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Access :Basi di dati Questo modulo riguarda: 1) la conoscenza dei concetti fondamentali sulle basi di dati usando un normale programma di database (Access).

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1 Access :Basi di dati Questo modulo riguarda: 1) la conoscenza dei concetti fondamentali sulle basi di dati usando un normale programma di database (Access). 2) la capacità di estrarre informazioni da una base datiusando gli strumenti di interrogazione Lesame è superato se almeno 80% dei compiti assegnati sono stati eseguiti in un tempo pari a 45 minuti.

2 Lezione n°1 Primi passi con un database Microsoft Access è un software integrato con altri programmi per lautomazione dufficio Microsoft Office. - Apriamo il menù START (o Avvio) e... - nel gruppo PROGRAMMI selezioniamo la voce MICROSOFT ACCESS

3 Quando Acces viene aperto presenta una finestra di dialogo che ci consente di scegliere se creare un nuovo database o aprirne uno esistente. E possibile aprire uno degli ultimi database utilizzati. La parte superiore della finestra è riservata alla creazione di un nuovo archivio tramite le opzioni: - Progetti, pagine e creazioni guidate di Access - Database di Access vuoto

4 Apertura di un database vuoto Una volta eseguita la procedura lutente si trova di fronte alla finestra del Database che presenta tre schede: -Maschere, Report, Query, Tabelle, Macro, Moduli

5 Aprire un database esistente Per aprire un database esistente esistono due procedure: 1) Attraverso il sistema operativo Windows agire sullicona del database con clic tasto sinistro del mouse 2) Attraverso la finestra di dialogo selezionando il database dallelenco

6 Chiudere un database Per chiudere un database per Access basta chiudere senza salvare Access provvede automaticamente allaggiornamento degli archivi. La chiusura può avvenire: Attraverso il bottone chiudi Attraverso il menu File selezionando la voce Chiudi

7 Salvare un database sullhardisk o floppy Microsoft Access aggiorna automaticamente i dati non è necessario salvare il database ad ogni modifica. Per salvare un data base cliccare sullicona E necessario utilizzare il sistema operativoed esattamente Esplora risorse se lutente desidera salvare il file con un nome diverso o su un dischetto. Individua la posizione nellalbero delle directory in cui è presente il file. E sufficiente cliccare con il tasto destro sullo stesso scegliere, dal menu contestuale la funzione copia ; successivamente, da Esplora risorse, scegliere la memoria di massa in cui salvare il file. Lo stesso risultato può essere ottenuto utilizzando le scorciatoie da tastiera per i comandi di Copia ed Incolla ( CTRL + C e CTRL + V)

8 Usare le funzioni di help Nellambito del pacchetto Microsoft Office è di notevole importanza la presenza delle funzioni di aiuto tramite l Assistente di Office che consentono laccesso alla guida in linea Lassistente è raggiungibile cliccando nel menu sulla voce Mostra lAssistente di Office o semplicemente premendo il tasto F1 Qualsiasi opzione scegliate genererà lapparizione di una finestra che vi chiederà di inserire largomento da ricercare, cliccando su cerca si aprirà la finestra contenente largomento cercato

9 Modifica del modo di visualizzazione sullo schermo A differenza di altri programmi applicativi(Word, Excel) Access non necessita di particolari modalità di visualizzazione in quanto il contenuto delle finestre non è un testo. Comunque è bene sempre non utilizzare visualizzazioni troppo faticose per la vista e preferire sempre le dimensioni ampie. Per poter sfruttare tutta la superficie dello schermo sarà sufficiente agire sul bottone centrale presente allestremità destra della barra del titolo. Se la finestra di Microsoft Acces è già a tutto schermo il bottone con il rettangolo è sostituito da un bottone che servirà per ridimensionare la finestra e a portarla in modalità non esplosa. E possibile modificare la visualizzazione delle barre degli strumenti attraverso luso del menu Visualizza selezionando la voce Barra degli strumenti attraverso la voce Personalizza.

