Corso di formazione su Microsoft® Office Outlook® 2007 [Nome società] presenta: Corso di formazione su Microsoft® Office Outlook® 2007 Prima di iniziare: In questo corso viene descritto come creare e gestire le firme utilizzate nei messaggi di posta elettronica di Outlook 2007. Se si desidera ottenere informazioni sulle firme digitali, tenere presente che si tratta di una funzionalità distinta. Quando si invia un messaggio con firma digitale, allegando un certificato digitale al messaggio, si conferma al destinatario di avere "firmato" il contenuto del messaggio, che non ha quindi subito alcuna alterazione. [Nota per l'istruttore: per informazioni dettagliate sulla personalizzazione di questo modello, vedere l'ultima diapositiva. Fare inoltre riferimento al testo aggiuntivo della lezione nel riquadro delle note di alcune diapositive.] Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 1

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Sommario del corso Cenni preliminari: tocco professionale, stile personale Lezione 1: creare una firma semplice Lezione 2: rendere le firme più accattivanti Lezione 3: firme diverse per ruoli diversi In ogni lezione è incluso un elenco di attività consigliate e alcune domande di verifica. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 2

Cenni preliminari: tocco professionale, stile personale La firma è un aspetto essenziale della corrispondenza ed è ormai diventata un elemento di uso comune. Consente di aggiungere un tocco personale ai messaggi di posta elettronica e di rendere subito riconoscibile il mittente. Le firme di posta elettronica possono inoltre avere un ruolo importante nell'indicare le informazioni relative ai contatti e nel rendere immediatamente evidente l'identità del mittente o la società di appartenenza, oltre che per chiudere i messaggi con un tono appropriato. In questo corso si apprenderà come creare e gestire le firme di posta elettronica in Outlook 2007.  Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 3

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Obiettivi del corso Creare firme personalizzate con testo, collegamenti ipertestuali, immagini o anche un biglietto da visita elettronico. Utilizzare la firma in ogni messaggio o solo quando lo si desidera. Creare firme diverse per ruoli o account di posta elettronica diversi e passare da una firma all'altra in base alle esigenze. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 4

Creare una firma semplice Lezione 1 Creare una firma semplice 5

Creare una firma semplice Come nelle lettere tradizionali, la firma in un messaggio di posta elettronica viene inserita in fondo al testo. L'elemento più comune di una firma è la formula di chiusura, che in genere dipende dal tono che si desidera conferire al messaggio. Anche l'inserimento automatico di una semplice firma di posta elettronica nel messaggio evita di dover immettere le stesse informazioni alla fine di ogni messaggio. "Distinti saluti", "Cordiali saluti" e "Grazie" sono tutte formule di chiusura. Una semplice firma di posta elettronica può includere la parola "Grazie", il proprio nome o solo le iniziali. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 6

Elementi contenuti in una firma di posta elettronica Oltre alla formula di chiusura, la firma può contenere informazioni relative all'utente. Numerosi professionisti scelgono infatti di inserirvi le loro informazioni professionali per consentire a clienti e partner commerciali di contattarli facilmente. In una firma è possibile includere un messaggio di marketing o persino una citazione preferita che esprima l'umore o opinioni personali. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 7

Elementi contenuti in una firma di posta elettronica Oltre alla formula di chiusura, la firma può contenere informazioni relative all'utente. Una firma di posta elettronica semplice può includere: Il nome dell'utente. La posizione dell'utente. L'indirizzo e il numero di telefono dell'utente. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 8

Elementi contenuti in una firma di posta elettronica Oltre alla formula di chiusura, la firma può contenere informazioni relative all'utente. È inoltre possibile aggiungere elementi personalizzati a una firma: Suggerimento: la presenza di immagini, foto e oggetti ClipArt può rallentare l'invio di un messaggio di posta elettronica. Se si aggiunge un'immagine, evitare se possibile che la dimensione del file superi 100 KB. Nella lezione successiva verranno fornite ulteriori informazioni sull'inserimento di elementi personalizzati nella firma. L'indirizzo Web o di posta elettronica formattato come un collegamento ipertestuale Un elemento grafico, ad esempio un'immagine che riproduca la firma scritta a mano, il logo della società o una foto dell'utente Un biglietto da visita elettronico Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 9

Elementi contenuti in una firma di posta elettronica Quando si prendono in considerazione gli elementi da inserire nella firma, si tenga presente che è consigliabile mantenere la massima semplicità. In questo modo sarà facile riconoscere le informazioni essenziali. È consigliabile in ogni caso rispettare una certa concisione, affinché la firma non risulti troppo lunga o dispersiva. Valutare inoltre il tipo di utenti ai quali è destinato il messaggio prima di divulgare informazioni riservate, come indirizzo o numero di telefono, per evitare di ricevere telefonate indesiderate da sconosciuti. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 10

