Personalizzazione Milano Corso Sipa.net Personalizzazione Milano Versione 3.1.0.0

Sommario Sipa.net Come richiedere il Sipa.net Prerequisiti Installazione Installazione Installazione di rete – Server/Client Aggiornamento Principali Funzionalità – Anagrafica, Amministrazione, Assistenza OnLine Modulo Utilità - Backup e Ripristino dati, Accesso Utenti Modulo Utilità - Comunicazione con la Diocesi Termini e modalità di assistenza Sportello Diocesi Parrocchia

SIPA.NET Torna al sommario

SIPA.NET è un software realizzato per soddisfare le esigenze informatiche dei parroci nella loro attività parrocchiale Attraverso la tecnologia .NET di Microsoft ed utilizzando il programma di gestione archivi SQLServer è stato possibile realizzare un’interfaccia utente standard che si integra in modo naturale con i programmi di office automation più diffusi.   Tra i vari punti di forza del programma ricordiamo il controllo sulla congruenza dei dati immessi per garantire la qualità della base dati dal punto di vista informatico, rapidi, semplici ed estremamente completi metodi di ricerca per l’estrazione di qualsiasi tipo di informazione memorizzata, la garanzia della protezione dei dati personali mediante la definizione di diversi tipi di utente con varie modalità di accesso. L’uso di Sipa.net da parte delle parrocchie favorisce, oltre che una migliore gestione di alcune attività della singola parrocchia, anche un flusso ordinato, completo e uniforme di dati tra le parrocchie e la curia diocesana. Sipa.net Milano è una personalizzazione del Sipa.net Nazionale richiesta dalla Arcidiocesi di Milano. E’ composta da tre moduli principali: Modulo Anagrafico, Modulo Amministrativo e Modulo Utilità

COME RICHIEDERE IL SIPA.NET Torna al sommario

Prima della installazione del Sipa. net Milano (attualmente versione 3 Prima della installazione del Sipa.net Milano (attualmente versione 3.1.0) è necessario sapere cosa la Parrocchia ha installato sul PC. Ai referenti decanali viene dato a disposizione un foglio con tutte queste informazioni (aggiornate a gennaio 2016 per quanto riguarda le installazioni Sipa.net Milano) I casi possono essere: La parrocchia non ha mai installato il programma Sipa.net Milano La parrocchia ha installato una vecchia versione del Sipa.net Milano (precedente alla versione 2.7) e non ha mai aggiornato il programma La parrocchia ha installato il Sipa.net Milano ed ha almeno la versione 2.7 La parrocchia utilizzerà il PC messo a disposizione della Diocesi con già installato il Sipa.net Milano ultima versione

La parrocchia non ha mai installato il programma Sipa.net Milano E’ necessario installare il programma con il CD di installazione (il CD è a diposizione dai referenti decanali oppure può essere richiesto dal nostro sito www.sipanet.it) Deve essere richiesto dal sito www.sipanet.it Il/i seriale/i per l’attivazione del programma La parrocchia ha installato una vecchia versione del Sipa.net Milano (precedente alla versione 2.7) e non ha mai aggiornato il programma E’ necessario aggiornare il programma con il CD di installazione (il CD è a diposizione dai referenti decanali oppure l’aggiornamento può essere richiesto dal nostro sito www.sipanet.it) Deve essere richiesto dal sito www.sipanet.it il/i seriale/i per l’attivazione del programma La parrocchia ha installato il Sipa.net Milano ed ha almeno la versione 2.7 La parrocchia utilizzerà il PC messo a disposizione della Diocesi con già installato il Sipa.net Milano ultima versione

Il foglio riassuntivo contiene tutte le informazioni relativa alle parrocchie: COD_PAR: Codice parrocchia, ICSC: Codice Parrocchia dell’Istituto Centrale Sostentamento Clero COD.FISCALE: Codice Fiscale della Parrocchia informazioni generali parrocchia ULT_ELAB (data dell’ultima elaborazione Wingepa), CODICE SIPA VECCHIO (codice utilizzato nel Sipa.net Milano con versione antecedente alla 2.7) SIPA NAZIONALE (codice utilizzato dalle parrocchie in possesso del SIPA.net Nazionale dalla versione 2.7) SIPA MI (codice utilizzato dalle parrocchie in possesso del Sipa.net Milano dalla versione 2.7) La parrocchia 4000939 – PARR SANTI PIETRO E PAOLO ha già installato il Sipa.net Milano nuova versione in quanto ha già i seriali SIPAMI. In questo caso si può procedere con l’aggiornamento La parrocchia 4000956 – PARR DEI SANTI GERVASO E PROTASO non ha mai installato il Sipa.net Milano: non ha il CODICE SIPA VECCHIO e neanche il SIPAMI. In questo caso si può procedere con l’installazione da CD e con la richiesta del seriale/i La parrocchia 4000960 – PARR. SANTA CROCE ha installato il Sipa.net Milano vecchia versione in quanto ha il seriale CODICE SIPA VECCHIO. In questo caso si può procedere con l’aggiornamento da CD e con la richiesta del seriale/i Nel caso in cui la parrocchia utilizzerà il PC messo a disposizione della Diocesi si dovrà controllare se esistono già dei seriali SIPA MI non utilizzati (senza la data) per attivare il prodotto altrimenti si deve procedere con la richiesta del seriale/i

Richiesta Sipa.net Per richiedere il Sipa.net è necessario andare sul sito www.sipanet.it e cliccare sulla sezione Richiedilo Richiedi Sipa.net Si apre una scheda di registrazione e si prosegue o con l’inserimento delle proprie Credenziali o con una nuova Registrazione Video – Richiesta Sipa.net

Per la registrazione è necessario conoscere il codice ICSC della parrocchia ed eventualmente il vecchio codice seriale del Sipa.net (tali informazioni verranno fornite ai referenti) Si compilano i dati relativi alla Parrocchia e si imposta la password di accesso Può essere richiesto il download dell’immagine ISO (circa 700Mb) o il download dell’aggiornamento (circa 70Mb). Per le installazioni dovranno essere richiesti un numero di seriali pari al numero di installazioni che si faranno (ogni Pc deve avere un suo seriale)

All’utente arriverà una email con i link per lo scarico dell’immagine ISO e/o aggiornamento e i seriali richiesti Gentile Cliente, la Sua richiesta di programma parrocchiale Sipanet è andata a buon fine! Può procedere allo scarico del programma direttamente dal seguente link: http://www.unitelm.it/sipanet/documenti/download.asp?tipo=full&cac=xxxx&pwd=LJlshC&p=SIPANETCEIMI Può scaricare l’aggiornamento dal seguente link: http://www.unitelm.it/sipanet/documenti/download.asp?tipo=aggsipa&cac=xxxx&pwd=LJlshC&p=AGGSIPA Ecco il numero seriale per l’installazione: SNETMI-XXXXX-XXXXX-XXXX-XXXX (nuovo) Una volta scaricata l’immagine ISO Si può masterizzare il file mediante programma tipo Nero oppure montarlo come unità disco virtuale Per montare l’immagine ISO, cliccare con il tasto destro del mouse sul file SIPAMI_V310.ISO. Si apre la tendina dove selezionare la voce Monta come unità virtuale oppure è necessario scaricare da Internet dei programmi di emulazione CD/DVD per montare l’immagine

PREREQUISITI SOFTWARE Torna al sommario

Prerequisiti installazione Windows 7, Windows 8, Windows 10 (gira anche su Windows XP SP3 ma consigliamo di aggiornare ai nuovi sistemi operativi in quanto non è più supportato dalla Microsoft) 2Gb di memoria Durante l’installazione vengono installati alcuni componenti necessari per il programma: MDAC Framework 3.5 Sqlexpress 2005 – istanza SIPAMI (non è sufficiente scaricare da internet Sqlexpress 2005 e installarlo in quanto è necessaria caricare l’istanza SIPAMI per un corretto funzionamento del prodotto)

INSTALLAZIONE Torna al sommario

Modalità di installazione Installazione Sipa.net locale (stand-alone) su singolo computer Più installazioni Sipa.net locale (stand-alone) su diversi computer (parroco, ufficio parrocchiale, volontari…) Più installazioni di Sipa.net in configurazione rete intranet parrocchiale

Modalità di importazione dati anagrafici Prima di procedere all’installazione del Sipa.net è necessario verificare se sono a disposizione i dati del WINGEPA (ci possono essere una o più installazioni del Wingepa) Si possono verificare i seguenti casi: Programma WINGEPA presente sullo stesso PC principale dell’installazione In questo caso si può procedere con l’installazione. 2. Programma WINGEPA presente su un PC diverso da quello principale di installazione In questo caso è necessario copiare la directory dell’installazione del Wingepa sul PC di installazione e poi procedere con l’installazione

3. Programma WINGEPA non presente ma backup dati in Diocesi Se la parrocchia non ha il programma WINGEPA sarà necessario controllare se la Diocesi ha un backup precedente dei dati della Parrocchia (consultando il documento fornito ai referenti dalla Diocesi). In questo caso sarà la Diocesi a fornire alla Parrocchia i dati del Wingepa da copiare sul PC principale dove si vuole installare il Sipa.net oppure in caso negativo fornirà alla Parrocchia un codice per poter utilizzare il Sipa.net nella sezione anagrafica. 4. Altro programma parrocchiale utilizzato Si dovrà controllare se la Diocesi è in possesso di dati pregressi del Wingepa (consultando il documento fornito ai referenti dalla Diocesi) e poi contattare Ids&Unitelm e fornire i dati del proprio programma parrocchiale (se disponibili anche quelli del Wingepa) per valutare il lavoro necessario per l’importazione dei dati su Sipa.net

Installazione Una volta verificata la presenza o meno del programma Wingepa sul PC principale e installati i prerequisiti (Framework, Sql 2005 Express e Sipa.net) si può eseguire il programma. Al primo avvio Viene richiesta l’attivazione della licenza. (se in quel momento non si ha a disposizione il seriale si può proseguire in Prova – 30 giorni) L’attivazione della licenza può essere automatica (se il PC è collegato ad Internet) o manuale (se il PC non è collegato ad Internet: in questo caso sarà necessario contattare l’assistenza Ids&Unitelm)

Attivazione automatica – PC collegato ad Internet Si clicca su Registrazione Il referente deve inserire il numero seriale che gli è arrivato via email Cliccando su CONVALIDA si riempiono i campi Nome, Organizzazione e Email e si ATTIVA il bottone di «Attiva prodotto» Per concludere la procedura è necessario cliccare su ‘Attiva il prodotto’ Se il seriale è valido la procedura va a buon fine e si apre il Sipa.net. Se invece il seriale inserito era già stato utilizzato da un altro PC compare una maschera di errore che indica che «lo stesso serial number può essere utilizzato per un’unica attivazione». E’ necessario quindi richiedere un altro seriale

Attivazione manuale – PC non collegato Cliccando sul bottone Convalida sulla maschera di Registrazione esce il messaggio Il referente deve inserire i dati a mano su campi: Utente, Organizzazione, Email e cliccando su ‘Attiva il prodotto’ si aprirà una ulteriore scheda dove sceglierà l’opzione Attiva Manualmente Si aprirà quindi una scheda con visualizzati il Numero di serie e Codice del PC. Questi dati dovranno essere dettati all’assistenza Ids&Unitelm. L’assistenza rilascerà quindi un Codice di Attivazione che la parrocchia dovrà scrivere nel riquadro opportuno

Una volta registrato il programma viene costruita la base dati Si definisce la parrocchia di Installazione o più parrocchie se è presente una Unità pastorale Se si sta installando il Pc principale e sono presenti una o più installazioni di Wingepa si può procede con l’importazione dei dati automatica Video – Caricamento dati Wingepa

Nel caso di più installazioni di Wingepa, la procedura di importazione dovrà essere avviata per ogni installazione trovata Se la parrocchia ha più installazioni locali del Sipa.net (uff. parrocchiale, volontari…) sarà necessario effettuare il Backup dalla postazione principale in modo da poter ripristinare i dati sulla altre postazioni. Se invece non è presente una installazione Wingepa si dovrà inserire il codice di sblocco (o i codici di sblocco per ogni parrocchia dell’Unità pastorale definite nel Sipa.net) Video – Codice sblocco anagrafica

INSTALLAZIONE DI RETE (SERVER/CLIENT) Torna al sommario

Installazione Rete Se la Parrocchia possiede una rete interna locale si può pensare di effettuare un’installazione di Rete in modo che tutti i PC puntino ad una unica base dati. INSTALLAZIONE SERVER Sul server si deve installare il componente SQL server2005 (Express) come da specifiche precedenti. il programma Sipa.net conversione eventuale dei dati da Wingepa Una volta effettuate queste operazioni è necessario fare alcune operazioni preliminari prima di installare i CLIENT.

CONDIVISIONE La cartella c:\programdata\unitelm\sipami Deve essere condivisa con nome IU_SIPAMI con controllo COMPLETO a UTENTE Everyone SICUREZZA La cartella c:\programdata\unitelm\sipami Deve essere autorizzata con CONTROLLO COMPLETO all’ UTENTE Everyone La cartella di installazione c:\programmi(x86)\unitelm\sipami

COLLEGAMENTO CLIENT-SERVER Sia il Client sia il Server devono condividere un utente Windows di tipo Administrator con Password ECCEZIONI SUL FIREWALL I sistemi firewall consentono di impedire l'accesso non autorizzato alle risorse del computer. Se un firewall viene abilitato ma non configurato correttamente, i tentativi di connessione a SQL Server potrebbero essere bloccati. La configurazione corretta per il Firewall per l’accesso a SQL prevede: Numero Porta TCP dell’istanza SQL SIPAMI Programma SQLBROWSER.EXE Video – Numero porta SQL Video – Regole entrata Firewall

CLIENT Configurato il server è possibile installare il CLIENT Durante l’installazione sarà sufficiente cliccare su «Installazione di rete» - «Client» Verrà richiesta la connessione con l’istanza SQL del SERVER (Nome Server/SIPAMI) Se non si trova l’istanza del SERVER è necessario interrompere l’installazione e ricontrollare la configurazione del SERVER

Il file di configurazione che contiene le informazioni relative al collegamento con la base dati SQL e altre informazioni relative al programma è presente sulla directory di installazione e si chiama Unitelm.config.ini Per esempio per una installazione locale la password di connessione sql deve essere DB=Password=spId9Un1telmS1p@M1 (nel caso di MSDE2000 la password =sipami) l’istanza deve essere uguale Data Source=NOMECOMPUTER\SIPAMI Se ci sono problemi di collegamento tra l’applicazione e la base dati la prima cosa da controllare è se il servizio SQL è avviato e se i parametri nel file di configurazione sono corretti Video – Collegamento alla base dati

AGGIORNAMENTO Torna al sommario

In generale gli AGGIORNAMENTI alle nuove versioni avvengono con due diverse modalità: Automatica: se il computer è collegato ad Internet e la versione del Sipa.net è almeno la 2.7 l’aggiornamento avverrà in modo automatico previa autorizzazione del parroco. Ogni volta che il programma Sipa.net viene eseguito parte un controllo per verificare se ci sono nuovi aggiornamenti disponibili. In questo caso verrà chiesto al parroco di scaricarlo e di eseguirlo (essendo l’aggiornamento una installazione, il download e l’esecuzione dello stesso dovrà essere fatto da un utente Windows Amministratore di sistema) Richiesta: L’aggiornamento potrà essere richiesto dal sito www.sipanet.it

L’aggiornamento del Sipa.net dalla versione 2.9.1 alla versione 3.1.0.0 NON SARA’ AUTOMATICA ma verrà fatta utilizzando il CD che verrà messo a disposizione dei referenti diocesani Sul sito della Diocesi di Milano, sotto la sezione ‘Curia’, ‘Monsignor Bruno Marinoni’, ‘Ufficio per i Progetti Informatici e la statistica’ si trovano in linea: la presentazione del corso i video i documenti relativi alle operazioni preliminari e alla risoluzione dei problemi legati all’installazione del prodotto

PRINCIPALI FUNZIONALITA’ Anagrafica, Amministrazione, Assistenza OnLine Torna al sommario

Sipa.net è composto da tre moduli principali e una sezione per l’assistenza Online. I moduli sono: Modulo Anagrafico, Modulo Amministrativo, Modulo Comunicazione e Utilità Modulo Anagrafico Gestione anagrafica completa dei parrocchiani Gestione dei sacramenti e registri parrocchiali Gestione delle pratiche matrimoniali nel rispetto delle norme canoniche Gestione delle attività parrocchiali (classi di catechismo, campi scuola, Consiglio Pastorale, CPAE) Gestione scuole, inventario dei beni mobili Video – Anagrafica

Modulo amministrazione una gestione multiaziendale con più esercizi in linea il Piano dei conti definito sui tre livelli (gruppi, conti, sottoconti personalizzabili) una gestione della contabilità parrocchiale basata sulla Partita Doppia con l’utilizzo dello Scadenzario Stampe di Giornale, Bilancio, Bilancio consolidato, Estratto conto, Rendiconto, Saldi, Riclassificata Video – Amministrazione

