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Presenta … 23900 Lecco - Corso Carlo Alberto n.17/a Tel. 0341 281797 Fax 0341 366794 e

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1 presenta … Lecco - Corso Carlo Alberto n.17/a Tel Fax e

2 Per avanzare o retrocedere nella sequenza delle diapositive utilizzare le frecce direzionali della tastiera … oppure il mouse … per uscire premere il tasto … Per tornare alla pagina dell Indice Generale cliccare sul simbolo

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4 La pratica è costituita da una cartella elettronica che raggruppa tutte le informazioni di un procedimento in un'unica finestra a più schede. La finestra principale contiene i dati essenziali, le schede contengono i dettagli : scadenze, udienze, prestazioni, atti e corrispondenza, estratto conto, dati foro, appunti pratica, studi di settore ecc… Consente di automatizzare operazioni manuali e ripetitive, (gruppi di prestazioni, gruppi di scadenze) ottenendo così un notevole risparmio di tempo e di costi.

5 Non è affatto necessario completare tutti i dati richiesti dalle varie maschere per poter memorizzare: i dati mancanti possono essere completati in un secondo tempo. Prevede messaggi di avviso in vista di scadenze perentorie, quando i dati inseriti comportano delle incongruenze, quando le pratiche non sono state movimentate per un certo periodo di tempo. Verifica lintegrità del database. Lamministratore del programma ( sigla AD ) per ogni utente dello studio può abilitare o limitare lutilizzo delle funzioni di Tecnolex.

6 Da Word (2000 e superiori) si accede immediatamente agli archivi di Tecnolex durante la stesura di atti, lettere, iscrizioni a ruolo, per il completamento automatico di dati. Quasi tutte le stampe possono essere esportate in videoscrittura, cliccando sullicona della barra strumenti, per modifiche particolari.

7 è stato ideato attraverso un know how ventennale maturato lavorando con avvocati, consulenti e collaboratori degli studi legali. Può gestire tanto lo studio singolo quanto lo studio associato ed è in grado di operare sia

8 R ICHIESTA F ONDO S PESE F ATTURA DI ACCONTO N OTA I NFORMATIVA F ATTURA DEFINITIVA P REVENTIVO C LIENTE N OTA S PESA PER GIUDICE A TTI DI PRECETTO I SCRIZIONI A RUOLO S TUDI DI SETTORE O UTLOOK P RATICA E STRATTO CONTO R UBRICA S TUDIO P RESTAZIONI A GENDA S OLLECITI AL CLIENTE

9 Il programma consente un dialogo integrale con la videoscrittura: è possibile portare direttamente in Word il documento desiderato dove potrà essere modificato, stampato o salvato. E possibile trasformare e salvare note informative, fondi, fatture, preventivi ect … in formato PDF e inviare il file generato direttamente tramite al cliente. Lanciando Word verrà visualizzata la barra delle MACRO di Tecnolex così, durante la stesura di Atti, lettere o altri documenti, si può attingere direttamente agli archivi del programma.

10 In ogni anagrafica (clienti, pratiche, corrispondenti, rubrica, banche dati) è possibile effettuare una ricerca secondo uno o più parametri contenuti nella maschera, digitando la parola di riferimento intera o solo alcune lettere iniziali: criteri di filtro in base ad uno più parametri ovvero ricerche parametriche. Lesito di ogni ricerca può essere stampato Dalle maschere di ricerca è possibile impostare: una visualizzazione personale con i parametri di ricerca preferiti (modificabili in qualsiasi momento) una visualizzazione generale condivisa con gli altri utenti che utilizzano la rete.

11 … per selezionaredall archivio pratiche tutte quelle che hanno per oggetto il contratto e che sono dell avvocato Rossi… … per selezionare dall archivio pratiche tutte quelle che hanno per oggetto il contratto e che sono dell avvocato Rossi… … quindi premere CERCA basta digitare la o le lettere nella sezione desiderata...

12 Verranno estratti solo i clienti che corrispondono ai parametri/filtri desiderati Lesito della ricerca può essere stampato Se nella maschera di anagrafica NON viene digitato alcun parametro, premendo subito CERCA si accederà all archivio completo

13 Si può impostare una visualizzazione PERSONALE sul proprio PC ed una GENERALE il programma consente di ordinare in ordine crescente o decrescente i dati cliccando sullintestazione delle colonne E possibile modificare lordine di visualizzazione delle colonne, trascinando lintestazione nella postazione desiderata Trascinando il divisore si possono bloccare alcune colonne in modo da poter far scorrere tutte le altre colonne durante la consultazione dei dati Visualizzazione personale/generale: Premendo il tasto destro del mouse si apre una finestra con l elenco dei parametri, cliccandoci sopra è possibile spuntare le colonne che si desidera visualizzare La maschera di ricerca, presente in tutto il gestionale, prevede la possibilità di utilizzare uno o due filtri per interrogare larchivio

14 Il menù di Tecnolex è disposto in un ordine logico che guida alla corretta sequenza nell utilizzo dei sottomenù: … oppure sullicona equivalente Per accedere ad ogni funzione è sufficiente cliccare sulla cartella.. Il menù principale è ridimensionabile: posizionando il mouse sui bordi appariranno delle frecce e trascinandole è possibile allargare o restringere la videata

15 Il menù è accessibile anche dallalto, basta cliccare sull argomento e verrà visualizzato l elenco delle funzioni relative…

16 sistema operativo Windows XP SP3, Windows Vista Windows 7, Windows 2003 Server SP1 o superiore Windows 2008 Server, Windows 2008 Server R2 sistema operativo Windows XP SP3 o superiore Tecnolex non è utilizzabile su ambienti Linux e Mac. Tecnolex è integrato anche con Microsoft Office Ricordiamo che le stampe più importanti del programma sono esportabili sia in Word che in altri formati. Risoluzione video minima: 1024*768 pixel o superiori Consigliamo a tutti coloro che hanno dubbi e non conoscono le caratteristiche del proprio computer di contattarci direttamente e forniremo tutte le informazioni necessarie.

17 La gestione clienti è chiara, completa, semplice da utilizzare. E provvista di più maschere per la suddivisione delle varie informazioni, prevede la creazione automatica del codice fiscale e l eventuale esportazione dell archivio clienti nei Contatti di Outlook

18 schede per Appunti sul cliente e Recapito per inviare la corrispondenza Creazione automatica del Codice Fiscale Invio diretto allindirizzo presente nella maschera Impostazione fiscale ai fini fatturazione scheda per registrare la TIPOLOGIA DEL CLIENTE utile ai fini degli studi di settore Personalizzazione della descrizione dei numeri telefonici funzione per esportare la rubrica clienti in Outlook o su palmare Scelta della lingua di fatturazione. Ogni termine utilizzato nelle fatture è personalizzabi le

19 Tutti i nominativi inseriti nelle varie anagrafiche possono essere facilmente richiamati da Word: cliccare sul pulsante Inserisci indirizzo Si apre una maschera che consente di scegliere il nominativo dalle varie anagrafiche … dopo aver selezionato il nominativo desiderato basterà cliccare il pulsante Inserisci e sul documento di Word verrà automaticamente inserito l indirizzo

20 Tecnolex consente di redigere preventivi di diverse tipologie. Tutte le pratiche con un preventivo collegato potranno così usufruire di controlli durante l inserimento delle prestazioni per lo sforamento del preventivo e godranno di tariffari personalizzati per ciascun cliente

21 Dati cliente In questa scheda vanno inseriti i dati anagrafici dell intestatario del preventivo. Se il cliente è già presente nel gestionale è possibile richiamarlo e i dati relativi verranno inseriti automaticamente Dati pratica In questa scheda vanno inseriti i dati generali della controversia a cui fa riferimento il preventivo Dati preventivo In questa scheda vanno inseriti i dati utili al calcolo delle prestazioni e dei totali del preventivo

22 Inserimento diretto delle prestazioni suddivise in competenze (onorari ed eventuali diritti), spese e anticipazioni che vengono visualizzate nella parte sottostante. Inserimento voci libere, intestazione voci, inserimento gruppi/fase Parametri di liquidazione del giudice : l utente può consultarli mentre redige il preventivo. Riepilogo importi: ogni volta che viene inserita una prestazione, i campi del riepilogo si aggiornano con i totali relativi. I campi Sconto sullimponibile sono utili per inserire l eventuale sconto in percentuale o con un importo desiderato, che verrà detratto dal totale imponibile prima del calcolo dell IVA e del contributo Cnapf.

23 Dati descrittivi: in questa maschera è possibile impostare i commenti che descrivono le varie parti del preventivo. Si può accedere a commenti già esistenti o memorizzare quelli digitati al momento. Dati Assicurazioni: in questo riquadro è possibile inserire i dati delle eventuali polizze assicurative accese per i danni provocati nellesercizio dellattività professionale.

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27 Questa funzione è stata introdotta per permettere di visualizzare o stampare un archivio risultante dalla selezione di molteplici parametri di scelta da parte dell utente. Il risultato finale è anche esportabile in Excel.

28 La distinzione dei parametri avviene con la Selezione dei filtri, dell Operatore e del Valore per il quale filtrare visualizzabile in funzione del campo filtri... down list …cliccando su ciascuna delle down list si possono selezionare le opzioni consentite, ovvero:

29 … la down list dei filtri è l elenco dei parametri utili alla selezione …

30 … la down list degli operatori consente di scegliere il criterio per la scrematura dei dati che interessano …

31 … il valore varia in funzione del filtro selezionato, la down list potrà contenere una data, una descrizione, una sigla, un codice ecc … Qualsiasi risultato venga ottenuto con il sistema dei filtri è esportabile in EXCEL, basta cliccare sulla funzione e si aprirà direttamente il programma di Excel con il risultato della ricerca …

32 … naturalmente il file che si apre è modificabile ed è possibile salvarlo nei propri documenti.

33 La PRATICA è costituita da una cartella elettronica che raggruppa tutte le informazioni di un procedimento in un'unica finestra a più schede. Ciascuna scheda identifica dei dati particolari riferiti alla pratica.

34 la finestra principale contiene i dati essenziali, le schede contengono i dettagli ovvero scadenze, udienze, prestazioni, atti e corrispondenza, estratto conto, dati foro, appunti pratica, studi di settore ecc … non è affatto necessario completare tutti i dati richiesti: i dati mancanti possono essere completati in un secondo tempo …

35 Fatturazione oraria: se attivato, al momento della fatturazione si considereranno le unità di tempo impiegate nellattività svolta anziché le prestazioni inserite a tariffa. Tariffario, visto che le tariffe ufficiali sono state abolite, verranno proposti: il vecchio tariffario in vigore, un tariffario eventualmente personalizzato dallo studio e il tariffario a fasi del C.N.F. Grado per tariffe: permette, al momento dellinserimento delle prestazioni, di avere proposto in automatico le prestazioni del tariffario scelto. Tipo pratica : collegabile ad un gruppo di prestazioni che vengono addebitate automaticamente in data di apertura pratica. Layout fattura: Attivando il radio button «Anticipazioni, spese e competenze» l eventuale inserimento di vecchi diritti, ormai non più utilizzabili, confluiranno come competenze. Grado per giudice: per ciascuna competenza sono associati dei parametri, suddivisi per fasi, che rispondono alle tabelle ufficiali pubblicate dal Ministero e corrispondono alle prestazioni che liquiderà il Giudice.