Iniziare a creare la firma La creazione di una firma èun'operazione piuttosto rapida. Per creare e utilizzare le firme, aprire la finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi .  A questa finestra di dialogo è possibile accedere rapidamente da qualsiasi nuovo messaggio facendo clic sulla freccia sotto il pulsante Firma , quindi su Firme, come illustrato nella figura. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 11

Assegnare un nome alla firma Il primo passaggio nella creazione di una firma consiste nell'assegnarle un nome. A questo scopo fare clic su Nuovo , quindi digitare il nome desiderato nella finestra di dialogo Nuova firma. È possibile assegnare alla firma il proprio nome, chiamarla "Firma di lavoro” oppure scegliere liberamente un nome qualsiasi. Se si ha intenzione di creare più di una firma, è consigliabile utilizzare nomi più descrittivi come "Lavoro (semplice)", "Lavoro (tutte le informazioni di contatto)" o "Personale (squadra di calcio)", in modo da individuare facilmente quella più adatta. Per ulteriori informazioni sulla creazione di più firme, vedere l'ultima lezione del corso. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 12

Conferire alla firma l'aspetto desiderato Dopo avere assegnato un nome alla firma, si passerà alla sua creazione. Nella figura sono illustrati i passaggi da eseguire per creare una firma semplice. Digitare il testo desiderato nella casella di testo. Specificare alcuni degli elementi principali della struttura della firma, ad esempio il tipo e la dimensione del carattere. Scegliere un colore, se lo si desidera. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 13

Conferire alla firma l'aspetto desiderato Per aggiungere un tocco personale, è possibile utilizzare una formattazione diversa per ogni riga della firma. In questa immagine al nome di Laura Giussani è stato applicato un colore diverso da quello presente nel resto del testo. Dopo aver ottenuto il risultato desiderato, fare clic su Salva. A questo punto la firma sarà pronta per l'uso. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 14

Conferire alla firma l'aspetto desiderato Modifica della firma Dopo avere creato una firma, è facile modificarla.  Per apportare una modifica una sola volta per un determinato messaggio, modificare semplicemente la firma direttamente nel messaggio, ovvero apportare la modifica esattamente come per qualsiasi altra parte del testo del messaggio. Per modificare la firma salvata, sarà necessario tornare alla finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi e apportare le modifiche desiderate. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 15

Applicare la firma automaticamente Quando si crea la prima firma, questa viene impostata in Outlook come firma predefinita e applicata automaticamente a tutti i nuovi messaggi. Pertanto per utilizzare la nuova firma è sufficiente creare messaggi. La firma verrà visualizzata in ogni nuovo messaggio creato. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 16

Applicare la firma automaticamente Se è stata creata più di una firma, è possibile verificare quale sia impostata come predefinita esaminando la finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi. La firma predefinita è elencata accanto a Nuovi messaggi in Scegliere la firma predefinita. Nella figura è illustrato un esempio di firma denominata Firma di lavoro, utilizzata automaticamente per i nuovi messaggi. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 17

Utilizzare la firma solo quando lo si desidera Se si preferisce aggiungere la firma a ogni singolo messaggio,ovvero se non si desidera aggiungere automaticamente una firma ai nuovi messaggi, è possibile modificare le impostazioni in Outlook. Nella finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi fare clic su (nessuno) nell'elenco Nuovi messaggi in Scegliere la firma predefinita. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 18

Utilizzare la firma solo quando lo si desidera Se si preferisce aggiungere la firma a ogni singolo messaggio,ovvero se non si desidera aggiungere automaticamente una firma ai nuovi messaggi, è possibile modificare le impostazioni in Outlook. Quando si desidera aggiungere una firma al messaggio, utilizzare quindi il pulsante Firma nel gruppo Includi sulla barra multifunzione. Si noti che è possibile eliminare in qualsiasi momento una firma inserita in un messaggio selezionandola e premendo CANC. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 19

Elementi visualizzati dal destinatario Dopo avere creato una firma e avere iniziato a utilizzarla, ci si chiederà probabilmente se tutti i destinatari la visualizzeranno nello stesso modo. Probabilmente no. L'aspetto della firma visualizzata da un destinatario dipende dal programma utilizzato per leggere la posta elettronica e dalla relativa configurazione. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 20

Elementi visualizzati dal destinatario Di seguito sono riportati due esempi di situazioni in cui il messaggio inviato può essere visualizzato in modo diverso dal destinatario. Il destinatario legge la posta elettronica nel formato testo normale Chi legge la posta elettronica in formato testo normale (solo testo) potrebbe non visualizzare i colori o altri effetti personalizzati. Pertanto, quando si crea la firma, è bene considerare come verrà visualizzata nel formato testo normale. Nella figura a destra è illustrato questo scenario. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 21

Elementi visualizzati dal destinatario Di seguito sono riportati due esempi di situazioni in cui il messaggio inviato può essere visualizzato in modo diverso dal destinatario. Il destinatario non dispone del tipo di carattere utilizzato nella firma Poiché non è possibile conoscere le singole situazioni, è opportuno limitarsi al set di caratteri di base incluso in Microsoft® Windows®, ad esempio Arial, Verdana®, Times New Roman e Courier. Nella Scheda di riferimento rapido, accessibile tramite un collegamento alla fine del corso, sono disponibili ulteriori informazioni sulla scelta dei tipi di carattere. I tipi di carattere non sono incorporati nel messaggio. Pertanto, per visualizzare il tipo di carattere utilizzato, è necessario che sia installato nel computer del destinatario. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 22

Suggerimenti per l'esercitazione Creare una firma. Impostare la firma predefinita. Modificare una firma. Eliminare una firma. [Nota per l'istruttore: se nel computer è installato Outlook 2007, fare clic sul collegamento nella diapositiva per passare a un'esercitazione in linea in cui vengono fornite le istruzioni necessarie per eseguire ognuna di queste attività in Outlook. Importante: se non si dispone di Outlook 2007, non sarà possibile accedere alle istruzioni dell'esercitazione.] Esercitazione in linea (richiede Outlook 2007) Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 23

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Test 1, domanda 1 Perché è utile una firma di posta elettronica? Scegliere una sola risposta. Conferma ai destinatari che i messaggi provengono da un determinato utente e che non sono stati alterati. Consente di conferire automaticamente ai messaggi un aspetto elegante includendo elementi familiari, ad esempio una formula di chiusura standard e il proprio nome e numero di telefono. Impedisce agli utenti di inoltrare i messaggi. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 24

Test 1, domanda 1: risposta Consente di conferire automaticamente ai messaggi un aspetto elegante includendo elementi familiari, ad esempio una formula di chiusura standard e il proprio nome e numero di telefono. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 25

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Test 1, domanda 2 Quando si crea la prima firma di posta elettronica, questa verrà automaticamente applicata a tutti i nuovi messaggi. Scegliere una sola risposta. Vero. Falso. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 26

Test 1, domanda 2: risposta Vero. Per impostazione predefinita, una nuova firma di posta elettronica viene applicata ai nuovi messaggi a meno che non si modifichino le impostazioni. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 27

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Test 1, domanda 3 Le personalizzazioni del testo della firma, come l'utilizzo di tipi di carattere di dimensioni maggiori o più colorati, non saranno visibili ad alcuni utenti che ricevono la posta elettronica in uno dei seguenti formati. Scegliere una sola risposta. Testo normale. RTF. HTML. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 28

Test 1, domanda 3: risposta Testo normale. Se il programma di posta elettronica del destinatario è configurato per visualizzare i messaggi solo in formato testo normale, verrà visualizzata una versione molto semplice della firma. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 29

Rendere le firme più accattivanti Lezione 2 Rendere le firme più accattivanti 30

Rendere le firme più accattivanti Nella lezione precedente è stato illustrato come creare una semplice firma tramite il testo e la formattazione. Questo è un ottimo inizio. A questo punto è possibile procedere ad alcune personalizzazioni. È tuttavia necessario sottolineare che personalizzato non significa frivolo. Un elemento "personalizzato", come un collegamento ipertestuale o un'immagine, ad esempio il logo di una società o una fotografia professionale dell'utente, se inserito in modo appropriato contribuisce a rendere la firma estremamente utile. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 31

Utilizzare immagini e collegamenti ipertestuali Immagini e collegamenti ipertestuali sono informazioni che completano la firma di posta elettronica. Un'immagine in una firma può essere più di una semplice personalizzazione del testo. Ad esempio, l'inserimento della propria foto o del logo di una società nella firma può rivelarsi un efficace riferimento visivo che consente ai clienti di identificare facilmente l'utente o la società. Per aggiungere un'immagine, fare clic sul pulsante Immagine nella finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi . Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 32

Utilizzare immagini e collegamenti ipertestuali Immagini e collegamenti ipertestuali sono informazioni che completano la firma di posta elettronica. Se l'immagine è troppo grande o troppo piccola, sarà necessario ridimensionarla prima di inserirla nella firma. Non è possibile ridimensionare le immagini nella casella Modificare la firma . Ulteriori informazioni sul ridimensionamento di immagini verranno fornite più avanti in questa lezione. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 33

