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Digitalizzazione e/o Delocalizzazione Archivi Esperienza presso l’Archivio di deposito del Ministero della Giustizia Giovanni Di Brino Verbania 24 Settembre.

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Presentazione sul tema: "Digitalizzazione e/o Delocalizzazione Archivi Esperienza presso l’Archivio di deposito del Ministero della Giustizia Giovanni Di Brino Verbania 24 Settembre."— Transcript della presentazione:

1 Digitalizzazione e/o Delocalizzazione Archivi Esperienza presso l’Archivio di deposito del Ministero della Giustizia Giovanni Di Brino Verbania 24 Settembre 2008

2 Archivio di deposito del Ministero della Giustizia  Circa 73 milioni di pagine da “dematerializzare, scannerizzare e indicizzare”  Recupero urgente degli spazi

3 Affidamento in outsourcing del servizio archiviazione documenti Disponibilità di un Centro di Archiviazione attrezzato e conforme alle vigenti norme di sicurezza Verifica, Prelievo e Trasferimento dalla sede attuale della documentazione da archiviare Conservazione dei documenti Disponibilità di una applicazione web per la ricerca della documentazione archiviata Registrazione, sul sistema fornito, dei modelli di codifica e dei dati per la ricerca dei documenti Recapito dei fascicoli o loro digitalizzazione e inserimento nel sistema (a richiesta) Predisposizione dei documenti scaduti per il trattamento di versamento.

4 Censimento archivio  Identificazione delle varie stanze e corridoi dell’archivio con lettere dell’alfabeto  Individuazione delle serie archivistiche presenti in archivio (tipologia, unità di archiviazione, dati per la classificazione, date di riferimento)  Individuazione dell’ufficio responsabile (nei casi in cui nel corso del tempo fossero intervenute variazioni nell’organigramma, è stato necessario risalire all’attribuzione delle competenze delle attuali strutture)

5 Presa in carico dei documenti  Schedatura della documentazione per unità archivistica o di confezionamento con applicazione di etichette barcode  Condizionamento della documentazione schedata all’interno dei contenitori  Trasporto dall’attuale sede al Centro di archiviazione  Definizione delle coordinate archivistiche e posizionamento a scaffale tramite la scansione delle etichette barcode e associazione automatica tra le locazioni degli scaffali ed i contenitori da archiviare  Data – entry dei metadati archivistici rilevati in fase di schedatura e presa in carico

6 Risultati  9200 contenitori di documenti trasferiti (corrispondenti a circa fascicoli)  Recuperati circa 5000 metri di spazio nell’archivio di deposito del Ministero  Costo complessivo dell’operazione: meno di euro  Costo annuale del servizio di conservazione euro (circa 2 euro per contenitore)  Costo per la consegna di un fascicolo: 6 euro  Costo per la digitalizzazione di un fascicolo: 4 euro

7 PROPOSTE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLE PROCEDURE DI ARCHIVIAZIONE  Supporto per la definizione di un Piano di classificazione, corredato dai termini di conservazione per ciascuna serie (Piano di conservazione) e dal Manuale di gestione dell’archivo come previsto dalla normativa  Predisposizione per ogni ufficio di apposite etichette standard che tengano conto delle serie presenti in ogni ufficio, degli indici di classificazione e dei metadati necessari per l’individuazione dei fascicoli.  Ogni ufficio si potrà occupare dell’etichettatura e della schedatura dei fascicoli esauriti (L’etichettatura riguarderà sia l’apposizione delle etichette descrittive standardizzate, sia l’apposizione del codice barcode sul fascicolo e/o sul faldone)

8 PROPOSTE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLE PROCEDURE DI ARCHIVIAZIONE  Presso l’archivio generale di deposito si dovranno apporre sugli scaffali dei codici a barre di riferimento per la lettura ottica delle posizioni d’archivio.  L’archiviazione dei documenti potrà quindi avvenire automaticamente tramite la lettura dei barcode dei fascicoli e della dislocazione in archivio  I dati verranno registrati sul sistema di gestione d’archivio e quindi disponibili per le ricerche.


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