10 Impostare e pianificare un database Larchitettura concettuale dei dati ha lo scopo di astrarre gli oggetti dal mondo reale considerandoli solo per il loro significato e per le relazioni logiche esistenti tra essi, indipendentemente dalle azioni che su di essi vengono svolte. A tale scopo si utilizza il modello Entità – Relazione strumento di notevole importanza al fine di costruire unadeguata rappresentazione del mondo reale. Il modello E – R introduce le seguenti definizioni: 1) Entità( qualsiasi elemento del modo reale che può essere distintamente individuato) 2) Insieme di Entità (un insieme cui appartengono entità dello stesso tipo che rispettano una regola di appartenenza) 3) Relazione ( legame logico che unisce entità di insiemi diversi)

11 Caso specifico (Entità – Relazione) Entità 1 : Operario Entità 2 : Turno di lavoro Relazione ( Quale relazione tra operai e turni di lavoro … partecipa a ) Partecipa a E1 :operaio E2 :turno di lavoro Esiste una relazione inversa tra due entità, infatti ciascun turno di lavoro comprende operai E1 :operaio E2 :turno di lavoro Comprende

12 Molteplicità Per poter usare un database relazionale non basta definire più tabelle con un campo in comune. Occorre poter definire in modo semplice ma rigoroso la natura della relazione fra le tabelle. Vuol dire che i programmi che lavorano sul data base devono sapere se per ogni riga della tabella A ci sono una o più righe nella tabella B con cui la tabella A è in relazione. Nel mondo delle imprese vi è: Un file (Tabella A) in cui sono riportati i clienti Un file (Tabella B) in cui sono riportati i dipendenti Un file ( tabella C) in cui sono riportati i prodotti Un file ( tabella D ) in cui sono riportati i fornitori Uno o più file di questo tipo costituiscono un database, le tecniche di progettazione dei file, i sistemi logici per organizzare i record prendono il nome di Data Base Management System ( DBMS). Access è un potente DBMS

13 Relazione Uno a molti Relazione Uno a Molti

14 Relazione Molti a uno In un ordine ci sono più prodotti

15 Relazione Molti a molti

16 Relazioni in Access In access le relazioni possono essere: 1) uno a molti 2) uno a uno 3) molti a molti Un archivio è sostanzialmente una struttura logica che raccoglie ed organizza informazioni. La struttura deve essere concepita dallutente definendo il numero dei campi che costituiranno i record dellarchivio definendo il tipo di dato o attributo che verrà inserito relativamente a ciascun campo.

17 Archivio anagrafe In un archivio anagrafe è presente un record per ciascun individuo Ogni record conterrà dei campi, ogni campo avrà un attributo: Il campo Nome, Cognome sarà del tipo Testo Il campo Data Nascita sarà del tipo Data Il campo Stato Civile sarà del tipo variabile binaria

18 Archivio Biblioteca Facendo riferimento allorganizzazione logica di un archivio definiamo i campi di una tabella biblioteca Titolo Anno di pubblicazione Autore Casa editrice Disponibilità Posizione negli scaffali

19 Archivio Biblioteca NOME Campo Attributo Titolo Testo Anno pubblicazione Numero intero Autore Testo Casa Editrice Testo Disponibilità Variabile binaria ( esiste non esiste) Posizione Testo ( scaffale 3 fila 6)

20 Creare una tabella con campi e attributi Il primo passo per la creazione di un archivio consiste nella definizione della struttura della tabella, allinterno della quale si attribuirà un nome ad ogni campo. Nellarchivio Anagrafe i campi saranno chiamati: Cognome, Nome, Data Nascita, Luogo Nascita, Paternità, Maternità, Residenza, Indirizzo, ecc. Nella colonna a destra del nome del campo si assocerà il tipo di dato ( testo,testo,data, testo,testo,testi, testo,testo, testo)

21 Creazione database Biblioteca Dal Menu File seleziona Nuovo La finestra di dialogo contiene una serie di oggetti incolonnati nella parte sinistra ( Tabelle, Querry, Maschere,…). In questa lezione impareremo ad utilizzare il primo oggetto: Tabelle

22 Creazione database Biblioteca Una volta che loggetto Tabelle è stato selezionato, nel box a destra appariranno una serie di scelte : Creare una tabella in visualizzazione Struttura; Creare una tabella mediante una creazione guidata; Creare una tabella mediante limmissione di dati

23 Visualizzazione Struttura La visualizzazione struttura consente di definire i campi necessari alla strutturazione del database, il tipo di dato da associare al campo, uneventuale descrizione della funzionalità del campo creato. Per creare una tabella in visualizzazione struttura è sufficiente fare doppio clic con il tasto sinistro del mouse sulla voce relativa a tabella struttura

24 Visualizzazione Struttura La colonna a destra chiamata descrizione consente linserimento di un testo descrittivo del campo. Nel database Biblioteca A questo punto creata la struttura sarà sufficiente cliccare per salvare Dare un nome alla tabella in questo caso assegnarle il nome Libri

25 Database Bibblioteca Dopo averli dato il nome cliccare sul bottone OK e si aprirà una finestra di notifica che richiede la definizione di una chiave primaria Offrendo tre alternative possibili : Si, No ed Annulla.Ora ci limiteremo a cliccare sul bottone No. Cliccandosul bottone Chiudi rappresentato dalla X sulla barra del titolo della finestra comparirà Biblioteca:Database c conterrà licona libri

26 Creazione tabella mediante creazione guidata Cliccando due volte con il tasto sinistro del mouse sulla voce Crea una tabella mediante una creazione guidata si aprirà una finestra di autocomposizione.

