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Microsoft Access 2 DataBase introduzione Un database può essere definito come un insieme di archivi contenenti dati omogenei che riguardano un certo.

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Presentazione sul tema: "Microsoft Access 2 DataBase introduzione Un database può essere definito come un insieme di archivi contenenti dati omogenei che riguardano un certo."— Transcript della presentazione:

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2 Microsoft Access

3 2 DataBase introduzione Un database può essere definito come un insieme di archivi contenenti dati omogenei che riguardano un certo argomento. Sono database la rubrica telefonica o l'archivio dei cittadini di un comune, o gli elementi per la gestione di un magazzino. Un database efficiente e ben organizzato permette di individuare le informazioni che occorrono a un utente nel minor tempo possibile, grazie agli strumenti di ricerca e ordinamento che permettono di organizzare al meglio i dati.

4 Microsoft Access3 DataBase introduzione In un database relazionale le informazioni vengono memorizzate in più tabelle in relazione fra loro, non in una sola grande tabella. Un database deve possedere alcune caratteristiche fondamentali. Deve essere condivisibile, cioè più utenti diversi devono avere l'opportunità di accedere ai dati comuni. I dati non devono essere ridondanti, cioè non devono presentare ripetizioni. Il database deve infine essere persistente, cioè le informazioni memorizzate devono avere un tempo di vita illimitato.

5 Microsoft Access4 DataBase introduzione Il termine dato viene usato al posto di informazione tutte le volte che ci si riferisce ad una informazione rilevante per la gestione del problema specifico, problema che viene gestito con la creazione di una base di dati. Un dato è la registrazione di un qualsiasi oggetto descrivibile, identificabile e classificabile. Ad esempio, un libro è l'elemento base di una biblioteca, quindi le informazioni di ciascun libro costituiscono il dato fondamentale di un ipotetico database Biblioteca.

6 Microsoft Access5 DataBase introduzione Per impostare e definire correttamente un nuovo database occorre analizzare tutti gli elementi della realtà da descrivere, identificando innanzitutto due tipi di oggetti: le entità del database, ossia le diverse strutture necessarie per la memorizzazione dei dati e le relazioni tra le entità del database. Supponiamo di voler costruire un database per la gestione dei dati di un Test Center ECDL in cui vengono svolti corsi finalizzati al conseguimento della Patente Europea del Computer. Dovremo innanzitutto identificare le entità che ci servono per memorizzare correttamente i dati, in questo caso di skill card, esami, corsi e alunni.

7 Microsoft Access6 DataBase introduzione Per ogni entità (skill card, esami, corsi e alunni) deve essere creata una tabella, in cui vengono organizzati i dati in campi (colonne) e record (righe). Nei campi si memorizzano tipi di dati diversi (ad esempio il nome o un indirizzo); nei record si raccolgono tutte le informazioni su un elemento da registrare nel database. Ad esempio la tabella Corsi, tra l'altro, conterrà informazioni sul nome del corso, sulla data di inizio e sull'insegnante.

8 Microsoft Access7 DataBase introduzione Nella figura viene illustrata la distinzione tra campi, record e tabelle. Ciascuna caratteristica di un'entità viene definita attributo e rappresenterà un campo nella tabella. Il campo Nome corso è un campo della tabella Corsi; l'insieme dei dati che avvalorano i campi della tabella costituisce un record e l'insieme dei record costituisce la tabella.

9 Microsoft Access8 DataBase introduzione Le relazioni tra le tabelle sono rappresentate da frecce. Ad esempio, la freccia tra la tabella Alunni e Corsi indica la relazione che lega ciascun alunno al corso che segue o che ha seguito, e la freccia tra la tabella Corsi ed Esami indica la relazione tra gli esami che sono stati sostenuti e i corsi seguiti.

10 Microsoft Access9 DataBase introduzione Affinché i record di una tabella siano unici, è necessario definire la chiave primaria della tabella, ossia l'insieme dei campi che identificano ogni record in maniera univoca. La definizione di una chiave primaria permette di avere record distinti, non duplicati, e di reperirli in maniera più veloce. La scelta opportuna della chiave è una tra le regole più importanti da seguire per ottenere un database ben progettato.

