ORGANIZZARE E GESTIRE FILE E CARTELLE MODULO 2 Lezione 2 ORGANIZZARE E GESTIRE FILE E CARTELLE

La struttura dei dati e la loro memorizzazione Utilizzando il computer, attraverso l’uso di programmi, produci dei documenti di diverso tipo. In un PC tutte le informazioni sono memorizzate in file, organizzati in una gerarchia di contenitori, detti cartelle. Questi file e cartelle vengono memorizzati, archiviati, in unità di memoria di massa, come il disco fisso identificato dalla lettera C:. All’interno del disco fisso C: si trovano varie cartelle, fra le quali la cartella Utenti

Nella cartella Utenti si trovano delle sottocartelle come quella col nome Utente

La cartella Utente contiene al suo interno un numero maggiore di sottocartelle (e precisamente 25 elementi, come segnato dalla freccia) tra le quali la cartella Documenti

La cartella Documenti contiene 145 elementi tra cartelle e file di vario tipo, distinti da icone differenti.

Il disco fisso non è l’unico dispositivo dove archiviare e memorizzare i dati. I dispositivi di memoria periferica, presenti nel sistema, sono indicati con una lettera alfabetica, seguita da due punti. In questo modo su un computer troviamo: l’Hard Disk (C:), il Cd-Rom (D:), il DVD_RW (E:) e i dispositivi rimovibili. All’interno di ogni unità puoi creare un archivio organizzato. Maggiore è la quantità dei dati su ogni dispositivo, maggiore sarà lo spazio occupato dai dati presenti.

Per determinare le dimensioni di un file occorre selezionarlo e leggerne lo spazio occupato in fondo alla finestra, come mostrato dall’immagine sotto.

come mostrato dall’immagine sotto. Per determinare lo spazio occupato da più files, o cartelle, occorre selezionarli (tenendo premuto il tasto Ctrl se non sono contigui) e leggerne la dimensione totale in fondo alla finestra, come mostrato dall’immagine sotto.

Proprietà - "Nome del file" Ogni cartella, file o archivio di dati possiede delle proprietà: nome, tipo, dimensione, data di creazione, ultimo aggiornamento, etc. Puoi facilmente verificare queste proprietà: fai clic con il tasto destro del mouse sull'icona della cartella e seleziona Proprietà nel menu di scelta rapida. Appare la finestra denominata Proprietà - "Nome della cartella“ O Proprietà - "Nome del file"

La sicurezza dei dati Attenzione particolare merita il tema sull’importanza di compiere copie di backup dei tuoi documenti da tenere in luoghi sicuri perché tutto può succedere: furto o guasto del pc. La copia di backup è la copia di un oggetto, file o cartella, che, per motivi di sicurezza, viene effettuata su un disco removibile per essere conservata in luogo sicuro. Puoi compiere l’operazione in più modi. Dal Pannello di controllo, selezionare la voce Esegui backup del computer; si aprirà la finestra Centro backup e ripristino

Aperta la finestra Centro backup e ripristino cliccare sul pulsante Backup di file e poi confermare la richiesta al Controllo account utente.

Si apre una finestra Backup di file nella quale si sceglie se eseguire il backup su dischi rigidi esterni, DVD e CD,che devono essere conservati in un luogo sicuro. Una volta scelto il percorso per il backup, cliccare su Avanti.

Verrà visualizzata una nuova finestra che richiede di Selezionare i dischi da includere nel backup. Cliccare su Avanti.

Verrà visualizzata una nuova finestra che richiede di Specificare i tipi di file da cui eseguire il backup. Cliccare su Avanti.

Verrà visualizzata l’ultima finestra che richiede di Specificare la frequenza con cui creare un backup. Cliccare su Salva impostazioni e avvia il backup.

In caso di perdita o di corruzione dei dati (tipo virus), dalla finestra Centro backup e ripristino è possibile ripristinare il file di cu si è fatta la copia di sicurezza, cliccando sul pulsante Ripristina file.

e al traffico che generiamo. C’è poi chi utilizza la rete come sede dei propri backup, usando servizi che offrono spazio gratuito o a pagamento in base a quanti dati manteniamo online e al traffico che generiamo. Il backup si può fare anche in rete e questa possibilità gode di due punti fondamentali: L’accessibilità ai dati indipendentemente dalla nostra postazione La condivisibilità dei dati: condividere i dati che vogliamo e mantenerne privati altri. In questo modo è possibile rendere facilmente accessibili file di grosse dimensioni che l’e-mail avrebbe problemi a spedire.

