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La Funzione e la Costruzione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Matera 19 febbraio 2010 Dott. Pasquale Perrella Berger.

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Presentazione sul tema: "La Funzione e la Costruzione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Matera 19 febbraio 2010 Dott. Pasquale Perrella Berger."— Transcript della presentazione:

1 La Funzione e la Costruzione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Matera 19 febbraio 2010 Dott. Pasquale Perrella Berger & Berger Consultants Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili della Provincia di Matera

2 Page 2 Responsabilità dellEnte Lart. 5 del D. Lgs. 231/2001 prevede che lEnte è responsabile per i reati commessi nel suo interesse o a suo vantaggio da: a) persone che rivestono funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione dellEnte o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo della Società; b) persone sottoposte alla direzione o vigilanza dei soggetti citati. LEnte non risponde se le persone indicate hanno agito nellinteresse esclusivo proprio o di terzi. Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001

3 Page 3 Le condizioni di applicabilità della responsabilità 1.Commissione di uno dei reati espressamente previsti dal D. Lgs. 231/2001, ovvero la cui disciplina è espressamente richiamata; 2.Commissione di uno dei suddetti reati da parte di un soggetto che ricopre un ruolo apicale allinterno della Società, oppure di un sottoposto alla sua vigilanza; 3. Sussistenza di un interesse o di un vantaggio dellEnte derivante dalla commissione del reato Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001

4 Page 4 Clausola esimente LEnte in accordo con quanto previsto dallart. 6, comma 1, D. Lgs. 231/2001, è esente da responsabilità per i reati commessi dai soggetti in posizione apicale se prova che: a. lorgano dirigente ha adottato e efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi; b. il compito di vigilare sul funzionamento e losservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo dellEnte dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo; c. le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione; d. non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dellOdV. Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001

5 Page 5 Clausola esimente Se il reato è stato commesso da soggetti sottoposti alla direzione o alla vigilanza dei soggetti apicali: LEnte è responsabile se la commissione del reato è stata resa possibile dallinosservanza da parte degli organi dirigenti degli obblighi di direzione o di vigilanza In ogni caso se lEnte, prima della commissione del reato, ha adottato ed efficacemente attuato un MOGC idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi, e lODV ha diligentemente svolto le sue funzioni, si presume esclusa linosservanza degli obblighi di direzione e vigilanza e, quindi, la responsabilità dellEnte. Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001

6 Page 6 Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Caratteristiche essenziali del MOGC Il comma 2 dellart. 6 del D. Lgs. 231/2001, indica le caratteristiche essenziali per la costruzione di un MOGC, in particolare, le lettere a) e b) si riferiscono espressamente a due fasi principali in cui un simile sistema deve articolarsi: lidentificazione dei rischi: ovvero lanalisi del contesto aziendale per evidenziare dove (in quale settore/area di attività) e secondo quali modalità si possono verificare eventi pregiudizievoli per gli obiettivi indicati dal D. Lgs. 231/2001; la progettazione del sistema di controllo: ovvero la valutazione del sistema esistente allinterno dellEnte ed il suo adeguamento, in termini di capacità di contrastare o ridurre il livello dei rischi identificati.

7 Page 7 Passi operativi per la costruzione del MOGC 1.Analisi dei rischi potenziali e identificazione dei processi sensibili/funzioni coinvolte; 2.Analisi del sistema dei controlli esistenti; 3.Costruzione della Matrice Rischi; 4.Piano di miglioramento; 5.Costruzione Documenti del MOGC: a)Codice Etico; b)Sistema Sanzionatorio; c)Procedure; 6. Individuazione e nomina dellOdV. Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001

8 Page 8 Analisi dei rischi potenziali e identificazione dei processi sensibili/funzioni coinvolte Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Lanalisi dei rischi è, senza dubbio, lasse portante nella costruzione del MOGC. Dalle conclusioni dellanalisi discendono direttamente gli elementi intorno ai quali definire le condizioni di organizzazione, gestione e controllo previste nel modello medesimo. Lanalisi dei rischi principalmente muove dalla ricognizione dellattività aziendale, dal censimento dellorganizzazione aziendale, dalla distribuzione dei compiti e delle responsabilità, dal sistema delle deleghe e dei poteri (quali soggetti hanno poteri gestionali, per quali tipologie di attività, per quale estensione economica) e sui processi di formazione e attuazione delle decisioni.