27 Creazione tabella mediante creazione guidata Si aprirà una finestra di autocomposizione che guiderà lutente alla creazione di tutti i campi necessari Dopo una scelta iniziale che prevede la possibilità di creare un database in Ambito professionale i cui campi predefiniti sono relativi ad attività aziendali, o in ambito privato, i cui campi predefiniti sono relativi ad attività private, quali la gestione di un a rubrica, lelenco dei propri CD, videocassette ecc

28 Creazione tabella mediante creazione guidata Effettuate le scelte si prosegue con il tasto sinistro del mouse sul pulsante Avanti

29 Creazione tabella mediante creazione guidata Proseguendo ancora si apre una finestra relativa alla creazione di eventuali Relazioni. Proseguendo si giunge alla finestra finale in cui lutente può modificare ulteriormente la struttura della tabella. La terza possibilità prevede la creazione di una maschera in modo automatico.

30 Inserire i dati in una tabella Ricapitolazione operazioni Creazione Database vuoto Creazione tabella in visualizzazione Struttura Abbiamo creato un archivio vuoto che prevede linserimento di varie informazioni riguardo ciascun libro. Per giungere alla definizione dellarchivio si è fatta una considerazione logica sui dati indispensabili e sulla loro natura, in modo da stabilire la struttura dellarchivio. Fatto ciò possiamo attivare la procedura detta di Data entry ( inserimento dati) la più monotona di tutto il processo di informatizzazione degli archivi. Effettuando un doppio clic con il tasto destro del mouse sullicona che rappresenta la tabella libri si apre una finestra che permette di aprire il file libri, oppure cliccando solo una volta e posi selezionando il bottone Apri, si aprirà una finestra che contiene i titoli dei campi assegnati

31 Spostarsi in una tabella Per scorrere le righe di una tabella, sarà sufficiente agire con il pulsante del mouse, sulla barra di scorrimento verticale presente sulla sinistra della tabella Ulteriori strumenti di navigazione allinterno della tabella sono i bottoni presenti nella barra inferiore Con il pulsante ci si sposta al primo record Con il pulsante ci si sposta al record precedente Con il pulsante ci si sposta al record successivo Con il pulsante ci si sposta allultimo record Con il pulsante ci si sposta allultimo record vuoto

32 Definizione chiavi Nellorganizzazione di un archivio informatizzato è importante definire in modo univoco le informazioni. La soluzione del problema consiste nellinserire un ulteriore campo, il cui tipo di dato rispetti lunivocità dei record, questo campo è definito campo chiave. Nel caso della biblioteca, ci troviamo in presenza di un altro problema, rispetto allimpostazione precedente, le informazioni relative alla localizzazione dei volumi in eventuali scaffalature, non sono sufficienti a definire univocamente ( scaffale 5 fila 3 … volume ? ). Non è specificato il volume allinterno dello scaffale e della fila indicata. Sarà opportuno, anche in vista della gestione dei prestiti dei volumi, indicarli univocamente allinterno della biblioteca, attraverso una numerazione progressiva ( volume 140 scaffale 5 fila 3 ). In questo modo ogni volume è definito in modo univoco: non ci sarà nessun altro volume 140 se non quello contenuto nello scaffale 5 fila 3.

33 Definizione chiavi La definizione di una chiave primaria è linserimento di questa informazione In microsoft Access tale procedura può essere effettuata sia durante la definizione della tabella sia in fase di salvataggio. Come già visto quando si chiude la finestra della struttura di una tabella Access apre una finestra di dialogo allinterno della quale avvisa della mancanza della chiave. Attraverso tale finestra, cliccando con il tasto sinistro del mouse sul bottone Si verrà automaticamente inserito un campo di tipo contatore che è la più semplice delle chiavi che definiscono univocamente i record inseriti. Per archivi più complessi sarà cura del progettista definire il campo chiave, ad esempio nellanagrafe tributaria questo campo chiave è il codice fiscale del contribuente. Tale codice è diverso per ciascun contribuente indipendentemente dal suo sesso, età, residenza. Lefficienza di tale chiave ha indotto diversi enti e strutture pubbliche ad utilizzare il codice fiscale come campo chiave allinterno dei loro archivi.