Creare cartelle e sottocartelle All'interno di una cartella è possibile creare sottocartelle per semplificare l'organizzazione dei file. Nella cartella Immagini è ad esempio possibile creare sottocartelle per organizzare le immagini in base a date, eventi, nomi delle persone ritratte o qualsiasi altro schema che consenta di lavorare in modo più efficiente. Percorso 1: Cliccando su Nuova cartella dal menu Organizza nella Barra degli strumenti, sotto la barra dei menu, vediamo comparire la nuova sottocartella in Immagini a cui possiamo assegnare subito un nome.

Cliccando su Nuovo e poi Cartella dal menu contestuale che compare Percorso 2: Cliccando su Nuovo e poi Cartella dal menu contestuale che compare facendo doppio clic in uno spazio vuoto della cartella Immagini, compare la cartella desiderata.

Conoscere le proprietà di una cartella Ogni cartella, file o archivio di dati possiede delle proprietà: nome, tipo, dimensione, data di creazione, ultimo aggiornamento, etc. Puoi facilmente verificare queste proprietà: fai clic con il tasto destro del mouse sull'icona della cartella e seleziona Proprietà nel menu contestuale. Appare la finestra denominata Proprietà - "Nome della cartella", dove trovi tutti i dati relativi all’oggetto sul quale hai agito. Allo stesso modo puoi visualizzare i dati relativi ad un file. Si può cambiare il nome della cartella digitandolo nell’apposita casella

Espandere e minimizzare le viste delle unità e delle cartelle Nel lato sinistro della finestra, corrispondente alla cartella Musica, c’è una piccola freccia che ci permette di espandere il suo contenuto: se la freccia è rivolta verso destra (in rosso) è compresso e se rivolta verso il basso (in verde) è espanso e si visualizzano le sottocartelle e file (già visualizzate comunque nella parte destra della finestra).

Facendo doppio clic sull’icona della cartella, si apre una finestra che ne mostra il contenuto. Per tenere sotto controllo il percorso seguito è molto utile la Barra degli indirizzi.

Cosa è un file? Ogni programma produce una tipologia differente di documento, detto file, che contiene i nostri dati, cioè i nostri appunti, che possono essere modificati solo con l’apposito programma. Quali applicazioni, o programmi, sono associati ai vari tipi di file e che possono essere identificati dall’icona o dall’estensione. Di default Vista non visualizza l’estensione e quindi dobbiamo renderla visibile: dal menu Organizza scegliere la voce Opzioni cartella e ricerca e comparirà la finestra Opzioni cartella

Dalla finestra Opzioni cartella, cliccare sulla scheda Visualizzazione e tra le Impostazioni avanzate cercare la voce Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti e togliere il segno di spunta e infine cliccare su OK. Le estensioni verranno visualizzate tutte dopo il titolo!!

Riconoscere i tipi più comuni di file FILE CHE RIPRODUCONO IMMAGINI (.gif e .bmp e .jpg) O VIDEO (.avi e .mpg)O AUDIO(.wav e .mp3)

L’icona a fianco mostra un’anteprima del file video L’icona a fianco mostra un’anteprima del file video. Per fare ciò con gli altri file, cliccare, nella Barra dei menu della cartella, sulla voce Organizza scegliere la voce Opzioni cartella e ricerca e comparirà la finestra Opzioni cartella e cliccare sulla scheda Visualizzazione e tra le Impostazioni avanzate cercare la voce Mostra sempre le icone, mai le anteprime e togliere il segno di spunta. Confermare con OK.

