, all’esercizio dei diritti da parte degli intestatari del fascicolo, al piano di conservazione, al rispetto della normativa sulla privacy. Possono adottarsi sottofascicoli con camicie di colore diverso per distinguere la documentazione destinata a conservazione perpetua da quella passibile di selezione per lo scarto o per distinguere la documentazione sensibile e ipersensibile da quella non sottoposta a vincoli di accesso

Camicia del sottofascicolo del personale Sulla camicia di ogni sottofascicolo devono essere indicati il nominativo del dipendente l’eventuale numero di matricola, la classificazione dei documenti conservati all’interno, la voce corrispondente alla partizione interna che per comodità pratica è opportuno (ma non necessario) coincida con la rispettiva sottovoce del titolario adottato dall’ente (Mansioni, Incarichi, Aspettative etc.)

Un esempio di articolazione interna del fascicolo “personale” Assunzione/inquadramento Mansioni Incarichi Gruppi di lavoro Ordini di servizio Cessazione del rapporto di lavoro Istituti di previdenza e assistenza TFR Ricongiunzioni e riscatti Prestiti, cessioni del quinto, sovvenzioni

Un esempio di articolazione interna del fascicolo del personale Trattamento economico Comandi/trasferimenti Passaggi interni Distacchi Diritto allo studio (150 ore) Aspettativa senza retribuzione Aspettativa sindacale Assistenza a portatori di handicap

Un esempio di articolazione del fascicolo del personale Maternità e puerperio Invalidità Incarichi pubblici Infortunio Causa di servizio Corsi e convegni Procedimenti disciplinari Ricorsi Valutazione

Un esempio di articolazione del fascicolo del personale Formazione e aggiornamento professionale Libera Professione intra moenia

Esempi di inserti dei sottofascicoli Il sottofascicolo “Assunzione/inquadramento può articolarsi in: Tempo pieno Part time

Esempi di inserti dei sottofascicoli Il sottofascicolo “Incarichi” può articolarsi in: Interni Istituzionali Extraistituzionali

I contenuti dei sottofascicoli e degli inserti: esempi Sottofascicolo “Assunzioni/inquadramento” Dati anagrafici, titoli di studio, titoli accademici, curricula, idoneità concorsuali, lettere di encomio, certificato del casellario giudiziale e di idoneità all’impiego, contratto di lavoro, atto deliberativo di assunzione, avviamento al servizio, presa di servizio, inquadramenti, progressioni giuridiche ed economiche, attestato storico di stato di servizio. Eventuali proroghe di contratti o variazioni

I contenuti dei sottofascicoli e degli inserti: esempi Contenuto del sottofascicolo “Cessazione”: Domanda di pensionamento, atto deliberativo di risoluzione del rapporto di lavoro, dimissioni, destituzione, certificato di decesso, richiesta degli eredi di eventuali spettanze

I contenuti dei sottofascicoli e degli inserti: esempi Contenuto del sottofascicolo “Istituti di previdenza e assistenza”: Iscrizione ai ruoli contributivi all’atto dell’assunzione, comunicazioni su posizione contributiva, corrispondenza con ente mutualistico, pensione di reversibilità

I contenuti dei sottofascicoli e degli inserti: esempi Contenuto del sottofascicolo “Trattamento economico”: Atti deliberativi, RID (richiesta di domiciliazione bancaria), trattenuta per delega sindacale, indennità accessorie (produttività, front-office etc.), conguagli fiscali (IRPEF), dichiarazione dei redditi (770, 740, 730, unico etc.), CUD

I contenuti dei sottofascicoli e degli inserti: esempi Contenuto del sottofascicolo “Comandi/trasferimenti”: Richieste, istruttoria, atto autorizzativo, presa di servizio, rinnovi ed eventuale corrispondenza con l’ente di provenienza/destinazione

I contenuti dei sottofascicoli e degli inserti: esempi Contenuto del sottofascicolo “Maternità e puerperio”: Certificato di gravidanza, eventuale certificato dell’Ispettorato del Lavoro, comunicazione della dipendente di inizio astensione obbligatoria/facoltativa, certificato di nascita

I contenuti dei sottofascicoli e degli inserti: esempi Contenuto mdel sottofascicolo “Infortunio”: Documentazione inerente il singolo infortunio: certificato ospedaliero, denuncia all’INAIL e alla PS, certificati medici e comunicazioni successive all’INAIL, eventuale corrispondenza

I contenuti dei sottofascicoli e degli inserti: esempi Contenuto del sottofascicolo “Causa di servizio”: Richiesta di causa di servizio, certificazione ed istruttoria del provvedimento per il riconoscimento/non riconoscimento, provvedimento finale, eventuali ricorsi

I contenuti dei sottofascicoli e degli inserti: esempi Contenuto del sottofascicolo “Procedimenti disciplinari”: Documenti dell’iter: contestazione, istruttoria, memorie ed interventi difensivi, pareri, esito con intervento commissione di conciliazione, annullamento o revoca o atto deliberativo di sanzione, eventuale ricorso Si tratta di documentazione riservata soggetta alla normativa sulla privacy!!!

I contenuti dei sottofascicoli e degli inserti: esempi Contenuto del sottofascicolo “Ricorsi”: Ricorso e sua notifica, sentenze, atto deliberativo di resistenza in giudizio, pareri, esito del ricorso