34 Definizione di una chiave primaria Per attribuire il valore di chiave primaria ad un campo, tra quelli definiti allinterno di una tabella, sarà sufficiente, operando in modalità struttura selezionare il campo ( la riga relativa) e cliccare sul bottone Per indicare lavvenuta attribuzione apparirà al centro delletichetta

35 Definizione di una chiave primaria In alternativa è possibile, agendo col tasto destro del mouse sul campo desiderato, impostare la chiave primaria selezionando la relativa voce del menu

36 Impostare un Indice Una corretta gestione del database richiede la creazione di un indice che permetta di reperire ed ordinare i record più rapidamente. In Access gli indici sono utilizzati come quelli di un libro, per trovare i dati viene ricercata la posizione dei dati nellindice. E possibile creare indici basati su un singolo o su più campi( indici multicampo). Gli indici multicampo consentono di fare distinzione tra record in cui il primo campo potrebbe contenere lo stesso valore ; una tabella anagrafica indicizzata per Cognome e Nome risulta ordinata nel modo seguente: Cognome Nome Cognome Nome Bianchi Umberto Bianchi Filippo Bianchi Filippo Bianchi Umberto Rossi Antonio Rossi Antonio Verdi Mario Verdi Mario Tabella indicizzata rispetto Tabella indicizzata rispetto Cognome e Nome Al cognome

37 Impostare un Indice Quando si ordina una tabella in base ad un indice multicampo, lordinamento sarà eseguito in base al primo campo definito per indice, se nel primo campo sono presenti record con valori duplicati, lordinamento è eseguito in base al secondo campo definito e così via. La praticità degli indici sta nel fatto che permettono di reperire rapidamente informazioni allinterno di un archivio La chiave primaria di una tabella è indicizzata automaticamente, mentre non è possibile indicizzare un campo tipo Memo, Collegamento ipertestuale. Per gli altri campi è consigliabile indicizzare se il tipo di dati del campo è Testo, Numerico, Valuta, Data/Ora Se molti valori nel campo sono identici è possibile che lindice non renda molto più veloce lesecuzione delle interrogazioni

38 Creazione di un indice a campo Procedura Aprire una tabella esistente nella modalità di Visualizzazione Struttura cliccando Nella parte superiore della finestra, selezionare, facendo un clic con il tasto sinistro del mouse sul campo per il quale si desidera creare lindice Nella parte inferiore della finestra fare clic sulla casella della proprietà Indicizzato quindi selezionare Si ( duplicati ammessi) oppure Si ( duplicati non ammessi)

39 Creazione di un indice a campo La scelta implicherà la possibilità o meno, in fase di inserimento dei dati, di avere diversi record con il campo indicizzato contenente lo stesso valore; quindi, si selezionerà lopzione Si ( duplicati non ammessi) per assicurarsi che in quel campo non siano presenti due record contenenti gli stessi dati.

40 Modifica degli attributi di una tabella Per attributi di una tabella si intendono i campi – colonne che costituiscono la tabella stessa secondo la seguente gerarchia: File Tabella Record Ennupla Campo Attributo Per modificare gli attributi di una tabella bisogna agire sulla struttura apportando modifiche al numero di campi colonne Per eseguire tale procedura si opererà attraverso la finestra DataBase, selezionando la scheda Tabelle ed aprendo la struttura della tabella Per quanto riguarda leliminazione di campi anchessa è una modifica di attributo di una tabella. Sarà sufficiente cliccare con il tasto sinistro del mouse sul rigo, posto alla sinistra della tabella del campo che si intende eliminare e procedere alla cancellazione con il tasto Canc o con la funzione Elimina dal menu Modifica.

41 Modifica degli attributi dei campi Per attributo di un campo si intende il nome, o letichetta che ad esso è associato. In un database non ha particolare rilevanza il nome che lutente attribuisce ai vari campi, ma anche il loro tipo e leventuale indicizzazione e descrizione, lutente seguendo la stessa procedura dovrà attivare la visualizzazione della Struttura della tabella. Per rendere effettive le modifiche si dovrà salvare la struttura in fase di chiusura della finestra. Per quanto riguarda le modifiche apportate ai tipi di dati va ricordato che si deve rispettare la corrispondenza tra tipi di dato e i dati effettivamente inseriti nella tabella.Se nella tabella Biblioteca il campo Anno pubblicazione risultava del tipo data e sono stati inseriti dati, la modifica del tipo dato non potrà essere del tipo testo, memo, numerico, ecc ma dovrà essere dello stesso tipo data.

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