ESERCITAZIONE PRATICA: FLOW-CHART E VALUE STREAM MAP UFFICIO GENERALE PER IL CONTROLLO INTERNO = CORSO FORMAZIONE SGQ ENTI A.M. = ROMA 26-29 GENNAIO 2010 ESERCITAZIONE PRATICA: FLOW-CHART E VALUE STREAM MAP A pag. 2 viene rappresentato il diagramma di flusso (o flow-chart) del processo “compilazione scheda SISTPAM” che consiste nella richiesta creazione/modifica di un account per l’accesso ai sistemi informatici in un Reparto dell’Aeronautica Militare. In particolare, consideratane l’importanza, viene rappresentato poi a pag. 3 – sempre sotto forma di diagramma di flusso - il dettaglio del sottoprocesso di “smistamento posta” (evidenziato in grigio nel diagramma di pag. 2). A pag. 4 viene fatta infine una rappresentazione del processo “compilazione scheda SISTPAM” secondo i principi teorici della VALUE STREAM MAP, nella quale vengono in particolare evidenziate due situazioni di <<appesantimento>> produttivo, raffigurate dai diagrammi a triangolo (cioè le richieste in attesa di essere lavorate) colorati in arancione ed in rosso. Secondo quanto illustrato teoricamente durante la parte teorica degli interventi, si richiede al frequentatore di: relativamente al triangolo “arancione”: individuare il punto corrispondente (costituito da una o più box) nel flow-chart “compilazione scheda SISTPAM” (segnare l’area direttamente sul foglio a pag. 2); individuare di seguito la tipologia di MUDA che può giustificare in quella fase del processo la creazione di un così alto numero di schede non lavorate:____________________________________________________________________________________________________________ proporre brevemente qui di seguito soluzioni percorribili che potrebbero andare a migliorare la situazione, secondo i principi teorici della LEAN PRODUCTION:______________________________________________________________________________________________________ relativamente al triangolo “rosso”: individuare il punto corrispondente (costituito da una o più box) del flow-chart “smistamento posta” (segnare l’area direttamente sul foglio a pag. 3); individuare la tipologia di MUDA che può giustificare in quella fase del processo la creazione di un così alto numero di schede non lavorate:_______________________________________________________________________________ proporre soluzioni percorribili che potrebbero andare a migliorare la situazione, secondo i principi teorici della LEAN PRODUCTION:_______________________________________________________________________________________________________ NOME E COGNOME FREQUENTATORE/ID SEZIONE: ____________________________________________________

Smistamento posta (Sistema Documentale) Processo compilazione scheda SISTPAM (manuale/documentale) INPUT MSG ASSEGNaZIONE Compilazione scheda Porre alla firma in calce del Comandante di Corpo (proc. Manuale) Porre alla firma in calce del Resp. dell’AOO (procedura manuale) – Ente in condivisione. Passare a scanner il modulo con entrambe le firme Processo Smistamento posta (Sistema Documentale) OUTPUT Account attivato

Processo smistamento Posta – Sistema Documentale Rifiuto Arrivo Posta Smistamento Centrale Smistamento Interno Ente Archiviazione Processo di Smistamento Interno “esploso” Processo di Smistamento Centrale “esploso” ARRIVO POSTA Inoltrare Trasmettere ARRIVO POSTA Distruggere Gli interessati sono tutti in indirizzo? No Accettazione? Servirà in futuro? SI Oltre 30 pagine ? NO NO Forse Atti in archivio Scansione e protocollo SI SI NO Rifiuto Ricevuto per Competenza o Conoscenza? Tenere in cartella Scansione Lettera di Trasmissione e protocollo Si Selezione Destinatari Competenza Conoscenza ARCHIVIARE Trasmissione Destinatario finale? SI Invio cartaceo a destinatari Processare pratica SI NO POSTA INVIATA Smistare a livelli inferiori 1 Destinatario finale ? NO Smistare a livelli inferiori 1 Destinatario finale n n

Clean up 5 (cycle t.) * 100 (wip) 480 (min lav. Giorno) il Cycle Time (Il Tempo Ciclo Manuale Totale), che è il tempo lavorativo manuale necessario al completamento del processo analizzato Tempo necessario per essere in grado ad iniziare la creazione di un nuova pratica Grado di prontezza della macchina (% di efficienza) 5 (cycle t.) * 100 (wip) 480 (min lav. Giorno) Percentuale di pratiche con errori e quindi da riprocessare = sono coinvolti 2 settori dell’edificio molto distanti Clean up