36 Tecnolex gestisce l aumento e la riduzione di diritti e onorari e per questi ultimi consente di lavorare sotto al minimo previsto dal Tariffario. A differenza delle riduzioni, che propongono importi già scontati, l inserimento di prestazioni negative consente di segnalare in fattura al cliente limporto dello sconto applicato.

37 La gestione delle spese generali di studio può essere personalizzata all interno della singola pratica: è possibile escluderne il calcolo o personalizzare (per tutta la durata della pratica) la percentuale rispetto a quella presente nella Tabella iva annuale. Tecnolex consente di gestire la fatturazione oraria: viene impostata nella pratica e di conseguenza, in sede di fatturazione, verranno quindi prese in considerazione le unità di tempo impiegate nellattività svolta anziché le prestazioni inserite da tariffario. L attività di ciascun avvocato verrà valorizzata in funzione del costo unità di tempo assegnato.

38 Per assecondare le richieste dei Revisori conti e le nuove impostazioni sugli studi di settore, molti studi hanno capito l opportunità al cambiamento di grado, di creare una pratica nuova, duplicando quella esistente con la funzione Copia pratica. Pulisce i dati a video senza intaccare gli archivi Salva i nuovi inserimenti e aggiorna gli archivi dopo ogni modifica Tecnolex prevede chiusura/riapertura, storicizzazione/ripristino, delle pratiche a seconda della fase in cui si trovano Le funzioni relative la stampa sono molteplici : oltre al menù vero e proprio la freccia a lato della funzione, mostra altre possibilità di stampa !!! Questa funzione viene utilizzata per cambiare cliente in più pratiche, in caso di fusioni di banche o per clienti che cambiano ragione sociale Permette di visualizzare lesposizione finanziaria dei clienti

39 Quanto resta da fatturare alla pratica Quanto è stato richiesto e l entità del residuo da richiedere per la pratica Per visualizzare eventuali fatture ancora da incassare Quando viene emessa una fattura di acconto questi campi vengono aggiornati automaticamente, la fattura definitiva invece li azzera. Consente di visualizzare immediatamente leventuale differenza tra gli acconti (di anticipazioni) presenti nella pratica e quelli fatturati con Tecnolex Per visualizzare le prestazioni orarie e non da tariffario

40 verde Le anticipazioni fatturate sono evidenziate in verde blu I periodi fatturati sono evidenziati in blu Attivando il check box Visualizza valorizzazioni tempi è possibile visualizzare le prestazioni in termini di costo orario.

41 In qualsiasi momento si può monitorare il flusso finanziario visualizzando o stampando l esposizione pratiche. Anche l esposizione può essere fatta per le prestazioni orarie o da tariffario l utente seleziona il tipo di esposizione che vuole fare.

42 Questa scheda contiene le scadenze ovvero gli impegni da adempiere per la pratica in corso Cliccando col pulsante destro sulla riga si apre la maschera per inserire una Nuova scadenza Con un doppio clic sulla riga desiderata comparirà la maschera Dettagli scadenza che consente di modificare la scadenza già inserita

43 Ogni nominativo è immediatamente importabile nellanagrafica clienti per la fatturazione Se nel procedimento sono coinvolte più parti o più controparti, in queste schede si possono memorizzare i dati anagrafici. «Riferimento» è un codice utilizzato da grossi clienti che, per rintracciare posizioni numerose, utilizzano numeri come riferimento.

44 E possibile collegare alla pratica direttamente atti, lettere, cartelle dedicate e corrispondenza di vari formati … Il collegamento si effettua direttamente nella scheda Tutti i tipi di documenti Apri: consente di aprire il file desiderato Canc: cancella solo il collegamento del file alla pratica e non il file stesso Nella scheda è possibile visualizzare la posta elettronica, con i relativi allegati, collegata alla pratica …

45 Per collegare un atto in videoscrittura ad una pratica è sufficiente, dopo aver salvato il documento, cliccare su COLLEGA CON PRATICA…. E anche possibile registrare immediatamente un gruppo di prestazioni relative allatto redatto Si apre la maschera del collegamento in cui si dovrà indicare il numero di PRATICA

46 Dalla versione di Outlook 2003 in poi, viene caricato un componente aggiuntivo di Tecnolex con due icone che consentono di inserire automaticamente indirizzi mail attingendo dall elenco della rubrica dello Studio presenti in archivio …. … sia aggiungendoli come destinatari principali ( A…..) che come destinatari Copia conoscenza (Cc…) i quali riceveranno una copia della mail e il loro invio sarà visibile ai destinatari principali.

47 Dopo aver scritto e inviato la mail, l utente può collegarla ad una pratica di Tecnolex tramite la funzione Collega con pratica. Quest ultima azione che collega le mail alle relative pratiche contenute nel gestionale, è disponibile a partire da Outlook 2003.

48 Questa scheda è suddivisa in due parti: Nella sezione superiore vengono visualizzate le prestazioni registrate con codice 1 che corrispondono ad Appunti cronologici, i quali non verranno riportati in alcuna stampa per il cliente ma solo nelle stampe interne (Stampa-Appunti) La sezione inferiore consiste in uno spazio da utilizzare come memorandum e condividere con coloro che lavorano nello studio.

49 Cliccando su questa scheda è possibile visualizzare le prestazioni inserite con codice voce 2 che si riferiscono all attività svolta Per stampare premere su STAMPA e selezionare la scelta solo dettaglio attività

50 In questa scheda, che si aggiorna in automatico, verranno visualizzati i dati storici della pratica e degli ultimi documenti emessi per la stessa. Il commento può servire per sapere dove rintracciare il fascicolo una volta archiviato dopo la chiusura.

