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Modulo EXCELCeli alessandro1 EXCEL EXCEL LEZIONE 1.

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1 Modulo EXCELCeli alessandro1 EXCEL EXCEL LEZIONE 1

2 Modulo EXCELCeli alessandro2 EXCEL: EXCEL: Un foglio elettronico, o foglio di calcolo (in inglese spreadsheet), è costituito da una tabella (concettualmente simile ad un foglio a quadretti) in cui è possibile disporre dati, formule e valori (numeri o testo). Lo scopo fondamentale di un foglio elettronico non è tanto la possibilità di ordinare in tabelle di grande formato vari tipi di dati, quanto la possibilità di eseguire istantaneamente calcoli anche molto complessi, legando i dati contenuti in alcune celle mediante formule: la cosa utile è che il calcolo di tutte le formule viene effettuato istantaneamente ogni volta che viene cambiato un dato in una delle celle alle quali la formula fa riferimento. La possibilità di trasformare le informazioni numeriche in grafici e diagrammi può aiutare a comprendere i dati ed elaborarli ulteriormente. Ordinare i dati in modo chiaro e articolato, inoltre, permette di interpretarli più facilmente e facilita i processi decisionali che su tali dati devono essere basati. 4.1 Concetti generali Primi passi con il foglio elettronico (Cosè un foglio elettronico)

3 Modulo EXCELCeli alessandro3 4.1 Concetti generali Primi passi con il foglio elettronico (Numero massimo di celle) Due o tre cose da ricordare!!!! Un foglio di lavoro è composto al massimo da: 256 Colone (dalla colonna A alla colonna IV) Righe (dalla 1 alla 65536) Quindi il numero totale di celle di Excel è pari a celle Questo fa si che: la prima cella in alto a sinistra sia la A1 mentre lultima cella in basso a destra sia la IV65536

4 Modulo EXCELCeli alessandro4 4.1 Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici Ovvero tanti modi per fare la stessa identica cosa! Si può avviare il programma facendo doppio clic con il tasto sinistro del mouse sullicona di Excel, ammesso che sia presente sul Desktop: E possibile aprire Excel utilizzando il menu Start presente sulla barra delle applicazioni. Occorre cliccare il pulsante Start; selezionare la voce Tutti i programmi per visualizzare lelenco dei programmi installati e cliccare con il tasto sinistro sullicona Microsoft Excel. ATTENZIONE! Nei TEST Ufficiali è richiesta questa modalità!

5 Modulo EXCELCeli alessandro5 Ovvero tanti modi per fare la stessa identica cosa! Si può avviare il programma anche in altri modi, ad esempio mediante il menu Start, poi Esegui... E scrivendo nel campo Apri: il nome del programma, in questo caso excel: 4.1 Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici

6 Modulo EXCELCeli alessandro6 4.1 Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici Ovvero tanti modi per fare la stessa identica cosa! Unaltra possibilità è quella di avviare Excel mediante la barra di Windows facendo un singolo click, se presente, sullicona con il simbolo di Excel posta nella barra di avvio veloce di windows: In fine è possibile anche fare doppio click direttamente su un Foglio di lavoro di Microsoft Excel (con estensione XLS) per aprirlo direttamente: Questa azione determina lapertura del programma visualizzando il contenuto del file invece di un foglio vuoto.

7 Modulo EXCELCeli alessandro7 4.1 Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici Signore e Signori ecco a voi EXCEL!!! Una volta avviato EXCEL con uno qualsiasi dei metodi precedenti si vedrà apparire immediatamente (si spera!) il programma con la Cartella di lavoro vuota, contenente tre fogli diversi chiamati Foglio1, Foglio2 e Foglio3 sui quali è possibile lavorare:

8 Modulo EXCELCeli alessandro8 4.1 Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici Struttura di EXCEL Celle Cella Attiva Barra del titolo Barra dei menu Barra degli Strumenti Standard Riquadro O Pannello Attività Intestazioni Colonne (MAX 256) Intestazioni Righe (MAX 65536) Barra delle Formule Bottoni di Scorrimento Fogli Foglio Attivo Barra Formattazione Indicatore Cella Attiva anche detta Casella del Nome Barra di selezione Fogli Icona EXCEL Barra del Titolo Chiudi Finestra

