Cos’è un archivio? Esistenza di diversi significati che variano in base al contesto in cui lo si usa

Significato in ambito informatico L’archivio è definito come base di dati gestiti, da un motore di ricerca complesso che contestualizza le informazioni in base ad un ordine ben preciso e funzionale all’attività che ha generato l’esigenza di realizzare una base di dati o database. Esempi: Database del Fondo Catasto Austriaco, Dataperg, SIAS, SIUSA.

Significato in ambito archivistico Assume diverse accezioni: Il locale di conservazione dei documenti o deposito fisico delle carte; L’istituto di conservazione culturale come per es. l’Archivio di Stato di Verona Il complesso organico di documenti: archivio in senso proprio o fondo archivistico

L’archivio in senso proprio L’archivio in senso proprio è quel complesso di documenti generati e acquisiti da parte di enti pubblici, privati, famiglie e persone. Esso si suddivide in Fondi insieme di serie che hanno un oggetto omogeneo per esempio: Fondo Prefettura; Serie insieme di fascicoli che riguardano un determinato argomento per esempio: Fondo Prefettura, Serie disegni, Fasc. bonifiche; Unità documentarie ( o unità archivistiche)  Sono i singoli documenti che compongono un fascicolo.

Vincolo Archivistico Caratteristica del fondo è il vincolo archivistico Esso lega in base ad un criterio logico, storico o di altro tipo la documentazione generata dal soggetto produttore.

Archivi correnti ed archivi storici Archivio corrente gestisce e conserva i “documenti attivi” ossia atti di diversa natura il cui iter procedimentale deve ancora concludersi o atti i cui effetti giuridici sono ancora in atto. Es. autorizzazioni, licenze, o richieste di residenza per le quali il comune deve ancora emanare l’atto definitivo. Archivio storico gestisce e conserva in modo stabile, preservando i legami originari tra i documenti con l’apporto degli strumenti descrittivi che garantiscono la ricerca di un determinato documento nonché lo studio di un intero complesso documentale.

Archivi storici e codice dei beni culturali Il concetto di archivio storico ed il Codice dei Beni Culturali D. Lgs. n.° 42 del 22 gennaio 2004 Gli elementi giuridici che consentono di individuare la definizione deontologica di archivio storico come bene culturale sono da ricercare in diversi articoli del codice:

Archivi storici e codice dei beni culturali Art. 2 - 2° Co. <<Sono beni culturali le cose immobili o mobili che ai sensi degli artt. 10 ed 11 che presentano interesse storico, artistico, archeologico archivistico e bibliografico e le altre cose individuate dalla legge o in base alla legge>> Art. 10 2° Co. Sono inoltre << beni culturali (…) b) “gli archivi ed i singoli documenti dello Stato, delle Regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico>>

Archivi storici e codice dei beni culturali Art. 10 Co. 3 Sono beni culturali, quando sia intervenuta la dichiarazione prevista dall’art. 13 (dichiarazione di interesse culturale): (…) b) Gli archivi ed i singoli documenti, appartenenti a privati, che rivestono interesse storico particolarmente importante

Archivi storici e codice dei beni culturali Dal combinato degli articoli elencati emergono diversi elementi fondamentali: La natura di bene culturale degli archivi storici (ex art. 2 2° Co. da individuare nell’interesse storico archivistico del Fondo o Archivio) La natura di archivio storico pubblico (ex art. 10 2° Co quando si parla di documenti dello Stato, Regioni e di qualsiasi ente pubblico territoriale) in questo caso la natura di bene culturale è conferita dallo stesso codice ex lege

Archivi storici e codice dei beni culturali La natura di archivio storico privato (art. 10 Co. 3 lett. b per il quale, a differenza di quelli pubblici, occorre la dichiarazione di interesse storico ai sensi dell’ art. 13 del medesimo codice per essere considerati beni culturali e quindi oggetto di tutela conservazione e valorizzazione)

Il Mibac e l’Archivio di Stato L’archivio di Stato è in sostanza un grande archivio storico E’ articolazione della Direzione Regionale per i Beni Culturali e Paesaggistici competente per territorio Sotto il profilo tecnico scientifico dipende invece dalla Direzione Generale per gli Archivi che è organo centrale del Mibac

L’Archivio di Stato di Verona Gli archivi di Stato furono istituiti con D.P.R. 30 settembre 1963 n.° 1409 I primi fondi che furono trasferiti presso l’Archivio di Stato di Verona furono gli <<Antichi archivi veronesi>> che erano di proprietà del comune e ne costituiscono ancor oggi il nucleo essenziale

L’Archivio di Stato di Verona Al suo interno gli archivi che sono stati versati nel corso degli anni sono stati ordinati per materia e periodo storico. L’elenco dei fondi presenti nell’Archivio di stato di Verona è indicato nella guida degli archivi dove si trovano tutte le informazioni circa i fondi archivistici conservati nei 103 Archivi di Stato.

