01/06/20161 ARCHIVISTICA GENERALE 9 Gli standard per la descrizione archivistica 2013

01/06/20162 I temi Aspetti introduttivi –Significato e ruolo degli standard per la descrizione archivistica –Le norme nazionali di descrizione –Gli standard descrittivi: tipologie ed evoluzione (ISAD, ISAAR)

01/06/20163 SIGNIFICATO E RUOLO DEGLI STANDARD PER LA DESCRIZIONE ARCHIVISTICA

01/06/20164 Definizione di standard Sono insiemi di norme e procedure finalizzati alla semplificazione dell’operatività quotidiana Sono oggetto di condivisione all’interno di una comunità (secondo procedure specifiche) In ambiente informatico sono orientati allo sviluppo dell’interoperabilità tra sistemi al fine di scambiare (comunicare e/o condividere) dati in modo efficiente. A tal fine è necessario un linguaggio di rappresentazione e di comunicazione idoneo e normalizzato che definisca: –gli elementi informativi della descrizione delle risorse (ad esempio le componenti di un inventario o di una guida), –le relazioni tra gli elementi informativi –modelli di indicizzazione per la ricerca

01/06/20165 la classificazione degli standard Gli standard si possono classificare in base a criteri diversi: –in base alla procedura di definizione/approvazione de facto (non ufficialmente riconosciuti, ma pubblicamente diffusi), industriali (già proprietari: si affermano sul mercato e dominano un ambiente operativo), formali sviluppati dalle istituzioni nazionali o internazionali competenti (ISO, CEN. UNI) –in base alle finalità perseguite: ad esempio standard di rappresentazione (standard professionali, interni alla comunità) standard di comunicazione (standard tecnici, trasversali)

01/06/20166 gli standard professionali Uno standard professionale è un insieme di norme fissate sulla base di un accordo interno a una categoria professionale per uniformare una procedura tecnica. Il processo di elaborazione di uno standard è complesso perché richiede cooperazione multidisciplinare e modalità di manutenzione e aggiornamento delle regole.

01/06/20167 gli standard descrittivi archivistici esistenti (Valacchi) ISAD(G): General International standard of archival description, seconda edizione. E’ lo standard “base” di descrizione archivistica orientato ai fondi archivistici e alle loro componenti e anche quello sostanzialmente più diffuso. Dà indicazioni di ordine generale per l’elaborazione di descrizioni archivistiche che consentano di identificare contesto e contenuto del materiale archivistico; ISAAR (CPF): International Standard Archival Autorithy Records for Corporate Bodies, Persons and Families, seconda edizione. La funzione di questo standard è di contribuire alla creazione di record di autorità che descrivano e consentano di individuare i soggetti produttori del materiale archivistico; ISDF: International Standard for Describing Functions. Questo standard, di più recente pubblicazione, completa le descrizioni realizzate sulla base di ISAD(G) e ISAAR (CPF), consentendo di descrivere in forma normalizzata le funzioni dei soggetti coinvolti nella produzione e nella eventuale uccessiva gestione del materiale archivistico e giocando un ruolo molto importante ai fini della corretta individuazione del contesto di produzione e uso; ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings. Lo standard, anch’esso di recente pubblicazione e anch’esso destinato ad integrare le descrizioni messe a punto sulla base degli altri standard, consente di descrivere in maniera normalizzata i soggetti conservatori di materiale archivistico Standard di formato per migliorare l’uso e l’interoperabilità degli strumenti di ricerca: EAD/EAC

01/06/20168 LE NORME NAZIONALI DI DESCRIZIONE

01/06/20169 il caso italiano prima degli standard descrittivi: dalle tradizioni regionali alla circ. 39/1966 per la pubblicazione degli inventari Per lungo tempo ogni istituzione archivistica pubblicava i risultati della propria attività scientifica senza alcun coordinamento nazionale (Carucci, Catalogo, p. 11). La ricchezza e diversità del patrimonio documentario storico si rifletteva anche nella diversità di tradizioni nella presentazione degli strumenti di ricerca: scuola toscana, scuola napoletana, tradizione milanese o romana. Regolamenti del 1875 e del 1911: criteri comuni in tema di riordinamento, ma non norme dettagliate. Qualche indicazione nei manuali tecnici (Casanova, Cencetti, Pavone, Valenti, Carucci) e negli esempi concreti (Bongi) Circolari del Ministero degli interni del 1913 per spingere gli archivisti a svolgere attività di inventariazione analitica (“statino dei lavori” annuale) Con la crescita dell’attività editoriale locale e soprattutto nazionale centrale (“Notizie degli Archivi di Stato” a partire dal 1941), si avverte l’esigenza di una maggiore uniformità: circolare del 1943 in cui si comunica l’avvio di una collezione di pubblicazioni archivistiche (commissione consultiva) organizzata in tre serie “Guide o inventari”, “Fonti” e “Studi” (*). Nel 1955 si richiede un elenco di inventari stampati. Predisposta dall’Ufficio studi e pubblicazioni della Direzione generale degli archivi, la circolare 39/1966 definisce in modo sintetico ed essenziale i principi che guidano il lavoro descrittivo (e non solo) per la pubblicazione degli strumenti di ricerca (inventari in particolare)

01/06/ le componenti della circolare 39/1966 –criteri di massima per l’ordinamento (periodizzazione, ordine di distribuzione della materia) –introduzione agli inventari: inquadramento storico, descrizione dell’archivio, bibliografia –definizione delle voci specifiche richieste per la produzione di inventari: grado di analiticità e uniformità del lavoro descrittivo, identificazione dei singoli elementi informativi (titolo originario dell’unità archivistica, integrazioni e osservazioni, segnatura archivistica, consistenza, estremi cronologici, allegati, indici, configurazione fisica dello strumento

01/06/ i modelli pubblicati: la Guida generale e gli inventari a stampa La pubblicazione degli strumenti di ricerca e l’esperienza della Guida generale degli archivi di Stato italiani da parte dell’Ufficio centrale per i beni archivistici hanno determinato la creazione di un modello base per la definizione di un formato condiviso degli strumenti di ricerca In particolare la Guida e la circolare emanata nel 1969 contenente i criteri metodologici per l’analisi e la descrizione dei fondi conservati negli AS svolsero un ruolo di normalizzazione notevole, nonostante le vivaci discussioni dovute all’impostazione del lavoro: identificare “i soggetti produttori delle carte come livello base per la descrizione” (Carucci, Catalogo, p. 13) a prescindere dalle effettive situazioni di riordinamento avvenute sui fondi o di disordine. La Guida prende atto “della non necessaria coincidenza tra gli archivi originari di ogni singola istituzione e i fondi quali ci sono stati tramandati dalla tradizione storica”

01/06/ lo sforzo di normalizzazione della Guida - 1 Criteri generali di descrizione archivistica a livello di fondo e serie che si traducono in modalità grafiche specifiche, applicate rigorosamente (tanto da consentire la traduzione automatica della guida con il linguaggio di marcatura SGML) La struttura organizzativa interna al fondo (raggruppamenti di serie, serie, sottoserie, gruppi di unità), la struttura superiore e le relazioni tra i fondi (istituzionali, per categorie, per tipologia di documentazione, ecc.) (super super fondo, super fondo) sono espresse con criteri rigorosi e uniformi Principi generali di periodizzazione

01/06/ lo sforzo di normalizzazione della Guida - 2 Criteri per la definizione di tipologie (feudi; comuni; province; archivi fascisti; comitati di liberazione nazionale; archivi notarili; catasti; atti demaniali; stato civile; università, arti, collegi e ordini professionali; camere di commercio; opere pie; istituzioni di assistenza e beneficenza, ospedali; enti ecclesiastici; corporazioni religiose, archivi di famiglie e di persone; archivi diversi; raccolte e miscellanee; ma anche archivi fotografici; archivi in fotocopia e microfilm,; archivi audiovisivi; archivi signorili; archivi delle case regnanti; ordini cavallereschi, musei) Modalità di trattamento delle disarticolazioni e degli accorpamenti (rinvii, richiami, gestione storica delle denominazioni, ecc.) Normalizzazione della denominazione dei soggetti produttori e dei fondi e delle serie

01/06/ ISAD (INTERNATIONAL STANDARD FOR ARCHIVAL DESCRIPTION). FINALITA’

01/06/ finalità delle ISAD L’International Standard for Archival Description ha la finalità di fornire norme generali (un quadro concettuale di riferimento e criteri efficaci) per l’elaborazione di descrizioni archivistiche, da utilizzare in unione agli standard nazionali esistenti o come base per lo sviluppo di standard nazionali. Lo standard è utilizzabile per descrivere il patrimonio archivistico indipendentemente dalla tipologia o dal supporto della documentazione. Non si forniscono direttive per la descrizione di materiali speciali (ad esempio i sigilli, le registrazioni sonore o i materiali audiovisivi), per i quali già esistono specifiche regole descrittive riconosciute internazionalmente.

01/06/ evoluzione dello standard ISAD La prima edizione (Ottawa 1994) è stata predisposta dalla Commissione ad hoc sugli standard di descrizione del Consiglio internazionale degli archivi (ICA/DDS). La seconda edizione (Stoccolma 1999, trad. it., Firenze 2000: è il risultato del lavoro di revisione condotto, in collaborazione con gruppi di lavoro nazionali, dal Comitato per gli standard di descrizione che ha sostituito la precedente Commissione ad hoc nel 1996.

01/06/ lo standard ISAD in sintesi Le norme sono regole generali per la descrizione archivistica che hanno carattere sistematico: sono utilizzabili per qualunque tipo di documento archivistico e per qualunque livello di descrizione. L'obiettivo principale è quello di consentire lo scambio e la circolazione delle informazioni descrittive con finalità di integrazione e cooperazione. Il principio di base della descrizione archivistica assunto nello standard è quello del modello gerarchico dei livelli di ordinamento del fondo e delle sue parti cui corrispondono i livelli di descrizione (cfr schema).

01/06/ I principi teorici di base Le ISAD sono basate su principi teorici riconosciuti, in particolare sulla teoria archivistica del respect des fonds (nella tradizionale italiana, del principio del metodo storico), che si traduce in una serie di regole generali di natura introduttiva, che possono essere riassunte nell’affermazione del principio per cui la descrizione archivistica è multi-livellare e procede dal generale al particolare (dall’analisi del fondo a quello delle sue componenti strutturali, le serie, le sotto-serie, ecc.)

01/06/ struttura dello standard Lo standard ISAD è costituito da un insieme di regole che stabiliscono i principi generali della descrizione e identificano e definiscono tutti gli elementi descrittivi che (diversamente combinati) consentono di rappresentare compiutamente una entità archivistica (fondo, serie, sotto- serie, unità archivistica, ecc.) Gli elementi descrittivi sono 26, organizzati in 7 aree di informazioni descrittive.

01/06/ le regole Ciascuna regola consiste di componenti definite: –il nome dell’elemento di descrizione al quale la regola si applica –l’enunciazione della funzione dell’elemento –l’enunciazione della regola applicabile all’elemento –esempi che mostrino l’applicazione della regola

01/06/ le aree di informazioni descrittive 1. Area dell’identificazione (informazioni per identificare l’unità di descrizione) 2. Area delle informazioni sul contesto (informazioni relative alla provenienza e alla storia della sua conservazione) 3. Area delle informazioni sul contenuto e sulla struttura (informazioni relative al contenuto e all’ordinamento dell’unità di descrizione) 4. Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione (informazioni relative alla disponibilità dell’unità di descrizione) 5. Area delle informazioni sulla documentazione collegata (informazioni sulla esistenza di documentazione che ha relazioni significative con l’unità descritta) 6. Area delle note (informazioni particolari e informazioni che non possono essere inserite in altre aree) 7. Area di controllo della descrizione (informazioni relative a come, quando e da chi la descrizione è stata redatta)

01/06/ elementi descrittivi essenziali Per lo scambio di informazioni a livello internazionale è da considerarsi essenziale solo un ridotto numero di elementi: –segnatura o codice identificativo –denominazione o titolo –soggetto produttore –data/date –consistenza dell’unità di descrizione e –livello di descrizione

01/06/ le chiavi di accesso e il controllo di autorità Data la rilevanza delle chiavi di accesso in un sistema descrittivo orientato alla cooperazione è stato elaborato in connessione con ISAD un altro standard del Consiglio internazionale degli archivi, l’International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families: ISAAR (CPF) che fornisce regole generali per elaborare documenti di autorità archivistici che descrivano enti, persone, famiglie che possano essere identificati come soggetti produttori nelle descrizioni di documentazione archivistica (vedi appendice A/2)

01/06/ Scopo della regola: identificare univocamente l’unità di descrizione e stabilire un collegamento con la descrizione che la rappresenta Regola: indicare i seguenti elementi ai fini di una identificazione univoca (obbligatori ai fini di uno scambio di informazioni a livello internazionale): –il codice del paese (ISO Codes for the representation of names of countries) –il codice dell’istituzione archivistica secondo le norme nazionali –specifica segnatura locale, codice di controllo o altro elemento univoco di identificazione area della identificazione: segnatura o codice identificativo

01/06/ Scopo della regola: denominare l’unità di descrizione Regola: riportare il titolo originale oppure attribuire un titolo conciso in conformità alle regole della descrizione in più livelli e delle convenzioni nazionali. area della identificazione: denominazione o titolo

01/06/ Scopo della regola: identificare e segnalare la/e data/e dell’unità descritta Regola: indicare almeno uno dei seguenti tipi di data, secondo quanto ritenuto opportuno in relazione alla documentazione oggetto della descrizione: –data di accumulazione dei documenti in relazione alle attività svolte dal soggetto produttore –data nella quale i documenti si sono formati. Comprende le date di documenti in copia, di documenti allegati, di documenti antecedenti, ecc. –altre date in conformità alle convenzioni nazionali Le date estreme devono sempre comprendere quella iniziale e finale, tranne nel caso di archivi ancora aperti Per la datazione si consiglia di utilizzare, quando possibile, lo standard ISO 8601:1988:Data elements and interchange formats-Information interchange- Representation of dates and times area della identificazione: data/e

01/06/ Scopo della regola: identificare il livello dell’unità di descrizione all’interno dell’ordinamento del fondo Regola: indicare il livello dell’unità descritta (fondo, sub-fondo, serie, sottoserie, unità archivistica, unità documentaria) area della identificazione: livello di descrizione

01/06/ Scopo della regola: identificare e descrivere: –a) la consistenza materiale o logica –b) il supporto dell’unità di descrizione Regola: segnalare la consistenza dell’unità di descrizione dando in cifre il numero totale delle unità materiali o logiche e l’unità di misura. Indicare i supporti specifici delle unità descritte. In alternativa: indicare l’estenzione in metri lineari o il volume in metri cubi del materiale di cui è composta l’unità di descrizione. area della identificazione: consistenza e supporto dell’unità descritta (quantità, volume, dimensione fisica)

01/06/ area delle informazioni sul contesto Alcune delle informazioni di quest’area (ad esempio la denominazione del soggetto produttore, la storia istituzionale e amministrativa, la nota biografica possono essere essere incluse in file di autorità collegati alle descrizioni archivistiche)

01/06/ area delle informazioni di contesto: denominazione del soggetto produttore Scopo della regola: identificare il soggetto produttore dell’unità descritta Regola: indicare il nome dell’organismo o della persona responsabile della produzione, accumulazione e conservazione della documentazione dell’unità descritta. Il nome dovrebbe essere formulato in una forma standardizzata come prescritto dalle convenzioni nazionali in conformità dei principi di ISAAR (CPF)

01/06/ area delle informazioni di contesto: storia istituzionale/amministrativa, nota biografica Scopo della regola: fornire la storia istituzionale/amministrativa o il profilo biografico del soggetto produttore per collocare la documentazione nel contesto storico-istituzionale e documentario e facilitarne la comprensione Regola: indicare in forma concisa tutte le informazioni significative sull’origine, l’evoluzione, le vicende e l’attività dell’organismo o sulla vita e l’attività della persona responsabile della produzione dell’unità descritta. Citare eventuali fonti edite che indichino ulteriori informazioni. Si veda quanto indicato nello standard ISAAR (CPF)

01/06/ area delle informazioni di contesto: storia archivistica Scopo della regola: fornire le informazioni sullastoria del’unità descritta che siano significative ai fini dell’autenticità, integrità e interpretazione della documentazione Regola: segnalare i successivi passaggi di proprietà, responsabilità e/o custodia dell’unità descritta e indicare quegli interventi che hanno contribuito alla sua presente struttura e ordinamento (storia degli ordinamenti, elaborazione di strumenti di ricerca coevi, riutilizzo della documentazione per finalità diverse, migrazioni in ambienti software diversi, ecc.)

01/06/ area delle informazioni di contesto: modalità di acquisizione o versamento Scopo della regola: identificare il soggetto dal quale è stata acquisita o che ha versato la documentazione Regola: indicare il soggetto dal quale l’unità descritta è stata acquisita, la data e/o il titolo di acquisizione, se tali informazioni non sono del tutto o in parte riservate.

01/06/ area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura: ambiti e contenuto Scopo della regola: permettere agl utenti di valutare la potenziale rilevanza dell’unità di descrizione Regola: illustrare sinteticamente gli ambiti (cronologici e geografici) e il contenuto (come la tipologia documentaria, le materie trattate, le procedure amministrative) dell’unità di descrizione, pertineneti al livello di descrizione. Nella tradizione italiana si tratta di informazioni che vengono presentate nella nota archivistica (nel caso dei livelli di fondo e serie) e nella descrizione interna della singola unità archivistica

01/06/ area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura: procedure, tempi e criteri di valutazione e scarto Scopo della regola: fornire le informazioni relative a tutte le operazioni di valutazione e di scarto Regola: indicare le operazioni di valutazione e di scarto, effettuate o pianificate sull’unità di descrizione nel corso del tempo, specialmente se rilevanti per l’interpretazione della documentazione

01/06/ area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura: incrementi previsti Scopo della regola: informare l’utente su previsti accrescimenti dell’unità di descrizione Regola: segnalare se sono previsti incrementi ed eventualmente indicarne quantità e frequenza

01/06/ area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura: criteri di ordinamento Scopo della regola: fornire informazioni sulla struttura interna, l’organizzazione e/o il sistema di classificazione dell’unità di descrizione Regola: fornire specifiche informazioni sulla struttura interna, l’organizzazione e/o il sistema di classificazione indicando come siano state trattate dall’archivista. Per la documentazione elettronica, riportare informazioni o riferimenti all’architettura del sistema. In alternativa: inserire queste informazioni nell’elemento Ambiti e contenuto conformermente alle convenzioni nazionali

01/06/ area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione: condizioni che regolano l’accesso Scopo della regola: fornire informazioni sulla condizione giuridica e su altre forme di regolamentazione che limitano o condizionano l’accesso all’unità descritta Regola: precisare la legge o la condizione giuridica, gli accordi, le regolamentazioni particolari e gli specifici provvedimenti che condizionano l’accesso all’unità di descrizione. Se opportuno, indicare la durata del periodo di esclusione dalla consultazione e la data nella quale il materiale verrà reso disponibile

01/06/ area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione: condizioni che regolano la riproduzione Scopo della regola: segnalare tutte le limitazioni alla riproduzione dell’unità descritta Regola: dare informazioni quali ad esempio l’esistenza di copyright che regolano la riproduzione dell’unità descritta di cui sia permessa la consultazione.

01/06/ area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione: lingua/scrittura della documentazione Scopo della regola: segnalare la lingua, la scrittura o i sistemi di simboli utilizzati nell’unità di descrizione Regola: indicare la lingua e/o la scrittura utilizzata nella documentazione compresa nell’unità descritta (inclusi gli alfabeti, le scritture, i sistemi di simboli o le abbreviazioni utilizzati). Eventualmente includere anche i codici ISO per la lingua (ISO e ISO 639-2: International Standards for Languages Codes) e la scrittura (ISO 15924: International Standard for Names of Scripts)

01/06/ area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione: caratteristiche materiali e requisiti tecnici Scopo della regola: fornire informazioni su tutte le caratteristiche materiali e i requisiti tecnici che siano rilevanti ai fini dell’utilizzazione dell’unità descritta Regola: indicare tutte le condizioni materiali che influiscano sul’utilizzazione dell’unità descritta, quali ad esempio esigenze di conservazione. Dar conto dei software e/o degli hardware necessari per avere accesso all’unità di descrizione

01/06/ area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione: strumenti di ricerca Scopo della regola: segnalare tutti gli strumenti di ricerca relativi all’unità di descrizione Regola: dare informazioni su tutti gli strumenti di ricerca esistenti presso l’istituto archivistico o presso il soggetto produttore che possano fornire informazioni sul contesto e il contenuto dell’unità di descrizione.

01/06/ area delle informazioni relative a documentazione collegata: esistenza e localizzazione degli originali Scopo della regola: indicare l’esistenza, la localizzazione, la disponibilità e/o la distruzione degli originali nel caso in cui l’unità descritta consista di copie Regola: nel caso in cui sia disonibile (nella stessa istituzione archivistica o altrove) l’originale dell’unità descritta, segnalarne la localizzazione e la segnatura. Se gli originali non esistono più, o la loro localizzazione è ignota, riportare tale informazione

01/06/ area delle informazioni relative a documentazione collegata: esistenza e localizzazione di copie Scopo della regola: indicare l’esistenza, la localizzazione e la disponibilità di copie dell’unità descritta Regola: nel caso in cui sia disponibile (nella stessa istituzione archivistica o altrove) copia dell’unità descritta segnalarne la localizzazione e la segnatura

01/06/ area delle informazioni relative a documentazione collegata: unità di descrizione collegate Scopo della regola: segnalare l’esistenza di unità di descrizione collegate Regola: riportare informazioni su unità descritte esistenti nella stessa istituzione archivistica o altrove che siano prodotte dal medesimo soggetto produttore o che siano collegate sulla base di altri tipi di associazione. Se l’unità di descrizione collegata è uno strumento di ricerca, farne riferimento utilizzando l’elemento di descrizione Strumenti di ricerca

01/06/ rea delle informazioni relative a documentazione collegata: bibliografia Scopo della regola: identificare tutte le pubblicazioni che si riferiscano all’unità descritta o siano basate sullo studio, l’analisi o una qualche altra forma di utilizzazione Regola: citare e/o fornire informazioni sulle pubblicazioni che si riferiscono all’unità descritta o siano basate sullo studio, sull’analisi o una qualche altra forma di utilizzazione. Includere riferimenti a facsimili o a trascrizioni edite.

01/06/ area delle note Scopo della regola: fornire informazioni particolari ed informazioni che non possono essere inserite in nessuna delle altre aree Regola: dare le informazioni particolari e quelle che non trovano adeguata collocazione negli elementi descrittivi delle altre aree

01/06/ area di controllo della descrizione: nota dell’archivista Scopo della regola: spiegare come e da chi è stata elaborata la descrizione Regola: indicare l’autore della descrizione e le fonit consultate

01/06/ area di controllo della descrizione: norme o convenzioni Scopo della regola: identificare le regole e le convenzioni sulle quali è basata la descrizione Regola: indicare le convenzioni o le norme internazionali, nazionali e/o locali applicate nella redazione della descrizione

01/06/ rea di controllo della descrizione: data della descrizione Scopo della regola: indicare quando la descrizione è stata elaborata e/o modificata Regola: indicare la data nella quale la descrizione è stata elaborata e/o modificata

01/06/ LO STANDARD INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVAL AUTHORITY RECORD FOR CORPORATE BODIES, PERSONS AND FAMILIES: ISAAR (CPF)

01/06/ i file di autorità archivistici ISAAR: una struttura per la normalizzazione e lo scambio di descrizioni archivistiche che identificano e descrivono i soggetti produttori in quanto attività di controllo della forma e del contenuto delle principali chiavi di accesso (i soggetti produttori) nei sistemi informativi archivistici Presuppongono un sistema informativo unico o coordinato basato sul principio della descrizione distinta delle informazioni dei soggetti produttori Consentono percorsi di navigazione articolata e offrono riferimenti bibliografici essenziali

01/06/ I principi dello standard ISAAR si fonda sul principio del controllo di autorità per qualificare le chiavi di accesso a un sistema informatico di descrizione, cioè sulla opportunità di creare specifiche liste controllate di “voci di autorità” - termini individuati come punti di accesso privilegiati e modificabili, coerenti e auto-esplicative - esclusivamente mediante specifiche procedure di verifica da archivisti autorizzati Ciascun file d’autorità così costituito può essere condiviso da più istituzioni e obbedire a una specifica convenzione nazionale o internazionale

