COSA COME CHI

Il CICLO DI VITA DEL PROGETTO Concezione, ideazione Fattibilità Pianificazione Realizzazione Controllo Chiusura

PROGETTO Da un punto di vista etimologico il verbo progettare deriva dal latino proicere che significa “gettare avanti”, “tendere”, “protendere”. Il termine progetto si riferisce a qualcosa che viene “lanciato avanti”, che riguarda il futuro, in divenire. L’etimologia evidenzia una peculiare caratteristica dei progetti: Incertezza Imprevedibilità Aleatorietà Rischio

Area manageriale – gestionale: Questa dimensione del progetto si riferisce alla conoscenza e alla capacità di governare il progetto (strategia) attraverso l’utilizzo di strumenti, di metodi e di approcci diversificati.

L’IDEAZIONE E’ un momento non standardizzabile Vi possono essere condizioni organizzative che favoriscono il dialogo, il confronto, l’espressione. Cosa - perché - con chi e poi per chi - dove- quando- come

Il primo output del processo ideativo sarà un documento di base – canovaccio - che conterrà gli elementi strategici di base del progetto culturale in cui saranno indicati: Cosa: il contenuto e il titolo possibile del progetto Gli obbiettivi: saranno chiariti i significati, le intenzioni, le motivazioni alla base dell’idea culturale – obiettivi di continuità Chi: i partner culturali e non del progetto Il luogo: la scelta dello spazio è caratterizzante l’intero progetto Il quando: la “stagionalità” dell’evento Sostenibilità economica Riflessioni sul contesto ambientale e sul/sui target Prime indicazioni organizzative e tecniche (interpreti, modalità di fruizione, tecnologie, ecc..)

Fattibilità Output del processo di fattibilità: Certezze sulle caratteristiche principali del progetto Definizioni dei rapporti di partenariato Definizione del dove e del quando Sostenibilità economica e finanziaria Sviluppo degli elementi organizzativi e tecnici Documento di base più completo e strutturato

LA SCELTA DEL LUOGO (dove?) La scelta del luogo ove realizzare l’evento culturale condiziona ogni aspetto del progetto aspetti artistici – luogo simbolo aspetti di immagine – notorietà aspetti economici aspetti logistici – raggiungibilità aspetti tecnici – funzionalità Analisi del luogo in funzione delle necessità dell’evento. Analisi bilanciata costi-benefici dei possibili luoghi ove realizzare l’evento.

LA SCELTA DEL PERIODO (Quando?) Relativamente alla scelta del quando si dovranno valutare: L’opportunità di un periodo rispetto ad un altro La concomitanza con festività o altre manifestazioni sociali, culturali, sportive I tempi di preparazione ed esecuzione del progetto Disponibilità degli spazi La disponibilità effettiva dei principali realizzatori coinvolti, se determinanti (artisti, interpreti)

OBIETTIVI DEL PROGETTO Dove andare, coordinamento risorse, motivazione SMART (specifico, misurabile, raggiungibile, realistico, pianificato nei tempi)

Alice nel paese delle meraviglie Alice: “ Mi diresti, per favore, quale strada devo prendere da qui ?” Stregatto: “ La strada giusta dipende da dove devi andare ? Alice: “Non importa dove, purchè vada da qualche parte” Stregatto: “Oh, riuscirai sicuramente in questo se cammini abbastanza a lungo”

Piano Operativo del Progetto COSA deve essere fatto COME deve essere fatto QUALI professionalità CHI lo devo fare QUANDO lo deve fare QUANTO costa COME Verificare

Work Breakdowm Structure (rappresentazione delle cose da fare) “Un albero di attività orientate ad un obiettivo, che organizza, definisce e visualizza graficamente tutto il lavoro che deve essere fatto per raggiungere gli scopi finali di un progetto. Ogni sotto-livello rappresenta una definizione a dettaglio degli obiettivi. E’ un sistema per suddividere il lavoro in work package gestibili”

Anche nella fase di pianificazione è importante cercare di creare le migliori condizioni per il lavoro di gruppo: preparazione adeguata delle sedute (quando, ogni quanto tempo, oggetto, obiettivo, informazioni); clima costruttivo e collaborativo – elevato scambio di informazioni ambiente fisico proporzionato al processo