L’Archivio di stato di Verona e la Carta della qualità dei servizi L’attività ed i servizi offerti dall’Archivio di stato di Verona sono regolati dalla Carta della qualità dei servizi

L’Archivio di Stato di Verona e la Carta della qualità dei servizi La carta della qualità dei servizi risponde all’esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi ai cittadini che ne usufruiscono Rappresenta un vero e proprio patto con l’utenza: uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard garantiti, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le proprie valutazioni, anche attraverso forme di reclamo.

L’Archivio di Stato di Verona e la Carta della qualità dei servizi I principi della carta dei servizi: Uguaglianza ed imparzialità : i servizi sono resi sulla base del principio di uguaglianza, garantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso lingua religione, opinione politica; Continuità : i servizi vengono erogati con continuità ed inoltre impegno da parte dell’amministrazione per rimuovere tutti gli ostacoli che portano discontinuità nei servizi

L’Archivio di Stato di Verona e la Carta della qualità dei servizi Partecipazione: consistente nell’informazione all’utenza delle attività svolte nonché tenere in dovuta considerazione le esigenze manifestate ed i suggerimenti formulati dagli utenti; Efficienza ed efficacia: il cui obiettivo è il miglioramento dei servizi anche attraverso l’adozione di soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più adeguate.

I servizi dell’Archivio di stato di Verona L’Archivio di Stato di Verona è innanzitutto un Istituto che eroga servizi di tutela, conservazione e valorizzazione del patrimonio documentario dello Stato (a rilievo locale in particolare provinciale). Il servizio di tutela viene erogato attraverso la partecipazione alle commissioni istituite presso gli organismi amministrativi e giudiziari dello Stato nel quale l’istituto esercita un importate attività di vigilanza per ciò che riguarda gli scarti d’archivio.

I servizi dell’Archivio di Stato di Verona Il servizio di conservazione del patrimonio documentario si realizza attraverso una serie di attività: studio ricerca e sperimentazione; censimento ed inventariazione del patrimonio; conservazione diretta ovvero l’attivazione di tutte le misure volte alla tenuta e messa in sicurezza del patrimonio;

I servizi dell’Archivio di Stato di Verona Vigilanza e controllo sugli interventi di restauro. Servizio di ricerca, valorizzazione e formazione : si realizza attraverso attività espositive e promozionali; iniziative editoriali e multimediali; attività di formazione svolta in collaborazione con scuole, università ed enti di formazione.

I servizi dell’Archivio di Stato di Verona I servizi diretti al pubblico : con tali servizi l’Archivio assicura la consultazione del patrimonio in loco e per corrispondenza nonché la sua riproduzione attraverso mezzi cartacei e digitali.

Archivio ed innovazione Consideriamo ora il settore specifico degli archivi Quando si parla di innovazione nell’ambito degli archivi si fa riferimento essenzialmente alla digitalizzazione del patrimonio documentario ed alla gestione di notevoli moli di dati attraverso data base complessi di natura relazionale Tale attività è governata sotto il profilo normativo essenzialmente da due leggi il CAD (codice dell’amministrazione digitale) ed il Codice dei Beni Culturali e Paesaggistici.

Innovazione e codice dei beni culturali Il codice dei beni culturali si limita a prevedere: A) la valorizzazione dei beni culturali ex artt. 111 e ss. B) consultabilità degli Archivi non riservati a ex art. 122 C) consultabilità degli Archivi riservati ex art. 123

Innovazione e Codice dei Beni Culturali Il Codice non detta regole in merito alla conservazione digitale del patrimonio documentario ed alla gestione dei progetti informatici in materia di archivi. Risultava quindi anacronistico con le nuove esigenze di accesso ai servizi attraverso la tecnologia digitale Esigenze che già da tempo si cercava di soddisfare di fatto attraverso progetti di digitalizzazione ed informatizzazione del patrimonio documentario

Archivio ed innovazione Infatti alcuni exempla di progetti precedenti al varo del CAD sono stati per il Mibac: Il Sias (Sistema informativo degli Archivi di stato) Siusa (Sistema informativo unitario delle soprintendenze archivistiche) Tale processo di innovazione tecnologica che comporta una nuova visione della gestione del patrimonio informativo all’interno del Mibac ha riguardato tutte le amministrazioni dello Stato

Archivio ed innovazione Di qui l’esigenza a livello normativo di realizzare regole volte a gestire l’informatizzazione già avviata nella P.A. e nel nostro caso nel Mibac Nel 2005 viene varato il D.Lgs. 82/2005 che poi sarà successivamente modificato ed integrato da successivi ed ulteriori provvedimenti legislativi.

