© 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 C OLLABORAZIONE Excel Avanzato.

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1 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 C OLLABORAZIONE Excel Avanzato

2 C OLLABORAZIONE © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 S OMMARIO C OLLABORAZIONE Protezione Fogli di lavoro Protezione Fogli di lavoro Protezione Cartelle di lavoro Protezione Cartelle di lavoro Crittografia File Crittografia File Protezione Macro Protezione Macro Cartelle condivise Cartelle condivise Commenti Commenti Revisioni Revisioni Giorgio Porcu - Excel Avanzato 2

3 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Protezione Fogli di lavoro Excel offre alcune opzioni per proteggere il contenuto dei propri documenti da occhi indiscreti o modifiche non autorizzate Le opzioni di protezione sono utili anche per evitare modifiche e cancellazioni involontarie di dati e formule da parte dello stesso utente La protezione può essere applicata su più livelli:  Foglio di lavoro  Cartella di lavoro  File 3 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

4 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Protezione Fogli di lavoro La protezione del Foglio di lavoro sfrutta un meccanismo in due passaggi: 1.Ogni singola cella del foglio può possedere due proprietà, impostabili dall’utente:  Bloccata ovvero non modificabile  Nascosta ovvero formula non visibile 2.La proprietà impostata diviene effettiva solo quando l’utente protegge il foglio con un opportuno comando Per impostazione predefinita, tutte le celle sono inizialmente bloccate e non nascoste 4 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

5 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Protezione Fogli di lavoro Attivata la protezione, le celle:  Bloccate saranno leggibili ma non modificabili  Nascoste non visualizzeranno il proprio contenuto se è una formula Per riavere pieno controllo su lettura e modifica celle, occorre sproteggere il foglio con l’apposito comando La protezione foglio può essere corredata da una password; in tal caso sarà possibile sproteggere il foglio solo reinserendola in modo corretto Per ogni foglio di una cartella di lavoro la protezione è gestita in modo indipendente 5 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

6 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Protezione Fogli di lavoro Impostare proprietà celle Per impostare le proprietà delle celle presenti su un foglio di lavoro: 1.Seleziona le celle desiderate 2.Click dx > Formato celle... 3.Dalla Finestra di dialogo Formato Celle > Protezione seleziona/deseleziona le proprietà volute 6 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

7 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Protezione Fogli di lavoro Proteggere un foglio Per proteggere un foglio di lavoro: 1.Imposta le proprietà di protezione sulle celle 2.Scheda Revisione > Revisioni > Proteggi foglio 7 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

8 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Protezione Cartelle di lavoro La protezione della Cartella di lavoro limita le operazioni eseguibili sull’intero documento Excel Si esegue in un unico passaggio, con un opportuno comando Si possono applicare due tipologie di protezione:  Limita modifica per proteggere la struttura e le finestre della cartella  Limita autorizzazioni per un controllo più accurato delle autorizzazioni ai singoli utenti In modo analogo alla protezione foglio, si può aggiungere una password di apertura Giorgio Porcu - Excel Avanzato 8

9 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Protezione Cartelle di lavoro La protezione Limita modifica blocca le modifiche alla Struttura e/o alle Finestre della Cartella:  Struttura: non è consentito aggiungere, spostare, eliminare, rinominare fogli nella cartella  Finestre: non è consentito ridimensionare, spostare o chiudere le finestre La protezione Modifica autorizzazioni consente un controllo dettagliato delle autorizzazioni di modifica tramite firma digitale ma richiede l’iscrizione al servizio IRM (Information Rights Management) di Microsoft. Giorgio Porcu - Excel Avanzato 9

10 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Protezione Cartelle di lavoro Proteggere una cartella Per proteggere una cartella di lavoro: 1.Scheda Revisione > Revisioni > Proteggi cartella di lavoro Appare il Menu a discesa 2.Dal Menu a discesa seleziona le opzioni desiderate in Limita modifica o Limita autorizzazioni 10 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

11 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Crittografia file Dalla versione 2007 Excel consente di crittografare il contenuto di un intero file Si tratta di un’opzione di sicurezza più robusta della semplice protezione di fogli e cartelle di lavoro E’ richiesta sempre una password di apertura Un file Excel crittografato:  E’ visualizzabile solo con la corretta immissione della password  E’ salvato fisicamente su disco in formato crittografato, più difficilmente violabile 11 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

12 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Crittografia file Crittografare un file 12 Giorgio Porcu - Excel Avanzato Per crittografare il contenuto di un file Excel: 1.Pulsante Office > Prepara > Crittografa documento

13 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Protezione Macro Una Macro è una sequenza di comandi memorizzata dall’utente e richiamabile in modo rapido per una successiva applicazione E’ un utile ausilio nell’esecuzione di operazioni frequenti, disponibile in Excel e in tutti i principali programmi del pacchetto Office Nel costruirla si possono utilizzare tutti i comandi disponibili sull’interfaccia utente, ma anche funzioni più avanzate e di basso livello integrate nel linguaggio di programmazione VBA (Visual Basic for Application) 13 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