9 Page 9 FASI 1. ANALISI DELLA DOCUMENTAZIONE AZIENDALE Statuto Visura Camerale Ultimo Bilancio Organigramma Mansionari Deleghe/Procure Disposizioni di servizio Procedure operative 2. CONDUZIONE INTERVISTE CON I VERTICI AZIENDALI E I RESPONSABILI DI SETTORE al fine di: comprendere il sistema organizzativo aziendale in relazione al suo grado di intercettazione dei reati conoscere eventuali situazioni passate in cui si siano verificati comportamenti non conformi alle procedure aziendali/o fattispecie previste di reati ex D. Lgs. 231/2001 Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Analisi dei rischi potenziali e identificazione dei processi sensibili/funzioni coinvolte

10 Page 10 Analisi dei rischi potenziali e identificazione dei processi sensibili/funzioni coinvolte) Sulla base delle conoscenze acquisite e delle interviste effettuate si costruisce la matrice reati/funzioni/Processi Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001

11 Page 11 Al fine di rilevare quanto il sistema di controllo esistente nellEnte è capace di costituire un idoneo presidio dei rischi riscontrati per ciascun processo sensibile, nonché di rispondere ai requisiti imposti dal Decreto, viene effettuata unanalisi comparativa tra il sistema esistente (AS IS) e i principi del modello astratto di riferimento definito ai sensi del D. Lgs.231/2001 (TO BE) Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Analisi del Sistema di Controllo esistente

12 Page 12 Scheda Analisi del Sistema di Controllo esistente: Processo Formazione e Sviluppo delle Risorse Umane Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Analisi del Sistema di Controllo esistente

13 Page 13 Lesito finale di questa fase di intervento è la costruzione della Matrice Rischi. La Matrice Rischi è costruita inserendo i processi aziendali ritenuti sensibili, i settori, le funzioni coinvolte e i reati potenziali collegati. Per ogni attività a rischio identificata è prevista sia una valutazione di rischio potenziale (basso, medio, alto), sia una valutazione di efficacia dei presidi organizzativi di mitigazione (controllo) del rischio in essere (nessuna, minima, media e alta). La valutazione combinata del livello di rischio potenziale e dei presidi organizzativi di mitigazione al rischio in essere consente la definizione delle priorità di intervento in base al rischio residuo. Fra gli elementi di valutazione del Rischio potenziale è considerata: 1.La probabilità di commissione dei reati, determinata dallanalisi storica e documentale, dallesperienza degli operatori e dai fattori ambientali contingenti; 2.La gravità del reato stabilita dalle sanzioni applicabili. Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Matrice Rischi

14 Page 14 Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Matrice Rischi

15 Page 15 Il Piano di miglioramento/Azioni correttive, tendono alla mitigazione del Rischio individuato e al miglioramento dellefficacia ed efficienza operativa dellattività aziendale. Esempi di Azioni correttive: Ridefinizione dei compiti e delle responsabilità Limitazione dei poteri Procedimentalizzazione delle attività sensibili Creazione di un Codice Etico Creazione Sistema Sanzionatorio Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Piano di miglioramento/Azioni correttive

16 Page 16 Il Codice Etico contiene linsieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità di tutti i soggetti aziendali nei rapporti interni ed esterni e in relazione ai valori e agli obiettivi perseguiti. Il Codice Etico suggerisce, promuove o vieta determinati comportamenti a garanzia del corretto operare, in particolare, specifica i principi di comportamento nei rapporti con le istituzioni, interlocutori esterni, collaboratori, mercato, nonché i principi di organizzazione e gestione dellimpresa. Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Codice Etico

17 Page 17 Il contenuto minimo di ogni codice etico dovrà indicare: a)limpegno imprescindibile da parte di tutti i soggetti operanti allinterno dellente al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti nei paesi in cui lo stesso opera; b)la previsione che lente non intraprenderà o proseguirà alcun rapporto con soggetti che non intendono allinearsi al predetto principio; c) la previsione di un meccanismo di registrazione delle azioni ed operazioni compiute dallente nonché di verifica, mediante apposito supporto documentale, del relativo processo di decisione, autorizzazione e svolgimento; d)lelencazione dei principi sulla cui base devono svolgersi i rapporti con gli interlocutori dellente. Modulo di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 Codice Etico

18 Page 18 Il Sistema Disciplinare Le norme di comportamento contenute nel codice etico e le procedure di controllo introdotte con il modello organizzativo presuppongono, al fine di una concreta attuazione, la previsione di un meccanismo sanzionatorio azionabile in caso di mancata osservanza delle stesse. Dunque, proprio per evitare il rischio che la riorganizzazione interna dellente rimanga una mera dichiarazione di intenti, il legislatore ha previsto lattuazione di un "sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate dal modello" (art. 6, comma 2, lett. e). Nella sostanza lintento del legislatore è chiaro: ai fini dellapplicazione dellesimente in favore dellente non è sufficiente la previsione di generali principi volti ad operare secondo correttezza, ma è necessaria anche la previsione di sanzioni che colpiscano dallinterno il soggetto che da questi si discosti. Ovviamente la predisposizione di sanzioni disciplinari comminate dallente dovrà essere formulata in attento rispetto dei limiti posti dalla legislazione vigente, dai contratti collettivi e, soprattutto, dal principio di tassatività che impone, in questa materia, lo Statuto dei Lavoratori. Modulo di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001