51 i dati digitati in questa scheda verranno proposti in automatico al momento dell inserimento di un udienza. Viceversa, i dati inseriti durante la registrazione dell udienza, aggiorneranno automaticamente questa scheda.

52 Questa scheda consente di impostare l'impegno finanziario con quegli Enti (generalmente Comuni) che stabiliscono, attraverso una delibera, un budget oltre al quale non viene rimborsata alcuna prestazione eseguita dallo studio. In ESPOSIZIONE PRATICHE potranno essere verificati periodicamente la CAPIENZA o gli eventuali SCONFINAMENTI. La compilazione di questa scheda (che contiene tutte le codifiche degli studi di settore) consentirà di far confluire automaticamente in apposite tabelle i dati relativi alle fatture incassate e di stampare i relativi resoconti ai fini della compilazione del modello da allegare alla dichiarazione annuale dei redditi.

53 Questa scheda contiene l elenco delle telefonate inserite nel programma TecnoPhoneCalls che fanno riferimento alla pratica selezionata:

54 La gestione delle prestazioni consente di registrare: * in base al tariffario scelto nella pratica * a tempo * a forfait Gestione automatica della voce contributo unificato. Registrazione veloce con gruppi di prestazioni.

55 Dopo l abolizione delle tariffe ufficiali, è possibile scegliere diverse modalità di fatturazione: con tariffari personalizzati o tariffari a fasi mentre per le prestazioni antecedenti l abolizione, vengono proposti automaticamente le tariffe vigenti nella data in cui vengono registrate. Le competenze sono legate al valore della pratica. Inoltre è possibile registrare Onorari valorizzati a tempo Onorari valorizzati a tempo Prestazioni a forfait completamente svincolate dal tariffario Prestazioni a gruppi si registrano gruppi di prestazioni precostituiti in base allattività svolta per esempio: prestazioni di apertura pratica, decreto ingiuntivo, udienza …

56 Gli studi che gestiscono le sigle avvocati ed i tempi, potranno visualizzare e stampare per ogni singolo avvocato, gli importi relativi ai tempi registrati e valorizzati con i costi unità di tempo. : Riepilogo tempi : digitando la sigla avvocato e il periodo desiderato, viene visualizzato un riepilogo dei TEMPI registrati nelle pratiche di riferimento delloperatore.

57 La descrizione proposta può essere integrata o modificata e verrà stampata in note/fondi/parcelle … Importo minimo e massimo in base a data prestazione, valore pratica e percentuale onorari Eventuali unità di tempo impiegate Gli importi sono modificabili e/o integrabili con altri importi di Anticipazioni, Spese ecc

58 Per selezionare le voci dal tariffario basta cliccare 2 volte sulla riga corrispondente Le voci selezionate verranno visualizzate nella lista sottostante dove si potranno modificare o aggiungere importi

59 … basta selezionare uno dei gruppi creati E possibile predisporre GRUPPI DI PRESTAZIONI in base allattività svolta e registrarle in automatico con un notevole risparmio di tempo e denaro!!!!! e cliccare su Visualizza gruppo …

60 La grande flessibilità di Tecnolex consente di adattare immediatamente le voci del Gruppo selezionato alla pratica in oggetto: INTEGRANDO con laggiunta di altre voci premendo sul pulsante INSERISCI ANNULLANDO disattivando il check box MODIFICANDO selezionando unaltra voce dal tariffario...è possibile modificare la descrizione … ….oppure aggiungere altri importi

61 Visualizzare – Stampare – Modificare – Eliminare prestazioni Visualizzare – Stampare – Modificare – Eliminare prestazioni Spostare le prestazioni da una posizione da unaltra Spostare le prestazioni da una posizione da unaltra Effettuare un ricalcolo automatico di diritti ed onorari in base ad un nuovo valore pratica e/o percentuale onorari Effettuare un ricalcolo automatico di diritti ed onorari in base ad un nuovo valore pratica e/o percentuale onorari Copiare le prestazioni da una pratica ad altre pratiche Stampare prestazioni inserite per operatore, tempi impiegati e periodo Stampare ANTICIPAZIONI per un controllo incrociato con la contabilità Le schede IN LINEA delle prestazioni consentono di: Nota Bene: Nota Bene: per assecondare le richieste dei Revisori conti e le nuove impostazioni sugli studi di settore, molti studi hanno capito l opportunità, al cambiamento di grado di una pratica, di crearne un altra, duplicando quella esistente con l apposita funzione.

62 Tecnolex consente di memorizzare fino a 99 banche dati interne (archivi storici, biblioteca testi, documenti ecc…) suddivise per categoria

63 E' possibile memorizzare nel vostro computer Banche Dati personalizzate (archivi storici, testi della biblioteca dello studio ecc...) CON Stampe personalizzate Ricerche in base al contenuto

64 La rubrica telefonica si aggiorna automaticamente ad ogni nuovo inserimento di Cliente, Corrispondente, Fornitore (per chi gestisce la contabilità) inoltre consente la gestione di nominativi liberi. Si può o meno condividere la rubrica con gli altri studi gestiti …

65 Oltre alla maschera con lanagrafica del nominativo è possibile scrivere una serie di appunti nell apposita scheda che potranno essere stampati. Mail: si può inviare direttamente un all indirizzo presente nella maschera. Etichette: per stampare su etichette i nominativi presenti Esporta: consente di copiare automaticamente l intera rubrica di Tecnolex in Outlook sotto la voce Contatti.