9 Modulo EXCELCeli alessandro9 4.1 Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici Per aprire velocemente un file già esistente è sufficiente fare clic sul pulsante Apri presente nella Barra degli strumenti Standard: Selezionare uno o più file Excel (con estensione.XLS) poi cliccare su Aprire. Ripetendo loperazione sarà possibile aprire più file e, tramite il menu Finestra -> Disponi scegliere il modo di disporre su schermo i file aperti: Lo stesso comando di apertura file può essere attivato mediante il menu File scegliendo la voce Apri, oppure utilizzando la tastiera tenendo premuto ALT e premendo il tasto F e poi R. Se è attivo il Riquadro attività hai a disposizione anche il comando Cartelle di lavoro.

10 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici Nella finestra di dialogo che apparirà trovate e selezionare con un singolo click il o i file che volete aprire. Per aprire più file contemporaneamente selezionarli tenendo premuto il tasto [SHIFT] o [CTRL]. SHIFT consente selezioni consecutive, CTRL sparse. Dove Cercare Cosa aprire Formati di File supportati da EXCEL

11 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici Quando si apre un file, Excel ricorda automaticamente lultima cella attiva e si riposiziona su di essa.

12 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici Come già detto mediante il menu FinestraDisponi è possibile disporre a video nel modo desiderato le cartelle di lavoro di excel:

13 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici Per chiudere un foglio elettronico, lasciando aperto il programma, si può utilizzare il comando File Chiudi equivalente alla combinazione di tasti [ALT]+[F]+[H]. Oppure facendo click sul pulsante Chiudi finestra, posto nella barra dei menu. CHIUDE IL FILE ATTIVO, Pulsante Chiudi finestra CHIUDE IL PANNELLO DELLE ATTIVITA

14 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici Chiudere EXCEL La modalità più veloce per chiudere Excel è cliccare sul pulsante Chiudi (La X bianca su sfondo rosso nellangolo in alto a destra). Esistono però anche altri modi per uscire da Excel: 1. visualizzando il Menu File e selezionando con un clic del mouse la voce Esci. 2. facendo un doppio clic sullicona di Excel presente in alto a sinistra sulla Barra del Titolo. Utilizzando la tastiera è possibile chiudere il programma Excel mediante la combinazione dei tasti ALT+F4 che devono essere premuti contemporaneamente. Oppure tieni premuto ALT, quindi premi F poi C. Qualunque sia la scelta per chiudere Excel, il programma ti inviterà a salvare il lavoro che hai appena realizzato.

15 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Creare un nuovo foglio elettronico basato sul modello predefinito Una volta aperto un file è possibile aprirne altri con la stessa procedura o crearne di nuovi. Per creare un nuovo file in Excel si può procedere in vari modi: mediante il menu File Nuovo (Equivalente alla combinazione di tasti [ALT]+[f] poi [n]) con la tastiera mediante la combinazione [CTRL]+[n], facendo click sul pulsante Nuovo documento vuoto nella Barra degli Strumenti Standard, scegliendo Cartella di lavoro vuota nel riquadro attività.

16 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Creare un nuovo foglio elettronico basato sul modello predefinito Se si sceglie di creare un nuovo documento Excel mediante: mediante il menu File Nuovo (Equivalente alla combinazione di tasti [ALT]+[f] poi [n]) facendo click sul pulsante Nuovo documento vuoto nella Barra degli Strumenti Standard, Apparirà la seguente finestra di dialogo: Ci sono alcune differenze tra Office XP e Office 2003

17 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Salvare un foglio elettronico allinterno di ununità disco. Una volta aperto o creato un file Excel è possibile salvarlo su disco. Per salvare un file Excel si può procedere in vari modi: mediante il menu File Salva (Equivalente alla combinazione di tasti [ALT]+[f] poi [s]) con la tastiera mediante la combinazione [SHIFT]+[F12], facendo click sul pulsante Salva nella Barra degli Strumenti Standard. Se si sta salvando per la prima volta un nuovo documento allora Excel proporrà come nome Cartel1.xls e apparirà la finestra Salva con nome. Le volte successive salvando il file non apparirà più alcuna finestra di dialogo. Se si vuole salvare una copia del file con un nome diverso bisogna utilizzare lopzione Salva con nome o utilizzare la combinazione di tasti [ALT]+[f] e [a]