INDIVIDUZIONE DELLE RISORSE Definite le attività, le responsabilità ed i tempi è necessario attribuire alle attività stesse le risorse umane, tecniche e finanziarie, per la loro realizzazione. La fase successiva nel processo di pianificazione è quindi costituita dall’attribuzione delle risorse necessarie alla realizzazione delle attività. Da questo processo si determinerà il costo delle singole attività ed il costo generale del progetto

Area organizzativo – amministrativa autorizzazioni e burocracies autorizzazioni organizzative interne autorizzazioni enti pubblici permessi contrattualistica contratti di lavoro contratti di fornitura contratti di partenariato contratti di sponsorizzazione fiscalità gestione aspetti fiscali gestione Imposte dirette, indirette ed iva versamento contributi gestione economico finanziaria gestione budget gestione flussi monetari entrata ed uscita gestione diritti diritti d’autore diritti d’immagine assicurazioni assicurazioni opere assicurazioni spazi assicurazione persone

Area marketing e fund raising gestione immagine grafica messaggio gestione del marchio registrazione promozione gestione della comunicazione mezzi personale pubbliche relazioni relazioni con partnership relazioni con sponsor ufficio stampa personale dedicato sito internet aggiornamenti fund raising rapporti con enti pubblici rapporti con soggetti privati

Progetto di spettacolo L’ambiente organizzativo dello spettacolo sembra fuggire logiche di burocratizzazione e di esecuzione del lavoro in modo ripetitivo, prevedibile e permanente, proponendo piuttosto una dimensione tendenzialmente turbolenta, a volte instabile, ma orientata all’adattamento.

Le competenze del project manager Competenze relazionali Il Project manager deve essere capace di coordinare risorse numerose e soprattutto eterogenee creando i presupposti per farle operare in un clima costruttivo e comunicativo, superando anche gli intrinseci ostacoli derivanti da linguaggi, culture e stili di lavoro diversi. Deve possedere doti di negoziazione, ma al tempo stesso avere capacità di prendere decisioni e risolvere i naturali conflitti dovuti al coinvolgimento di risorse diverse. Le competenze del project manager

La leadership richiede : Competenza Autorevolezza Esempio Creatività

Il TEAM “… il gruppo è qualcosa di più, o, per meglio dire, di diverso dalla somma dei suoi membri: ha una struttura propria, fini peculiari e relazioni particolari con altri gruppi. Quello che ne costituisce l’essenza non è la somiglianza o la dissomiglianza riscontrabile tra i suoi membri, bensì la loro interdipendenza. Esso può definirsi come una totalità dinamica…” K. Lewin 1972

La gestione di un nuovo gruppo di lavoro impone, perché si realizzi un effettivo processo di lavoro di team, che i soggetti che lo compongono sviluppino legami di integrazione superando la semplice interazione. L’interazione, propria del gruppo, si limita a percepire la presenza degli altri, mentre l’integrazione si fonda sul convincimento di una reciproca necessità: all’interno di un team di progetto si assiste al passaggio da una semplice aggregazione di singoli individui, allo scambio e alla collaborazione tra gli stessi all’interno di una area comune di lavoro, con la partecipazione attiva di tutti i membri e la negoziazione continua di obiettivi, metodologie e ruoli. L’evoluzione dell’insieme di individui a “team di progetto” si fonda sull’integrazione, e cioè sulla presa di coscienza da parte dei singoli individui di avere bisogno gli uni degli altri.

IL PM DEVE OTTENERE IMPEGNO E MOTIVAZIONE Uno degli aspetti più ardui del ruolo di project manager è quello dell’impegno per i singoli apporti al progetto da parte delle funzioni che vi devono concorrere: il cosiddetto commitment . La parola motivazione deriva dal latino movere che significa “muovere”, incorpora quindi un senso di movimento che porta all’azione che porta ad agire

Leve per ottenere impegno e motivazione Obiettivi chiari, non generici e condivisi – Piano condiviso Creare empowerment – delega e partecipazione ai processi decisionali. Le persone dotate di elevata autoefficacia raggiungono migliori risultati di chi è dotato di bassa autoefficacia.

La corretta raccolta delle informazioni durante il progetto e la loro archiviazione, rappresenta una “miniera d’oro” per l’analisi consuntiva, nonché per lo studio di un nuovo progetto Per realizzare un processo di revisione interno è necessario prevedere delle riunioni conclusive per valutare: il processo organizzativo comprendere gli errori che hanno generato gli scostamenti capire cosa ha funzionato valutazione risorse umane