66 Il procedimento per le iscrizioni a ruolo è automatico. I dati vengono attinti dagli archivi di Tecnolex e l utente non deve far altro che seguire dei semplicissimi passi che le maschere via via suggeriscono …

67 Dal menù è possibile redigere e stampare qualsiasi tipo di Iscrizione a ruolo

68 L iscrizione a ruolo può essere emessa anche se la pratica non è presente in archivio. Si aprono automaticamente una serie di passi da compilare (possono anche essere lasciati in bianco) L iscrizione a ruolo può essere emessa anche se la pratica non è presente in archivio. Si aprono automaticamente una serie di passi da compilare (possono anche essere lasciati in bianco) Per proseguire nella compilazione è sufficiente cliccare AVANTI (o INDIETRO per tornare al passo precedente)

69 I dati già presenti nella pratica verranno proposti in automatico con la possibilità di variarli o integrarli al momento I dati digitati al momento vengono memorizzati in apposite tabelle in modo da non doverli digitare una seconda volta e sono comunque modificabili o digitabili al momento

70 Cliccando su Fine il documento verrà visualizzato in anteprima per essere poi stampato nel numero di copie desiderato Cliccando su Stampa in Word il documento verrà aperto in videoscrittura dove potrà essere salvato, modificato o stampato

71 Una delle caratteristiche più apprezzate di Tecnolex è l integrazione con la videoscrittura che consente allo studio legale di redigere modelli in Word di atti, lettere che attingono in automatico dati dal programma.

72 Infatti dopo l installazione di Tecnolex in Word si visualizzano dei pulsanti (macro) che consentono di compilare latto in oggetto con dati prelevati direttamente dagli archivi di Tecnolex. Tutte le volte che verrà lanciato Word, verrà visualizzata in automatico la barra con le macro che consentono di prelevare le informazioni direttamente dagli archivi di Tecnolex. Ecco alcuni esempi di modelli di Atti che si possono redigere:

73 1.Si parte da un Atto di precetto vuoto (già predisposto con l installazione di Tecnolex nei modelli di Word) 2. Per compilarlo in automatico basta cliccare sul pulsante Compila modello

74 3. Si digita il numero di pratica da cui prelevare i dati… Appare la maschera di dialogo con gli archivi di Tecnolex 4. …il periodo da considerare ai fini delle prestazioni 5. Si attiva il check box per considerare solo le prestazioni per la Nota spese per il Giudice 8. e si clicca su Compila 7. E possibile detrarre gli acconti della pratica 6. E possibile calcolare le spese Generali di Studio

75 Se gli interessi sono già stati calcolati, verranno proposti in automatico (con possibilità di modificarli) 9. Si apriranno una serie di campi da compilare (anche se non è obbligatorio) … 10. Al termine appare una BARRA DI PROGRESSIONE relativa al calcolo dei totali

76 … l Atto risulta così automaticamente compilato, ora è possibile modificare sia il testo che gli importi ricalcolando automaticamente i totali

77 T RA I MODELLI DI VIDEOSCRITTURA È POSSIBILE REDIGERE ANCHE LA N OTA SPESE PER DECRETO INGIUNTIVO ATTINGENDO I DATI DAGLI ARCHIVI DI T ECNOLEX E CON L ADDEBITO AUTOMATICO DELLE PRESTAZIONI AL CLIENTE. O LTRE ALL A TTO DI PRECETTO, GIÀ PREDISPOSTO DA T ECNOLEX, LO STUDIO PUÒ FACILMENTE CREARE UNA SERIE DI ATTI E / O DOCUMENTI PERSONALIZZATI UTILIZZANDO I DATI CONTENUTI NEGLI ARCHIVI DI T ECNOLEX. Creazione di altri Atti... Nota spese per decreto ingiuntivo

78 Calcolo interessi: Interessi legali o commerciali o convenzionali Anno solare o anno commerciale Utilizzo delle aliquote memorizzate degli interessi legali e commerciali per i vari periodi in base ai vari D.M. Imputazione acconti ricevuti su capitale o interessi Può essere effettuato scegliendo tra:

79 con acconti imputati a capitale esempio di Calcolo interessi

80 E possibile inserire delle voci Appunti nella pratica che hanno valore solo ai fini interni e statistici per il controllo dell attività svolta dai vari collaboratori dello studio. E possibile anche trasformare l appunto in una prestazione oraria

81 Nella scheda Inserimento, ciascun avvocato può inserire i tempi impiegati per la lavorazione delle pratiche assegnate: Le registrazioni verranno effettuate come Appunto e serviranno solo a scopo statistico e di controllo Per trasformare l appunto in una prestazione da chiedere al cliente basta attivare il check box Fatturare e, in funzione della valorizzazione tempi dell utente, verrà addebitata nella pratica la relativa prestazione oraria.

82 Tutti i tipi di scadenza, udienze, impegni di cancelleria, date esame, scadenze perentorie e impegni personali, vengono registrati utilizzando il programma inserimento scadenze che, a seconda del tipo di scadenza selezionato, aprirà campi diversi.

83 Udienze - Impegni di cancelleria - Date esame - Scadenze perentorie e Impegni personali Ad ogni accesso a Tecnolex e per ciascun avvocato è possibile visualizzare in automatico lagenda e gli impegni del giorno. I motivi delle scadenze sono collegabili a Gruppi di prestazioni che vengono automaticamente addebitate nella pratica in oggetto quando la scadenza risulta eseguita. Le scadenze perentorie sono precedute da una scadenza automatica che avvisa in tempo utile per predisporre gli adempimenti previsti.

84 Si possono predisporre Gruppi di scadenze che generano automaticamente le scadenze relative alla tempistica prevista dalla legge. Le scadenze vengono calcolate tenendo, o meno, in considerazione ferie giudiziarie. Le stampe delle scadenze potranno essere effettuate: - in ordine cronologico, di pratica o di cliente - suddivise per tipo di scadenza e per Avvocato - direttamente da Tecnolex o da videoscrittura L e stampe delle udienze consentono la più ampia scelta di criterio di stampa. L agenda è esportabile su Outlook o su un Palmare: lavvocato potrà aggiornare i propri impegni e riportarli comodamente nell agenda di Studio.