11 Microsoft Access10 Costruzione di uno schema di base dati con Access Vogliamo costruire una base dati per la gestione di un archivio bibliografico Larchivio deve contenere articoli e libri Si dovranno poter fare ricerche sulla base di: titolo, autore, anno di pubblicazione, argomenti Per ogni articolo/libro saranno presenti anche la casa editrice e un breve riassunto

12 Microsoft Access11 (A1) Fase di analisi: i requisiti Vogliamo tabelle relative ad articoli o libri, della forma Titolo: …….. Autori: ………. Dati pubblicazione: (anno, editore, ecc.) Riassunto: ……… Vogliamo inserire ed aggiornare i dati Vogliamo fare delle ricerche per titolo, autore, anno, argomento

13 Microsoft Access12 Nota Articoli e Libri sarebbero entità distinte, ma nella nostra applicazione ad uso personale verranno identificate. Ci sarà cioè una sola entità di nome Articoli o Libri le cui istanze saranno articoli o libri. Editore, rivista, … sarebbero entità, ma nella nostra applicazione saranno rappresentate in un unico attributo di testo dati pubblicazione.

14 Microsoft Access13 (A2) Fase di analisi: entità ed attributi La prima entità è:Articolo o Libro. Altre entità: autori, argomenti Possiamo considerare come attributi di Articolo o Libro: titolo anno di pubblicazione altri dati di pubblicazione (editore, rivista, ecc.) riassunto

15 Microsoft Access14 (A3) Fase di Analisi: relazioni fra entità Un Articolo o Libro può avere più autori e un Autore aver scritto più articoli o libri: si ha una relazione molti-a-molti Similmente si ha una relazione molti-a-molti fra Articolo o Libro e Argomenti Per questo Autori ed Argomenti non possono essere trattati come attributi di Articolo o Libro Si procederà con più tabelle

16 Microsoft Access15 (A4) Realizzazione in Access Per la realizzazione in Access, occorre: (A4.1) Creare le Tabelle (A4.2) Collegare le tabelle con creazione delle chiavi secondarie e vincoli di integrità (A4.3) Creare delle maschere per linserimento di dati da un elenco

17 Microsoft Access16 (A4.1) Creazione tabelle in Access Allapertura di Access, selezionare Crea nuovo database (vuoto) (in seguito, la stessa operazione si potrà eseguire dal menù File/Nuovo) Si apre la seguente maschera

18 Microsoft Access17 Selezioniamo la directory Indichiamo il nome della nuova base dati, ad es. DBArticoli Alla fine clic su Crea

19 Microsoft Access18 Da qui si possono creare/modificare/visualizzare Tabelle, Query … Selezioniamo il tipo di oggetti su cui operare Selezioniamo il tipo di operazione Crea nuovo

20 Microsoft Access19 Facendo clic su Nuovo compare… Selezioniamo Visualizzazione Struttura Facciamo clic su OK

21 Microsoft Access20 Compare una finestra in cui inserire i campi e i loro tipi Nome del campo TipoEventuale descrizione testuale Ulteriori proprietà del campo

22 Microsoft Access21 Esempio: campo IdArticolo E un contatore Si autoincrementa Vogliamo indicizzarlo Non vogliamo duplicati Nome del campo

23 Microsoft Access22 Creazione struttura Creiamo i campi della tabella Articolo o Libro come indicato nella seguente diapositiva

24 Microsoft Access23 Per il campo Anno aggiungiamo questo vincolo (non accettiamo Pubblicazioni anteriori al 1970 o posteriori al 2100)

25 Microsoft Access24 Andiamo su IdArticolo e facciamo clic sulla chiave (per indicare che quella è la chiave primaria)

26 Microsoft Access25 Selezioniamo File/Chiudi, diamo OK e scegliamo il nome della tabella (Articolo o Libro)

27 Microsoft Access26 Compare la tabella nuova (vuota)

28 Microsoft Access27 Facendo clic su Apri si possono inserire dei dati nella tabella Si può allargare il campo titolo portando il mouse sulla barretta e trascinando

29 Microsoft Access28 Il contatore si autoincrementa Non viene accettato: lanno non soddisfa i vincoli

30 Microsoft Access29 Mettiamo 2099 come anno (questo è valido) Salviamo i dati con File/Chiudi

31 Microsoft Access30 Con Apri si modifica il contenuto Con Struttura si modifica la struttura (campi e loro proprietà)

32 Microsoft Access31 Fino a questo punto… Ci siamo limitati a scegliere i nomi dei campi e il loro tipo Abbiamo accettato le proprietà standard, tranne nel caso dellAnno (abbiamo inserito un vincolo) Ora modifichiamo le proprietà dei campi… …e inseriamo un vincolo più sofisticato per lAnno

33 Microsoft Access32 Per il campo Titolo Cambia dimensione (da 50 a 100) Il campo è obbligatorio: cambia Richiesto in Sì

34 Microsoft Access33 Per il campo Anno Tipo Intero (non Intero lungo) Campo obbligatorio Vogliamo cambiare la condizione di validità: cancelliamo quella vecchia e facciamo clic qui

35 Microsoft Access34 Anni validi: dopo il 1970 e minori o uguali allanno corrente: Date() fornisce la data corrente, e Year(x) estrae lanno da una data La condizione si può inserire manualmente, o aiutandosi con il menù che fornisce operatori, funzioni ecc.

