BANCA DATI PATRIMONIO gestione integrata del patrimonio

Strategia sviluppo di strumenti di conoscenza e metodologie operative OBIETTIVO STRATEGICO Patrimonio Organizzazione Strategia sviluppo di strumenti di conoscenza e metodologie operative Utenti Notevole mole da gestire: Informazioni, dati, documenti tecnici-amministrativi, elaborati grafici

SIGeP GdL metodologia Getica COSTITUZIONE DEL GRUPPO DI LAVORO Il Sistema Integrato di Gestione del Patrimonio SIGeP nasce per consentire il processo di condivisione e gestione della conoscenza e dei processi all’interno dell’Ente. ATC crea un Gruppo di Lavoro per progettare il sistema Analisi continua del know how e degli strumenti a supporto Know How e processi SIGeP Sistema Integrato di Gestione del Patrimonio Strumenti GdL metodologia Getica sistemi informatici Il processo è continuo: razionalizzazione ed ingegnerizzazione di ogni nuova esigenza funzionale dell’Ente.

(documento + allegati) ANALISI FLUSSO: ASSEGNAZIONE Patrimonio Utenti ERP Utenti NON ERP (Privati) Costruito Acquistato Gestito in Convenzione con altri Enti Commissione Assegnazione Alloggi Commissione Emergenza Abitativa Cambi/ Scambi Codifica Unità Dati metrici Info “catastali” Lettera Assegnazione Applicativo Gestionale Unità Immobiliare ERP/ NON ERP Contratto (documento + allegati) SIGeP SIGeP MAP - Elaborati grafici SIGeP – Documentale SIGeP – Patrimonio SIGeM – Gestione Manutentiva SW Disponibilità contiene descr. spaziale Anagrafe Utenza

SIGeP SIGeP ANALISI FLUSSO: GESTIONE SIGeP integra all’interno dei principali processi operativi dell’Ente i dati e le informazioni mancanti per consentire una più agevole e corretta gestione del patrimonio e degli utenti ATC. Anagrafica Utenti Bollettazione (canone e spese) Canone Spese manutenzione ordinaria Contratto (documento + allegati) Spese manutenzione straordinaria Applicativo Gestionale Applicativo Gestionale SIGeP SIGeP Documentale SIGeP SIGeP Patrimonio SIGeP Piano Investimenti SIGeM – Gestione Manutentiva Documenti fisici cartelle alloggio Contratti “on line” Federcasa

SIGeP SIGeP ANALISI FLUSSO: CESSAZIONE CONTRATTO Anagrafica Utenti Chiusura Contratto Ufficio legale gestione del contenzioso Sfratto Stipula Contratto …enne anni di vita del contratto…. Disdetta Servizio Tecnico Manutentivo Patrimonio alloggi di risulta Applicativo Gestionale Applicativo Gestionale Alienazione Patrimonio Valore del bene e manutenzione straordinaria SIGeP SIGeP Patrimonio SIGeP Piano Investimenti SIGeM – Gestione Manutentiva SIGeP SIGeP Patrimonio SIGeP Documentale Nota: in attesa dell’atto non vengono attribuite le spese ne del canone ne di manutenzione straordinaria Cartelle Alloggio

SIGeP ANALISI FLUSSO: DISPONIBILITA’ UNITA’ ABITATIVE Servizio Tecnico Manutentivo Patrimonio Patrimonio Addebito danni/ stato conservazione alloggio se è assegnabile o se richiede adeguamento Unità Immobiliare ERP/ NON ERP Gestione alloggi di risulta Verbale di consistenza in sopralluogo congiunto Applicativo Gestionale SW Disponibilità SIGeP SIGeP Patrimonio SIGeP Piano Investimenti SIGeM – Gestione Manutentiva

