Formazione e gestione delle raccolte Rossana Morriello Venezia, 5 dicembre 2005

Acquisizione Selezione Sviluppo delle raccolte Gestione delle raccolte

Gestione delle raccolte: Gestione consapevole e pianificata del sistema (non discrezionale) Crescita qualitativa e coerente Passaggio a utente - analisi di comunità - monitoraggio costante dell’uso Aggiornamento e revisione continue Cooperazione interna ed esterna

Gestione delle raccolte Definizione fisionomia documentaria Definizione scopi ed obiettivi Pianificazione processo Individuazione fonti per controllo sulla produzione editoriale Selezione ponderata documenti Acquisizione Trattamento e mediazione documenti Monitoraggio costante dell’uso Aggiornamento e revisione continue

Gestione delle raccolte come processo Il processo di elaborazione di una politica di gestione delle raccolte comincia con un gruppo di persone interessate al futuro della loro biblioteca che si riuniscono per discutere come sviluppare quella biblioteca al meglio; per pianificare, programmare e realizzare, in modo che possa essere fornito un servizio ottimale con un uso appropriato e giudizioso delle risorse

Programmazione in base a mission biblioteca organizzazione e contenuto raccolte utenza reale e potenziale spazio fisico a disposizione contesto documentario in cui la biblioteca opera

Selezione Risorse cartacee (libri, periodici) Non-book materials (videoregistrazioni, dia) Risorse digitali (siti web, periodici elettronici, banche dati, e-books)

Valutazione: il metodo sistematico Obiettivi - Strategia Letture preliminari Criteri Analisi (completa, abile scrematura, sguardo esperto) - Correlazioni Pubblicazioni confrontabili - Opinioni aggiuntive - Informazioni supplementari Conclusioni personali - Risultati finali - Applicare i risultati

Criteri Whittaker Persone (autore, curatore, editore, tipografo) Piano (argomento, origini, scopo, pubblico) Contenuti (fiction – non fiction) Organizzazione (disposizione grafica, indici, rinvii) Progetto grafico (formato, leggibilità, aspetti estetici) Produzione (metodi, “abilità artigianale”, materiali) Posizionamento (nei confronti mercato, nei confronti raccolte)

Contenuti – Non fiction Reputazione Ricerca: metodi e fonti Validità Lunghezza Ambito Dettaglio Punto di vista Pregiudizi Equilibrio Livello Stile Accuratezza Aggiornamento Revisione Durata Inform. bibliografica Inform. iconografica Caratt. particolari Materiali di supporto Effetto

Contenuti - Fiction Reputazione Ricerca: metodi e fonti Osservazione Inventiva Lunghezza Intreccio Ambientazione Personaggi Livello Approccio Stile Spirito Durata Informazione iconografica Materiale di supporto Effetto Potere

Libri per ragazzi non – fiction: Livello Leggibilità Stile Effetto Apparato iconografico Informazioni bibliografiche fiction: Livello Informazione iconografica Approccio Pregiudizi Effetto

Modello Conspectus Livelli di copertura disciplinare: 0 – nessuna copertura 1 – livello minimo 2 – livello di base 3 – livello di istruzione 4 – livello di ricerca 5 – livello di specializzazione Codici lingua Uso della CDD

Livello di copertura disciplinare (Conspectus) Descrizione Biblioteche Livello 1 Livello 2 Biblioteche Livello 3 Narrativa adulti Minimo Di base Di studio / istruzione Saggistica adulti Di studio Informatica Archeologia

I documenti multimediali (Whittaker) Persone: nuove figure tecniche (webmaster, computer grafico, ecc.) identificazione chiara dei ruoli informazioni bibliografiche e biografiche contatti responsabilità editoriale esplicita

I documenti multimediali Contenuti: aggiornamento e revisione, informazione iconografica - autorevolezza responsabili e contenuto - buona gestione dei link interni ed esterni validità e controllo dei link informazioni bibliografiche informazione iconografica

I documenti multimediali Progetto grafico: grafica dei contenuti e della confezione, leggibilità e accessibilità design del contenuto multimediale leggibilità/accessibilità utilità e coerenza immagini

I documenti multimediali Organizzazione: ipermedialità, navigabilità link di ritorno - chiarezza icone, bottoni presenza indici, help in linea, motore di ricerca interno

I documenti multimediali Produzione: abilità tecniche (HTML, software utilizzato) Posizionamento (costi, confronti) Attrezzature: compatibilità

"adottare un uso intelligente del Web” Linee guida MINERVA "adottare un uso intelligente del Web”

Linee guida MINERVA enfasi sull’utente i criteri per la valutazione della qualità di un sito web sono essenziali per misurarne l’efficacia. Alcuni di essi sono generali per il Web, altri sono specifici per i siti Web culturali. Questi ultimi vanno misurati sull’efficacia dell’interazione tra gli obiettivi dell’istituzione culturale, le esigenze dell’utente, e le caratteristiche dell’applicazione Web

Linee guida MINERVA - Contenuti criteri per l’accessibilità criteri per l’usabilità - Contenuti Navigabilità Design

Linee guida MINERVA criteri per l’accessibilità linee guida consorzio W3C

Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: contenuti (I) aggiornamento copertura disciplinare (in relazione all’utenza) completezza concisione ricchezza multilinguismo accuratezza

Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: contenuti (II) chiara indicazione di responsabilità (del sito e dei contenuti) politica relativa alla pubblicità autorevolezza (bibliografia, informazioni) oggettività unicità appropriatezza e facilità di comprensione dell’organizzazione, raggruppamenti, suddivisione dell’informazione

Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: design leggibilità (font 10 pt – almeno 12-14 per più di 65 anni) carattere standard (TNR e Arial/Helvetica) organizzazione dello spazio (es. informazioni essenziali in alto) uso adeguato delle immagini uso dei colori (es. sfondi, utenti svantaggiati)