18 Modulo EXCELCeli alessandro18 Attraverso il menu Strumenti presente allinterno della finestra di dialogo Salva con nome, è possibile assegnare particolari opzioni al salvataggio del file. Selezionando la voce Opzioni Generali è possibile impostare una password che sarà richiesta allapertura del file e che consentirà di modificare oppure di aprire il file in sola lettura. Attenzione a non dimenticare la password che deve essere inserita in modo identico, rispettando anche il carattere maiuscolo/minuscolo, quando il sistema lo richiederà. Non sarà possibile riaprire un file protetto da password se questa sarà dimenticata. Il file continuerà fisicamente ad essere presente nel PC, ma da un punto di vista logico sarà perso. 4.1 Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Salvare un foglio elettronico allinterno di ununità disco. (Impostare una Password di apertura) Per concludere largomento relativo al salvataggio dei file è utile sapere che il software consente di impostare un salvataggio automatico. Nel menu Strumenti occorre selezionare la voce Opzioni. Nella finestra di dialogo che appare, nella scheda Salva, devi impostare lintervallo di tempo che desideri far intercorrere tra un salvataggio e laltro, e confermare premendo il pulsante OK. Con questa impostazione è il software a salvare periodicamente il documento che stai creando, consentendoti di lavorare tranquillamente.

19 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Salvare un foglio elettronico allinterno di ununità disco. (Cambiare nome al file) Partendo da un file già esistente è possibile creare velocemente un altro foglio elettronico dello stesso tipo. Dopo aver aperto un file già esistente puoi modificare il file e successivamente salvarlo con un altro nome per conservare entrambe le versioni. Ripercorriamo insieme la procedura corretta da eseguire: Premi il pulsante Apri presente nella Barra degli strumenti Standard oppure mediante il menu File scegli il comando Apri. Nella finestra di dialogo che si apre devi individuare il file che desideri aprire, fai doppio clic sul file stesso, oppure selezionalo e premi il pulsante Apri. Allinterno del file puoi compiere le modifiche necessarie per personalizzare il foglio elettronico. Dal menu File seleziona la voce Salva con nome. Nella finestra di dialogo che compare, nella casella Nome File, occorre inserire il nome che intendi assegnare al nuovo file. La casella Salva in indica la posizione in cui si trovano i file visualizzati nella finestra. Puoi salvare questo nuovo foglio elettronico nella stessa posizione in cui si trova quello già esistente oppure in unaltra parte del disco attraverso il menu a tendina Salva in, o cliccando su una delle cartelle elencate nel riquadro a sinistra della finestra di dialogo Salva con nome. Individuata la corretta posizione in cui desideri salvare il file, premi il pulsante Salva. Al termine di questa procedura esisteranno nel PC due fogli elettronici distinti.

20 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Salvare un foglio elettronico in un altro formato: modello, testo, altro software, altra versione Per condividere un foglio elettronico con utenti che lavorano in ambienti di lavoro diversi da Excel, il programma consente di salvare i file in formati diversi. Nella finestra di dialogo Salva con nome nella casella Tipo File, si deve impostare il formato desiderato. Il formato Testo permette di salvare il foglio attivo senza formattazione. Si tratta di un formato molto semplice da selezionare solo se l'applicazione di destinazione non supporta nessuno degli altri formati di file disponibili. Il formato Pagine web è il formato standard delle pagine Web. Ti serve utilizzare questo formato quando intendi pubblicare il tuo lavoro in Internet. Puoi controllare il risultato della conversione di formato aprendo il file con un browser web ad esempio Internet Explorer o Netscape.