19 Page 19 Il Sistema Disciplinare Tale sistema disciplinare dovrà necessariamente ed adeguatamente essere portato allattenzione dei dipendenti e, se del caso, essere oggetto di specifici corsi di aggiornamento. Nel caso, invece, di soggetti che non abbiano con lente rapporti di lavoro subordinato, le sanzioni potranno essere soltanto quelle previste dalla disciplina del codice civile in materia contrattuale; si potrà pertanto fare riferimento allinadempimento con conseguente risoluzione del rapporto oppure alle norme sul risarcimento del danno. Modulo di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001

20 Page 20 Protocolli/Procedure I protocolli e le procedure previsti nel modello devono essere specifici e concreti in termini di capacità di contrastare efficacemente i rischi identificati, intervenendo: sulla probabilità di accadimento dellevento limpatto dellevento stesso Per la prevenzione dei reati le procedure devono assicurare il rispetto dei seguenti principi: Tracciabilità: deve essere ricostruibile la formazione degli atti e delle fonti informative/documentali utilizzate a supporto delle attività svolte, a garanzia della trasparenza delle scelte effettuate; Separazione dei compiti: non deve esserci identità soggettiva tra coloro che assumono o attuano le decisioni, coloro che devono dare evidenza contabile delle operazioni decise e coloro che sono tenuti a svolgere sulle stesse i controlli previsti dalla legge e dalle procedure contemplate dal sistema di controllo interno; Poteri di firma e poteri autorizzativi: devono esistere regole formalizzate per lesercizio dei poteri di firma e dei poteri autorizzativi interni; Modulo di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001

21 Page 21 Protocolli/Procedure Archiviazione/tenuta dei documenti: i documenti riguardanti le attività svolte devono essere archiviati e conservati, a cura della funzione competente, con modalità da non permettere la modifica successiva, se non con apposita evidenza; Riservatezza: laccesso ai documenti già archiviati, di cui al punto precedente, deve essere motivato e consentito solo al soggetto competente in base alle norme interne, o a suo delegato, al collegio sindacale, allOrganismo di Vigilanza (nel momento in cui viene nominato). Modulo di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001

22 Page 22 Organismo di Vigilanza Ultimo presupposto affinché lente possa essere esonerato dalla responsabilità conseguente alla commissione dei reati previsti dal D.Lgs n. 231/2001 concerne la previsione, da parte dellOrgano amministrativo che ha promosso ed adottato il modello, di un organismo interno cui deve essere espressamente affidato il compito di vigilare sul funzionamento e losservanza del modello stesso attraverso lesercizio di autonomi poteri di iniziativa e controllo. Compiti dellOdV a) vigilanza sulleffettività del modello in termini di coerenza tra lo stesso ed i comportamenti concretamente attuati allinterno dellente; b) giudizio sulladeguatezza del modello e, segnatamente, sulla capacità di prevenire i comportamenti contrari al codice etico; c) presentazione agli organi competenti di proposte di adeguamento del modello ove, a seguito delle verifiche effettuate, si rendano necessarie correzioni; d) verifica dellattuazione e della funzionalità delle soluzioni di adeguamento proposte. Modulo di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001

23 Page 23 Organismo di Vigilanza Al fine di adempiere efficacemente i predetti compiti è necessario che lorganismo sia dotato di taluni imprescindibili requisiti funzionali e costitutivi. Sotto il profilo funzionale, deve trattarsi di organismo dotato di autonomia, indipendenza, e continuità dazione, ovvero di caratteristiche più facilmente ottenibili attraverso: a) il suo inserimento nellorganigramma dellente in posizione elevata; b) la previsione di una relazione diretta con il massimo vertice operativo; c) la non attribuzione di compiti operativi che, da un lato, ne renderebbero difficoltosa lobiettività di giudizio al momento delle verifiche sui comportamenti e sul modello e, dallaltro, comporterebbero il rischio di non ottemperare efficacemente al compito di garanzia e costante attuazione di un modello certamente complesso come quello delineato. Sotto il profilo costitutivo, devono far parte dellorganismo soltanto soggetti dotati di adeguata professionalità, ovvero a conoscenza di tutte le tecniche specialistiche proprie di chi svolge attività ispettiva e consulenziale. Modulo di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001

24 GRAZIE PER LATTENZIONE Dott. Pasquale Perrella Berger & Berger Consultants LOrdine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili della Provincia di Matera


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