SOFTWARE PRO COME FUNZIONA? TUTORIAL Prenotazioni centralizzate – Aumento del fatturato – Clienti soddisfatti TUTORIAL SOFTWARE PRO COME FUNZIONA? thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it

SOMMARIO Primi passi con theforkmanager Pro (p. 4) 1. Come funziona theforkmanager? 2. Come si accede a theforkmanager? Le prenotazioni con theforkmanager Pro (p. 6) 1. Come si accettano le prenotazioni con theforkmanager? 2. Esercitazione: accettare la prima prenotazione con theforkmanager. 3. Quali operazioni è possibile effettuare sulle prenotazioni? Gestione dei servizi con theforkmanager Pro (p. 8) 1. Presentazione della schermata Gestione servizi 1.1 Modifica della data, del pasto e del numero di coperti disponibili per la prenotazione online 2. Elenco delle prenotazioni 3. Quali sono i principali stati della prenotazione? 4. Scheda del cliente 5. Come si usa la pianta della sala? 5.1 Inserimento di una prenotazione sulla pianta della sala 5.2 Lettura e leggenda della pianta della sala 6. Come aprire o chiudere un servizio? 7. Come gestire i tavoli disponibili per la prenotazione? 8. Esercitazione: gestione di un servizio. Il calendario (p. 18) 1. Accesso al calendario theforkmanager 2. A cosa serve il calendario theforkmanager? 3. Esercitazione: uso del calendario theforkmanager. thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it

SOMMARIO Impostazioni e consigli utili (p. 20) 1. Come si stampa l'elenco delle prenotazioni? 2. Come si aggiorna la scheda del ristorante? 3. Come si modifica o personalizza nome utente e password? 4. Come si crea una promozione? 5. Come si consultano le fatture? 6. Come si consultano le recensioni dei clienti? 7. Come si crea un lungo periodo di chiusura? 8. Quali sono gli stati secondari della prenotazione? 9. Come si aggiunge un pulsante di prenotazione sulla pagina Facebook o sul sito web della struttura? 10. Come trovare risposte a dubbi e domande su theforkmanager? Questionario finale (p. 28) 1. Accettazione delle prenotazioni 2. Gestione delle prenotazioni 3. Prenotazioni online thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it

thefork – 20, rue du Sentier, 75002 Parigi PRIMI PASSI 1. Come funziona theforkmanager? theforkmanager è uno strumento sviluppato appositamente per consentire ai ristoranti di gestire le strutture in modo efficace ed efficiente. Il software consente di: Gestire le prenotazioni in tempo reale Gestire i servizi Creare un database dei clienti Raccogliere statistiche e opinioni sul ristorante Attirare nuovi clienti Comunicare con i clienti via email o SMS. 2. Come si accede a theforkmanager? Digitare www.theforkmanager.com nella barra degli indirizzi del browser Internet per accedere al proprio account theforkmanager. Importante: per utilizzare theforkmanager in modo efficace, si consiglia di installare la versione più recente di uno dei seguenti browser Internet: Google Chrome, Mozilla Firefox o Safari. thefork – 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it pagina 4

thefork – 20, rue du Sentier, 75002 Parigi PRIMI PASSI Inserire il nome utente e la password (ricevuti via email al momento della registrazione). È possibile effettuare l'accesso da qualsiasi posizione e dispositivo. L'unico requisito è la disponibilità di una connessione a Internet. 3. Creazione di un collegamento a theforkmanager Si consiglia di creare un collegamento a theforkmanager sul desktop, facendo clic sull'icona "Impostazioni" sulla destra della barra di navigazione. Quindi, accedere a "Strumenti", "Crea collegamento all'applicazione". Selezionare tutte le opzioni elencate e confermare facendo clic su "Crea". theforkmanager thefork – 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it pagina 5

1. Come si accettano le prenotazioni con theforkmanager? Fate clic sull'icona "Accetta prenotazione" dal menu principale di theforkmanager (1). Fate clic sul giorno e sul servizio a cui associare la prenotazione, quindi inserite le informazioni necessarie (2) e i dati del cliente (3). Salvate i dati e inviate una conferma al cliente via email o SMS, se desiderate (4). 1 2 3 4 thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 6