Il CAD Finalità del CAD è quello di stabilire regole certe per governare il processo di informatizzazione che è ancora in atto nelle P.A. ed anche nel nostro caso nel Mibac. Con il CAD: nasce il diritto all’uso delle tecnologie digitali da parte dei cittadini nei rapporti con la P.A ex art. 3; Viene formalizzato il principio di organizzazione della P.A. attraverso le nuove tecnologie ex art. 12; Viene formalizzato il principio di digitalizzazione per la riorganizzazione della P.A.; ex art. 15 Si afferma il principio di organizzazione per l’innovazione della P.A. ex art. 17 Viene formalizzato il principio di disponibilità dei dati nelle PP. AA. ex art. 50

Archivi e Innovazione A questo punto possiamo costruire la seguente matrice concettuale per porre a confronto il dato normativo e la realtà oggi esaminata degli archivi:

Archivi ed innovazione Codice dei beni culturali Codice dell’ amministrazione digitale Servizi erogati dall’Archivio di Stato Art. 6 e 111 Valorizzazione intesa come “garanzia della conoscenza del patrimonio culturale” attraverso la “costituzione ed organizzazione stabile di … reti …” La garanzia della conoscenza del patrimonio culturale è collegato all’art. 3 che prevede il diritto all’uso delle tecnologie digitali nel rapporto con la P.A. e nel caso specifico nel rapporto col Mibac Richieste di informazioni storiche per mail o on line; Consultazione in formato digitale del catasto austriaco e di altri fondi Servizi di riproduzione digitale ed invio telematico delle lavorazioni Realizzazione di mostre anche attraverso l’esposizione di documenti tramite tecnologie multimediali Art. 122 Consultabilità degli archivi non riservati E’ collegato al principio di disponibilità dei dati delle PP. AA. ex art. 50 Consultabilità ed accesso ai documenti tramite banche dati a disposizione dell’utenza ed in loco attraverso i servizi di sala studio Art. 123 Consultabilità degli archivi riservati previa autorizzazione del Ministero dell’interno

I progetti digitali dell’Archivio di stato di Verona I progetti realizzati dall’Archivio di Stato di Verona sono: Digitalizzazione del fondo Catasto austriaco e relativa banca dati consultabile in locale Digitalizzazione delle mappe di epoca veneta Dataperg digitalizzazione di alcuni nuclei pergamenacei presenti in archivio ed annesso database

I progetti digitali dell’Archivio di stato di Verona I progetti elencati sono stati caratterizzati da: A) un’attività finanziaria atta al reperimento delle risorse ed alla rendicontazione finanziaria delle varie fasi progettuali B) un’attività tecnica che riguarda non solo la digitalizzazione ma anche la realizzazione del flusso di gestione dei progetti ancorato ad un crono programma delle attività e caratterizzato da una determinata logistica.

Archivio ed Innovazione DGA 30% ASVR conv. con Ass. no profit richiedente Fondazione bancaria 70%

Archivio ed innovazione Da tale schema possiamo evidenziare un nuovo tipo di organizzazione culturale: ossia l’organizzazione “rete” che implica un livello di governance più complesso in quanto occorre, nella gestione del progetto, considerare diversi vincoli e anche normative; nel caso specifico si è cercato di armonizzare in un sistema di rete le differenti modalità e filosofie operative, di più enti, che si basano su principi e regole diverse dettate dal legislatore e dalla stessa organizzazione interna. A fronte di tale sforzo gestionale, a livello progettuale le sinergie create dai diversi enti sono state tali da compensare largamente l’impegno iniziale dando luogo ad una pluralità di progetti realizzati consecutivamente che oggi vanno a costituire non solo un importante patrimonio informativo per un’ampia platea di professionisti quali studiosi, ingegneri architetti etc. ma rappresentano un vero e proprio programma di digitalizzazione denominato “La memoria di Verona”.

I progetti digitali dell’Archivio di Stato di Verona Aspetto tecnico: la digitalizzazione è stata impostata su un determinato crono programma che normalmente prevedeva due stati di avanzamento ed due collaudi integrali delle immagini; La gestione dei documenti era basata su un regolamento di carattere logistico che determinava l’entità dello stock da digitalizzare e i tempi di formazione del medesimo al fine di evitare gap temporali tra la fine di una lavorazione e l’inizio di un’altra in quanto l’attività di digitalizzazione avveniva “a ciclo continuo” visti i tempi stretti di durata del progetto che prevedevano gli enti erogatori.

I progetti digitali dell’Archivio di Stato di Verona Se la Cultura è alimentata da quel senso di condivisone dei saperi, la “rete” in senso “lato” non è altro che la sua risultante. Gianluca Gigliola