36 Microsoft Access35 Dopo aver chiuso… …la struttura (con File/Chiudi) e aver confermato… …compare la finestra:

37 Microsoft Access36 Confermiamo Siccome lultimo record contiene un anno (2099) non valido rispetto alle nuove regole, compare la finestra

38 Microsoft Access37 A questo punto… …apriamo la tabella e correggiamo lanno errato Provate a vedere cosa succede se inserite un anno che non rispetta il nuovo vincolo

39 Microsoft Access38 Tabella Autore Creiamo la tabella Autore con i seguenti campi Nome (di tipo Testo, chiave primaria) Contatto (di tipo Memo, non obbligatorio, contenente dati come indirizzo di ecc.)

40 Microsoft Access39 (A3.1) Relazioni molti-a-molti La relazione essere autore di è una relazione molti-a-molti perché: Un articolo può essere scritto da molti autori Un autore può avere scritto molti articoli IdArticoloTitolo… 1Cani e gatti 2Canguri 3LOrnitorinco ……… Nome… Anna Gialli Giorgio Bruni Giovanni Rossi Mario Bianchi…

41 Microsoft Access40 Come si realizza… …una relazione molti-a-molti usando solo relazioni 1-a-molti (che sono le uniche direttamente gestite dai DBMS relazionali)?

42 Microsoft Access41 IdArticoloTitolo… 1Cani e gatti 2Canguri 3LOrnitorinco ……… Nome… Anna Gialli Giorgio Bruni Giovanni Rossi Mario Bianchi… IdArticoloNome 1Anna Gialli 1Giovanni Rossi 2 3Anna Gialli 3Giorgio Bruni

43 Microsoft Access42 Relazioni molti-a-molti: regola generale Si individuano le due tabelle da collegare: Articoli o Libri con chiave primaria IdArticolo Autori con chiave primaria Nome La relazione molti-a-molti si codifica come tabella RelArticoloAutore con campi IdArticolo,Nome IdArticolo chiave esterna con integrità referenziale, riferita alla chiave primaria di Articoli o Libri Nome chiave esterna con integrità referenziale, riferita alla chiave primaria di Autori (IdArticolo,Nome) chiave multicampo di RelArticoloAutore

44 Microsoft Access43 Chiavi multicampo Con una chiave multicampo (campo 1, …, campo n ) non si può avere più di un record con gli stessi valori di (campo 1, …, campo n ) Tornando al nostro esempio, la chiave multicampo (IdArticolo,Nome) evita ridondanze; ogni coppia (ident. articolo, nome autore) compare una sola volta.

45 Microsoft Access44 Tabella RelArticoloAutore Creiamo la tabella RelArticoloAutore con i seguenti campi IdArticolo (di tipo Intero lungo) Nome (di tipo Testo) Con la coppia (IdArticolo,Nome) come chiave

46 Microsoft Access45 Nota Abbiamo usato il Nome come chiave primaria della tabella Autori; quindi non sono ammesse omonimie (si useranno le iniziali ed altri segni distintivi). Una scelta migliore (che non faremo per brevità) potrebbe essere quella di usare una diversa chiave primaria IdAutore. In modo simile a quello visto per la relazione molti a molti Articolo o Libro - Autore Si può realizzare la relazione molti a molti Articolo o Libro - Argomento

47 Microsoft Access46 Per realizzare… …una chiave multicampo, aprite la tabella RelArticoloAutore (facendo clic su Struttura) Scegliamo dal menù Visualizza/Indici Modifichiamo gli indici come segue

48 Microsoft Access47 Nome dellindice Campi dellindice Univoco: non è possibile che la stessa coppia compaia più volte

49 Microsoft Access48 Dopo aver creato lindice… …possiamo chiudere la finestra relativa alla tabella RelArticoloAutore Access vi consiglierà di creare una chiave primaria, ma voi scegliete No (potrete sempre inserire una chiave primaria in seguito se ne avrete bisogno)