CRITICITA’ EMERSE DALLE ANALISI L’attività del GdL ha fatto emergere una serie di criticità circa la conoscenza, la diffusione e la gestione dei dati inerenti il patrimonio. Carenze negli strumenti informatici di supporto, esempio: software che non dialogano fra loro applicativi locali che non dialogano con le basi dati centrali CAUSE TECNICHE Mancanza di informazioni, esempio: dati gestiti su applicativi o fogli di lavoro locali (non disponibili centralmente e non condivisi) dati patrimoniali mancanti (cfr. dati rilevati censimento) CAUSE METODOLOGICHE Difficoltà alla standardizzazione delle informazioni, esempio: differenti codifiche del patrimonio (es. Barriere Arch., Ispesl-CPI) utilizzo di terminologie non normalizzate (es. Barriere Arch.) Non corretto utilizzo degli strumenti informatici, esempio: implementazione “artigianale” di applicativi locali con moltiplicazione di dati e funzionalità, in assenza di analisi iniziale (es. Ascensori, Centrali termiche)

CRITICITA’ EMERSE DALLE ANALISI Difficoltà di scambio delle informazioni, esempio: processi complessi per gestire lo scambio e la condivisione dei dati presenti su applicativi locali (es. Catastini, Amianto, Millesimi, ecc.) CAUSE ORGANIZZATIVE Incoerenze nell’attribuzione dei ruoli, esempio: esigenza di doppi caricamenti di dati eseguiti da uffici diversi (es. dati vendite, dati amministratore, ecc.) circolazione e duplicazione di informazioni tra i funzionari (mediante e.mail, lettere, ecc.), anziché condivisione di dati Il GdL ha coinvolto settori e uffici, ha promosso lo scambio di informazioni, il confronto sulle procedure organizzative, l’attività di analisi per l’individuazione delle criticità esistenti e delle possibili soluzioni. 9

ogni direzione oggi di processi NECESSITA DI STRUMENTI DI CONOSCENZA Le perdite d’informazioni riguardanti il patrimonio e gli utenti creano difficoltà e spesso inefficienze nella gestione quotidiana delle attività. ogni direzione oggi è un’ isola di informazioni e di processi

I STRUMENTI DI CONOSCENZA: SVILUPPO DEGLI APPLICATIVI

Applicazioni Aziendali CONFIGURAZIONE INIZIALE Applicazioni Aziendali Applicazioni Locali Banca dati Ufficio Immobili -Sw Uf. Immobili- Banca dati Ufficio Tecnico -Autocad/Office- Ascensori -Access- Centrali Termiche Schede Tecniche C.T. Fabbisogno Manutentivo Piano Investimenti Amianto -Access / SQL- Foglio di Lavoro Vari -Excel- SIGeP - Dati Patrimonio Condomini Contabilità Integrazione in SIGeP degli applicativi locali Sist. Inf. Territoriale Gestionale Portale Sito Intranet PORTALE SIGeP - Documentale SIGeP ex UNI10951 Sistema Integrato di Gestione del Patrimonio (Metodologie Operative e Sistemi Informatici) 12

SIGeP Applicativi centrali RAZIONALIZZAZIONE DELLE INFORMAZIONI POST ANALISI Cartografia e catastini Ascensori Centrali Termiche Fabbisogno Manutentivo Piano Investimenti Amianto Barriere Architettoniche SICEFIN – INFO CESP SIGeP Analisi non prevista in fase di pianificazione attività Sist. Inf. Territoriale File Millesimi Condomini Contabilità SIGeP - MAP Utenze Acqua-Enel Gestionale SIGeP - Patrimonio Portale Sito Intranet PORTALE SIGeP - Documentale SIGeP - Censimento SIGeM - Gestione Manutentiva SIGeP - Centrali Termiche CPI - ISPESL SIGeP - Piano Investimenti Applicativi centrali 13

