GMG SPA Benedetta Antonini – Ufficio Marketing
Perdita di tempo per la ricerca dei documenti Le schede di lavoro occupano una intera stanza Decine di migliaia di documenti La ricerca dei documenti poteva durare ore Difficoltà di passaggio di documenti fra sedi
Semplificazione della Gestione Diminuzione dello spazio di archiviazione Velocizzazione delle ricerche Miglioramento dei tempi di risposta
Creazione di una Virtual Machine sulla infrastruttura informatica esistente Integrazione del Software AdJuto di J.M. Consulting Collegamento del DB di archiviazione al Software ADP per l’indicizzazione dei documenti
Viene lanciata una App sul display della multifunzione Applicazione
Viene scelto il tipo di documento che deve essere archiviato Scelta
Viene inserito il numero univoco e il tipo di documento Inserimento
Con la pressione del pulsante di scansione e archiviazione automatica Scansione
Sistema di ricerca semplice e intuitivo con visualizzazione dei documenti correlati Ricerca
Risultato Velocizzazione Procedure Numerazione Automatica documenti Ricerca rapida ed efficace Interscambio documenti fra filiali Miglior tempi di risposta
I benefici in termini di velocità ed efficienza del sistema sono stati visibili sin da subito e sempre più apprezzati con il trascorrere dei giorni. Ho trovato molto utile la possibilità di scansire in tempi davvero irrisori molti documenti senza dovermi preoccupare, grazie al sistema di attribuzione numerica automatica, di seguire l’ordine crescente di archiviazione, e soprattutto si è rivelata fondamentale la modalità di ricerca rapida che consente di trovare, attraverso semplici criteri, tutti i documenti riferiti ad un intervento, compresi i prospetti di garanzia Mercedes che sono per noi particolarmente importanti. Inoltre il nuovo sistema ci permette di ridurre notevolmente l’archivio cartaceo, specialmente in un’ottica di medio-lungo periodo, con i conseguenti vantaggi di spazio recuperato.
GMG SPA Benedetta Antonini – Ufficio Marketing