2. Esercitazione: accettare la prima prenotazione con theforkmanager. PRENOTAZIONI CON THEFORK 2. Esercitazione: accettare la prima prenotazione con theforkmanager. Accettate una prenotazione per 6 persone a vostro nome per il prossimo servizio 3. Quali operazioni è possibile effettuare sulle prenotazioni? Per visualizzare le operazioni, basta fare clic sulla prenotazione. Scheda cliente: consente di accedere all'anagrafica del cliente e modificarla Mancata presentazione: il cliente non si è presentato presso la struttura, senza preavviso Cancella: consente di cancellare la prenotazione nel momento in cui il cliente avvisa di non poterla onorare Prenotato: stato predefinito di una prenotazione registrata Confermato: il cliente è stato contattato o ha contattato il ristorante thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 7

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi GESTIONE DEI SERVIZI 1. Presentazione della schermata Gestione servizi Sulla barra di navigazione theforkmanager, è possibile scegliere la data e il servizio desiderati. Fate clic per scegliere il giorno e i servizi da visualizzare (1). Fate clic su "Accetta prenotazione" o su una linea vuota per inserire manualmente una prenotazione. Fate clic sul nome del cliente per accedere alla relativa scheda. 1 2 3 thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com p. 8

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi GESTIONE DEI SERVIZI 1.1 Modifica della data, del pasto e del numero di coperti disponibili per la prenotazione online Fate clic su "Impostazioni" (1) sulla barra di navigazione, quindi su "Gestione pasti" (2) e su "Disponibilità per una settimana standard" (3). 1 2 3 4 È possibile gestire i diversi tipi di disponibilità per uno o più giorni in particolare, senza modificare la settimana standard impostata, in "Disponibilità giornaliera" (4). thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com p. 9

2. Elenco delle prenotazioni GESTIONE DEI SERVIZI 2. Elenco delle prenotazioni Per accedere all'elenco delle prenotazioni, fate clic sulla lente di ingrandimento. Per trovare un cliente o una prenotazione specifici, inserite il cognome, l'indirizzo email, il numero di telefono o altro dato direttamente nella casella di ricerca 1 3. Quali sono i principali stati della prenotazione? thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 10

4. Scheda del cliente 1 2 3 p. 11 GESTIONE DEI SERVIZI In "Gestione servizi" (1), fate clic sul nome del cliente nell'elenco delle prenotazioni (2) quindi su "scheda cliente" per accedere ai dettagli (3). 1 2 3 thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 11

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi GESTIONE DEI SERVIZI Facendo clic sulla scheda "Profilo personale" (1), è possibile specificare diversi dati del cliente, ad esempio stato civile, numero di telefono, stato o indirizzo. La scheda "Preferenze" (2) consente di specificare eventuali allergie alimentari, tavolo preferito, bevande o cameriere preferiti e altro. Dalla scheda "Cronologia cliente" (3) si accede all'elenco di tutte le prenotazioni del cliente nei ristoranti del gruppo. 1 2 3 thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com p. 12

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi GESTIONE DEI SERVIZI 5. Come si usa la pianta della sala? Di passaggio: consente di accettare rapidamente una prenotazione durante il servizio. È necessario inserire solo il numero di persone. Accetta prenotazione: utilizzate questa opzione quando i tavoli sono già selezionati Blocca il tavolo: utilizzate questa opzione per evitare che venga selezionato un tavolo già occupato durante le prenotazioni online. lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 13

