LA GESTIONE ASSOCIATA DELLO SPORTELLO UNICO COMPRENSORIALE PER LE ATTIVITA’ PRODUTTIVE

lo Sportello Unico del Comune di Forlì è strutturato su un modello di “SPORTELLO LEGGERO” la struttura è responsabile del coordinamento di procedimenti distinti, che restano di competenza di Amministrazione o Uffici diversi, talvolta esterni al Comune sulla base di questo modello organizzativo, per la realizzazione di uno sportello associato su ambito comprensoriale si può parlare di “ASSOCIAZIONE PROCEDIMENTALE”

associazione procedimentale in quanto: influisce sull’aspetto procedurale, nel senso che lo sportello capofila interviene per la gestione di alcune fasi del procedimento unico, nonché per la condivisione degli standard di attività e dei software in dotazione non influisce sull’aspetto organizzativo dei singoli Comuni, i quali sono chiamati ad istituire il proprio Sportello Unico

in cosa consiste la gestione associata? A) GESTIONE DELLE CONFERENZE DI SERVIZIO E AUDIZIONI IN CONTRADDITTORIO, presso lo sportello capofila, nei casi previsti dall’art. 4, 5 e 6 del D.P.R. 447/1998, in cui sia prevista la partecipazione di altre Amministrazioni B) CONDIVISIONE DEGLI STANDARD OPERATIVI elaborati dallo sportello capofila per la propria attività (flussi procedimentali, documenti tipo, modulistica, banche dati, intese, convenzioni …)

i livelli operativi della rete comprensoriale 1)  lo sportello unico del comune capofila 2)  gli sportelli unici locali (attività di front-office e di impulso sul back- office) 3)  i collaboratori di zona per i seguenti ambiti: C. M. APPENNINO FORLIVESE e per i Comuni di Bertinoro, Castrocaro T. e Terra del Sole, Forlimpopoli C. M. ACQUACHETA

i principali compiti dello sportello capofila organizza il procedimento unico, le procedure operative di gestione elabora la modulistica predispone intese / convenzioni con altre PA implementa le procedure informatizzate ed agisce sulla banca dati dei procedimenti gestisce le conferenze di servizi/audizioni in contraddittorio (funzioni di segreteria) del procedimento unico svolge altre mansioni relative alla gestione associata (funzionamento organi ecc..)

i compiti principali degli sportelli locali: front-office gestiscono direttamente il rapporto con le imprese del proprio territorio svolgono un’attività informativa nei confronti del cliente-impresa individuano i procedimenti da attivare a seguito delle richieste del cliente-impresa, acquisendo la documentazione necessaria

i compiti principali degli sportelli locali: back-office avviano il procedimento unico e lo concludono una volta acquisite le necessarie autorizzazioni o verbali di conferenza nei casi in cui sia richiesta la conferenza di servizi, trasmettono allo sportello capofila l’elenco delle pratiche da trattare in quella sede garantiscono la presenza in conferenza per la trattazione delle proprie pratiche

i compiti dei collaboratori di zona svolgono attività di affiancamento ed assistenza agli operatori presso i singoli comuni (caricamento pratiche / istruttoria….) implementano le procedure informatizzate in conformità alle realtà organizzative locali adeguano le banche dati degli endoprocedimenti, su suggerimento dei comuni, in caso di necessità dovute a normative o prassi locali adeguano le banche dati relative alle aree produttive per la localizzazione delle imprese adeguano le banche dati delle opportunità di finanza agevolata si rapportano periodicamente con lo sportello capofila per gli aspetti tecnico-procedurali

i vantaggi per i comuni OGNI COMUNE: cura direttamente il rapporto con i propri clienti usufruisce del materiale predisposto e testato dal comune capofila (schede descrittive degli endoprocedimenti, banche dati, software, manuale delle procedure operative, ecc.) beneficia di una riduzione dei carichi di lavoro, in quanto le attività organizzative sono svolte dallo sportello capofila è agevolato nella definizione di pratiche complesse e “sollevato” dal dover concludere singolarmente accordi con le Amministrazioni esterne

altri vantaggi per i comuni usufruisce dell’attività di affiancamento ed assistenza dei collaboratori di zona ottimizzazione ed uniformazione di procedure, modulistica, convenzioni per l’intero ambito forlivese, con ricadute sulla semplificazione dei rapporti apprezzabile opportunità per le PA esterne di avere un unico referente per la definizione di intese ed un’unica sede per lo svolgimento delle conferenze di servizi definizione di autonome iniziative di marketing territoriale, visualizzabili congiuntamente nello spazio web

funzioni di prossimo trasferimento ampliamento banca dati dei procedimenti amministrativi riportante le informazioni descrittive sul procedimento (riferimenti normativi nazionali e locali, documentazione da richiedere, diritti e oneri, cause e modalità di attivazione) ampliamento banca dati modulistica relativa a tali procedimenti nuovo software di gestione del procedimento unico (spunweb) nuovo portale contenente: banca dati delle aree produttive, riportante informazioni sulle caratteristiche delle aree per l’insediamento di attività; banca dati delle opportunità di finanza agevolata, di iniziativa nazionali, regionale e locale; manuale delle procedure operative, che illustra le attività gestionali da compiere nelle distinte fasi del procedimento unico (vedi figura successiva)

Il manuale delle procedure operative

avvio della gestione associata fase di avvio: consegna degli strumenti operativi per la gestione del procedimento unico e la configurazione degli sportelli locali per l’accesso al nuovo software di gestione dello sportello unico (Spunweb) fase di miglioramento e messa a regime

Diagramma di flusso del procedimento semplificato

attività svolte (triennio 2000-2003) banca dati dei procedimenti amministrativi relativi ad attività di commercio, pubblici esercizi, artigianato, carburanti, agricoltura modulistica relativa a tali procedimenti, nonché documenti-tipo per la definizione delle fasi procedimentali software di gestione dei suddetti procedimenti (Highway) attività formativa sul procedimento unico (vedi pagina successiva)

gli organi della gestione associata Assemblea dei comuni e delle comunità montane  organo di indirizzo e controllo Comitato di coordinamento e miglioramento delle procedure  organo tecnico per la semplificazione ed ottimizzazione dell’attività Ufficio di segreteria  compiti attinenti alla convocazione e gestione delle conferenze