ChiamaRoma Innovazione tecnologica… e non solo Carolina Cirillo 6 dicembre 2007

ChiamaRoma I numeri della città La popolazione residente nel 2005 è pari Roma è grande quanto 9 città ….Milano, Napoli, Torino, Genova, Bologna, Palermo, Firenze, Bari e Catania. Ha circa vie, 1200 piazze, 600 viali e 80 ponti Nel 2006 l'offerta culturale romana ha prodotto oltre 23 milioni di presenze di turisti (+8,91% rispetto all'anno precedente), equivalenti a una media giornaliera di visitatori.

ChiamaRoma I numeri dellAmministrazione LAmministrazione comunale ha circa dipendenti di cui 6500 vigili urbani. È organizzata in 20 Dipartimenti, 19 Municipi, 14 Uffici Extradipartimentali e 2 Istituzioni. Le principali Aziende del gruppo Comune di Roma sono circa 20. Dal 1 dicembre 2003 è stato eletto il Difensore Civico.

ChiamaRoma I Municipi: le città nella città Il decentramento ha portato allistituzione sul territorio della città di Roma di 19 Municipi ( ex circoscrizioni): Il più piccolo municipio è il III, con una popolazione di residenti, che è più grande di Agrigento che, al Censimento 2001 risultava la 77° città italiana. Il municipio più grande è lVIII con abitanti, piu grande di Taranto, 15° città italiana al censimento 2001

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6 Il bilancio del Comune Nel 2006 è stato pari ad oltre 6 Mld di Euro Il Dipartimento XVII ( alla semplificazione, Comunicazione e Pari Opportunità ha gestito un bilancio nello stesso anno pari a circa 13 Mln di Euro

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Un numero, tutta una città Il Call Center

ChiamaRoma La strategia Lamministrazione comunale si è prefissata lobiettivo di gestire le relazioni col pubblico con attenzione al cittadino e alle imprese, per soddisfare le richieste sempre più differenziate e puntuali attraverso lutilizzo di sistemi di innovazione tecnologica… e non solo. La tecnologia, colta come opportunità, è solo uno strumento per semplificare/migliorare la vita di chi la utilizza.

ChiamaRoma è il numero del Call Center del Comune di Roma. Il servizio è disponibile in 365 giorni all'anno, 24 ore su 24, anche in Inglese Francese, Tedesco, Spagnolo, Cinese ed Arabo dal lunedì al sabato, dalle 16,00 alle 19,00. ChiamaRoma risponde attraverso un operatore e, al costo di una chiamata alla rete telefonica di Roma, è possibile richiedere informazioni su orari, uffici e servizi del Comune e delle Aziende del gruppo Comune di Roma. Dallavvio del servizio, giugno 2002, ad oggi, sono state gestite oltre dieci milioni di chiamate e nel tempo sono stati implementati ulteriori servizi a valore aggiunto. Il Contact Center

ChiamaRoma La sede Il Call Center di I livello si trova a Roma Eur in Viale Asia, 90. Sono previste: Fino a 100 postazioni 180 linee in ingresso

ChiamaRoma I benefici per il cittadino Relazione Cittadino&Amministrazione: personale specializzato per la prima accoglienza ascolta il cittadino, gestisce il conflitto, individua lesigenza e prende in carico la richiesta Servizio sempre accessibile Facilità di utilizzo: il cittadino contatta lamministrazione come e quando desidera ( telefono, , …) Un unico punto di accesso: è lunico numero da ricordare Informazioni certificate su tutti i servizi della amministrazione

ChiamaRoma I vantaggi per lamministrazione Disponibilità del servizio h24/365g Valorizzazione delle risorse specialistiche alleggerendole da attività di routine a vantaggio di un loro utilizzo efficace ed efficiente presso i Punti di 2° Ascolto, per richieste personalizzate Costi variabili: il servizio in outsourcing consente allAmministrazione una ottimizzazione delle risorse Livelli elevati di efficienza: il monitoraggio continuo del rispetto degli standard di qualità prefissati contrattualmente permette lottimizzazione dei livelli di servizio erogati

ChiamaRoma Il modello TributiAnagrafe TurismoMunicipi Call Center Integrato Area in EntrataArea in Uscita Contravvenzioni TributiAnagrafe TurismoMunicipi Call Center Integrato Area in EntrataArea in Uscita Contravvenzioni TributiAnagrafe TurismoMunicipi Call Center Integrato Area in EntrataArea in Uscita Contravvenzioni TributiAnagrafe TurismoMunicipi Call Center Integrato Area in EntrataArea in Uscita Contravvenzioni I livello di accoglienza II livello

ChiamaRoma Le caratteristiche del servizio Il servizio prevede una risposta al cittadino articolata su due livelli mediante lutilizzo di un sistema integrato di CRM e KM tra I e II livello: un livello di prima accoglienza che risponde alle domande "chi, dove e quando" e orienta il cittadino all'interno degli uffici dell'Amministrazione un secondo livello di approfondimento che garantisce risposte a richieste di informazioni di carattere più complesso

ChiamaRoma Le risorse Umane Operatori di I livello Gli operatori di I livello sono nella misura del 50% a tempo indeterminato e, per ridurre al minimo i problemi di turn- over, il restante 50% deve avere un contratto pari alla durata dellaffidamento del servizio.