Winzip o Winrar: File compressi o zippati cioè file che permettono di risparmiare spazio sui supporti. Per visualizzarle occorrerà poi decomprimerle. File compressi occupano meno spazio di archiviazione e possono essere trasferiti ad altri computer più rapidamente dei file non compressi. Tali file sono individuate dalle seguenti icone:

.exe: alcuni esempi di File eseguibili .tmp: File temporanei Sono una particolare categoria di file che vengono generati automaticamente dal S.O. quando per esempio si installa un’applicazione . .exe: alcuni esempi di File eseguibili

Usare un editor di testi Tra gli Accessori di Windows Vista troviamo due programmi per scrivere semplici documenti di testo: Word Pad e Blocco note. Word Pad è un semplice editor di testo per la creazione e la modifica di documenti. A differenza del Blocco note, nei documenti di Word Pad è possibile includere grafica e formattazioni avanzate. Per formattazione si intende l'aspetto e la disposizione del testo nel documento. Entrambi si avviano da: 1. Avvio/Tutti i programmi/ Accessori/………. oppure 2. fare clic sul pulsante Start. Nella casella di ricerca digitare Word Pad o Blocco note e quindi nell'elenco dei risultati fare clic su relativo nome.

Word Pad permette di gestire i formati .txt e .rft Blocco note permette di gestire solo il formato .txt

Per aprire e chiudere un documento Blocco note o WordPad le procedure sono identiche. Aprire un documento Fare clic sulla voce del menu File e, quindi, su Apri. In WordPad si può anche cliccare sul pulsante Salvare un documento Fare clic sulla voce del menu File e, quindi, su Salva. In WordPad si può anche cliccare sul pulsante Salvare un documento per la prima volta con un nuovo nome o formato Fare clic sulla voce del menu File, scegliere Salva con nome e, quindi, fare clic sul formato con cui si desidera salvare il documento. Per chiudere i due file selezionare la voce del menu File e poi Esci oppure cliccare sul pulsante

Modificare lo “stato” di un file Per modificare le proprietà di un file, bisogna cliccare col tasto destro del mouse sulla sua icona e apparirà un menu a tendina. Andiamo a cliccare sull'ultima voce Proprietà. Dopo aver cliccato, si aprirà una finestra, in cui sono contenuti tutti i dati del file in questione. In basso, poi, vi sono gli attributi del file: Sola Lettura e Nascosto.

L'attributo Sola Lettura permette di aprire il file e di modificarlo, ma qualora si volessero salvare le modifiche apportate, l'operazione non è permessa. Windows, tuttavia, ci permette di salvare il file con un altro nome, così da non danneggiare, o modificare involontariamente, un file. L'attributo Nascosto serve appunto per rendere invisibile un file (o una cartella). Dopo aver applicato l'attributo, se clicchiamo su OK e chiudiamo la finestra, in un primo momento non sembra essere cambiato nulla, ma se premiamo F5 (il corrispondente tasto di Aggiorna nel menu Modifica) il file, "magicamente", non sarà più visibile. Se è ancora visibile occorre selezionare la voce Non visualizzare cartelle e file nascosti in Opzioni cartella.

Riordinare i file in base a determinati criteri È possibile visualizzare i file contenuti in una cartella, ordinandoli in base a vari criteri. Occorre aprire la cartella e cliccare col tasto destro del mouse al suo interno e scegliere dal menu contestuale la voce Ordina per e si avranno varie opzioni.

Una delle opzioni di ordinamento è per tag: Un tag è una parola chiave o un termine associato a un'informazione che descrive l'oggetto rendendo possibile la classificazione. I tag sono generalmente scelti in base a criteri informali e personali. IMPORTANTE!: Non è possibile aggiungere un tag ad un file .txt o .rft Per aggiungere un Tag, selezionare il file, e cliccare su Aggiungi tag in fondo alla finestra che contiene il file.

I file ordinati per Tipo Un altro metodo per modificare la visualizzazione dei file consiste nell’utilizzare i campi sotto la Barra degli strumenti. Cliccando su ciascun campo, i file verranno visualizzati nell’ordine prescelto. Cliccando sulla freccia posta a destra di ogni campo, sarà possibile scegliere ulteriori opzioni

Rinominare un elemento 1° metodo di rinomina Trova la cartella o il file che vuoi rinominare e seleziona l'icona con il pulsante destro del mouse e fai clic su Rinomina nel menu contestuale. Digita il nuovo nome e premere Invio. ATTENZIONE: si modifica solo il nome del file, lasciando l’estensione inalterata

2° metodo di rinomina Dalla finestra Proprietà, digitare il nuovo nome nell’apposita casella cerchiata di rosso e cliccare su OK per confermare.

Premere il tasto Invio per la conferma. 3° metodo di rinomina Selezionare l’oggetto, aspettare qualche attimo e fare clic sull’etichetta del nome. Questa procedura ti permette di rendere attivo il nome e, quindi, di poterlo modificare. Premere il tasto Invio per la conferma. IMPORTANTE: In una cartella non possono stare due file dello stesso tipo e con lo stesso nome. Qualora cerchiamo di farlo, il S.O. ci avvertirà dell’errore!!!!!!!!!!

La selezione delle icone Per spostare o duplicare file e cartelle in altre posizioni occorre selezionarli. Puoi facilmente selezionare un'icona facendo un clic su di essa. Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse sull’icona selezionata è possibile spostarla, trascinandola (operazione chiamata Drag). L’icona si posizionerà nel punto in cui si decide di rilasciare il tasto sinistro del mouse (operazione chiamata Drop). Puoi selezionare più icone contemporaneamente, compiendo azioni precise su tutte in una sola operazione. Nel caso siano contigue, fai clic sulla prima icona. Tenendo premuto il tasto Maiusc, fai clic sull’ultima. In alternativa, fai clic con il mouse in un punto esterno a tutte le icone che desideri selezionare, quindi, tenendolo premuto, traccia un rettangolo in modo tale che al suo interno rientrino le icone da selezionare. Se non sono contigue, fai clic sulla prima icona, quindi tieni premuto il tasto Ctrl e fai clic su ogni altra icona da selezionare.

Nel caso siano contigue, fai clic sulla prima icona Nel caso siano contigue, fai clic sulla prima icona. Tenendo premuto il tasto Maiusc, spostarsi col tasto direzionale della tastiera; Se si desidera selezionare tutti i file della cartella, battere la combinazione di tasti CRTL+A o selezionare la voce di menu Organizza/Seleziona tutto IMPORTANTE Se si seleziona un’icona per sbaglio, e la si vuole deselezionare, è sufficiente – sempre senza rilasciare il tasto CTRL, cliccare nuovamente sull’icona stessa

I comandi Copia, Taglia e Incolla Talvolta può sorgere l'esigenza di cambiare la posizione di archiviazione dei file nel computer, spostandoli ad esempio in una cartella diversa o copiandoli su supporti rimovibili, come la pen driven. Per copiare un file: apri la cartella contenente gli oggetti sui quali vuoi operare e seleziona l'oggetto o gli oggetti che vuoi copiare. Fai clic sul pulsante Organizza e poi su Copia. Quindi spostarsi nella cartella di destinazione e premi il pulsante Organizza e poi su Incolla IMPORTANTE Gli oggetti che si volevano copiare appaiono nella nuova cartella e gli originali rimangono nella cartella d’origine.

Esiste un metodo più rapido copiare un file: selezionare il file, battere contemporaneamente da tastiera Ctrl+C per copiare e Ctrl+V per incollare sulla cartella di destinazione. È possibile pure utilizzare il menu contestuale che si apre cliccando con il tasto destro del mouse sull’oggetto da gestire. al suo interno troviamo I comandi Copia, Taglia e Incolla

Se le due cartelle sono su unità di memoria differenti, non devi Per copiare e spostare file viene in genere utilizzato un metodo chiamato trascinamento della selezione. Aprire innanzitutto la cartella contenente il file o la cartella che si desidera spostare, quindi aprire la cartella nella quale si desidera spostarli. Affiancare le finestre delle cartelle, appartenenti alla stessa unità, per visualizzare il contenuto di entrambe, quindi trascinare l’elemento da copiare dalla prima alla seconda cartella tenendo premuto il tasto Ctrl (se non si tiene premuto tale tasto, l'elemento verrà spostato per impedire che sullo stesso disco rigido vengano create due copie dello stesso elemento).L'operazione è terminata. Se le due cartelle sono su unità di memoria differenti, non devi tenere premuto il tasto Ctrl, infatti, per sicurezza, il sistema mantiene comunque la copia dell’originale.

La funzione taglia differisce dalla funzione copia in quanto l'oggetto originale viene spostato e non duplicato nella nuova cartella. Il procedimento da seguire è identico a quello descritto precedentemente. Dove per copiare usi il comando Copia ora scegli Taglia. L’operazione si conclude, anche in questo caso, con il comando Incolla. Quando richiami il comando Taglia puoi verificarne l’attivazione perché gli oggetti tagliati appaiono sbiaditi, semitrasparenti. Anche in questo caso puoi trasferire file o cartelle utilizzando la funzione Drag and Drop oppure i tasti Ctrl+X e Ctrl+V

Compare il seguente avviso se esiste già un file con lo stesso nome nella cartella di destinazione:

Se invece vogliamo incollare una cartella in un altro percorso che contiene una cartella con lo stesso nome, il sistema ci proporrà di unire le due cartelle e comparirà il seguente avviso:

Eliminare file o cartelle La pulizia è importante, anche in un ambiente virtuale. Mi riferisco alla presenza di file inutili nell’archivio. Windows ti permette di fare pulizia gettando i file che non vuoi più tenere nel Cestino. In realtà questa azione non elimina definitivamente i documenti, li colloca in un’area provvisoria, pronti per essere cancellati. Una volta nel Cestino, i file possono essere eliminati definitivamente, svuotando il Cestino, oppure ripristinati, ricollocati, cioè nella cartella dove erano precedentemente. Il cestino può essere utilizzato in questo modo solo se i file provengono dal disco rigido. Al contrario, quando cancelliamo documenti salvati su unità di memorizzazione esterne, questi vengono eliminati definitivamente.

Puoi eliminare un oggetto in diversi modi: selezionare l’oggetto e premere Canc sulla tastiera. seleziona la funzione Elimina nel menu contestuale dell'oggetto. tenendo premuto il tasto del mouse, trascinarlo sull'icona del cestino e rilasciare il tasto del mouse. In ogni caso, compare una finestra di dialogo che ti chiede di confermare l’operazione: clicca su Sì nella finestra di dialogo Elimina file. Seguendo le stesse modalità puoi eliminare una cartella o un collegamento. I file eliminati vengono collocati temporaneamente nel Cestino.

Poiché i file eliminati vengono collocati temporaneamente nel Cestino, in qualsiasi momento, puoi recuperare i file eliminati erroneamente. Fai doppio clic sull’icona del Cestino, presente sul desktop, e si apre la relativa finestra dove si possono visualizzare tutti gli elementi eliminati. Se si vogliono eliminare tutti, basta selezionare Svuota Cestino (idem dal menu contestuale). Anche in questo caso, prima di portare a termine l’operazione, il sistema ti chiede la conferma. Questa volta l’operazione è irreversibile, quindi, premi Sì solo se sei assolutamente sicuro.

Se si vuol recuperare un elemento, seleziona il file o la cartella che desideri recuperare con un clic e scegli Ripristina elemento. L’elemento scompare dal Cestino per tornare sul disco, nella posizione che occupava prima di essere cancellato.

Puoi ripristinare contemporaneamente tutti i file contenuti nel cestino scegliendo Ripristina senza selezionare alcun oggetto.

Cercare file e cartelle Anche se si conosce la posizione del file che si sta cercando, ad esempio la cartella Documenti o Immagini, può risultare difficile individuarlo tra centinaia di file e sottocartelle. Per semplificare questa operazione, è possibile utilizzare la casella di ricerca. La casella di ricerca è situata nella parte superiore di ogni cartella. Per trovare un file, aprire la cartella che lo contiene, fare clic sulla casella di ricerca e iniziare a digitare. La visualizzazione corrente verrà filtrata in base al testo digitato. Se il termine di ricerca corrisponde al nome del file, ai tag o ad altre proprietà dei file, i file verranno visualizzati come risultati della ricerca. Se il termine di ricerca è presente nel testo all'interno di documenti di testo, tali documenti verranno elencati tra i risultati della ricerca. La ricerca viene eseguita nella cartella corrente e in tutte le sottocartelle.

Se non si conosce la posizione del file, è possibile espandere la ricerca in modo da includere l'intero computer, anziché una singola cartella. Come trovare un programma o un file indicizzati utilizzando il menu Start? Digitare una parola o parte di una parola nella casella di ricerca del menu Start. Durante la digitazione del testo, nel menu Start verranno visualizzati gli elementi che corrispondono al testo digitato. La ricerca verrà eseguita in base al testo presente nel nome del file e nel file stesso, ai tag e alle altre proprietà dei file. Non è necessario premere INVIO, poiché la ricerca viene eseguita automaticamente. Se l’elemento non è indicizzato, mentre si scrive il nome nella casella di ricerca, compaiono delle opzioni e scegliere Cerca ovunque.

