Il processo di revisione gestionale Corso di “Analisi dei Processi e Revisione Gestionale” Università di Pisa Anno accademico

FASI DEL PROCESSO REVISIONALE 3 PIANIFICAZIONE DEL LAVORO TEST SUL CONTROLLO INTERNO TEST SOSTANZIALI SUPERVISIONE DEL LAVORO RAPPORTI FINALI FOLLOW UP

LA PIANIFICAZIONE DEL LAVORO - LIVELLO MACRO DEFINIZIONE DEL PIANO GENERALE DI AUDIT CHE RIPORTA: 1.ATTIVITA’ DA SVOLGERE (AUDITABLE UNIT PRESCELTE) 2.TEMPI DELLE VERIFICHE 3.COMPOSIZIONE DEL TEAM 4.DEFINIZIONE DEL BUDGET Ha generalmente cadenza annuale e il piano generale è utilizzabile per controllare il rispetto dei tempi in corso di anno

Definizione delle attività da includere nel piano 1)identificazione dell’universo di audit; 2)analisi delle aspettative dei diversi interlocutori; 3)analisi preliminare delle informazioni gestionali; 4)analisi e valutazione del rischio gestionale; 5)valutazione preliminare del sistema dei controlli e dei rischi; 6)definizione del piano di audit gestionale; 7)approvazione del piano di audit

Pianificazione del singolo intervento di audit Acquisire le informazioni, la documentazione relativa al processo da analizzare con particolare riferimento alla: Input/Output/Attività/Vincoli e risorse che caratterizzano il processo; Politiche gestionali Sistemi informativi adottati Controlli a livello gestionale (quali indicatori di performance a livello di processo) Normativa che regolamenta il processo Altre informazioni rilevanti

Valutazione del sistema di controllo interno Per sistema di controllo interno si intende l’insieme di meccanismi, di procedure e di strumenti adottati dall’azienda al fine di garantire con ragionevole sicurezza il conseguimento dei seguenti obiettivi: l’efficace ed efficiente svolgimento delle operazioni (Controllo gestionale); l’attendibilità delle informazioni aziendali (Controllo amministrativo-contabile); la conformità rispetto a procedure, leggi e regolamenti (Controlli di conformità).

Analisi e valutazione del sistema di controllo interno 1)Acquisizione conoscenza del “sistema di controllo interno ufficiale” 2) Valutazione della validità (adeguatezza) del sistema di controllo interno (valuto il disegno dei controlli) -Questionario sul controllo interno -Risk control matrix 3) Valutazione del funzionamento effettivo del sistema di controllo interno (Test di conformità)

Obiettivi “particolari” controllo amministrativo-contabile - T utte le operazioni effettuate devono essere autorizzate, a livello generale o specifico, dai dirigenti responsabili; -Tutte le operazioni devono essere registrate tempestivamente e per il loro corretto ammontare, nei conti appropriati e nel periodo contabile di competenza; - L 'accesso ai beni aziendali e alle relative registrazioni va limitato tramite un sistema di autorizzazioni; Deve essere verificata periodicamente l'esistenza fisica dei beni e comparata con quella contabile; eventuali differenze devono essere indagate, e appropriate azioni devono essere intraprese.

Componenti del controllo amministrativo- contabile (1) - Ambiente di controllo Rappresenta l'atteggiamento generale, la consapevolezza e le azioni intraprese dalla Direzione relativamente all’importanza attribuita nell’ambito della società al sistema di controllo interno Fattori rilevanti dell'ambiente dei controlli sono: - l’atteggiamento e la consapevolezza dell’AD, del consiglio di amministrazione e dei suoi comitati interni, del collegio sindacale sul controllo interno; - la composizione del CDA e la competenza dei suoi membri; - la struttura organizzativa della società; - metodi di assegnazione di deleghe e responsabilità; - il sistema dei controlli direzionali; - la funzione di revisione interna; - grado di separazione dei compiti..

Componenti del controllo amministrativo- contabile (2) - Procedure di controllo Riguarda l’insieme delle regole e degli strumenti impiegati per assicurare il controllo nei singoli cicli/processi Esempi: - Procedure formalizzate per lo svolgimento delle attività di un certo processo; - Previsione di autorizzazioni per il compimento di operazioni; - Controlli automatici previsti nel sistema amministrativo-contabile di un processo; - Controlli sui documenti (es. registrazioni contabili, mandati di pagamento) - Prospetti di riconciliazione bancaria; - Ecc;

Analisi e valutazione del Controllo Gestionale Dimensione organizzativo- strutturale Dimensione informativo- gestionale IL SISTEMA DI CONTROLLO GESTIONALE

la struttura organizzativa del controllo: Riguarda gli aspetti organizzativi del controllo e comprende la definizione dei centri di responsabilità, il livello di responsabilizzazione sui parametri obiettivo, i meccanismi di delega decisionale, lo «stile di controllo»: - Riguarda la capacità dei manager di guidare il sistema verso gli obiettivi aziendali, Stile di controllo come risultante del peso assegnato a: Controllo amministrativo-procedurale; Controllo sociale; Autocontrollo i meccanismi operativi di controllo : - un controllo di retroazione, feed-back, e/o un controllo feed-forward. gli strumenti tecnico-contabili della Contabilità gestionale (Budget, standard, contabilità analitica e gestionale), - forniscono i dati quantitativo-monetari di base per il controllo. DIMENSIONE ORGANIZZATIVO-STRUTTURALE

