Intercent-ER Progetto per la creazione di un sistema d’intermediazione digitale a supporto del territorio della regione Emilia-Romagna Responsabile di Progetto: Grazia Cesari Regione Emilia-Romagna Direzione Generale Organizzazione, sistemi informativi e telematica

L’idea progettuale Novembre 2001: è stato avviato un progetto finalizzato a verificare la fattibilità di un sistema di e-procurement nel settore Sanità: Il progetto si è proposto di valutare come la tecnologia Internet potesse essere di supporto ai processi d’acquisto delle Aziende sanitarie, in particolare nelle relazioni tra Regione, Aziende e Fornitori Obiettivi: definizione dei servizi a valore aggiunto definizione del piano evolutivo dei servizi definizione dell’iniziativa in termini economico-finanziari Successivamente l’analisi è stata estesa anche agli Enti locali del territorio

Ambito dello studio Aziende sanitarie Lo studio ha coinvolto dieci Aziende sanitarie campione (che pesano per il 56% della spesa sanitaria regionale) e circa settanta persone Le tipologie di beni e servizi considerati pesano per il 63% sul totale della spesa regionale (farmaci e prestazioni esclusi Enti locali Lo studio ha coinvolto un campione (che pesa per il 37,62% della spesa regionale) di 38 enti locali e il Servizio Patrimonio e provveditorato della Regione (questionari e interviste) Sono state considerate tutte le tipologie di beni e servizi acquistati Le attività del processo di acquisto analizzate riguardano: – Analisi del mercato/individuazione dei fornitori – Scelta della modalità di acquisto – Scelta del contraente – Emissione dell’ordine di acquisto – Ricevimento materiali/servizi

Finalità e analisi Il contesto di riferimento è stato analizzato al fine di: individuare la spesa e le tipologie di beni e servizi in ambito; analizzare i processi e l’utilizzo delle diverse modalità di scelta delcontraente da parte degli Enti campione; comprendere le dinamiche del mercato di fornitura; individuare, per ogni tipologia di bene e servizio, le opportunità offerte dall’utilizzo dell’e-Procurement. Le analisi condotte sono le seguenti: confronto della spesa per beni e servizi della Regione con il campione di Enti in ambito; individuazione della spesa per beni e servizi in ambito di analisi e non in ambito, sia a livello della Regione sia a livello del campione di Enti; analisi del profilo di spesa per tipologia di beni e servizi acquistati; analisi delle procedure di gara, in valore ed in numerosità, utilizzate dagli Enti campione; analisi di alto livello del mercato di fornitura in relazione alla concentrazione del mercato ed alla localizzazione dei Fornitori. Le analisi quantitative sono state svolte sulla base dei dati di spesa raccolti nel corso delle interviste e utilizzando questionari.

L’analisi del contesto ha evidenziato Aziende sanitarie La spesa regionale per beni e servizi in ambito pesa per il 63% sul totale e rappresenta quindi un’area di interesse in termini di potenziali benefici: piccole % di riduzione del prezzo comportano alti benefici La categoria dei Medicinali (14,4%) considerata come fuori ambito rappresenta una potenziale area di estensione Interessanti opportunità in termini di un uso più dinamico del mercato di fornitura –per mezzo di gare invece che rinnovi, proroghe o acquisti in economia –per mezzo di un’estensione del mercato di riferimento (localizzazione dei fornitori) nel caso di alcune tipologie di beni e servizi Interessanti opportunità anche in relazione all’estensione dell’Osservatorio Prezzi e delle tipologie di beni e servizi acquistabili in gruppi di acquisto locali Enti locali Il valore medio della spesa (in particolare per gli Enti con n° abitanti basso) è un valore limitato e quindi rappresenta un’opportunità di aggregazione dei fabbisogni L’analisi delle tipologie dei beni/servizi evidenzia una distribuzione concentrata e quindi bisogna valutare la possibilità di agire sulle categorie con alta incidenza in valore L’incidenza dei Servizi, a livello regionale, è del 55,65%, evidenzia l’importanza del livello della qualità del servizio L’incidenza dei Fornitori provinciali, a livello regionale, è del 74% evidenzia l’opportunità di allargare il mercato a livello nazionale

Modalità di attuazione Aziende sanitarie Sviluppo di un portale regionale collaborativo: –facilitazione della comunicazione tra le Aziende, tra Aziende e Regione, tra Aziende e Fornitori. –sviluppo di una comunità virtuale (forum di discussione, faq, bacheca eventi, etc…) –creazione di database di documenti e informazioni (normativa, documenti di gara, modelli di documenti, albo fornitori, accreditamento, osservatorio prezzi, etc..) Autonomia decisionale e gestionale da parte delle Aziende sanitarie Enti locali Sviluppo di un portale regionale collaborativo: –facilitazione della comunicazione tra gli Enti, tra Enti e Regione, tra Enti e fornitori. –supporto al fine di favorire la diffusione dei processi di aggregazione e razionalizzazione della spesa –raccolta dei fabbisogni al fine di attuare un livello territoriale di aggregazione –accesso a convenzioni regionali Risparmio sul processo di acquisto

Per i fornitori, gli obiettivi da perseguire nell’utilizzo del Portale Facilitare la comunicazione con gli Enti e quindi ridurre i costi Possibilità di ridurre i tempi dei processi di acquisto Migliorare la conoscenza degli Enti Accreditamento nei confronti degli Enti Monitoraggio delle procedure di gara Possibilità di partecipare ad un numero più elevato di gare

1° Protocollo d’intesa Nel febbraio 2002 è stato stipulato un Protocollo d’intesa tra regione Emilia-Romagna, C.A.L.E.R., Ministero dell’Economia e delle Finanze e Consip avente come oggetto “Razionalizzazione degli acquisti di beni e servizi di Comuni e Province” della Regione Emilia-Romagna e al fine di:  Promuovere il sistema di convenzioni nazionali  Fornire supporto agli EELL per sperimentare un’iniziativa di acquisto in aggregazione

Sperimentazione Enti partecipanti: 38 enti locali (grandi e piccoli comuni, forme associative) Categoria merceologica scelta: vestiario, calzature e accessori per i dipendenti Ente capofila: San Lazzaro di Savena Risultati rilevanti: ı ribasso medio 27% ı risparmio sui costi di processo ı crescita competenze tecnico-merceologiche Sito:

Intercent-ER Nasce come il progetto di e-government che la Regione Emilia-Romagna ha presentato in risposta al bando nazionale del Ministero dell’Innovazione tecnologica per promuovere l’e-government nazionale nel giugno 2002 che ha l’obiettivo di realizzare un sistema d’intermediazione digitale a livello regionale quale struttura di supporto alle attività di compravendita di beni e servizi tra imprese e organizzazioni operanti sul territorio

Obiettivi individuali Per gli utenti Per le imprese ridurre prezzi di acquisto standardizzare e ottimizzare la spesa rendere le procedure più snelle facilitare e rendere più economica la comunicazione fra gli attori del sistema aumentare la competizione tra fornitori allargare il mercato ridurre i costi di acquisizione degli ordini favorire processi di pianificazione e ottimizzazione Livello territoriale Livello nazionale

Obiettivi territoriali  fornire un supporto locale alla PA  migliorare la condivisione delle informazioni  favorire un approccio collaborativo  stimolare il mercato delle forniture  promuovere un sistema di accreditamento locale fornitori Livello individuale Livello nazionale

Obiettivi nazionali costituire il livello regionale di un più ampio sistema di e- procurement nazionale rappresentare un canale di accesso ad altri sistemi di intermediazione digitale allargare ai fornitori locali il mercato di fornitura nazionale della PA Livello territoriale Livello individuale

Partecipanti

Servizi da realizzare

Modello di gestione Cardine dell’iniziativa sarà la costituzione di un’agenzia regionale di sviluppo dei mercati telematici, che gestirà il sistema di intermediazione digitale con il compito di  Promuovere e supportare il processo di ottimizzazione degli acquisti  Gestire la piattaforma tecnologica acquisita tramite appalto- concorso dalla Regione  Diffondere e promuovere i nuovi strumenti avanzati di acquisto  Supportare gli utenti all’utilizzo degli strumenti  Promuovere la costituzione di centri di competenze  Sviluppare le iniziative di acquisto

