ARCHIVISTICA GENERALE 4 LA FORMAZIONE DELL’ARCHIVIO 2013

LE ATTIVITA’ PER LA FORMAZIONE DELL’ARCHIVIO Attività di record management (gestione dei documenti): –traggono origine dal periodo napoleonico: utilizzo di strumenti di gestione dei documenti per sostenere le riforme politiche e amministrative in corso e snellire procedure e sistemi di organizzazione dei documenti (Romiti, 19 ss.), –sono per la prima volta approvate in Italia nel regolamento per l’esecuzione della legge sull’amministrazione comunale e provinciale annesso al rd 20 marzo 1865, n (allegato A e all. 2 art. 21 che prevede il registro di protocollo). Prevedono le competenze del segretario comunale per la tenuta dell’archivio e l’elenco di tipologie dei documenti e dei registri da conservare, nonché modalità di conservazione e trattamento (rubriche, ordinamento cronologico, ecc.) –sono sviluppate nel settore pubblico in modo sistematico a partire dal rd 35/1900 e riformulate con dpr 445/2000 –tutela dell’amministrazione archivistica che esercita un controllo sugli archivi correnti delle pp.aa. (testo unico 490/1999) –necessità di archivisti di alto profilo tecnico nei soggetti produttori (missionaires nella tradizione francese)

LA GESTIONE DEI DOCUMENTI Si tratta della funzione di organizzazione e controllo generale e sistematico esercitata da qualsiasi soggetto (soprattutto una struttura organizzata) sulla propria documentazione al fine di disporre del necessario supporto informativo- documentario per lo svolgimento efficiente della propria attività sia a fini interni che a fini di trasparenza amministrativa. Richiede: –attendibilità del sistema documentario e dei documenti nel sistema nella fase di formazione (organizzazione stabile,controllo sulle responsabilità, certezza dei dati sulla formazione/acquisizione dei documenti) –autenticità (integrità dei documenti e delle informazioni per l’accesso ai documenti) nello spazio (trasmissione) e nel tempo (conservazione) –accessibilità nel tempo (mantenimento della leggibilità e intelligibilità dei documenti e del sistema documentario e delle funzionalità di ricerca)

REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE Il sistema di gestione dei documenti deve rispettare e mantenere integri nel tempo i caratteri che costituiscono la natura dei documenti e ne definiscono la funzione all’interno del soggetto produttore. Il sistema di gestione dei documenti definisce, perciò, il metodo e gli strumenti concreti per costruire, nella fase di formazione, una struttura adeguata alla funzione dei documenti ed efficiente e per mantenerla nel tempo nella sua forma originaria

GLI STRUMENTI PER LA GESTIONE DEGLI ARCHIVI CORRENTI Obiettivo: definire e mantenere il vincolo archivistico in modo funzionale e coerente con chi lavora –Identificazione univoca e certa dei documenti che entrano dall’esterno nel sistema documentario o che escono dai suoi confini mediante la registrazione secondo procedure specifiche degli elementi costitutivi essenziali (registrazione: protocollo, segnatura di protocollo, altre registrazioni) –Definizione e aggiornamento dei criteri di ordinamento (disposizione originaria) dei documenti e delle relazioni documentarie che si stabiliscono nel concreto svolgimento delle attività (classificazione/fascicolazione: piano di classificazione, repertorio dei fascicoli) –Identificazione delle responsabilità amministrative per lo svolgimento delle attività del soggetto in relazione al trattamento documentario (controllo della movimentazione dei fascicoli e dell’iter delle pratiche: schedario, scadenzario, registro dei movimenti dei fascicoli) –Definizione di procedure per la gestione dei flussi documentari (manuali, regolamenti) –Strumenti coevi di ricerca (repertori, rubriche,indici) –Procedure per il trasferimento dei documenti (elenchi per serie, controllo topografico)

LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI. ORIGINE ED EVOLUZIONE La registrazione come attività di identificazione dei documenti nel contesto giuridico-amministrativo e nel contesto documentario di un soggetto produttore (registrazione di protocollo) trae origine, con significato distinto, dalla antica registrazione integrale dei contenuto dei documenti costitutivi di diritti (oggi registrazione presso la Corte dei conti o presso l’Ufficio del registro di determinati documenti). La registrazione di protocollo consiste nella trascrizione degli elementi identificativi del documento con l’obiettivo di controllarne in modo certo la tenuta all’interno di un sistema documentario e fornire prova nel tempo della sua esistenza. E’ l’attività che consente di definire nel tempo in modo univoco quali documenti ricevuti/spediti o, eventualmente, interni siano parte del soggetto produttore. E’ essenziale per il ricercatore quando mancano strumenti di ricerca e inventari

GLI SCOPI DELLA REGISTRAZIONE Garantire il cittadino e il soggetto produttore dal punto di vista della certezza del diritto e della trasparenza delle pp.aa.: –identifica i documenti in entrata e uscita, cioè: attribuisce un numero univoco di identificazione stabilisce la data certa di inserimento nell’archivio del soggetto produttore definisce, perciò, anche la sequenza cronologica di ingresso dei documenti ricevuti e spediti nell’archIvio Il registro di protocollo è la fonte conoscitiva del giorno di arrivo o di spedizione di un dato documento, identificato con numero progressivo annuale e data (archivistica), mittente, destinatario, sintesi del contenuto (oggetto), ufficio di assegnazione “Costituisce un elemento probante che conferisce al documento il carattere dell’autenticità” (De Felice).

GLI ELEMENTI DELLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Numero di registrazione (progressivo annuale) Data di registrazione Data del documento e numero di protocollo assegnato dal mittente (solo per i documenti ricevuti) Mittente/destinatario (persona fisica o giuridica) Oggetto: natura dell’atto rappresentato, sintesi del suo contenuto (costituisce la base per la classificazione del documento): da prevedere anche quando manchi l’indicazione esplicita Indice di classificazione (comprende il fascicolo): definito in base al titolario d’archivio. E’ un elemento sempre meno presente in sede di registrazione: specializzazione delle funzioni archivistiche Annotazioni: indicazione dei precedenti, indicazione degli allegati (numero, posizione, descrizione se rilevante), eventuali decisioni sul trattamento del documento (atti, evidenza, ecc.) Al fine di garantire l’uniformità della registrazione (e l’attendibilità del sistema) sono opportune linee guida o direttive per risolvere casi dubbi, soprattutto nel caso di documentazione meno frequente. Requisiti essenziali sono la contestualità e la connessione tra gli elementi obbligatori.

Il registro

CLASSIFICAZIONE/FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Ha lo scopo di organizzare i documenti in riferimento alle specifiche funzioni del soggetto produttore e alle concrete modalità di operare. E’ lo strumento per formare archivi ordinati Tutti i documenti d’archivio (cioè quei documenti “che partecipano attivamente alla conduzione degli affari dell’ente”) sono oggetto di classificazione, ovvero di riconoscimento, identificazione e organizzazione funzionale. Un documento può essere oggetto di più operazioni di classificazione: in ambiente tradizionale questa possibilità comporta la sua duplicazione Il titolario o piano di classificazione è strumento utile al ricercatore per orientare l’indagine

LA NATURA DELLA CLASSIFICAZIONE D’ARCHIVIO I documenti si accumulano (si sono sempre accumulati) in relazione reciproca in base alle attività cui partecipano: ogni documento ha un posto (fisico e logico in ambiente cartaceo, logico in ambiente digitale) definito Questo processo di sedimentazione/organizzazione ordinata e funzionale è sostenuta e razionalizzata dalle attività di classificazione

EVOLUZIONE DELLA FUNZIONE DI CLASSIFICAZIONE La classificazione è uno strumento di organizzazione dei documenti sviluppato in età moderna (soprattutto nel XVIII secolo) per sostenere la funzione documentaria degli apparati amministrativi sempre più complessi e articolati Consiste nella predisposizione di un piano generale di classificazione come insieme ordinato (organizzato gerarchicamente) di partizioni astratte (categorie, classi, sottoclassi) in base alle quali si struttura il materiale documentario fino alla indicazione del singolo affare o della specifica materia, ovvero alla creazione del relativo fascicolo

Indici di classificazione E’ il codice alfanumerico o l’insieme delle voci descrittive che rappresenta il livello di dettaglio del piano di classificazione nel cui ambito viene costituito il fascicolo. Comprende anche l’indice di posizione del fascicolo, ovvero il numero progressivo di ogni fascicolo concreto costituito nell’ambito del piano di classificazione. E’ collegato con la specifica struttura organizzativa responsabile, che può essere rappresentata nella forma di un codice (indice di archivio) Classificare un documento significa attribuire il documento a una delle voci del piano di classificazione e inserirlo in un fascicolo concreto

I MEZZI DI RICERCA COEVI Includono in particolare – i repertori dei fascicoli, –le rubriche e gli schedari, –gli scadenzari.

I MEZZI DI RICERCA COEVI: IL REPERTORIO DEI FASCICOLI Il repertorio dei fascicoli è l’elenco progressivo dei fascicoli in genere identificati secondo l’ordine cronologico nell’ambito di ciascuna partizione del piano di classificazione. Mentre questo ultimo fornisce il quadro astratto del sistema documentario, il repertorio identifica in modo concreto le unità archivistiche costituite dai fascicoli, che per la loro eterogeneità e numerosità rischierebbero di non venire altrimenti individuati sia nella fase corrente che nelle successive fasi di gestione dell’archivio.

I MEZZI DI RICERCA COEVI: LE RUBRICHE Le rubriche sono utilizzate al fine specifico di favorire l’attività di ricerca mediante la creazione di un sistema, per lo più precostituito, di voci di indice ordinate alfabeticamente. La forma fisica è quella di un registro a margini scalettati e contrassegnati con le lettere dell’alfabeto, oppure quella di uno schedario costituito da schede mobili. In entrambi i casi gli elementi oggetto di memorizzazione e di ordinamento per lo più alfabetico possono riguardare le materie, i nomi di enti o di persone, i toponimi relativi ai singoli documenti o alle unità archivistiche (fascicoli e registri).

I MEZZI DI RICERCA COEVI: LO SCADENZARIO Lo scadenzario è lo strumento che identifica le scadenze temporali da rispettare nell’espletamento di uno specifico affare. E’ sostanzialmente uno strumento (per tradizione in forma di registro o di scheda) che consente di sostenere l’efficienza dei processi di lavoro grazie a un controllo dei tempi di esecuzione delle attività previste. Da tempo trascurato anche nel settore pubblico, è spesso sostituito da procedure informatiche – in alcuni casi molto complesse - di governo dell’iter di un affare (sistemi di workflow management).