Misurare la raccolta e il suo uso Dati e indicatori per il bibliotecario SERIATE - 23 novembre 2009 -

Presentazione sul tema: "Misurare la raccolta e il suo uso Dati e indicatori per il bibliotecario SERIATE - 23 novembre 2009 -"— Transcript della presentazione:

1 Misurare la raccolta e il suo uso Dati e indicatori per il bibliotecario SERIATE - 23 novembre 2009 - a.agustoni@sbv.mi.it

2 Carta Collezioni & Sistemi di monitoraggio Ogni assunto metodologico relativo a CC necessita di un sistema di monitoraggio: – per prendere coscienza dello stato di fatto della raccolta e del suo uso e sulla base di ciò, pianificare – per verificare nel tempo se - quanto definito nella CC - viene rispettato o disatteso – per definire correttivi - rispetto a quanto definito in CC - sulla base di dati oggettivi – per fornire al bibliotecario uno strumento di analisi indispensabile per la pianificazione annuale (tanto più indispensabile su scala sistemica)

3 Sistema di monitoraggio EFFETTUA ANALISI QUANTITATIVE sul patrimonio documentario complessivo della Biblioteca e del Sistema su tutto ciò che determina modifiche della raccolta: acquisti, scarti, doni sull’utilizzo (e il non-utilizzo) della raccolta tramite l’effettuazione di prestiti sulle tipologie di utenza che fanno uso della raccolta (o di particolari ambiti della raccolta)

4 Sistema di monitoraggio Deve permettere di individuare fenomeni anche in modo “granulare”, consentendo analisi della raccolta sulla base di: articolazioni tematiche e/o generi tipologia dei supporti (libri, vari tipi nbm, periodici, altro) porzioni di “segnatura” (che spesso sono sinonimo di raggruppamenti semantici) livelli di approfondimento dei documenti

5 Dati e indicatori per il bibliotecario Dati necessari per costruire indicatori su raccolta e suo uso > numero doc posseduti, acquistati, scartati, prestati, non prestati (in un range di tempo) > data in cui avvengono le operazioni di acquisto, inventariazione, prestito, scarto, ecc > dati sulla circolazione sistemica dei documenti (PIB) (ricevuti e forniti da ogni biblioteca) > dati catalografico/editoriali ai quali sono associati i singoli doc > prezzo > (oneroso): data di “uscita” editoriale del doc Come ottenere i dati > qualità della base-dati > ausili software > organizzazione del processo di estrazione-dati > tempo a disposizione Interpretazione e azione > complessità dell’analisi e competenze dei bibliotecari e dello staff di Sistema > interventi formalizzati sulla raccolta delle biblioteca > interventi formalizzati sulla raccolta di Sistema

6 ARTICOLAZIONE TEMATICA DEL PATRIMONIO IN SBV 003-006 Informatica Altro di 000 130 Fenomeni paranormali 150 Psicologia Altro di 100 200 Religione 300-310 Scienze sociali in generale - statistica 320, 330 e 380 Politica - Economia - Commercio 340, 350 Diritto - Amministrazione pubblica 360, 370 Servizi sociali - Educazione 390 Usi e costumi, folklore 400 Linguaggio 500-549 Scienze naturali - Matematica - Astronomia - Fisica 550-599 Scienze della terra - Paleontologia - Scienze della vita 610 Medicina 630, 640 Agricoltura - Economia domestica e vita familiare Altro di 600 710, 720 Arti in generale - Urbanistica 741.5 Fumetto 780-792 Musica - Spettacolo- Rappresentazioni sceniche 793-799 Giochi - Sport - Caccia e pesca Altro di 700 850 Letteratura italiana Altro di 800 910 Geografia e viaggi 940 Storia generale d'Europa Altro di 900

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8 [BASSO] PRESTITO INTERNO [ALTO] 0 < X < 1 SEZ. CDD LOCALE SCARSA X = 1 SEZ. CDD AD ALTO INTERESSE X = 1 SEZ. CDD A BASSO INTERESSE X > 1 SEZ. CDD LOCALE RICCA [BASSO] ILL RICHIESTO [ALTO]