50 Microsoft Access49 Creazione della relazione La tabella RelArticoloAutore realizza la relazione essere autore di Ora dobbiamo indicare che i due campi della tabella RelArticoloAutore rappresentano dei collegamenti con le tabelle Articolo o Libro e Autore

51 Microsoft Access50 Con il menù Strumenti/Relazioni si apre una finestra dal titolo Relazioni Dal menù Relazioni/Mostra tabella si apre una finestra di dialogo

52 Microsoft Access51 Dopo aver aggiunto tutte e tre le tabelle, facciamo clic su Chiudi

53 Microsoft Access52 Riordiniamo le tabelle nella finestra, mettendo la tabella con la relazione in mezzo Ora, facciamo clic su IdArticolo nella tabella Articolo o Libro e trasciniamolo su IdArticolo nella tabella RelArticoloAutore

54 Microsoft Access53 Quando rilasciamo il mouse si apre questa finestra Facciamo clic su Crea

55 Microsoft Access54 Ecco come compaiono le relazioni dopo aver creato anche il secondo collegamento (quello relativo al campo Nome)

56 Microsoft Access55 Dopo aver… …chiuso la finestra delle relazioni, proviamo a inserire nella tabella RelArticoloAutore gli autori dei vari articoli Per farlo dobbiamo selezionare la tabella e fare clic su Apri

57 Microsoft Access56 Queste associazioni sono corrette Questa è sbagliata! Marco Mirchi non è presente nella tabella Autori Nonostante ciò, Access accetta linserimento dellassociazione

58 Microsoft Access57 (A4.2) Chiavi secondarie e vincoli di integrità in Access Il problema è che non abbiamo forzato il controllo di integrità relazionale Per farlo, riapriamo la finestra delle relazioni (menù Strumenti/Relazioni) e facciamo doppio clic su ciascuna relazione…

59 Microsoft Access58 Si apre questa finestra Facendo clic qui si forza lintegrità referenziale Facendo clic qui si richiede che aggiornamenti su una tabella si riflettano anche sullaltra Facendo clic qui si richiede che la cancellazione di un record elimini a cascata anche i record correlati

60 Microsoft Access59 Provate a fare la stessa cosa… …anche per laltra tabella Cosa succede? Perché? Eliminate il record sbagliato dalla tabella RelArticoloAutore e procedete di nuovo ad applicare lintegrità referenziale

61 Microsoft Access60 Ecco come compare linsieme delle relazioni alla fine

62 Microsoft Access61 Provate a vedere cosa succede se… 1. Create un record in RelArticoloAutore in cui uno dei due valori non sia presente nella tabella corrispondente 2. Modificate un nome di un autore nella tabella Autore; cosa succede in RelArticoloAutore 3. Cancellate un autore dalla tabella Autore NOTA: conviene che apriate contemporaneamente tutte le tabelle e proviate a fare le modifiche su ciascuna vedendo cosa succede nelle altre… Usate Finestra/Affianca orizzontalmente

63 Microsoft Access62 Tabella Argomento Creiamo la tabella Argomento con un solo campo, di nome Argomento, di tipo Testo (chiave primaria, duplicati non ammessi, campo richiesto)

64 Microsoft Access63 Tabella RelArticoloArgomento Creiamo la tabella RelArticoloArgomento con i seguenti campi IdArticolo (di tipo Intero lungo) Argomento (di tipo Testo) Con la coppia (IdArticolo,Argomento) come chiave multicampo (ricordate: dovete creare un indice!) Creiamo una relazione con vincoli di integrità come evidenziato nel seguente diagramma

65 Microsoft Access64

66 Microsoft Access65 Popoliamo anche la tabella RelArticoloArgomento

67 Microsoft Access66 (A5.3) Caselle combinate Inserendo coppie di valori in RelArticoloArgomento vi sarete resi conto della difficoltà di inserire argomenti esistenti Vorremmo che, quando dobbiamo inserire un argomento, comparisse una tendina contenente i valori possibili Ciò è possibile usando le caselle combinate

68 Microsoft Access67 Apriamo la struttura di RelArticoloArgomento Andiamo su Argomento e facciamo clic su Ricerca: scegliamo Casella Combinata

69 Microsoft Access68 Modifichiamo Larghezza colonne a 10cm Modifichiamo Solo in elenco a Sì (non vogliamo inserire valori che non siano nellelenco) Facciamo clic qui per scegliere da dove vanno attinti i dati

70 Microsoft Access69 Scegliamo Argomento

71 Microsoft Access70 Proviamo ora a modificare il contenuto della tabella…


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