Assistenza OnLine SERVIZI ON LINE Per richiedere assistenza Per consultare le risposte dell’assistenza Per prendere un appuntamento Per seguire i corsi on line MANUALISTICA in linea Anagrafica Amministrazione e Scadenzario Utilità Accesso Utente Stampe personalizzate Video – Servizi OnLine

Backup e ripristino dati Modulo Utilità Backup e ripristino dati Accesso utenti Torna al sommario

Modulo Utilità Funzioni generali Informazioni generali sulla Parrocchia di installazione Informazioni su Parroci, Orari messe, Orari Uffici, Notizie storiche Funzione di importazione dati da Wingepa Parametri di configurazione sulla gestione delle anagrafiche Allineamento dei dati memorizzati Personalizzazione del Menu Backup e ripristino dati (nella versione attualmente in uso il backup e ripristino dati sia anagrafici sia amministrativi è globale e non è suddiviso per parrocchia) Accesso utenti Video – Utilita e Backup/Ripristino Video – Accessi Utenti

Backup/Ripristino Da UTILITA – BACKUP/RIPRISTINO C’è la possibilità di esportare i dati (salvataggio) o di importare i dati (Ripristino) Sia l’esportazione sia l’importazione può essere fatta singolarmente sul modulo anagrafica e sul modulo amministrazione. L’importazione dei dati CANCELLA i dati presenti nel Sipa.net per sostituirli con quelli della importazione. La distinzione tra anagrafica e amministrazione permette l’utilizzo di postazioni separate. I dati vengono salvati e importati GLOBALMENTE: non c’è la possibilità di filtrarli per parrocchia.

Controllo Accessi Nel Sipa.net c’è la possibilità di definire più utenti con caratteristiche diverse per la gestione dei moduli del programma. Con l’installazione viene definito l’utente Sipa che ha i permessi di gestione su tutti i moduli. E’ possibile però definire un utente (per es. Economo) che potrà vedere solo il Modulo Amministrazione oppure un utente ‘Segretaria’ che vedrà solo la parte Anagrafica. I permessi di gestione sono legati alla Parrocchia.

Comunicazioni con la Diocesi Modulo Utilità Comunicazioni con la Diocesi Torna al sommario

Modulo Utilità Annualmente le Parrocchie devono inviare in Diocesi le schede relative ai Transunti entro febbraio (Battesimo, Cresima, Matrimonio e Defunti) e il Rendiconto parrocchiale entro giugno Nella sezione Comunicazione sono presenti le funzioni per il trasferimento di questi dati dalla Parrocchia alla Diocesi. La scheda per l’invio dei dati è lo Sportello/Diocesi che si suddivide in due sezioni: Rendiconto per l’invio automatico del Rendiconto Parrocchiale alla Diocesi (www.sportellomilano.glauco.it) Export Per Curia per l’invio telematico dei dati dei sacramenti effettuati in Parrocchia alla Diocesi Video – Invio dati amministrativi Video – Invio dati anagrafici

Rendiconto Parrocchiale Nella sezione Comunicazione è presente anche la scheda Caricamento/Trasferimento dati in cui è possibile stampare il Rendiconto parrocchiale localmente per verificare le registrazioni di Prima Nota. Si inseriscono i dati relativi all’azienda e all’esercizio e cliccando su Dati per la Curia si apre l’anteprima di stampa del Rendiconto. Una volta verificati i dati si potranno inviare definitivamente in Diocesi utilizzando la funzione Sportello/Diocesi presente nel Modulo Utilità - Comunicazione Tale operazione deve essere effettuata per ogni parrocchia installata

Anagrafica sacramenti Per l’invio dei dati dei sacramenti sulla scheda Sportello/Diocesi è presente la sezione ‘Export per Curia’. La prima volta che si invieranno i dati alla Curia sarà necessario fare un’esportazione globale di tutti i dati. La prima operazione sarà quella di «Preparazione Dati». Poi sarà possibile inviarli direttamente in Diocesi «Trasferimento esportazione» via email (previa configurazione della email) oppure si potrà selezionare una directory dove salvare i dati per poi inviarli successivamente alla Diocesi. Tale operazione deve essere effettuata per ogni parrocchia installata

Configurazione email di Sipa.net Per utilizzare l’invio dei dati via email nel Sipa.net è necessario inserire i parametri di configurazione per la posta elettronica La scheda per la definizione dei parametri si trova sotto il Menù Utilità – Utilità – Configurazione comunicazioni Se sul PC è installato ed è utilizzato OUTLOOK è sufficiente copiare i parametri presenti in ‘Impostazioni Account’ di OUTLOOK Altrimenti si possono consultare dei siti internet per ricercare i parametri corretti https://www.httplab.it/popandsmtp.php http://www.sandrodiremigio.com/documenti/tutorials/pop3smtpnntp.htm

Esempi di configurazione ALICE SERVER SMTP out.alice.it NUMERO PORTA SMTP (vuoto) CONNESSIONE SMTP CON AUTENTICAZIONE inserendo Utente e Password VIRGILO SERVER SMTP out.virgilio.it NUMERO PORTA SMTP (vuoto) CONNESSIONE SMTP CON AUTENTICAZIONE inserendo Utente e Password LIBERO SERVER SMTP mail.libero.it NUMERO PORTA SMTP (vuoto) CONNESSIONE SMTP CON AUTENTICAZIONE inserendo Utente e Password TISCALI SERVER SMTP smtp.tiscali.it NUMERO PORTA SMTP (vuoto) CONNESSIONE SMTP CON AUTENTICAZIONE inserendo Utente e Password

Termini e modalità di assistenza Torna al sommario

Contratto La società Ids&Unitelm si impegna a fornire un servizio di assistenza tecnica e consulenza al programma parrocchiale Sipa.net previa stipula di un contratto. Il Contratto con Ids&Unitelm ha un costo annuo di 50 euro escluso IVA Può essere richiesto dal nostro sito www.sipanet.it nella Sezione Richiedilo o contattando direttamente gli operatori che seguono l’assistenza al programma Sipa.net Il Contratto garantisce quanto segue: Assistenza tecnica telefonica anche con l’ausilio di Teleassistenza OnLine su tutti i moduli del programma (anagrafica, amministrazione, sportello, …) per la risoluzione dei problemi Assistenza all’uso del sistema Supporto e consulenza all’installazione e agli aggiornamenti Rilascio nuove versioni per la manutenzione del programma e per nuove richieste Condizioni favorevoli per recupero dati e per l’acquisto di software terze parti in convenzione CEI (Microsoft, Adobe…)

Assistenza Il servizio è assicurato tutti i giorni lavorativi, esclusi i festivi e giorni di chiusura aziendale, dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00. Le modalità previste per l’erogazione del servizio di assistenza sono: Assistenza Telefonica (negli orari prestabiliti da contratto) Contattando il numero 049 8481811 (centralino) che passa la richiesta direttamente agli operatori, in base alla loro disponibilità, ovvero prenota un appuntamento per l’assistenza in accordo con il richiedente Assistenza via Web (servizio di richiesta per il cliente attivo 7/7 giorni 24/24 ore con presa in carico garantita entro 24/48 ore eccettuati i festivi) Utilizzando i Servizi OnLine presenti all’interno del programma Sipa.net (Richiesta di assistenza, Prenotazione appuntamento telefonico, Guide in linea) Inviando una email a sipa.net@idsunitelm.it Inviando una richiesta dal sito www.sipanet.it – Chiedi all’esperto Consultando le FAQ, le domande frequenti e le Guide in linea disponibili sul sito www.sipanet.it – Chiedi all’esperto

Sportello Diocesi Parrocchia Torna al sommario

Lo Sportello Diocesi/Parrocchia è un contenitore unico e di rapida consultazione che serve alla Diocesi e alle parrocchie per condividere in tempo reale comunicazioni ufficiali, adempimenti, rendiconti economici, pratiche e intere agende con incontri, riunioni, appuntamenti, celebrazioni ufficiali Allo sportello si può accedere direttamente e in massima sicurezza via web Video – Sportello Diocesi Parrocchia

Operazioni preliminari Per un corretta visualizzazione di tutti i moduli dello sportello e per un corretto funzionamento delle procedure è necessaria l’installazione del programma CHROMIUM. CHROMIUM assicura la compatibilità con tutti i componenti presenti nello sportello e, in questo modo, vengono superati tutti i problemi legati agli aggiornamenti dei plugin (necessari per una corretta compilazione della modulistica, pratiche e rendiconti) che sono gestiti in modo diverso a seconda del browser utilizzato (Internet Explorer, Chrome, Firefox… )

Accesso sportello Allo sportello si accede mediante l’inserimento delle credenziali fornite dalla Diocesi. Sono previsti per la parrocchia i seguenti profili di utenza: Utenza «parroco» che potrà vedere e gestire tutti i dati dello Sportello Parrocchia Utenza «Economo» che potrà gestire la sezione relativa alla parte amministrativa (Rendiconto) Utenza «Segreteria» che si occuperà principalmente della gestione delle Pratiche e Raccolta Dati

Comunicazioni Le comunicazioni sono divise idealmente in due sezioni: COMUNICAZIONI UFFICIALI Modulistica, Pratiche, Rendiconti COMUNICAZIONI DI SISTEMA Comunicazioni da inviare, agenda, promemoria Tutto lo sportello diventa quindi un UNICO CONTENITORE raggiungibile da TUTTI: Diocesi, Uffici Diocesani, Parrocchie

Tutte le funzioni dello sportello possono essere consultate facilmente. C’è un menù generale per entrare nelle diverse sezioni: Scrivania, Comunicazioni, Rendiconti, Modulistica, Agenda, Altri servizi, Strumenti E’ presente per ogni sezione una barra orizzontale (Blu) in cui si evidenziano tutte le funzionalità relative a quella sezione (caricamento dati, modifica, cancellazione….) La barra laterale (a scomparsa) è invece una barra di navigazione

Lo sportello si apre direttamente sulla SCRIVANIA Lo sportello si apre direttamente sulla SCRIVANIA. Qui in primo piano ci sono tutte le comunicazioni ricevute, gli appuntamenti di tutte le agende messe in evidenza e i promemoria

Agenda Ogni parrocchia ha a disposizione la sua agenda che può essere compilata nella sezione relativa e può essere visualizzata anche sulla pagina di apertura dello sportello sulla SCRIVANIA Cliccando sul Menù AGENDA si apre la pagina con gli appuntamenti in evidenza L’agenda viene messa in ‘evidenza’ cliccando sulla icona In questo modo gli eventi saranno visibili sulla SCRIVANIA

Per inserire gli appuntamenti è sufficiente cliccare sulla barra di navigazione sull’icona «libretto». L’aggregazione degli appuntamenti può essere mensile, settimanale o giornaliera come la maggior parte delle agende elettroniche Per creare un appuntamento basterà selezionare una fascia oraria sul calendario e si aprirà una finestra in cui inserire tutti i dettagli dell’appuntamento

La visibilità dell’appuntamento potrà essere privata, sportello, pubblica per condividere gli eventi con altre parrocchie e uffici diocesani. Si potranno definire delle categorie, si potrà usare la mappa di Google per indicare il luogo dell’incontro e si potranno allegare dei documenti. L’appuntamento può essere condiviso sia con utenti dello sportello (Uffici Diocesani, Parrocchie) sia con utenti esterni inserendo un indirizzo email valido

Per ogni appuntamento sarà possibile attivare un promemoria Il Promemoria ricorda con una notifica sia sulla Scrivania sia sul desktop del computer se si avvicina un evento importante. La funzionalità del promemoria è generale e può essere utilizzata richiamandola dal menu generale.

Il parroco potrà anche visualizzare agende di altre parrocchie o di uffici diocesani ricercandoli tra quelle rese pubbliche e potrà anche queste metterle in evidenza in modo da poter visionare sulla SCRIVANIA tutti gli appuntamenti di interesse per la Parrocchia L’Agenda potrà essere scaricata nel formato ICS compatibile con le principale agende elettroniche

Rendiconto Parrocchiale Il Rendiconto economico è tra i principali adempimenti che ogni anno le parrocchie sono chiamate a svolgere. Lo sportello permette la compilazione, l’invio, la ricezioni e revisione del Rendiconto direttamente tutto online. L’utente parrocchiale ha due opzioni per la compilazione: OnLine o locale. La compilazione OnLine potrà essere utilizzata se il browser che utilizza la parrocchia contiene i plugin per una corretta visualizzazione del Rendiconto/Moduli (utilizzo di Chromium certifica la corretta visualizzazione del Modulo) La compilazione in locale dovrà essere utilizzata se con il browser utilizzato non si ha una corretta visualizzazione del Rendiconto/Moduli