ChiamaRoma Le risorse Umane Personale amministrativo Per il personale dellamministrazione, sono stati attivati piani di formazione e allo start up cè stato un incentivo per la produttività, poiché senza professionalità e competenze la sfida dellefficacia e dellefficienza non può essere vinta

ChiamaRoma Le risorse Umane Dirigenti Per la dirigenza, il miglioramento delle modalità di comunicazione al cittadino è stato inserito nel piano degli obiettivi relativo agli anni 2002 e 2003, legando il conseguimento degli obiettivi indicati, alla valutazione annuale sulloperato dei dirigenti (20% dellindennità di risultato dei dirigenti)

ChiamaRoma Le attività del I livello Fornire informazioni sugli orari, sulle sedi e le attività degli uffici; Inoltrare le telefonate ai numeri dell'Amministrazione Trasferire le chiamate allo sportello telefonico di II livello in grado di soddisfare esigenze complesse e/o personalizzate; Prenotare appuntamenti per gli uffici; Inoltrare agli uffici competenti, tramite il sistema di CRM, le richieste che non possono essere risolte al primo livello e che non è stato possibile trasferire telefonicamente; ….

ChiamaRoma Le attività del II livello Orientare i cittadini e seguirli nel rapporto con l'Amministrazione comunale fino al risoluzione del problema; Garantire servizi di sportello telefonico specializzati in grado di informare il cittadino sullo stato dei procedimenti che lo riguardano; Accedere alle specifiche banche dati comunali per garantire risposte personalizzate; Aggiornare i contenuti del KM; Richiamare i cittadini le cui richieste sono state inoltrate attraverso il sistema di CRM dal I Livello.

ChiamaRoma Il sistema informativo Il sistema informativo di ChiamaRoma è utilizzato dagli operatori di I e di II livello per la gestione e risoluzione dei contatti e dei casi mediante i diversi canali in uso Si compone di un modulo di CRM e del KM, realizzati come applicazioni WEB, accessibili tramite internet con opportune politiche di sicurezza degli accessi

ChiamaRoma CRM e KM Il CRM (Customer Relationship Management) consente di percorrere lintero ciclo di vita del contatto multicanale Il Sistema di KM (Knowledge Management) consente l accesso alle informazioni, anche specialistiche ed è composto da tre sottoinsiemi dedicati: La struttura:uffici, orari, personale, indirizzi,telefono, fax, Le schede dei servizi erogati Le FAQ associate ai servizi

ChiamaRoma Il sistema di monitoraggio Il sistema di monitoraggio della qualità del servizio permette: Lanalisi delle richieste del Cittadino Il monitoraggio in tempo reale e riproduce statistiche storiche del servizio Il controllo dellandamento delle chiamate e delle prestazioni degli operatori di I livello Il monitoraggio delle prestazioni dei Punti di 2° livello

ChiamaRoma I volumi delle chiamate Il numero delle chiamate ricevute, dal 2002 a Settembre 2007, è stato pari a

ChiamaRoma La tipologia delle chiamate

ChiamaRoma La tipologia delle chiamate

ChiamaRoma Volumi e tipologia delle

ChiamaRoma Volumi e tipologia dei fax

ChiamaRoma Volumi e tipologia delle lettere

ChiamaRoma Volumi delle chiamate in lingua straniera

ChiamaRoma Andamento giornaliero delle chiamate

ChiamaRoma Andamento delle chiamate

ChiamaRoma Il servizio ChiamaRoma e il suo futuro ChiamaRoma si avvia a diventare anche un Portale telematico multicanale in grado di interagire con il cittadino attraverso lo strumento che preferisce: lettere fax sms

ChiamaRoma Il servizio ChiamaRoma e il suo futuro Da marzo 2005, ChiamaRoma accompagna gli utenti nell'accreditamento al Portale, che consente di usufruire on-line dei seguenti servizi interattivi: visure anagrafiche cambio di abitazione visura e pagamento delle contravvenzioni automobilistiche comunicazioni e pagamento ICI visura e pagamento delle quote contributive per i servizi scolastici

ChiamaRoma Il servizio ChiamaRoma e il suo futuro Con lagenda degli appuntamenti del sistema di CRM sarà possibile per gli uffici gestire il pubblico in modo innovativo E stata anche collaudata lintegrazione tra lo e i servizi di portale per utilizzare il Call Center come strumento di mediazione culturale per coloro che non utilizzano al meglio le nuove tecnologie con lobiettivo di ridurre il digital divide

ChiamaRoma Carolina Cirillo Dipartimento alla Semplificazione, Comunicazione e Pari Opportunità U.O. Innovazione tecnologica Per info: