La comunicazione dellUniversità di Pisa: teoria e prassi Pisa, 22 maggio 2009 Teoria e tecnica per la realizzazione di un comunicato stampa Antonio R. DAgnelli Ufficio Stampa e Comunicazione Università di Pisa

LUFFICIO STAMPA, insieme allUfficio per le Relazioni con il Pubblico e al Portavoce, è una funzione regolata dalla Legge numero 150 del 7 giugno 2000 (Disciplina delle attività di informazione e comunicazione delle pubbliche amministrazioni). Articolo 9: - vi è lopportunità, ma non lobbligo, di istituire un Ufficio Stampa e non è prevista alcuna sanzione per chi non rispetta tale prescrizione. - La legge prevede che negli Uffici Stampa lavori personale iscritto allAlbo nazionale dei giornalisti.

LUFFICIO STAMPA, nella sua accezione classica, è la struttura che si occupa delle informazioni da destinare allesterno e pertanto costituisce una cerniera intelligente e selettiva tra le esigenze dellistituzione e quelle dei mass-media. - Oggi, però, lUfficio Stampa è sempre più inteso come un settore qualificato allinterno di un più vasto sistema di comunicazione integrata, un sistema destinato a progettare e a gestire in modo strategico linformazione, realizzando un momento essenziale di raccordo e di equilibrio tra istituzione, mass-media e cittadini.

LUFFICIO STAMPA ha tre funzioni specifiche che lo caratterizzano: -La rassegna stampa -La conferenza stampa -Il comunicato

IL COMUNICATO è uno degli strumenti più immediati di trasmissione delle informazioni ai mezzi di comunicazione di massa. -Pur essendo uno strumento rapido, deve essere affidabile. -Alla base non solo deve esserci un fatto (anticipazione o resoconto di un avvenimento, opinione, rettifica, chiarimento, integrazione, dati), ma deve esserci una notizia, cioè un fatto dotato di effettivo interesse per il pubblico. In questo ambito, è fondamentale la funzione di selezione svolta dallUfficio Stampa.

UN BUON COMUNICATO deve rispettare alcuni criteri. Deve cioè essere: -AUTOREVOLE. Il messaggio deve essere attendibile, veritiero. Per esempio, non deve promettere ciò che non si potrà mantenere, negare o minimizzare ritardi e limiti.

-ACCURATO. Il messaggio deve essere completo e verificabile. -OBIETTIVO. Pur essendo scritto da unistituzione, non deve essere smaccatamente di parte, esagerato nellesaltare gli aspetti positivi o riduttivo in quelli negativi. Deve essere chiaro, inoltre, quando esprime una posizione o un giudizio dellistituzione e indicare la fonte (citazione tra virgolette …)

Questi aspetti implicano una questione di etica e di deontologia professionale da parte del giornalista (Carta dei doveri del giornalista dell8 luglio 1993 – Carta di Treviso del 5 ottobre 1990 sul rispetto dei minori – Codice deontologico entrato in vigore il 18 agosto 1998 a seguito della Legge sulla privacy – Protocollo dintesa sulla trasparenza pubblicitaria)

-RICONOSCIBILE. La provenienza del messaggio deve essere immediatamente riconoscibile, attraverso il nome e il logo dellistituzione e il formato grafico. Essendo uno strumento rapido, costruito spesso in tempi molto ristretti, la grafica non deve essere elaborata e non deve creare ostacoli alla velocità di realizzazione e di invio.

-BREVE ED ESSENZIALE. Nel messaggio devono essere comunicati i dati essenziali della notizia, in forma breve. Di norma, non si deve superare la lunghezza di una pagina, suddivisa in tre o quattro capoversi.

-CHIARO. Per comunicare in modo chiaro occorre utilizzare un linguaggio semplice e strutturare i periodi in modo coerente. Nel testo bisognerebbe usare frasi brevi, semplici e lineari. Alcuni studi hanno infatti dimostrato che le frasi con un massimo di 10 parole sono facilmente comprensibili, quelle da 11 a 16 sono comprensibili, quelle da 17 a 22 sono appena comprensibili, quelle con più di 22 parole risultano incomprensibili. Bisognerebbe poi usare verbi in forma attiva, con la specificazione del soggetto, con la forma affermativa e con modi e tempi verbali semplici. Al contrario bisognerebbe non usare, o limitare al massimo, gli aggettivi, le frasi retoriche, gli stereotipi, il linguaggio burocratico e quello tecnico, le espressioni astratte e indirette, in gergo e in codice, le sigle e le abbrevazioni.

LA COSTRUZIONE DEL COMUNICATO dovrebbe avvenire a moduli, cioè a paragrafi autosufficienti, per agevolare limpaginazione della testata giornalistica. -Prima parte: deve contenere la parte essenziale della notizia e, in generale deve rispondere alle cinque W del giornalismo: Who (chi) – What (cosa) - Where (dove) – When (quando) – Why (perché). -Seconda parte: serve per sviluppare e approfondire i concetti espressi in precedenza. -Terza parte: Serve per le informazioni secondarie e accessorie (per esempio dichiarazioni di corredo e dettagli più tecnici).

-Titolo: deve essere informativo e non puntare a colpire, come nel caso dei titolo dei giornali. -Data: può essere utile per orientare, soprattutto per comunicati inviati a distanza dallevento. A questo proposito, occorre fare molta attenzione a scrivere le date nel corpo del comunicato (venerdì 27 giugno e non oggi, per non ingenerare equivoci) -Luogo: può essere utile, soprattutto per comunicati destinati a uscire dallambito locale. -Telefono, fax, per contatti: possono essere utili soprattutto per comunicati destinati a uscire dallambito locale. -Sigla autore: in genere viene utilizzata nelle strutture molto grandi e dipende dallorganizzazione interna del lavoro.

A MARGINE DEL COMUNICATO. -Linvio: preferibilmente via fax e via mail, In questo caso è meglio come testo della mail piuttosto che come file allegato. -A corredo: si può mandare, con moderazione e solo in caso di effettiva utilità, una foto in formato jpg o rinviare con dei link a siti di approfondimento della notizia.

COMUNICATO STAMPA E CONFERENZA. -Comunicato in anticipo (ma può essere un deterrente a parteciapre alla conferenza). -Comunicato in contemporanea, allinterno della cartella stampa. Prima è preferibile inviare un invito stampa. -Comunicato dopo la conferenza. Si usa quando ci si accorge che la conferenza non è stata coperta in modo adeguato dai mass-media. In altri casi e sconsigliabile, perché alcuni organi di stampa preferiscono anticipare la notizia piuttosto che darne conto dopo.

LE QUESTIONI APERTE. -Il comunicato come forma di comunicazione diretta: quando un comunicato viene inserito nel sito si trasforma in una forma di comunicazione diretta, che salta la mediazione dei mass-media. A parte i problemi etici, questo fatto mette in crisi la costruzione e la struttura classica del comunicato. Anche alcune tendenze in atto nelle redazioni giornalistiche portano sempre più spesso a pubblicare i comunicati senza alcun intervento da parte del giornalista della testata. Si va verso la realizzazione di veri e propri articoli?

LE QUESTIONI APERTE. Il comunicato e le esigenze della società complessa: oggi il comunicato si rivolge sempre meno a un pubblico indistinto e a mass-media simili e di uguale rilievo territoriale, sempre più si rivolge a mass-media e a pubblici diversi (le testate specialistiche/generaliste, stampa/televisione, testate locali/nazionali). Questo fatto mette in crisi la stessa concezione classica del comunicato. Si va verso la realizzazione di comunicati diversi e mirati su tanti pubblici e media?