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Dal documento cartaceo al documento digitale: Un nuovo archivio amministrativo e clinico dellAzienda ULSS n. 8 di Asolo Azienda ULSS n.8 - Asolo.

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1 Dal documento cartaceo al documento digitale: Un nuovo archivio amministrativo e clinico dellAzienda ULSS n. 8 di Asolo Azienda ULSS n.8 - Asolo

2 Lo stato attuale degli Archivi Numero di sedi Metri lineari Documentazione amministrativa Documentazione sanitaria Cartelle cliniche (dal 1916) La documentazione risulta oggi archiviata in più sedi:

3 Trasformare i documenti da fattore non produttivo in risorsa aziendale attraverso: La premessa progettuale la conservazione appropriata ed unificata del cartaceo; la consultabilità effettiva dei documenti; la dematerializzazione dei documenti clinici.

4 Per la gestione dellArchivio, lazienda ULSS ha affidato alcune fasi tecnologiche ed operative ad un partner privato INTEMA Srl – Smartpaper, che ha specifico know-how nellICT dellambito sanitario e nellarchiviazione ottica di documenti. Con tale partnership lULSS ha dato inizio dall , grazie al protocollo unico informatico, ad un radicale cambiamento (posta elettronica certificata, firma digitale, ecc.) nella gestione dei documenti per pianificare e controllare il flusso interno. Una partnership pubblico-privata per il work flow documentale aziendale

5 Gli obiettivi principali: realizzazione di un archivio centralizzato per la conservazione di tutta la documentazione cartacea (amministrativa e sanitaria) esistente; realizzazione di un archivio digitale per le cartelle cliniche (n circa allanno), quale premessa per la cartella clinica elettronica Il progetto

6 Larchivio centralizzato Il GANTT attuativo: Avvio attività del nuovo archivio centralizzato: Maggio 2005; Avvio attività dellarchivio digitale: Giugno 2005; Completamento del conferimento dei documenti e passaggio a regime dellarchivio digitale: Ottobre 2005.

7 Larchivio centralizzato La costituzione dellarchivio centralizzato dell ULSS prevede le seguenti fasi: censimento della documentazione nelle attuali strutture; classificazione dei documenti esistenti; trasferimento fisico dei documenti; costituzione della banca dati nel nuovo Archivio; Disattivazione di tutti gli Archivi periferici (n. 16)

8 Larchivio centralizzato I vantaggi I principali vantaggi conseguibili sono: il recupero degli spazi con armadi compattabili; la puntuale definizione dei processi gestionali e dei livelli di servizio; la maggiore rapidità nel reperimento dei documenti.

9 Larchivio digitale Progressiva trasformazione della documentazione cartacea in formato digitale, attraverso un processo di dematerializzazione. Tra i primi processi di dematerializzazione previsti nellambito della ULSS8 rientra quello relativo alle cartelle cliniche.

10 La cartella clinica: I livelli di servizio Ritiro documenti dai presidi ospedalieri; Conservazione e custodia presso larchivio centralizzato; Digitalizzazione della documentazione corrente; Digitalizzazione on-demand per la documentazione storica; Riproduzione della cartella clinica a richiesta dellassistito, ecc.; Consultazione on line da parte dei soggetti autorizzati.

11 La cartella clinica: Lo schema funzionale

12 Formazione della cartella clinica digitale Procedura di memorizzazione Procedura di conservazione Responsabile conservazione Pubblico ufficiale Cartella clinica cartacea Riferimento temporale e Firma digitale Riferimento temporale e Firma digitale Supporto di conservazione

13 La cartella clinica digitale I vantaggi erogazione di un servizio efficiente e tempestivo per le esigenze interne di consultazione dei reparti e sale chirurgiche, day hospital etc.; riduzione delle code di lavoro presso l'ufficio archivio; riduzione dei rischi di smarrimento, alterazione o danneggiamento delle cartelle cliniche o delle loro parti; riduzione degli originali smarriti per consultazioni urgenti dell'originale da parte del personale sanitario.

14 La cartella clinica: larchitettura del sistema Architettura applicativa Web-based

15 La cartella clinica: Le funzioni Le principali funzionalit à del sistema : acquisizione dei documenti; archiviazione documentale; firma digitale; consultazione Web.

16 La cartella clinica Le funzioni: autenticazione Laccesso al sistema avviene in modo controllato:

17 La ricerca è semplice ed intuitiva: La cartella clinica Le funzioni: ricerca

18 Il risultato della ricerca consente di individuare il ricovero: La cartella clinica Le funzioni: ricerca

19 La cartella clinica Le funzioni: visualizzazione La visualizzazione della cartella individuata:

20 La cartella clinica Le funzioni: log

21 Conclusioni Lutilizzo del documento digitale e delle tecnologie per linformazione nelle attività gestionali consentono di formare la memoria per il futuro e pongono le basi per: elaborazioni statistiche analisi e ricerche programmazione e controllo integrazioni con altri sottosistemi aziendali

22 F I N E


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