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi GESTIONE DEI SERVIZI 5.1 Inserimento di una prenotazione sulla pianta della sala Fate clic sul nome del cliente nell'elenco delle prenotazioni, quindi su Assegna e infine fate clic sul tavolo desiderato. Fate clic sul nome del cliente nell'elenco delle prenotazioni, tenendo premuto i pulsante del mouse trascinate il nome fino al tavolo desiderato. * Se desiderate assegnare più tavoli, è necessario selezionarli prima di eseguire le operazioni descritte ai punti 1 e 2. 5.2 Lettura e leggenda della pianta della sala Ogni tavolo assume il colore della prenotazione a cui è assegnato. Se il tavolo è verde, significa che è libero. È possibile assegnare più prenotazioni allo stesso tavolo, ad esempio quando un ristorante riempie i tavoli più volte durante lo stesso servizio. La pianta rappresenta un'istantanea della sala nella data e nell'ora in cui viene visualizzata, il suo aspetto è dunque variabile nel tempo. Il tavolo è disponibile È già stata presa una prenotazione per il tavolo, ma questo è successivamente disponibile (ad esempio per il 2o servizio) È già stata presa una prenotazione per il tavolo, ma questo è disponibile prima di allora (ad esempio per il 1o servizio) Il tavolo è già prenotato è non è possibile aggiungere altre prenotazioni Sono già state prese varie prenotazioni per il tavolo e non è possibile prenderne altre Il tavolo è bloccato. Non è possibile effettuare altre prenotazioni. thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com p. 14

6. Come aprire o chiudere un servizio? GESTIONE DEI SERVIZI 6. Come aprire o chiudere un servizio? Dalla schermata di gestione dei servizi sono disponibili dei pulsanti in corrispondenza dei nomi dei pasti. Selezionate la data di interesse. Consente di chiudere il pasto per indicare che il ristorante è chiuso (giorni festivi, imprevisti che impediscono di ricevere i clienti in buone condizioni) Permette di interrompere l'arrivo di nuove prenotazioni online 7. Come gestire i tavoli disponibili per la prenotazione? Fate clic su "Impostazioni" sulla barra di navigazione, quindi su "Gestione pasti" e su "Disponibilità per una settimana standard". thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 15

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi GESTIONE DEI SERVIZI Disponibilità del ristorante (tipo di vendita 0) La "Disponibilità del ristorante" rappresenta il numero totale di coperti disponibili nel ristorante, ovvero il livello superiore di disponibilità. Nel momento in cui viene presa una prenotazione tramite il software, tale disponibilità viene direttamente ridotta. La "Disponibilità Internet" cambia in funzione della disponibilità del ristorante ed è quindi sempre inferiore o uguale a quest'ultima. Disponibilità Internet (tipo di vendita 1) La disponibilità Internet rappresenta il numero di coperti prenotabili online (portale MRG, MRB…). Cambia in funzione della disponibilità del ristorante e include la "Disponibilità per tipo di vendita". Il numero di coperti corrisponde per impostazione predefinita alla disponibilità del ristorante. Rappresenta il livello superiore delle varie "disponibilità per tipo di vendita". Queste sono dunque sempre inferiori o uguali alla "Disponibilità Internet". Ogni prenotazione che riduce il numero di coperti della "Disponibilità Internet" riduce anche i coperti della "Disponibilità del ristorante". Se la disponibilità Internet è aperta ma nessun tipo di vendita è aperto alle prenotazioni, non sarà possibile prenotare il ristorante online. Disponibilità per tipo di vendita (tipo di vendita 2) La disponibilità per tipo di vendita rappresenta il numero di coperti per ciascun tipo di vendita (per impostazione predefinita è uguale al numero di coperti riservati alla disponibilità Internet). Ogni prenotazione che riduce il numero di coperti della "Disponibilità per tipo di vendita" riduce anche i coperti della "Disponibilità Internet". Ogni tipo di vendita è associato a un livello di disponibilità. La disponibilità "Fuori promozione" (o "normale") è un tipo di vendita creato ad hoc. Definisce il numero di coperti disponibili per la prenotazione non associata a un tipo di vendita (menù fissi o promozioni). È possibile chiuderlo in caso di menù fissi obbligatori, ad esempio un menù speciale per San Valentino. thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com p. 16

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi GESTIONE DEI SERVIZI 8. Esercitazione: gestione di un servizio. Prendete l'agenda delle prenotazioni del ristorante relativa al servizio serale e chiedete a qualcuno di dettarvi la prima prenotazione. Aggiungete una nota alla prenotazione (un seggiolone per bambini) Inserite un'allergia al glutine nella scheda del cliente Modificate la nota nel riepilogo Aggiungete un'occasione alla prenotazione (compleanno) Modificate lo stato del cliente in cliente eccellente Assegnate la prenotazione a un tavolo del ristorante a scelta lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 17