01/06/ Il record d’autorità E’ costituito da una denominazione (intestazione d’autorità o forma normalizzata del nome o del termine utilizzato come chiave d’accesso) e da una serie di elementi descrittivi ad essa relativi che descrivono l’entità identificata o rinviano ad altre intestazioni d’autorità. Per il lavoro archivistico di descrizione è opportuno prevedere file di autorità (cioè insiemi di record d’autorità) non solo per nomi di soggetti produttori, ma anche per nomi geografici, forme di materiali, ecc. ISAAR è uno standard (definizione di regole) per la creazione di authority file che comprendano record di autorità di soggetti produttori (enti, persone, famiglie), cioè record di autorità archivistici

01/06/ la struttura del record di autorità: le componenti 1.intestazioni/punti di accesso di autorità controllati e standardizzati 2.descrizione del soggetto (storia biografica o amministrativa), responsabilità e attività documentarie 3.riferimenti incrociati in quanto collegamenti a descrizioni di documenti/archivi prodotti da soggetti produttori collegati 4.controllo della descrizione

01/06/ la struttura del record di autorità: gli elementi 27 elementi descrittivi organizzati in 4 aree: 1. Area dell’identità 2. Area della descrizione 3. Area delle relazioni 4. Area di controllo

01/06/ Area dell’identità: gli elementi 1 Tipo di record d’autorità archivistico (ente, persona, famiglia) 2. Intestazione di autorità: chiave di accesso principale costituita dalla forma standardizzata della denominazione di ente/persona/famiglia definita secondo le regole internazionali/nazionali o convenzioni specifiche. Si prevede la possibilità di utilizzare ulteriori elementi per ldentificare la persona (soprannomi, titoli onorifici, indirizzo, data di nascita e di morte) e l’ente (circoscrizione territoriale, ufficio, data di istituzione e di estinzione, ecc.) 3. Intestazione/i parallelo/i: consente di indicare chiavi alternative in altre lingue o scritture 4. Termine/i non prescelto/i: altri nomi e varianti da collegare all’intestazione 5. Intestazione/i d’autorità correlata/e: consente di collegarealtri record d’autorità 6. Codice identificativo: identifica l’istituzione responsabile della redazione e il record in modo univoco

01/06/ Area della descrizione Finalità: –fornisce le informazioni sulle vicende biografiche o sulla storia dell’ente o della famiglia in formato libero o in forma strutturata secondo i 9 elementi previsti, includendo eventuali collegamenti ad altri risorse rilevanti e datando ogni elemento Elementi: 2.1. Date di esistenza (istituzione, estinzione, scioglimento) e luogo/luoghi di esistenza (istituzione, competenza, indirizzo) 2.2. Storia 2.3. Luogo/Sedi 2.4. Stato giuridico 2.5. Funzioni e attività 2.6. Mandato, fonte di autorità 2.7. Articolazione interna/ genealogia 2.8. Contesto generale (es. nazionalità, religione)

01/06/ Area della descrizione: gli elementi per identificare la persona 1. Date (nascita, morte, attività) e luoghi di esistenza 3. Luoghi e/o aree geografiche di residenza 6. Professione, ambito di attività (principale: carriera, cursus, iniziative, rapporti con movimenti ideologici, ecc.) 8. Nazionalità

01/06/ Area della descrizione: gli elementi per identificare la famiglia 2. Date e luoghi di esistenza 4. Luoghi e/o aree geografiche 6. Professione, ambito di attività principale 7. Albero genealogico 8. Nazionalità

01/06/ Area delle relazioni Finalità: identificare relazioni con altri enti, persone e/o famiglie in formato di narrazione libera e/o in formato strutturato in base agli elementi previsti, includendo eventuali collegamenti ad altri risorse rilevanti e datando ogni elemento Elementi: 3.1. Titoli e identificatori delle fonti collegate 3.2. Tipologie delle fonti 3.3. Natura delle relazioni 3.4. Date delle fonti e/o delle relazioni

01/06/ Area di controllo 1.Codice identificativo del record di autorità 2.Note dell’archivista: descrivere come il record è stato redatto (notizie sulle fonti consultate) 3.Regole o convenzioni utilizzate: informazioni sulle convenzioni seguite per creare i record d’autorità 4.Data: indicazione delle date di creazione o di aggiornamento della voce