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10 Dati e indicatori per il bibliotecario Dati necessari per costruire indicatori su raccolta e suo uso > numero doc posseduti, acquistati, scartati, prestati, non prestati (in un range di tempo) > data in cui avvengono le operazioni di acquisto, inventariazione, prestito, scarto, ecc > dati sulla circolazione sistemica dei documenti (PIB) (ricevuti e forniti da ogni biblioteca) > dati catalografico/editoriali ai quali sono associati i singoli doc > prezzo > (oneroso): data di “uscita editoriale” del doc Come ottenere i dati > qualità della base-dati (struttura-dati, stratificazione storica, semantica formalizzata, errori umani) > ausili software (libertà d’accesso al dato? applicativo soddisfacente ? bonifiche possibili?) > organizzazione del processo di estrazione-dati (chi fa cosa ?) (tutto ciò è reale e sostenibile?) > tempo a disposizione (del bibliotecario e dello staff di Sistema) Interpretazione e azione > complessità dell’analisi, competenze dei bibliotecari e dello staff di Sistema > interventi formalizzati sulla raccolta delle biblioteca > interventi formalizzati sulla raccolta di Sistema

11 FLUSSI dei DATI STATISTICI in SBV Esegue mensilmente una batteria di query SQL per aggiornare le tabelle statistiche “base” o “semplificate” delle biblioteche e le altre tabelle + complesse x direzione SBV Gestore query SQL DB Unibiblio E’ applicativo in uso in SBV. Nel suo db open- source (PG) risiedono tutti i dati necessari per costruire indicatori Biblio SBV Direzione SBV Tabelle Complesse Tabelle Base QuerySQL ad hoc

12 ACCESSO ALLE TABELLE-BASE SBV da normale foglio elettronico

13 TABELLE STATISTICHE AD ACCESSO DIRETTO DELLO BIBLIO SBV (Query SQL ad aggiornamento mensile)

14 ESTRATTO DA:

15 Dati e indicatori per il bibliotecario Dati necessari per costruire indicatori su raccolta e suo uso > numero doc posseduti, acquistati, scartati, prestati, non prestati (in un range di tempo) > data in cui avvengono le operazioni di acquisto, inventariazione, prestito, scarto, ecc > dati sulla circolazione sistemica dei documenti (PIB) (ricevuti e forniti da ogni biblioteca) > dati catalografico/editoriali ai quali sono associati i singoli doc > prezzo > (oneroso): data di “uscita” editoriale del doc Come ottenere i dati > qualità della base-dati (struttura-dati, stratificazione storica, semantica formalizzata, errori umani) > ausili software (libertà d’accesso al dato? applicativo soddisfacente ? bonifiche possibili?) > organizzazione del processo di estrazione-dati (chi fa cosa ?) (tutto ciò è reale e sostenibile?) > tempo a disposizione (del bibliotecario e dello staff di Sistema) Interpretazione e azione > complessità dell’analisi, competenze dei bibliotecari e dello staff di Sistema > interventi formalizzati sulla raccolta delle biblioteca > interventi formalizzati sulla raccolta di Sistema

16 Piano di sviluppo della raccolta Dovrà rispondere alle seguenti domande: La raccolta è correttamente dimensionata rispetto a standard e bacino d’utenza ? Nella situazione attuale che tipo di performances ha potuto garantire ? Quali sono i deficit principali ? Di quante risorse (dedicate alla raccolta) ha potuto beneficiare nell’ultimo anno di gestione ? Quali interventi di breve/medio/lungo termine è corretto pianificare ? Come traduco tali interventi in fabbisogno d’acquisto e revisione ? Quale livello di priorità assegno ai vari interventi ?

17 Elementi essenziali per l’avviamento di un coordinamento sistemico Controllo di gestione delle singole biblioteche: macro: a) raggiungimento standard b) deficit dimensionamento raccolte micro: a) monitoraggio raccolta e uso b) monitoraggio profili di comunità Condivisione finalità approccio sistemico: a) condivisione obiettivi, strumenti e metodi b) requisiti minimi di accesso ad un progetto cooperativo (vd. Legge di Bourne) c) disponibilità alla formalizzazione del progetto in termini di politiche d’acquisto e revisione, monitoraggio, strategie di servizio Verifica del livello d’integrazione della Rete (Opac, disponibilità e tempi Pib, controllo del budget in chiave sistemica, efficienza procedure amm.ve su acquisti)