Cliccando sul Menu Rendiconto si aprirà una guida in linea per vedere qual è la modalità da scegliere per la compilazione Se i due riquadri propongono la stessa immagine allora si potrà continuare con la compilazione OnLine altrimenti si passerà alla Compilazione in Locale con lo scarico del modulo

Compilazione Rendiconto OnLine La scheda del Rendiconto si apre direttamente con il modulo già predisposto. La prima operazione da fare, se la parrocchia ha utilizzato il Sipa.net, sarà quelle di preinizializzare il Rendiconto cliccando su caricamento Se non è stato utilizzato il Sipa.net si potrà procedere con la compilazione online. Sotto il modulo ci sarà il bottone di ‘Salva’ per permettere di proseguire con l’inserimento e verifica dei dati in un secondo tempo. Accanto al botton ‘Salva’ c’è anche il bottone ‘Completato’ che dovrà essere valorizzato prima dell’invio dei dati in Curia. Si ricorda che, prima dell’invio dati in Curia, sarà necessario allegare i documenti.

Compilazione Rendiconto in locale Nel caso sia necessario (per una non corretta visualizzazione del modulo sul browser) o si voglia lavorare in locale, si dovrà scaricare il modulo del rendiconto. La prima operazione da fare, se la parrocchia ha utilizzato il Sipa.net, sarà quelle di preinizializzare il Rendiconto cliccando su caricamento. Poi si potrà procedere con lo scarico del modulo in locale Se non è stato utilizzato il Sipa.net si potrà procedere direttamente con lo scarico in locale. Una volta scaricato il modulo in locale, si provvederà all’inserimento dei dati. Verificato il rendiconto si potrà ricaricarlo sullo sportello (sempre selezionando la voce di «Compilazione in Locale»). Si proseguirà poi con l’invio del Modulo in Diocesi

Revisione Rendiconto Se il Rendiconto non è stato considerato corretto dalla Diocesi, alla Parrocchia arriverà una comunicazione per la revisione del Rendiconto. Aprendo lo Sportello sulla Scrivania comparirà la notifica e il dettaglio di quali sono gli aggiustamenti da fare. La parrocchia allora dovrà modificare il Rendiconto direttamente sulla Revisione che è stata fornita dalla Diocesi (o OnLine o in locale) e dovrà reinviare il Rendiconto rivisto in Diocesi.

Pratiche e Raccolte Dati In ogni Ufficio diocesano esistono delle Pratiche, compilando le quali, le parrocchie possono accedere a diversi servizi (per es. chiedere mutui, contrarre finanziamenti..) Gli Uffici diocesani però hanno anche la necessita di chiedere, in determinati periodi, alcuni dati (per es. componenti consiglio pastorale parrocchiale, componenti consiglio degli affari economici, elenco professionisti accreditati che operano in parrocchia…) Con lo sportello questi scambi di comunicazioni ufficiali possono avvenire in modo sicuro, veloce e in ambiente controllato.

Pratiche Cliccando su Pratiche si apre l’elenco delle pratiche disponibili. Selezionando la Pratica di interesse si apre una finestra con le istruzioni per la compilazione della stessa. Per completarla è sufficiente cliccare su Moduli e scaricarla localmente Una volta compilato il Modulo si deve ricaricare la Pratica, allegare eventuali documenti a corredo dalla pratica ed eventuali note o una lettera di accompagnamento

Cliccando su «Completa» si può «terminare la compilazione» e cliccando sul successivo bottone di «conferma invio» si invierà il tutto alla Diocesi che dovrà valutare la Pratica. L’ufficio potrà approvare, rifiutare o chiedere altre integrazioni La comunicazione di eventuali revisioni appariranno alla Parrocchia nella sezione Comunicazioni dello Sportello.

Raccolte Dati Con una comunicazione tutte le Parrocchie sapranno se un Ufficio diocesano ha indetto una Raccolta dati. Con la stessa modalità delle Pratiche la parrocchia andrà a scaricare il modulo, inserirà i dati e lo ricaricherà come indicato dalle istruzioni. Potrà inserire degli allegati (se richiesti nella Raccolta Dati), note e lo invierà in Diocesi La Raccolta Dati attualmente viene gestita solo internamente allo sportello. E’ possibile che in futuro verranno collegate delle piattaforme esterne per la compilazione della modulistica.