Che cos'è l'indice? In Windows l'indice tiene traccia dei file presenti nel computer, in modo simile all'indice di un libro che consente di tenere traccia del contenuto. Nell'indice vengono archiviate le informazioni sui file, inclusi il nome del file, la data dell'ultima modifica e le proprietà come l'autore, i tag e la classificazione. L'indice non verrà mai visualizzato, ma viene utilizzato da Windows per eseguire rapidamente le ricerche dei file più comuni presenti nel computer. Per che cosa viene utilizzato l'indice? L'indice viene utilizzato per eseguire rapidamente la ricerca dei file. Invece di ricercare il nome o la proprietà di un file in tutto il disco rigido, Windows analizza l'indice impiegando in questo modo molto meno tempo di una ricerca senza indice.

Come è possibile aggiungere nuovi file o percorsi all'indice? Per aprire Opzioni di indicizzazione, fare clic sul pulsante Start, scegliere Pannello di controllo, far clic su Sistema e manutenzione e quindi su Opzioni di indicizzazione. Fare clic su Modifica. Per aggiungere un percorso, selezionare la relativa casella di controllo nell'elenco Modifica percorsi selezionati e quindi fare clic su OK. Se nell'elenco Modifica percorsi selezionati non vengono visualizzati tutti i percorsi presenti nel computer, fare clic su Mostra tutti i percorsi.

Cliccando su Mostra tutti i percorsi, si ha la possibilità di scegliere altri percorsi spuntandoli. Compariranno in Riepilogo percorsi selezionati e cliccare su OK

Un altro metodo di ricerca consiste nell’utilizzare la Cartella ricerche. Per aprirla, cliccare sul menu Avvio, quindi su Cerca. Se questo percorso non dovesse funzionare, cercare nella casella Inizia ricerca sotto Tutti i programmi digitando Risultati ricerca. Un altro metodo di ricerca consiste nell’utilizzare la cartella Risultati ricerca digitando tale scritta nella Barra degli indirizzi di qualsiasi cartella.

Un altro metodo di ricerca consiste nell’utilizzare la cartella Risultati ricerca digitando tale scritta nella Barra degli indirizzi di qualsiasi cartella, come mostra la figura. Compare una barra che dà la possibilità di scegliere di visualizzare solo alcuni tipi di file: Posta elettronica, Documenti, Immagine, Musica.

Cliccando la freccia posta accanto a Ricerca avanzata compaiono altre opzioni che permettono di: scegliere il percorso includere i file non indicizzati e nascosti di sistema

3. possiamo decidere di cercare file che siano stai creati o modificati prima o dopo una data, in una data precisa o in qualsiasi data.

4. si può cercare un elemento anche in base alla sua dimensione 5. a destra della ricerca ci sono tre campi (Nome, Tag, Autori) che possono risultare ugualmente utili. IMPORTANTE: Se non si ricorda per intero il nome del file Nella ricerca puoi utilizzare anche il carattere jolly asterisco *. Questo significa che puoi effettuare una ricerca per nome, formato, estensione, del file. Ad esempio, per cercare un file di testo digita *.txt come nome del file. Viene svolta la ricerca considerando solo l’estensione, qualsiasi sia il nome del file; se ricordiamo il titolo e non l’estensione, si digita esercizio.* se ricordiamo la parte iniziale del titolo, si digita ese*.doc

Visualizzati i file usati di recente Windows tiene traccia del lavoro che fai, costruendo una cronologia dei file aperti. L’elenco dei file usati più di recente è disponibile selezionando Documenti recenti dal menu Start. Si apre un menu con un elenco degli ultimi file sui quali hai lavorato. Fai clic su quello sul cui desideri aprire. Per ragioni di riservatezza puoi modificare questa funzionalità: fai clic con il pulsante destro del mouse su Start e scegli Proprietà. Nella scheda Menu Start, fai clic per togliere la spunta ad Archivia e visualizza un elenco fi file aperti di recente.