1. Accesso al calendario theforkmanager CALENDARIO IN THEFORK PRO 1. Accesso al calendario theforkmanager Aprite il calendario facendo clic su "Calendario" sulla barra di navigazione (1). 1 È importante chiudere i servizi se sapete di non poter più accettare prenotazioni da Internet. In questo modo eviterete di infastidire i clienti. Se il pasto diventa di colore rosso significa che è stato raggiunto il numero massimo di coperti. Il pasto è quindi al completo (2). Se il pasto diventa di colore arancione significa che è sta per essere raggiunto il numero massimo di coperti. Il pasto è quasi al completo (3). 2 3 thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 18

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi CALENDARIO IN THEFORK PRO 2. A cosa serve il calendario theforkmanager? Per chiudere il ristorante fate semplicemente clic sul pulsante rosso In questo modo vengono bloccate anche le prenotazioni online oltre a quelle di theforkmanager. Se desiderate chiudere solo le prenotazioni online, fate clic sul simbolo . 3. Esercitazione: uso del calendario theforkmanager. Chiudete il servizio pranzo per il prossimo 25 aprile. thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com p. 19

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi IMPOSTAZIONI E CONSIGLI UTILI 1. Come si stampa l'elenco delle prenotazioni? Per stampare l'elenco delle prenotazioni, fate clic su "Gestione servizi" sulla barra di navigazione (1). Selezionate la data del pasto desiderato (2). Fare clic sull'icona "   " (3). 1 2 3 thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com p. 20

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi IMPOSTAZIONI E CONSIGLI UTILI 2. Come si aggiorna la scheda del ristorante? Per aggiornare la scheda del ristorante, fate clic su "Gestione Internet" sulla barra di navigazione (1). Scegliete la sezione da aggiornare (2): La sezione "Scheda del ristorante" consente di aggiornare le informazioni principali del ristorante e di inserire una breve descrizione. La sezione "Menù fissi e à la carte" è la più importante da aggiornare, permette infatti di stimolare l'attenzione degli utenti e invogliarli a provare il vostro ristorante. Aggiornate sempre l'estratto del menù in base alle varie stagioni e pubblicate sempre i menù fissi. La sezione "Foto" consente di pubblicare online le foto più accattivanti della struttura, dei piatti o della sala. Attenzione: è necessario caricare le foto in formato .jpg.  1 3 Utilizzate questo strumento per riempire il vostro ristorante durante i periodi di minore affluenza. In media, una promozione con sconto del 50% sui piatti del menù à la carte, genera il 30% di prenotazioni in più. thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com p. 21

3. Come si modifica o personalizza nome utente e password? IMPOSTAZIONI E CONSIGLI UTILI 3. Come si modifica o personalizza nome utente e password? Per personalizzare i dati di accesso a theforkmanager, fate clic su "Impostazioni" sulla barra di navigazione, quindi su "Gestione utenti" e infine scegliete la sezione "Elenco account" (1). Fate clic sull'icona (2) per modificare il nome utente e la password. 2 1 thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 22

4. Come si crea una promozione? IMPOSTAZIONI E CONSIGLI UTILI 4. Come si crea una promozione? Per creare una promozione, fate clic su "Gestione Internet" (1) sulla barra di navigazione, quindi su "Promozioni" (2). Scegliete la promozione da lanciare. Scegliete i giorni e i servizi a cui applicare la promozione. Confermate e preparatevi a ricevere tanti clienti. 1 2 Utilizzate questo strumento per riempire il vostro ristorante durante i periodi di minore affluenza. In media, una promozione con sconto del 50% sui piatti del menù à la carte, genera il 30% di prenotazioni in più. thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 23

