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TENUTA DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI CARTACEI IN AMBITO SANITARIO Dott. Domenico Testa Comitato Privacy Roma 27 ottobre 2008.

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1 TENUTA DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI CARTACEI IN AMBITO SANITARIO Dott. Domenico Testa Comitato Privacy Roma 27 ottobre 2008

2 La sicurezza dei dati sanitari, oltre che attraverso l’impiego di strumenti elettronici, passa anche attraverso la corretta tenuta ed archiviazione della documentazione cartacea

3 CARTELLA CLINICA - foglio di accettazione; - cartella di Pronto Soccorso; - modulo consenso Privacy; - copia dei referti inviati all'Autorità Giudiziaria; - copia del referto di scioglimento della prognosi riservata; - copia della denuncia di malattia infettiva/notifica infezioni ospedaliere; - scheda di di missione ospedaliera (si ricordano i diversi modelli: Mod. RAD ricovero, Mod. RAD D11 D12, Mod. RAD gravidanza neonato, Mod. CEDAP); - certificato di assistenza al parto; - scheda ostetrica; - scheda anestesiologica; - scheda infermieristica laddove sia presente; - scheda interventi chirurgici (informatizzata laddove questa sia stata attivata) ; - consenso informato a procedure diagnostiche; - consenso informato all'atto chirurgico; - consenso informato all'anestesia; - consenso informato alle trasfusioni, alle autotrasfusioni, agli emoderivati, al prelievo d'organi ed alla sperimentazione di farmaci/procedure; - referti indagini di laboratorio e strumentali; - diaria; - eventuali comunicazioni al Tribunale dei Minori da parte del dirigente medico e dell' assistente sociale; - comunicazioni del Giudice di Sorveglianza per pazienti di Istituti Carcerari; - trattamenti sanitari obbligatori; - consulenze specialistiche effettuate; - domanda per lungodegenza, riabilitazione; - relazione su eventuali incidenti nel corso del ricovero (es. cadute); - copia del riscontro diagnostico, qualora richiesto; - copia della lettera di dimissione destinata al paziente. - Certificati di degenza. - Referti di laboratorio - Radiografie, Ecografie, RMN, TAC

4 Documentazione non inviata all’archivio centrale Rilevazione anno Risposte U.o.c. 27 su 48 U.o.s.d 25 su 48

5 PRONTO SOCCORSO Documentazione cartacea: Referti Foglio di Triage Cartella di P.S. -Documenti cartacei sono trattenuti per 2 gg e quindi inviati all’Archivio centrale. - Norme privacy talora applicabili con difficoltà - Problema del rapporto con i vigili urbani

6 AMBULATORI Documentazione cartacea: Cartelle e registri ambulatoriali Responsabili: Dirigenti Patologia della mammella: Cartelle in classificatore chiuso Endocrinologia: Cartelle in classificatore chiuso Reumatologia: Cartelle in classificatore chiuso Dietologia: Cartelle in classificatore chiuso Neurologia: Cartelle in classificatore chiuso Odontoiatria: Cartelle in classificatore chiuso Impronte protesi in scaffalatura ( Archiviate a fine cura) Medicina dello sport: Certificazioni di idoneità In scaffalatura ( Archiviate a fine cura) Geriatria: Cartelle e valutazioni funzionali in armadio chiuso

7 AMBULATORI Documentazione cartacea: Cartelle e registri ambulatoriali Responsabili: Dirigenti Centro antiepatite: Cartelle in classificatore aperto (serratura rotta) Broncopneumologia: Cartelle in classificatore aperto (serratura rotta) Allergologia: Cartelle in classificatore aperto (serratura rotta) Ematologia: Cartelle in classificatore chiuso Cardiologia: Cartelle in classificatore aperto

8 Quali sono le REGOLE per la sicurezza degli archivi e documenti cartacei ? Gli incaricati devono rispettare le istruzioni impartite dall’Azienda relative al controllo ed alla custodia degli atti e dei documenti contenenti dati personali e/o sensibili, per l'intero ciclo necessario allo svolgimento delle operazioni di trattamento e delle attività affidate.

9 La riproduzione di documenti contenenti Dati Personali Sensibili su supporti non informatici (ad esempio fotocopie) è vietata se non espressamente autorizzata preventivamente e specificatamente dalla Direzione Medica (Responsabile competente) o se non richiesta dal Paziente. RIPRODUZIONE DI DOCUMENTI

10 La documentazione sanitaria riprodotta in copia deve essere sottoposta alla medesima disciplina dei documenti originali.

11 Gli atti e i documenti contenenti dati di carattere sanitario sono controllati e custoditi dagli Incaricati in maniera che ad essi non accedano persone prive di autorizzazione, e sono restituiti alle strutture competenti ed all’archivio al termine delle operazioni affidate. Sicurezza dei documenti sanitari

12 Gestione dei documenti sanitari Gli atti ed i documenti sanitari devono essere accessibili solo al personale incaricato del trattamento dei dati, nonché su richiesta all’Interessato e/o a persona autorizzata dall’Interessato.

13 Gli atti ed i documenti sanitari che seguono l’Interessato in tutti i suoi spostamenti devono essere adeguatamente custoditi e sorvegliati

14 Accesso agli archivi L'accesso agli archivi contenenti dati personali e/o sensibili deve essere controllato. Le persone ammesse, a qualunque titolo, dopo l'orario di chiusura, devono essere identificate e registrate. Quando gli archivi non sono dotati di strumenti elettronici per il controllo degli accessi o di incaricati della vigilanza, le persone che vi accedono devono essere preventivamente autorizzate.

15 CUSTODIA La documentazione deve essere custodita in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione e perdita, anche accidentale dei dati personali contenuti nei documenti archiviati.

16 Relazione dell’Autorità Garante della Privacy – Anno 2006 Nota del 29 Novembre 2006 L’Ufficio è intervenuto con riferimento alle condizioni di degrado in cui venivano conservate le cartelle cliniche in un ospedale romano

17 Gli archivi centrali delle cartelle cliniche e della documentazione sanitaria sono sotto la responsabilità del Direttore Medico dei Presidi Ospedalieri. Quali sono le regole per la sicurezza degli archivi e documenti cartacei ? RESPONSABILITÀ

18 Quali sono le regole per la sicurezza degli archivi e documenti cartacei ? Per le cartelle cliniche e la documentazione Sanitaria giacente presso le varie strutture ospedaliere ed aziendali la responsabilità farà capo al Responsabile della Struttura ove i medesimi atti sono ubicati. RESPONSABILITÀ

19 Nel caso di documentazione archiviata presso la ditta convenzionata, il legale rappresentante della medesima è responsabile della conservazione e della sicurezza. Quali sono le regole per la sicurezza degli archivi e documenti cartacei ? RESPONSABILITÀ

20 I dati contenuti nella cartella clinica e nella documentazione sanitaria sono riservati e la loro diffusione senza l’autorizzazione delle parte interessata configura reato: Per violazione dell’art. 622 Codice Penale - (Rivelazione di segreto professionale). Per violazione di segreto d’ufficio. Art. 236 Codice Penale Per violazione del Codice in materia di protezione dei dati personali (Codice privacy – lgs. n. 196/2003) La cartella clinica e la documentazione sanitaria non appartiene a chi la redige ma - all’Azienda Ospedaliera, che ne garantisce la custodia e la riservatezza, - ed al malato che ne è destinatario.


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