SVILUPPO APPLICATIVI 70% AVANZAMENTO SVILUPPO STRUMENTO DI CONOSCENZA SVILUPPO APPLICATIVI 70% STATO AVANZAMENTO

II STRUMENTI DI CONOSCENZA: MAPPATURA DEL PATRIMONIO

Campagna di comunicazione PROGETTAZIONE FLUSSO ATTIVITA’ SUL CAMPO GRUPPO DI LAVORO Schede per rilevamento dati Ingegnerizzzazione processo e definizione linee guida Analisi dati Aggregazione ed elaborazione dati IT Sviluppo applicativo per il rilievo – SIGeP Censimento Call Center Patrimonio Ricognizione sul campo Campagna di comunicazione Supporto al processo di censimento

PATRIMONIO OGGETTO DI RILIEVO RICOGNIZIONE SUL CAMPO 739 COMPLESSI oggetto del rilievo PATRIMONIO OGGETTO DI RILIEVO 624 1.077 EDIFICI oggetto del rilievo EDIFICI in amministrazione esterna non oggetto del rilievo 2.833 SCALE oggetto del rilievo 31.197 UNITA‘ IMMOBILIARI (U.I) oggetto del rilievo Distribuzione proprietà prevalente delle U.I. negli edifici oggetto di rilievo 68 % 21.305 9.825 32% % Successo U.I Rilevate 661 Complessi 1521 Edifici U.I non censite al secondo passaggio

IT Squadre di rilievo GRUPPO di LAVORO Call Center NUMERI oltre 200 giorni uomo di analisi struttura data base, elaborazione schede e procedure di rilievo, formazione oltre 5.700.000 di dati elaborati manualmente GRUPPO di LAVORO IT oltre 200 giorni uomo di sviluppo oltre 20.000.000 righe di codice scritto 15 squadre di rilievo impegnate sul campo 6 mesi di lavoro full time festivi inclusi oltre 5.700.000 di dati rilevati Squadre di rilievo 15.000 telefonate ricevute nei 4 mesi della ricognizione sulle unità immobiliari Call Center

III STRUMENTI DI CONOSCENZA: IMPLEMENTAZIONE

1 Censimento alberi IMPLEMENTAZIONI Rilievo delle caratteristiche specifiche degli alberi e delle relative anomalie

2 Archivio Documentale IMPLEMENTAZIONI Classificazione e archiviazione informatizzata della documentazione tecnico-amministrativa legata alla gestione del patrimonio immobiliare – cartelle alloggio Archivio Documentale

3 Progetto Sicurezza IMPLEMENTAZIONI PROGETTO SICUREZZA Rilievo specialistico dei dati inerenti i principali aspetti di sicurezza relativi al patrimonio immobiliare Progetto Sicurezza PROGETTO SICUREZZA

INFORMAZIONI DI RITORNO STRATEGIA DI MANUTENZIONE IMPLEMENTAZIONI 4 Implementazione informazioni anagrafiche e gestionali di dettaglio SIGeP INFORMAZIONI DI RITORNO Disponibilità dati anagrafici di base (sistema di classificazione ex UNI 8290) Manutenzione programmata GESTIONE E CONTROLLO Gestione operativa servizi di manutenzione Controllo della manutenzione STRATEGIA DI MANUTENZIONE Definizione di prestazioni richieste, priorità di intervento, tipo di manutenzione (a guasto, preventiva, ecc.) (ex UNI 10604) PIANO DI MANUTENZIONE SIGeM Programmazione nel tempo degli interventi Pianificazione degli investimenti Strutturazione Sistema Informativo per la Gestione della Manutenzione (ex UNI 10951)

FASCICOLO DEL FABBRICATO IMPLEMENTAZIONI 5 Verifica sugli elementi strutturali che compongono il sistema edilizio Struttura di elevazione verticale  Struttura portante Chiusura superiore  Coperture Ricognizione statica degli edifici Struttura di elevazione orizzontale  Solai Struttura di elevazione inclinata  Scale FASCICOLO DEL FABBRICATO Struttura di fondazione  Fondazioni