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi IMPOSTAZIONI E CONSIGLI UTILI 5. Come si consultano le fatture? Fate clic su "Il mio account" sulla barra di navigazione (1). 1 6. Come si consultano le recensioni dei clienti? Fate clic su "Gestione clienti" sulla barra di navigazione (2). Dal menu a sinistra, è possibile selezionare l'opzione "Misurare la soddisfazione" che consente di visualizzare le recensioni dei clienti (3). 2 3 thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com p. 24

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi IMPOSTAZIONI E CONSIGLI UTILI 7. Come si crea un lungo periodo di chiusura? Fate clic su "Impostazioni" sulla barra di navigazione (1), quindi su "Gestione pasti" (2) e infine su "Periodi di chiusura" (3). 1 2 4 3 Fate clic sul pulsante "Crea un periodo di chiusura" (4). Scegliete il tipo di chiusura facendo clic sul menu a discesa "Tutti i tipi di chiusura" (5). 5 È possibile specificare qui i periodi di ferie o di lavoro. Nelle date specificate come chiusura non sarà possibile prenotare il ristorante online. lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 25

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi IMPOSTAZIONI E CONSIGLI UTILI 8. Quali sono gli stati secondari della prenotazione? Arrivato: tavolo non completo, mancano ancora delle persone Conto: il cliente al tavolo ha chiesto il conto Accomodato: il cliente sta consumando il pasto Liberato: il cliente ha liberato il tavolo Caffè: il cliente sta prendendo il caffè Messaggio: mostra un numero di telefono, attira l'attenzione su una nota scritta nel corso della prenotazione thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com p. 26

lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi IMPOSTAZIONI E CONSIGLI UTILI 9. Come si aggiunge un pulsante di prenotazione sulla pagina Facebook o sul sito web della struttura? Per utilizzare un pulsante di prenotazione, fate clic su "Prenotazione online" sulla barra di navigazione (1), quindi su "Modulo di prenotazione" (2). Installando il pulsante di prenotazione sul sito web o sulla pagina Facebook della struttura, è possibile generare tra il 5% e il 10% di prenotazioni in più. 1 2 10. Come trovare risposte a dubbi e domande su theforkmanager? Avete domande particolari su theforkmanager o su thefork in generale? email all'indirizzo support@thefork.it o telefonicamente al numero 02 60 06 31 02. lafourchette - 20, rue du Sentier, 75002 Parigi Tel: 01 83 77 71 77 | Email: support@thefork.com thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 27

1. Accettazione delle prenotazioni QUESTIONARIO FINALE 1. Accettazione delle prenotazioni Se nell'accettare una prenotazione avete selezionato il giorno sbagliato, cosa occorre fare per modificare la data? Avete selezionato il cliente sbagliato, come modificarlo? Come si indica che un cliente è allergico al glutine? Come si visualizzano le prenotazioni: per un giorno in particolare? Per il pranzo/la cena/tutti i servizi? Per una data futura? Come si accede a una prenotazione online in particolare o a una prenotazione di gruppo? Come si modifica una prenotazione? Nel software theforkmanager, come si specifica che un cliente è arrivato al ristorante? Nel software theforkmanager, come si specifica che un cliente ha cancellato la prenotazione per telefono? Nel software theforkmanager, come si indica che un cliente non ha onorato la prenotazione? Come si accede all'elenco delle prenotazioni cancellate? Nel software theforkmanager, come si trova un cliente che si è presentato al ristorante? Come si sostituisce un tavolo? Come si blocca un tavolo? Come si bloccano le prenotazioni per un tavolo? Come si modificano i giorni e gli orari di apertura? Come si impostano i giorni di chiusura? Come si chiudono le prenotazioni online? Come si chiudono le prenotazioni online per una determinata fascia oraria?  Come si modifica il numero di coperti disponibili per la prenotazione online? Come si aggiornano i suggerimenti sulla scheda del ristorante? Come si specifica un menù sulla scheda del ristorante? Come si modifica la descrizione del ristorante? 2. Gestione dei servizi 3. La pianta della sala 4. Configurazione 5. Scheda del ristorante su thefork thefork Tel: +39 02 60 06 31 02 | Email: support@thefork.it p. 28