85 Per tutte le visualizzazioni proposte in agenda, cliccando sul nome del campo desiderato e trascinandolo è possibile spostarlo dove si vuole basta rilasciare il mouse nella posizione desiderata I TIPI di scadenza sono immediatamente identificabili attraverso il colore assegnato dallutente. Dalla maschera di visualizzazione è possibile apportare ogni tipo di modifica, eliminazione, spostamento di data, modifica motivi scadenza I TIPI di scadenza sono immediatamente identificabili attraverso il colore assegnato dallutente. Dalla maschera di visualizzazione è possibile apportare ogni tipo di modifica, eliminazione, spostamento di data, modifica motivi scadenza

86 Cliccando su ESEGUITA viene registrato il gruppo di prestazioni collegato al motivo della scadenza Il gruppo può essere anche sostituito o annullato al momento le scadenze eseguite confluiscono nello storico ( in qualsiasi momento visualizzabile stampabile e ripristinabile) in modo che rimangano in linea unicamente le SCADENZE da eseguire.

87 Tecnolex offre l opportunità di impostare l Agenda in modo tale che verranno automaticamente visualizzate le scadenze inevase e l agenda del giorno e per ogni utente : unicamente al primo accesso giornaliero di Tecnolex oppure unicamente al primo accesso giornaliero di Tecnolex oppure ogni volta che si accede a Tecnolex. ogni volta che si accede a Tecnolex. Direttamente dalla maschera visualizzata è possibile modificare, eliminare o dare l eseguito alla scadenza cliccando sopra al check box relativo: Scadenze inevase e del giorno:

88 Cliccando sulla riga desiderata si colora e premendo con il pulsante destro del mouse comparirà una piccola maschera-menù con due funzioni : Aggiorna Pratica e Inserisci nuova

89 Cliccando su Inserisci nuova si aprirà in automatico a maschera per l inserimento delle nuove scadenze

90 E possibile modificare l ordine di visualizzazione delle colonne, cliccando sul nome del campo da spostare fino a quando compare una freccia e tenendo premuto, trascinandolo fino alla postazione desiderata, quindi rilasciarlo.

91 I campi di selezione della stampa scadenze sono molteplici e rispondono appieno alle numerose e diverse esigenze degli studi. Basta selezionare i parametri desiderati di una pratica particolare o di tutte le pratiche in archivio quindi premere STAMPA …

92 Anche per la stampa delle udienze o delle cancellerie sono previste moltissime soluzioni …

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94 Spazio per le istruzioni Spazio per le annotare i provvedimenti

95 La visualizzazione dell Agenda è identica alla visualizzazione di Outlook…

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98 Tutte le scadenze dellagenda sono esportabili in Outlook (e da qui a dispositivi portatili come cellulari) per essere visualizzate o modificate fuori sede (tribunale ecc.). Al rientro in studio le scadenze, con le modifiche effettuate (rinvii, nuove udienze ecc.) vengono trasferite dal palmare a Tecnolex e l Agenda dello Studio risulterà così aggiornata!!!!

99 … infine cliccare su Sincronizza … digitare il periodo, l avvocato o il dominus, i tipi di scadenze desiderati e se vi sono più studi è data facoltà di esportare i dati di tutti … La procedura di esportazione è semplicissima, basta cliccare su Esporta in Outlook …

100 … in pochi istanti l Agenda di studio sarà aggiornata. Dopo aver effettuato variazioni, eliminazioni o nuovi inserimenti in Outlook o palmare, per importare le scadenze in Tecnolex basta cliccare su Importa da Outlook… … come la successiva procedura di importazione:

101 Il sistema di notulazione fatturazione è estremamente flessibile. All emissione di ogni documento, su richiesta, vengono automaticamente eliminati i documenti emessi in precedenza in modo che l estratto conto risulti corretto.

102 1. Richiesta di fondo spese 1. Richiesta di fondo spese 2. Fattura di acconto 3. Nota informativa 4. Fattura (definitiva)

103 Possono essere emessi: Con anticipazioni in dettaglio oppure a forfait Per un importo totale incassato : in questo caso il programma effettuerà automaticamente uno scorporo Per un importo di onorari e/o anticipazioni: in questo caso il programma sommerà automaticamente cpa, Iva, ecc… Con stampa da Tecnolex o esportazione diretta in Word Con emissione contestuale del modulo della ritenuta dacconto All emissione della fattura di acconto, l eventuale fondo spese richiesto, viene automaticamente eliminato dallestratto conto.

104 Per richiedere una somma da scorporare Per richiedere una somma alla quale aggiungere le varie competenze (cpa, iva ecc) Possibilità di disattivare i check box delle anticipazioni che non si desidera richiedere Descrizione modificabile o integrabile Icone per laccesso diretto a funzioni collegate senza passare dal menù FATTURA DI ACCONTO : Prestazioni proposte da una precedente richiesta di Fondo Spese

105 Esempio di Fattura dacconto

106 Tecnolex consente di emettere la nota: Con il dettaglio della prestazioni registrate Con il dettaglio della prestazioni registrate Senza conteggi (cnapf, iva, ritenuta dacconto) ma con un TOTALE comprensivo di tali competenze Senza conteggi (cnapf, iva, ritenuta dacconto) ma con un TOTALE comprensivo di tali competenze A forfait con descrizione libera A forfait con descrizione libera Con o senza detrazione acconti Con o senza detrazione acconti A periodo A periodo A tempo con prestazioni orarie A tempo con prestazioni orarie Con o senza spese generali di studio Con o senza spese generali di studio Con divisione di fase giudiziale e stragiudiziale Con divisione di fase giudiziale e stragiudiziale Con stampa da Tecnolex o esportazione in Word Con stampa da Tecnolex o esportazione in Word Con la possibilità di emettere più note per la stessa pratica Con la possibilità di emettere più note per la stessa pratica Con o senza numerazione e/o denominazione personalizzata Con o senza numerazione e/o denominazione personalizzata NOTA INFORMATIVA (PRO FORMA)

107 NOTA INFORMATIVA : Per modificare il costo dell unità di tempo solo per la nota in oggetto, cliccare sull icona Costo operatori. Importi da notulare MODIFICABILI al momento Se la nota viene emessa a forfait, qui si può digitare una descrizione personalizzata Per suddividere le fasi giudiziale e stragiudiziale Per calcolare le spese generali di studio Per fatturare in base ai tempi registrati Disattivando Calcoli estesi i documenti verranno emessi senza mostrare i conteggi cnapf, iva, ritenuta d acconto ma con un totale complessivo comprensivo di tali competenze.

108 Esempio di Nota consigliata dall Ufficio delle Entrate

109 Esempio di Nota con dettaglio importi

110 Può essere emessa: Con il dettaglio della prestazioni registrate A forfait (con scorporo importi) e descrizione libera Con o senza detrazione acconti A periodo A tempo con prestazioni orarie Con o senza spese generali di studio Dividendo fase giudiziale e stragiudiziale Con stampa da Tecnolex o esportazione in Word Con incasso totale, parziale o differito Con Iva in sospensione

111 Questo pulsante consente di scegliere a quale documento, precedentemente emesso, imputare la fattura in oggetto. Il documento selezionato verrà automaticamente eliminato dall estratto conto. Per fatturare un importo a forfait Possibilità di digitare una descrizione personalizzata Per calcolare le spese generali di studio Importi da fatturare MODIFICABILI al momento Per fatturare in base ai tempi registrati Per stampare solo i totali Maschera STAMPA FATTURA :

112 Esempio di Fattura definitiva

113 TECNOLEX consente di fatturare nella lingua che si desidera, basta inserire i termini della fatturazione in un'apposita tabella: Nel programma sono presenti due tipi di fatturazione, in inglese e in italiano. Ogni termine può comunque essere modificato quindi si può personalizzare i termini utilizzati nella normale fatturazione.

114 Può essere emessa: Copiando le prestazioni giudiziali registrate per il cliente Inserendo prestazioni che non devono essere richieste al cliente ma solo al giudice ( esempio il contributo unificato pagato direttamente dal cliente) Effettuando un ricalcolo onorari – diritti unicamente ai fini della nota spese Effettuando un ricalcolo onorari – diritti unicamente ai fini della nota spese Con intestazione personalizzabile Con intestazione personalizzabile Con stampa da programma o esportazione diretta in videoscrittura Può essere emessa: Copiando le prestazioni giudiziali registrate per il cliente Inserendo prestazioni che non devono essere richieste al cliente ma solo al giudice ( esempio il contributo unificato pagato direttamente dal cliente) Effettuando un ricalcolo onorari – diritti unicamente ai fini della nota spese Effettuando un ricalcolo onorari – diritti unicamente ai fini della nota spese Con intestazione personalizzabile Con intestazione personalizzabile Con stampa da programma o esportazione diretta in videoscrittura

115 Nel modello PERSONALIZZATO si possono (ma non è obbligatorio) numerare automaticamente le righe: se il giudice non rimborsasse alcune voci di spesa, potrà indicarne la motivazione facendo riferimento alla riga. Per effettuare il ricalcolo onorari basta digitare la percentuale da applicare Cappello della nota liberamente formattabile e memorizzato per una eventuale ristampa Il ricalcolo non ha alcun effetto sulle prestazioni da fatturare al cliente

116 Dal menù Fatturazione possono inoltre essere emesse in automatico delle Nota di credito : SOLO a STORNO TOTALE di fatture precedentemente emesse e NON incassate che, quindi, sono nell archivio fatture da incassare.

117 Consente di visualizzare la situazione finanziaria, o estratto conto, di una pratica o cliente, permette di visualizzare/stampare tutti i sospesi che risultano ancora da incassare. Per un solo cliente o per tutti si può personalizzare il testo dei solleciti dei sospesi

118 le situazioni Pratica e la situazione Cliente i sospesi di Fondi spese, Note informative e Fatture da incassare i solleciti dei sospesi (con testo personalizzabile) e con stampa anche da videoscrittura) stampe di controllo per verifica pratiche senza acconti è possibile visualizzare e/o stampare su base mensile, annuale, periodica ….

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121 Questa funzione consente di visualizzare un elenco delle fatture emesse in un certo periodo. Consente la ristampa di documenti precedentemente emessi e salvati : richieste di fondo spese, nota informative o fatture

122 Riepiloghi Oltre alla situazione della pratica si può visualizzare e stampare la SITUAZIONE CLIENTE che fornisce un quadro generale … Quanto resta da fatturare Visualizzazione della situazione delle prestazioni a tempo della pratica

123 Archivio fatture emesse per visualizzare o stampare lelenco delle fatture emesse che prevede il totale delle fatture incassate, il totale delle fatture da incassare e il totale generale. Storico fatture per ricostruire larchivio delle fatture emesse manualmente o con un programma diverso da Tecnolex. Stampa di controllo CNAPF per stampare il fatturato ai fini del controllo della CNAPF sui compensi, consente anche una stampa del fatturato per ciascun cliente. Ristampa documenti emessi per una ristampa immediata di Richieste fondi spese, note informative o fatture precedentemente emesse e salvate.