Focus dell’agenzia regionale  gestirà il portale informativo  rileverà i fabbisogni degli enti  stipulerà convenzioni per accordo quadro con fornitori di beni e servizi  erogherà servizi di supporto ai soggetti utilizzatori durante la fase di esercizio  farà da intermediaria tra gli utenti del sistema nella fase di abilitazione all’utilizzo dello stesso  coinvolgerà i fornitori  attiverà il marketplace locale  indirà gare telematiche  sarà responsabile dei processi e del trattamento dei dati  avvierà un programma per la gestione del cambiamento  curerà il monitoraggio della spesa e dei tempi di pagamento  curerà l’integrazione con gli altri livelli del mercato elettronico della PA

Modello di funzionamento del sistema Consip agenzia regionale Fornitori Fornitori nazionali Pubbliche amministrazioni Locali Attivazine dei modelli di e-procurement Fabbisogni Ordini Consegna beni Ordini Consegna beni Fabbisogni Attivazine dei modelli di e-procurement

Estensione lungo tutta la catena del valore Aggregazione della domanda Strategie di acquisto e selezione del fornitore (sourcing) Misura livello di servizio ai clienti interni Monitoraggio dei fornitori A monte del sourcing A valle del sourcing Controllo della domanda Standardizzazione dei processi di acquisto Diffusione strumenti di e- government Logistica Specializzazione del sourcing

I modelli di intermediazione Convenzioni: a seguito di una gara (telematica o tradizionale), vengono stipulate convenzioni quadro in base alle quali le imprese fornitrici prescelte si impegnano ad accettare, alle condizioni e ai prezzi ivi stabiliti, ordinativi di fornitura fino alla concorrenza di un quantitativo di beni o di servizi predeterminato. A seguito della stipula viene allestito un negozio elettronico che contiene informazioni sui beni/servizi oggetto della convenzione. Marketplace: modello che consente di effettuare approvvigionamenti direttamente da cataloghi predisposti da fornitori selezionati attraverso una procedura di abilitazione (acquisto diretto e RFQ). Gare telematiche: procedura di scelta del contraente attuata con l’ausilio di strumenti informatici che consente la presentazione delle offerte da parte dei fornitori e la classificazione delle offerte con metodologie e criteri predefiniti.

Le attività svolte Indizione e aggiudicazione della gara, mediante appalto-concorso, per la fornitura di: _una piattaforma software di intermediazione digitale, comprensiva di un sistema di e-procurement e di un portale informativo relativo agli acquisti degli enti che utilizzeranno il sistema; _servizi quali hosting del sistema, gestione sistemistica, gestione applicativa, manutenzione del sistema, archiviazione e conservazione dei documenti, connettività ad Internet, help-desk e call center, monitoraggio del sistema, formazione per l’utilizzo del sistema di e-procurement; Analisi giuridica a supporto dell’agenzia regionale che gestirà il sistema di intermediazione digitale degli acquisti, analisi del modello di finanziamento con cui opererà la struttura, analisi del modello organizzativo e analisi delle linee guida del piano di razionalizzazione della spesa. Stipula del 2° protocollo d’Intesa tra Regione, Consip e C.A.L.E.R. per un intervento di formazione e di supporto agli Enti Locali della Regione Emilia-Romagna sul market-place. Approvazione del progetto di legge da parte della Giunta regionale. Costituzione del Comitato Guida regionale per la gestione della fase di avvio del progetto.

Piano di lavoro  Definizione del piano di comunicazione  Costituzione dell’agenzia regionale che gestirà il sistema di intermediazione digitale per gli acquisti  Realizzazione della piattaforma tecnologica comprensiva di un sistema di e-procurement e di un portale informativo  Attività di comunicazione e di workshop per la promozione del sistema di intermediazione  Formazione a supporto degli Enti locali e delle Aziende Sanitarie sul sistema di e-procurement  Attivazione delle prime iniziative pilota di acquisto  Sperimentazione e rilascio in esercizio della piattaforma tecnologica.

Costi