21 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Salvare un foglio elettronico in un altro formato: modello, testo, altro software, altra versione I fogli elettronici che utilizzi più spesso o che vuoi realizzare mantenendo una stessa impostazione, possono essere salvati come Modelli. Nella casella Tipo File, scegli la voce Modello. Questo salvataggio crea un file con estensione.xlt e viene archiviato dal programma nella scheda Generale della cartella Modelli, dalla quale puoi recuperarli per i successivi utilizzi. E comunque possibile salvare i Modelli in qualsiasi altra parte del disco. Al momento del salvataggio del file è possibile inoltre scegliere il numero di versione e tipo di software. Questo renderà possibile la compatibilità del vostro foglio elettronico anche con versioni più vecchie del programma. MODELLO

22 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Salvare un foglio elettronico in un altro formato: modello, testo, altro software, altra versione Un formato particolare e molto importante è il formato.CSV (Delimitato da separatore di elenco). Questo formato è il più semplice che esista ed è basato su testo separato da ; (punto e virgola) o, (virgola). E importante perché è universalmente riconosciuto e può essere creato anche a mano. Lunico inconveniente di questo formato è che il carattere usato come separatore non può far parte dei dati. Esempio: rubrica.csv VERSIONI DIFFERENTI DI SOFTWARE NOME; COGNOME; TELEFONO; Samuel; Zallocco; 3184; Rocco; Matricciani; 3456; Roberto; Mordenti; 3188; FORMATO CSV

23 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Spostarsi tra fogli elettronici aperti Una cartella di lavoro Excel (foglio elettronico) può essere formata da diversi fogli di lavoro. Limpostazione base del programma prevede che allapertura di un nuovo file Excel siano disponibili tre fogli diversi chiamati Foglio1, Foglio2, Foglio3. Utilizzando Excel puoi aprire contemporaneamente anche fogli elettronici differenti. Ogni foglio elettronico si apre in una differente finestra. Può essere attiva e quindi puoi operare, solo su una finestra e quindi su un foglio elettronico alla volta. Il menu Finestra ti consente di selezionare dallelenco delle cartelle di lavoro aperte, quella che intendi visualizzare.

24 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Spostarsi tra fogli elettronici aperti I File aperti sono visibili anche sulla Barra delle Applicazioni ed è possibile passare da una cartella di lavoro allaltra cliccando direttamente sul pulsante che rappresenta il File. Visivamente il pulsante del File attivo appare lievemente infossato e con un colore più scuro, mentre i pulsanti dei documenti non attivi risultano di colore più chiaro. Nel caso il numero dei File aperti è tale da impedire a tutti i pulsanti di restare posizionati sulla barra delle applicazioni, resta visualizzato un unico pulsante con una freccetta a destra, facendo clic sulla quale si apre un menu con lelenco di tutti i titoli dei File aperti. Per passare da uno allatro è sufficiente cliccare sul titolo.

25 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Spostarsi tra fogli elettronici aperti Se desideri invece visualizzare in Finestra tutti i fogli elettronici aperti potrai utilizzare il menu Finestra e scegliere il comando Disponi. Nella finestra che appare puoi impostare il tipo di visualizzazione che desideri: Affiancate, Orizzontale, Verticale. Puoi riconoscere la finestra attiva perché ha la barra del titolo colorata normalmente. In questo caso, per passare da una cartella di lavoro allaltra, è sufficiente posizionarsi con il mouse sul Foglio elettronico in cui si intende operare e fare clic in qualsiasi posizione.

26 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Lavorare con il foglio elettronico Spostarsi tra fogli elettronici aperti Puoi riconoscere la finestra attiva perché ha la barra del titolo colorata normalmente. In questo caso, per passare da una cartella di lavoro allaltra, è sufficiente posizionarsi con il mouse sul Foglio elettronico in cui si intende operare e fare clic in qualsiasi posizione. Quando EXCEL è già attivo ed in primo piano (in uso) per spostarsi da una Cartella di Excel allaltra, è possibile usare anche la combinazione di tasti [CTRL]+[TAB] Per spostarsi tra File attivi si può anche premere il tasto ALT, e in successione il tasto TAB. Occorre mantenere premuto il tasto ALT, mentre il tasto TAB deve essere premuto e rilasciato per passare da un File allaltro. Durante lutilizzo della combinazione di tasti ALT+TAB, sullo schermo appare la piccola finestra delle applicazioni in cui sono presenti una serie di icone che rappresentano tutti i File di Excel aperti ed anche gli altri programmi. Il riquadro attorno allicona indica quale file si sta selezionando e nel campo sottostante compare il nome del File con accanto il nome dellapplicazione con cui è stato creato. Rilasciando il tasto TAB sullo schermo si visualizza il foglio elettronico scelto con il quale si intende lavorare.