ELABORAZIONE DATI: esempio

AMBITI DI RILEVAZIONE COMPLESSO EDIFICIO SCALA UNITA’ IMMOBILIARE

DATI RILEVATI PER AMBITO pertinenze di complesso servizi/dotazioni di complesso spazi esterni aree verdi e aree grigie allestimenti esterni partizione esterna verticale (recinzioni, cancelli) partizione esterna orizzontale (passerelle) partizione esterna inclinata (scale esterne) impianti comuni del complesso centrali tecnologiche comuni barriere architettoniche sicurezza incendi impianti elettrici comuni COMPLESSO UNITA’ IMMOBILIARE pertinenze di U.I. servizi/dotazioni di U.I. impianti di U.I. barriere architettoniche sicurezza incendi impianto elettrico impianto a gas inferiore inferiore a 35 kW pertinenze di edificio servizi/dotazioni di edificio struttura di elevazione (struttura portante, solai) chiusura superiore (coperture) chiusura verticale (pareti esterne, infissi) partizione esterna orizzontale (balconi) impianti comuni di edificio centrali tecnologiche comuni barriere architettoniche sicurezza incendi partizione interna inclinata (scala) finiture interne orizzontali (pianerottoli, gradini) finiture interne verticali (pareti vani scala) chiusura verticale (infissi vano scala) impianti comuni vano scala barriere architettoniche impianti elettrici comuni EDIFICIO SCALA

Sistema di scomposizione del sistema edilizio ELABORAZIONI EDIFICIO Sistema di scomposizione del sistema edilizio (tratto da Norma UNI 8290-1:1981) Struttura di elevazione verticale  Struttura portante Chiusura superiore  Coperture Struttura di elevazione orizzontale Solai Chiusura verticale  Pareti perimetrali, serramenti esterni Partizione esterna orizzontale  Balconi

ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Strutture portanti verticali I grafici evidenziano le tipologie strutturali caratterizzanti il patrimonio, i materiali ed il relativo stato conservativo.

ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Serramenti esterni I grafici rappresentano le diverse tipologie di serramenti esterni, di vetri e lo stato conservativo generale dei serramenti stessi.

ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Finiture esterne (facciate) I grafici rappresentano le diverse tipologie di finiture esterne (facciate) ed il relativo stato conservativo. Degrado facciate Degrado facciate

ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Facciate I grafici rappresentano lo stato conservativo relativo alle principali tipologie di finiture esterne. Pannelli prefabbricati Materiale costruttivo a vista

In aderenza (intonaco) ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Facciate I grafici rappresentano lo stato conservativo relativo alle principali tipologie di finiture esterne. In aderenza (intonaco) Cappotto termico

IMPIANTI DI COMPLESSO, EDIFICIO, SCALA, UNITA’ IMMOBILIARE ELABORAZIONI IMPIANTI DI COMPLESSO, EDIFICIO, SCALA, UNITA’ IMMOBILIARE Sistema di scomposizione del sistema edilizio (tratto da Norma UNI 8290-1:1981) Impianto di distribuzione gas  Impianti gas per uso domestico Impianto di climatizzazione  Centrali termiche, caldaie autonome Impianto idrosanitario Centrali idriche, autoclavi Impianto elettrico Impianto di messa a terra

90 12% 163 15% ELABORAZIONI: esempio Complessi Edifici ELEMENTO ANALIZZATO: Centrali idriche-autoclavi Rappresentazione del numero di complessi e di edifici in possesso di centrale idrica autoclave 90 Percentuale di complessi con centrale idrica autoclave Complessi 12% Percentuale di edifici con centrale idrica autoclave 163 Edifici 15%

36% 383 14% 150 533 50% ELABORAZIONI: esempio Centrale termica ELEMENTO ANALIZZATO: Centrale termica o di riscaldamento Rappresentazione del numero di edifici in possesso di centrale termica e di teleriscaldamento Percentuale di edifici con centrale termica: 36% 383 Centrale termica Percentuale di edifici con centrale di teleriscaldamento: 14% 150 Centrale di teleriscaldamento 533 50% Totale centrali presenti:

31% 65% 5% 6.529 13.759 1.002 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Riscaldamento autonomo- centralizzato Rappresentazione del numero di unità immobiliari in relazione alla tipologia di riscaldamento presente 6.529 31% Presenza Impianto di riscaldamento autonomo 13.759 Presenza Impianto di riscaldamento centralizzato 65% 1.002 Assenza impianto di riscaldamento centralizzato ed autonomo 5%

18 2,4% 16 1,5% ELABORAZIONI: esempio Complessi Edifici ELEMENTO ANALIZZATO: Produzione di acqua calda sanitaria Rappresentazione del numero di complessi e di edifici in possesso di centrali per la produzione di acqua calda sanitaria Percentuale di complessi con centrale produzione acqua calda Complessi 18 2,4% Edifici 16 Percentuale di edifici con centrale produzione acqua calda 1,5%

79% 13% 8% 16.770 2.803 1.732 ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Produzione di acqua calda sanitaria Rappresentazione del numero di unità immobiliari in relazione alla tipologia di produzione di acqua calda sanitaria presente 16.770 Presenza Impianto di produzione acqua calda Autonomo 79% 2.803 Presenza Impianto di produzione acqua calda Centralizzato 13% Assenza di impianto di produzione acqua calda sia autonomo che centralizzato 1.732 8%

11 9 6.673 7.901 ELABORAZIONI: esempio Media per edificio Caldaiette ELEMENTO ANALIZZATO: Apparecchi a gas per uso domestico o similari (<35 KW) Rappresentazione del numero di caldaiette e scaldacqua presenti nelle unità immobiliari e numero medio per edificio Media per edificio 6.673 Caldaiette Distribuite su 594 EDIFICI 11 Media per edificio 7.901 Scaldacqua Distribuite su 870 EDIFICI 9

VERIFICA ACCESSIBILITA’ E PARAPETTI ELABORAZIONI: esempio VERIFICA ACCESSIBILITA’ E PARAPETTI COMPLESSO, EDIFICIO, SCALA, UNITA’ IMMOBILIARE

Percentuale sul totale delle unità ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Accessibilità Rappresentazione del numero di complessi,edifici,scale in cui è stata rilevata l’accessibilità senza legarla all’ambito spaziale di livello gerarchico superiore. Percentuale sul totale delle unità 85% 65% 38% 12% 627 Numero di Complessi con ingresso e percorsi accessibili 705 Numero di Edifici con ingressi accessibili 1.072 Numero di Scale con ingressi accessibili 332 Numero di Scale con ascensore accessibile

Percentuale sul totale delle unità ACCESSIBILITA’ UNITA’ IMMOBILIARI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Accessibilità Rappresentazione del numero di unità immobiliari in cui è stata rilevata l’accessibilità o l’adeguabilità Percentuale sul totale delle unità 20% 2% 10% 4.321 Numero di Unità immobiliari con ingresso accessibile 450 Numero di Unità immobiliari con ingresso, disimpegni e bagno accessibili 2.335 Numero di Unità immobiliari con ingresso, disimpegni accessibili e bagno adeguabile

ELABORAZIONI: esempio ELEMENTO ANALIZZATO: Accessibilità La verifica dell’accessibilità su tutti i livelli è stata eseguita con procedimento a cascata partendo dall’accessibilità dei complessi. Complessi TOTALI 490 274 216 ACCESSIBILI NON ACCESSIBILI Edifici 787 595 192 ACCESSIBILI NON ACCESSIBILI Scale 1676 NON ACCESSIBILI 216 ACCESSIBILI 1.460 Unità immobiliari 3.209 168 ACCESSIBILI NON ACCESSIBILI 1.797 La verifica dell’accessibilità a cascata esclude tutti i casi di accessibilità parziale ad esempio sono escluse u.i. immobiliari direttamente accessibili dall’esterno ma collegate funzionalmente a scale non accessibili. ADEGUABILI 1.244

Ringrazia per l’attenzione