Uso: Riservato Aziendale Hr Administration - Operation Dipendenti Maggio 2014 WAS – Rimborsi spese per servizio non collegate a trasferte

Uso: riservato aziendale 2 WAS – Rimborsi spese per servizio non collegate a trasferte 2 L’applicativo WAS è stato implementato per la gestione delle richieste di rimborso delle spese sostenute per servizio non collegate a trasferte; l’elenco delle voci è riportato nella pagina successiva. Le richieste di rimborso devono essere sottoposte all’autorizzazione del proprio responsabile o delegato con le modalità dettagliate in seguito. Al termine del processo autorizzativo la documentazione giustificativa sarà disponibile in CarPe. ●●●●●● ●●● Premessa ●●●

Uso: riservato aziendale 3 WAS – Rimborsi spese per servizio non collegate a trasferte 3 ●●● Tipologie di spesa ●●● Le tipologie di spesa che potranno essere chieste a rimborso con la nuova procedura sono esclusivamente le seguenti: Elenco rimborsi Descrizione in WAS  Carburante per auto a noleggio(*), uso promiscuo o aziendale (**). Carburante auto nolegg/aziend.  Spese di rappresentanza – vitto e alloggioSpese rappresent. vitto/allog.  Spese di rappresentanza – viaggioSpese rappresentanza viaggio  Iscrizione all’albo (ingegneri, avvocati, commercialisti)Iscrizione albo professionisti  Acquisto libri tecnici strumentali all’attivitàAcquisto libri tecnici  Rinnovo patenti C – D – Generatori Vapore – NauticaRinn.pat. C, D, nautica, gen.vap.  Bollette di utenze per alloggio pagato da Enel Utenze alloggio ENEL distacc. al personale distaccato  Vaccinazioni richieste dall’AziendaVaccinazioni  Canoni telefonici o ADSL (reperibilità, telelavoro)Canone telef.reper./telelavoro  Ricariche telefoniche e collegamenti internetRicarica telef. per trasferte in occasione di trasferte Italia o estero  Extra bagaglio per viaggio aereo (compresi DPI)Extra bagaglio aereo compr.DPI  Iscrizione a corsi di formazione o convegni richiesti dall’aziendaIscriz.corsi formaz/convegni  Rimborso bolli per rinnovo di passaporto e vistoRimborso bolli passap./visto (*) nei casi in cui il noleggio non sia stato richiesto tramite UVET ma accedendo al box “richiesta autonoleggio senza ulteriori servizi “. (**) per rifornimenti effettuati senza tessera multicard.

Uso: riservato aziendale 4 WAS – Rimborsi spese per servizio non collegate a trasferte 4 ●●● WAS dipendente ●●● Nella prima schermata di “gestione presenze/trasferte” occorre selezionare l’icona “Gestione spese non collegate a trasferta”.

Uso: riservato aziendale 5 WAS – Rimborsi spese per servizio non collegate a trasferte 5 ●●● WAS dipendente ●●● E’ necessario successivamente: - inserire la “Data spesa” indicando il giorno in cui la spesa è stata sostenuta ( che può anche essere riferita fino a tre mesi antecedenti quello in corso ); - selezionare il “Giustificativo spesa” dal menù a tendina; - inserire l’importo; -cliccare su “ Aggiungi ” affinché la richiesta venga acquisita dal sistema; in ogni richiesta è possibile inserire più giustificativi di spesa. - cliccare su “ Rilascia ” per attivare il processo di autorizzazione del proprio responsabile/delegato; la richiesta, una volta inviata, non potrà più essere modificata o cancellata dal richiedente. All’ atto del rilascio, una automatica avvertirà il responsabile/delegato e per conoscenza il gestore del personale della richiesta inserita in WAS.

Uso: riservato aziendale WAS – Rimborsi spese per servizio non collegate a trasferte 6 ●●● WAS Responsabile/Delegato ●●● Le richieste rilasciate sono evidenziate al responsabile/delegato, all’interno del box di autorizzazione “dati tempo/trasferte”, dalla presenza dell’icona “Status rimborsi”. Cliccando su questa icona il responsabile/delegato visualizza le richieste presentate e può procedere con l’autorizzazione o il rifiuto. L’autorizzazione o il rifiuto avviene cumulativamente per “data richiesta”.

Uso: riservato aziendale 7 WAS – Rimborsi spese per servizio non collegate a trasferte 7 ●●● WAS Responsabile/Delegato ●●● Una avvertirà il dipendente : dell’avvenuta autorizzazione; del rifiuto. Il responsabile/delegato avrà sempre la possibilità di visualizzare le richieste già autorizzate/rifiutate in precedenza evidenziate dall’icona a sfondo blu. Le richieste sono collegate al WAS del mese e, in mancanza dell’autorizzazione (ovviamente non nel caso di “rifiuto”) entro la data di chiusura di WAS, dovranno essere riproposte dal dipendente il mese successivo. Una automatica avviserà il dipendente della mancata autorizzazione.

Uso: riservato aziendale 8 WAS – Rimborsi spese per servizio non collegate a trasferte 8 ●●● Archiviazione in CarPe ●●● Solo dopo l’autorizzazione, i documenti delle spese devono essere tempestivamente “dematerializzati” a cura del richiedente con le stesse modalità previste per le trasferte (stampa della copertina e invio in busta all’outsourcer, unitamente alle ricevute originali). I giustificativi di spesa saranno archiviati in CarPe (nella cartella documentale delle trasferte) solo per le richieste autorizzate, e non quelle rifiutate.