LE VERIFICHE REVISIONALI (1) la struttura organizzativa del controllo: - deve essere adeguata alla realtà dell'azienda; - deve basarsi su una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità (es. presenza di mansionari e job description); - Analisi di coerenza fra obiettivi da raggiungere e le leve di azione (responsabiità e delega) lo «stile di controllo»: - Grado di appropriatezza sistemi di motivazione-incentivazione del personale con riferimento a livello di correlazione fra controllo e obiettivi significativi (variabili chiave) - Obiettivi da raggiungere sfidanti ma raggiungibili - Adeguatezza dello stile rispetto alla cultura e al clima aziendale

LE VERIFICHE REVISIONALI (2) i meccanismi operativi di controllo : - Appropriatezza del controllo rispetto alle esigenze del decision making; - Adeguatezza fra strumento e meccanismo operativo gli strumenti tecnico-contabili della Contabilità gestionale (Budget, standard, contabilità analitica e gestionale, reporting e strumenti software), - Verifiche di esistenza degli strumenti; - Verifiche di coerenza degli strumenti; - Verifiche del grado di copertura delle aree aziendali - Verifiche del grado di copertura delle esigenze decisionali; - Verifiche di efficienza del sistema riguardanti aspetti di duplicazioni inserimenti dati, ecc.

Il revisore deve analizzare e valutare l’insieme di controlli che sono stati predisposti al fine di riuscire a garantire: 1)l’accuratezza e la completezza del trattamento dei dati; - Controlli sull’input (verifiche dell’integrità logica dei dati immessi, verifiche di coerenza fra dati, ridurre immissione dati manuali, tracciare gli accessi, ecc.) - Controlli sull’elaborazione - Controlli sull’output DIMENSIONE INFORMATIVO-GESTIONALE (1)

2 ) l’efficacia del sistema informativo aziendale in rapporto alle possibili utilizzazioni gestionali; rilevanza; selettività; integrazione dei dati contabili ed extra-contabili; tempestività; flessibilità; accuratezza; verificabilità; accettabilità DIMENSIONE INFORMATIVO-GESTIONALE (2)

3) la sicurezza e integrità dei dati, dei programmi e delle attrezzature informatiche. Per quest’ultimo aspetto verificare: - l’esistenza di controlli per l'integrità logica o sicurezza dei dati quali il riconoscimento degli utenti ai terminali tramite password), - le procedure di salvataggio e ripristino dei dati in caso di danneggiamenti dovuti a guasti nell'hardware ovvero ad errori nel software; - la creazione di copie di sicurezza per i dati registrati sui supporti di tipo magnetico. DIMENSIONE INFORMATIVO-GESTIONALE (3)

revisione operativa revisione contabile Test sulla sostanza Obiettivi specifici per voci di bilancio Analitical review Test di dettaglio op. Obiettivi gestionali Benchmarking Analitical review Test dettaglio saldi Analisi causa-effetto Analisi di rischiosità Analisi dei gap

Input/Output (Incidenze) Output/Input (Produttività) Stock/Flussi (Durata) Flussi/Stock (Rotazione) Le misurazioni dell’efficienza Comparazione temporale (Analytical review) Comparazione spaziale (Benchmarking)

Quantità e qualità degli input Quantità e qualità degli output Influenza dei fattori di rischio (ambientali ed interni) che incidono su input ed output Aspetti da tener sotto controllo per l’efficienza

Scostamenti fra risultati ed obiettivi Output ottenuti e output massimi potenziali (es. Quota di capacità produttiva, Grado di soddisfazione utenti) Le misurazioni dell’efficacia Comparazione temporale (Analytical review) Comparazione spaziale (Benchmarking) Analisi di rischiosità

A livello particolare acquisizione degli input Le misurazioni di economicità particolare Comparazione temporale (Analytical review) Comparazione spaziale (Benchmarking) Prezzi Qualità Condizioni di pagamento Servizi post vendita (es. Assistenza) Tempi di consegna Ecc.

Fa riferimento ad un complesso di attività (azienda, ramo di attività, ecc.) Le misurazioni di economicità globale Comparazione temporale (Analytical review) Comparazione spaziale (Benchmarking) Indicatori di redditività contabili Indicatori del valore (capitale economico) Creazione del valore per gli azionisti Ecc.

La relazione finale di revisione Revisione ContabileRevisione Gestionale - Esprimere un giudizio sull’attendibilità del bilancio d’esercizio; - Valutare le criticità del controllo amministrativo – contabile e fornire suggerimenti alla Direzione Aziendale. - Esprimere un giudizio sui sistemi di controllo interno e sull’efficace, efficiente ed economico svolgimento della gestione al fine di individuare le cause delle disfuzionalità e le più opportune azioni di miglioramento.

Contenuti della relazione Condizione=Qual è la situazione riscontrata Effetto Quali sono le conseguenze, presenti o solo possibili, che il permanere della situazione provocherebbe. Causa=Che cosa la determina, quale ne è la causa di fondo. Conclusione=Qual’è il giudizio complessivo del revisore sulla gestione. Raccomandazioni= Quali soluzioni il revisore gestionale suggerisce per rimuovere la causa del problema. Azioni intraprese= Quali azioni sono state o saranno intraprese per risolvere il problema. Attività di follow up