124 Uno dei requisiti più richiesti e ormai indispensabile nella gestione degli Studi Legali consiste nella riservatezza dei dati inseriti. Tecnolex con la sua flessibilità è in grado di gestire tutte le esigenze richieste

125 Lamministratore del sistema può abilitare o limitare gli utenti nellutilizzo delle funzioni del programma compilando le tre maschere di abilitazione : Generale e/o Programmi specifici e/o Contabilità 1. Per abilitare senza limitazioni allutilizzo del menù basta spuntare il check box Abilitato situato vicino al nome 2. Per limitare le funzioni basta cliccare sul radio button desiderato

126 Gestione facoltativa, semplice, completa e automatica degli studi di settore. Nei clienti e nelle pratiche vi sono delle schede per linserimento dei codici che possono essere compilati in un secondo momento.

127 Premessa : Gli studi di settore sono il frutto di un accordo di reciproca collaborazione tra Amministrazione finanziaria, associazioni di categoria e ordini professionali e consentono di monitorare i modelli organizzativi all' interno dei settori economici. La segnalazione dell incoerenza accende una spia importante nei quadri di controllo dell' Agenzia delle Entrate sull'attendibilità complessiva dei dati forniti dal contribuente. I dati utili alla compilazione del modello possono essere conosciuti solo dallo Studio Legale, pertanto la nostra società ha avviato una campagna di sensibilizzazione nei confronti dei propri clienti invitandoli alla gestione diretta degli studi di settore (anche chi non gestisce la contabilità) sebbene Tecnolex consenta anche di non gestirli.

128 Idem nella maschera delle pratiche … Dopo aver consentito la gestione degli studi di settore, la maschera dei clienti nell apposita scheda, proporrà un menù a tendina con l elenco dei codici da assegnare al cliente …

129 L' inserimento dei dati degli studi di settore è molto semplice: attraverso la semplice assegnazione dei codici e la gestione della fatturazione con la relativa chiusura alla fattura definitiva, viene prodotta automaticamente la stampa con le informazione necessarie all Agenzia delle entrate. Consigliamo di compilare subito i codici altrimenti, al momento di salvare o durante la fatturazione, il programma effettua un controllo e avverte con un messaggio l utente della loro mancanza. Il programma prevede funzioni che consentono di compilare, modificare, completare, visualizzare e stampare successivamente i dati riguardanti gli studi di settore consultando le fatture presenti nello storico fatture.

130 Questa maschera fornisce due resoconti: Visualizzazione (o stampa) dettagliata delle fatture emesse in base ai parametri :Visualizzazione (o stampa) dettagliata delle fatture emesse in base ai parametri : consente di selezionare (o meno) le categorie, un periodo e l ordine di visualizzazione. Il risultato a video, attraverso un pulsante di scelta, potrà contenere tutte le fatture emesse oppure solo quelle con i dati incompleti, consentendo per queste ultime l inserimento immediato dei dati mancanti. Stampa di riepilogo generale :Stampa di riepilogo generale : da allegare alla dichiarazione dei redditi di fine anno, in cui risultano anche il numero degli incarichi svolti nell anno. L unico dato richiesto è il periodo relativo alle fatture incassate e il risultato contiene i dati richiesti dall Agenzia delle Entrate…

131 il riepilogo generale degli studi di settore

132 Anticipazioni registrate in automatico Fatture e note di accredito emesse Incasso fatture in sospeso Registri Iva e liquidazioni Iva in sospensione e iva per cassa Chiusure e aperture dei conti a fine esercizio Stampe per modello INTRA e BLACK LIST Nuovo allegato clienti fornitori Redatta per professionisti, completamente integrata al programma di gestione dello Studio legale, che automaticamente gestisce ….

133 F ATTURA DI ACCONTO PRATICAPRATICA M OVIMENTAZIONE CONTO TERZI IN PRIMA NOTA ( SOLO P ARTITA D OPPIA ) PRESTAZIONIPRESTAZIONI F ATTURA DEFINITIVA REGISTRI IVA PRIMA NOTA L IQUIDAZIONE IVA CERTIFICAZIONI RITENUTE DACCONTO FORNITORI BILANCIBILANCI ALLEGATO CLIENTI E FORNITORI Con la contabilità integrata vengono generati in automatico :

134 Modulo aggiuntivo dedicato alla registrazione dei soggetti e delle operazioni di antiriciclaggio secondo le tabelle ufficiali. Integrato a Tecnolex, vi si accede direttamente dal menu principale del programma. Gestisce sia l anagrafica dei soggetti coinvolti che la registrazione delle operazioni di antiriciclaggio utilizzando. L anagrafica clienti per l antiriciclaggio importa direttamente i dati presenti nell archivio clienti di Tecnolex da integrare a cura dell utente con ulteriori dati richiesti. Attualmente la nostra società distribuisce il programma anche indipendentemente da Tecnolex.

135 In dotazione con Tecnolex viene rilasciato un programma per la gestione delle telefonate in entrata nello Studio da smistare sui PC dei vari collaboratori con notifiche istantanee (come i messaggi che vengono inviati da Outlook al ricevimento di posta elettronica). E uno strumento gradito e utile nel gestire le telefonate accedendo automaticamente ai dati degli archivi di Tecnolex. L utilizzo di questo gestionale è molto semplice e sul nostro sito potete trovare il manuale di utilizzo.

136 Poi dal programma delle pratiche di Tecnolex posso consultare tutte le telefonate che sono state fatte per quella pratica possiamo importare le chiamate dai centralini dotati di gestione commessa.

137 Il Polis Web permette agli avvocati di avere un accesso telematico alla consultazione dei propri fascicoli, evitando così di recarsi presso la Cancelleria per ottenere informazioni riguardanti procedimenti in corso. La nostra società sta predisponendo un progetto per l integrazione con le scadenze dell Agenda di Tecnolex.

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139 per avere maggiori informazioni in merito alla nostra struttura e ai nostri software, Vi invitiamo a visitare il nostro sito


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