27 Modulo EXCELCeli alessandro Concetti generali Migliorare la produttività Impostare le opzioni di base/preferenze del programma: nome dellutente, directory/cartella predefinita per aprire o salvare i documenti. Per impostazione predefinita il computer salverà tutti i file di Office nella cartella Documenti, ed è sempre la cartella Documenti ad apparire quando si chiede di aprire un file. Office prevede anche un nome standard per i file: Documento1 per Word, Cartel1 per Excel e così via. Per modificare queste impostazioni fare click su Strumenti->Opzioni

28 Modulo EXCELCeli alessandro Concetti generali Migliorare la produttività Impostare le opzioni di base/preferenze del programma: nome dellutente, directory/cartella predefinita per aprire o salvare i documenti. Nella scheda che apparirà selezionare Generale. Qui è possibile cambiare la posizione predefinita di apertura e salvataggio dei file nonché il nome utente il carattere standard ed anche il numero di fogli di lavoro da aprire quando si crea un nuovo file.

29 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Migliorare la produttività Usare la funzione Guida in linea (help) del programma Sulla Barra dei menu è disponibile il menu Guida in linea di Microsoft che risulta essere un valido ed efficace strumento da utilizzare per risolvere difficoltà che si possono presentare quando si lavora. Anche sulla Barra degli Strumenti Standard è presente il pulsante che permette di accedere in modo rapido alla funzione di guida in linea. Utilizzando la tastiera per attivare la guida dovrai premere il tasto funzione F1. Oppure tieni premuto ALT, e contemporaneamente il tasto MAIUSC con ? (il punto di domanda).

30 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Migliorare la produttività Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom È possibile ingrandire oppure ridurre la visualizzazione di un documento. Sulla Barra degli Strumenti Standard è disponibile la casella Zoom. Cliccando sulla freccia accanto alla casella si attiva il menù a discesa in cui è presente lelenco delle percentuali predefinite. Se il valore che desideri impostare non è presente nellelenco puoi inserire tu un valore compreso fra 10 e 400 digitando il valore nella casella e poi premi il tasto INVIO per confermare. Gli strumenti di ingrandimento/zoom sono disponibili anche attraverso il menu Visualizza cliccando la voce Zoom, oppure tenendo premuto ALT e cliccando prima V e poi Z. Nella finestra che appare puoi scegliere tra impostazioni predefinite oppure puoi inserire un valore nella casella Personalizzato che deve essere compreso fra 10 e 400. Una volta scelte le impostazioni fai clic su OK e chiudi la finestra di dialogo. Ricorda che la funzione di Zoom può essere utile per ingrandire o ridurre larea di lavoro mentre stai lavorando, ma non ha alcuna influenza sulla stampa del file.

31 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Migliorare la produttività Mostrare e nascondere le barre degli strumenti, ripristinare la barra multifunzione Il modo più rapido per mostrare o nascondere una barra degli strumenti è cliccare con il pulsante destro del mouse su una barra degli strumenti, quindi selezionare dal menu di scelta rapida la barra degli strumenti che si desidera visualizzare o nascondere, infine cliccare con il tasto sinistro per confermare la scelta. Nel menu di scelta rapida le barre già visualizzate sono distinte dal segno di spunta che compare sulla sinistra. Se sul menu di scelta rapida non è visualizzata la barra degli strumenti desiderata, cliccare sulla freccia Opzioni barra degli strumenti, scegliere Aggiungi o rimuovi pulsanti, quindi Personalizza. Fare clic sulla scheda Barre degli strumenti, quindi nell'elenco Barre degli strumenti fare clic sulla barra desiderata.

32 Modulo EXCELCeli alessandro Utilizzo dellapplicazione Migliorare la produttività Mostrare e nascondere le barre degli strumenti, ripristinare la barra multifunzione Un altro modo per visualizzare una barra degli strumenti è usare il menu Visualizza -> Barre degli strumenti. Cliccare sul nome della barra desiderata per attivarla.


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