14 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Protezione Macro Seppur indubbiamente utili, le Macro sono potenzialmente dannose perché possono contenere anche comandi distruttivi per i dati (ad esempio: cancellazione/modifica file, formattazione disco) Esiste una categoria di Virus che sfrutta proprio il meccanismo delle Macro per eseguire codice dannoso a insaputa dell’utente Per prevenire danni, Excel prevede un meccanismo di protezione Macro basato su più livelli 14 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

15 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Protezione Macro Impostare protezione macro Per impostare il livello di protezione macro: 1.Attiva la Scheda Sviluppo 2.Scheda Sviluppo > Codice > Protezione macro Appare la Finestra di dialogo Centro protezione 15 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

16 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Protezione Macro Impostare protezione macro 3.Dalla Finestra di dialogo seleziona nel Menu Impostazioni macro le opzioni desiderate 16 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

17 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Cartelle condivise Spesso le modifiche a un file Excel sono eseguite nel tempo da più persone che lavorano in gruppo Per consentire a più utenti un accesso anche simultaneo a un documento Excel si può attivare l’opzione di condivisione della Cartella di lavoro 17 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

18 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Cartelle condivise Per garantire un effettivo accesso simultaneo, non è sufficiente condividere il file da Excel; occorre configurare il sistema informatico a diversi livelli. In particolare:  Il file (cartella di lavoro) Excel deve essere memorizzato su un PC che agisce da Server in una LAN  Il file deve essere salvato in una cartella condivisa a livello di Sistema Operativo  Per accedere in remoto al file gli utenti devono essere collegati alla LAN dal proprio PC che fungerà da Client e disporre delle autorizzazioni all’accesso sul Server  Le impostazioni di rete del Server devono consentire l’accesso simultaneo al file da un congruo numero di utenti 18 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

19 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Cartelle condivise Condividere una cartella Per condividere una cartella di lavoro: 1.Verifica la configurazione HW e SW del Sistema per garantire una corretta condivisione del file 2.Scheda Revisione > Revisioni > Condividi cartella di lavoro 19 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

20 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Commenti E’ spesso utile associare un commento al contenuto di una cella, per ricordarci ad esempio:  Cosa abbiamo inserito (dati, formule)  Quando abbiamo inserito quel contenuto  Come dovremo utilizzarlo Excel consente di associare commenti a ogni cella di un foglio di lavoro, sotto forma di un post-it virtuale su cui annotare appunti Il commento è usualmente nascosto; viene visualizzato spostando il cursore sopra la cella 20 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

21 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Commenti Inserire un commento Per inserire un commento in una cella: 1.Seleziona la cella desiderata 2.Scheda Revisione > Commenti > Nuovo commento Appare un Post-It virtuale collegato alla cella selezionata sul quale inserire il commento 21 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

22 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Revisioni Nell’ottica di un lavoro di gruppo su una cartella di lavoro è buona norma tener traccia cronologica delle modifiche al documento e consentire di accettarle o annullarle in un successivo momento Un analoga impostazione è utile anche per chi lavora da solo su documenti importanti o che prevedono successive e frequenti rielaborazioni Le modifiche eseguite nel tempo su un documento sono dette Revisioni Lo strumento Revisioni di Excel gestisce la tracciatura e l’accettazione delle modifiche 22 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

23 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Revisioni Una volta attivata, la funzione Revisioni annota per ogni modifica eseguita sulla cartella di lavoro:  Tipo di modifica eseguita  Nome dell’utente che modifica  Data e ora della modifica Le modifiche possono inoltre essere accettate o rifiutate da un revisore. In quest’ultimo caso Excel ripristina lo stato del documento precedente alla modifica 23 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

24 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Revisioni Attivare funzione revisioni Per attivare la funzione revisioni: 1.Scheda Revisione > Revisioni > Revisioni Appare il Menu a discesa Revisioni 2.Seleziona la voce Mostra revisioni… 24 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

25 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Revisioni Attivare funzione revisioni Appare la Finestra di dialogo Mostra Revisioni 3.Dalla Finestra di dialogo spunta la casella Rileva durante la modifica e condividi la cartella di lavoro 25 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

26 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Revisioni Accettare/rifiutare revisioni Per accettare o rifiutare revisioni già eseguite: 1.Scheda Revisione > Revisioni > Revisioni Appare il Menu a discesa Revisioni 2.Seleziona la voce Accetta/rifiuta modifiche… 26 Giorgio Porcu - Excel Avanzato

27 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 29/01/2012 Revisioni Accettare/rifiutare revisioni Appare la Finestra di dialogo Seleziona modifiche da accettare o rifiutare 3.Dalla Finestra di dialogo seleziona le modifiche desiderate 27 Giorgio Porcu - Excel Avanzato