Usabilità Contenuti: le pagine web dovrebbero avere come primo obiettivo quello di fornire contenuti di qualità che interessano l’utente Facilità d’uso: la maggiore o minore facilità con cui gli utenti riescono a trovare i contenuti che vogliono

Acquisizione Monografie: editore, commissionaria, libreria Periodici: editore, commissionaria, con gara Risorse elettroniche: editori, aggregatori, tramite consorzi

La revisione (Whittaker) Criteri originari (reputazione, aggiornamento dei contenuti, pubblicazione di edizioni successive) Criteri aggiuntivi (uso del documento, condizioni fisiche, disponibilità di altre copie, linee guida pubblicate)

MUSTIE (SMUSI o IOUPI) M = fuorviante o inaccurato U = usurato, logoro, non più riparabile S = superato (da nuova edizione o altro libro simile) T = nessun valore letterario o scientifico I = irrilevante per interessei comunità E = ottenibile altrove in ILL

MUSTIE (SMUSI o IOUPI) Criteri MUSTIE Uso del documento “Anzianità” del documento es. 8/3/MUSTIE

Politiche di revisione e valutazione Scarto (macero, donazione, vendita) Spostamento a magazzino Sostituzioni Duplicati Rilegatura Programmi per conservazione Modalità valutazione uso raccolte

Formalizzazione processo carta delle collezioni piano di sviluppo delle collezioni protocolli di selezione

Carta delle collezioni Definizione finalità (mission) della biblioteca e delle raccolte Profilo della comunità e dell’utenza Finalità del documento (obiettivi in PSC) Selezione Connotati delle collezioni (collezioni speciali, aree particolari) Politiche di revisione continua e valutazione Aree tematiche Consorzi e accordi di cooperazione

Raccogliere informazioni sull’utenza reale e potenziale Quali fonti? la comunità la biblioteca

La comunità Quali dati? Profilo geografico-ambientale-urbanistico Profilo economico-produttivo Servizi culturali per il tempo libero Mobilità Profilo demografico

La biblioteca Informazioni dirette o primarie: Indagini, interviste, gruppi campione (es.gruppi di lettura, amici della biblioteca, …) Informazioni indirette o secondarie: Statistiche interne: prestiti, ILL, DD, catalogazione, reference, …

Collezioni speciali Ragazzi Multiculturali Disabili Terza età Storia e cultura locale Reference Documentazione di fonte pubblica ….

Collezione speciale “una collezione di libri collegati alla storia locale, a celebrità, industrie, ecc. oppure su un certo soggetto o periodo, o raccolti per qualche ragione particolare, in una biblioteca a carattere generale” e che di conseguenza, per le specifiche caratteristiche possedute, di solito viene trattata separatamente Ray Prytherch, Harrods Librarians’ Glossary and Reference Book, Brookfield : Ashgate, 2000

Aree particolari Doni Scambi Doppie copie Desiderata

Consorzi e accordi cooperazione Collezione di un sistema non è solo quella della singola biblioteca, ma la sommatoria di delle raccolte di tutte le biblioteche Anche il materiale che si può dare o ricevere da un’altra biblioteca con ILL o DD fa parte della collezione del sistema Visione utente della biblioteca moderna deve essere questa Utente deve sapere cosa biblioteca ha e cosa condivide

Piano di sviluppo delle collezioni Programmazione annua obiettivi Traduzione obiettivi in quantità di documenti Ripartizione del budget nei vari settori Desiderata Quantità di copie da acquisire Criteri svecchiamento e scarto

Risorse elettroniche Includere le risorse elettroniche nel PSC generale oppure Creare PSC specifico per ER

PSC per risorse elettroniche Scopo e audience Utenti (es. utenti remoti, e-learning) Obiettivi (es. alfabetizzazione informatica) Accesso (es. filtri Internet, gratuità) Integrazione nella collezione (anche fisica) Organizzazione e indicazione delle responsabilità (es. inclusione informatici) Accordi di cooperazione Relazione con altri documenti (nel caso sia specifica per ER)

Protocollo di selezione Settore disciplinare specifico o classe Budget messo a disposizione dal PSC Ripartizione budget per tipologia materiale (es. reference, monografie) Fonti per la selezione del materiale Modalità di verifica dei criteri utilizzati

Strumenti di comunicazione Utenti, amministratori, finanziatori anche esterni di obiettivi e scelte Personale interno Personale neo-assunto (training) Altre biblioteche Partner in progetti di cooperazione Fornitori

Strumenti di programmazione Programmare obiettivi Definire standard nella scelta e scarto Definire le priorità Giustificare utilizzo e richieste fondi Rivalutare le collezioni Limitare discrezionalità Garantire continuità

Valutazione Valutare le raccolte significa rilevare la loro capacità di soddisfare le esigenze dell’utenza

Valutazione Misurazione uso effettivo raccolte -indice di prestito -Indice di prestito materiale recente acquisito -indice di circolazione -indice di scarto -indice di inutilizzo -indice di ILL Statistiche sull’uso delle ER Indagini sull’uso delle raccolte cartacee e digitali

Per approfondimenti: AIB-WEB. Formazione e gestione delle raccolte, a cura di Rossana Morriello, c2004-06-29, http://www.aib.it/aib/lis/gest.htm Giovanni Solimine, Le raccolte delle biblioteche: progetto e gestione, Milano, Bibliografica, 1999 Loredana Vaccani, Revisione delle raccolte, Roma, AIB, 2005 Kenneth Whittaker, Metodi e fonti per la valutazione sistematica dei documenti, edizione italiana a cura di Patrizia Lucchini e Rossana Morriello, Manziana, Vecchiarelli, 2002