Utilizzare immagini e collegamenti ipertestuali Immagini e collegamenti ipertestuali sono informazioni che completano la firma di posta elettronica. Un collegamento ipertestuale può costituire un aspetto estremamente efficace della firma. È possibile, ad esempio, utilizzarne uno per far conoscere il sito Web della società o per indirizzare i destinatari a un determinato indirizzo di posta elettronica. Per includere un collegamento ipertestuale, fare clic sul pulsante Collegamento ipertestuale nella finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi . Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 34

Layout e struttura avanzati nel corpo del messaggio Non si riesce a visualizzare la firma nel modo desiderato tramite gli strumenti disponibili nella finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi? Ecco come risolvere il problema. Definire la firma nel corpo del messaggio di posta elettronica, quindi copiarla e incollarla nell'area Modificare la firma della finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi . Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 35

Layout e struttura avanzati nel corpo del messaggio Poiché l'editor di Outlook è basato su Microsoft Office Word, molte delle funzionalità disponibili in Word lo sono anche in Outlook e possono essere utilizzate per aggiungere un tocco personale. Di seguito sono riportati alcuni esempi delle operazioni che è possibile effettuare: Esempi di utilizzo di una tabella per il layout: è possibile utilizzare celle diverse della tabella per diversi allineamenti del testo o anche utilizzare uno sfondo contrastante per una parte o tutta la tabella. Esempi di utilizzo di simboli: è possibile utilizzare un telefono per indicare il numero del telefono fisso e una stampante per indicare il numero di fax. Utilizzare una tabella per il layout. Una tabella consentirà di controllare meglio la posizione e l'allineamento di ogni parte della firma. Inserire simboli. È possibile utilizzare simboli come identificatori per diversi elementi del testo della firma. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 36

Layout e struttura avanzati nel corpo del messaggio Poiché l'editor di Outlook è basato su Microsoft Office Word, molte delle funzionalità disponibili in Word lo sono anche in Outlook e possono essere utilizzate per aggiungere un tocco personale. Di seguito sono riportati alcuni esempi delle operazioni che è possibile effettuare: Ulteriori informazioni sul ridimensionamento e sulla formattazione di immagini: è inoltre possibile ritagliarle, ruotarle o convertirne i colori in bianco e nero, per citare solo alcune delle opzioni disponibili. Nella Scheda di riferimento rapido, accessibile tramite un collegamento alla fine del corso, sono inclusi collegamenti a passaggi specifici da seguire per effettuare le operazioni citate in questa diapositiva e in quella precedente. Ridimensionare e formattare le immagini. Benché non sia possibile ridimensionare le immagini direttamente nella finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi , è possibile ridimensionarle nell'editor di Outlook. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 37

Layout e struttura avanzati nel corpo del messaggio Come si è visto, il livello di personalizzazione può essere molto vario. Naturalmente, è l'utente a scegliere fino a che punto personalizzare la firma. Nonostante tutte le opzioni di formattazione disponibili nell'editor di Outlook, è bene ricordare che anche la semplicità è un elemento importante. Se si sceglie di creare la firma nell'editor di Outlook, evitare di eccedere in complessità. Nota: è possibile definire la firma in qualsiasi altro programma compatibile con il linguaggio HTML, ad esempio Microsoft Office Word, copiare il risultato in questo programma, quindi incollarlo nell'area Modificare la firma della finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi. Se nelle versioni precedenti di Outlook è stato utilizzato l'editor avanzato per modificare le firme, è possibile utilizzare il metodo di copia e incolla come alternativa. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 38

Utilizzare una firma scritta a mano Un modo ingegnoso per conferire alla firma di posta elettronica un aspetto davvero personale consiste nell'includere una firma scritta a mano. A questo scopo, è possibile utilizzare un Tablet PC o creare un'immagine della firma. Nelle diapositive successive verrà fornita una descrizione più dettagliata di queste tecniche. Nota: tenere presente che se si sceglie di utilizzare una firma scritta a mano, è forse preferibile non utilizzare la stessa firma con cui si firmano i documenti legali. Per la posta elettronica sono sufficienti le iniziali o il nome. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 39

Utilizzare una firma scritta a mano Utilizzo di un Tablet PC Se si dispone di un Tablet PC o di un altro dispositivo che prevede l'utilizzo di una penna, è possibile scrivere a mano la firma. La firma nell'esempio è stata scritta utilizzando un Tablet PC. Per ricrearla, scrivere innanzitutto la firma in un messaggio, selezionarla e copiarla, quindi incollarla nell'area Modificare la firma della finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 40

Utilizzare una firma scritta a mano Creare un'immagine della firma Se non si dispone di un dispositivo che prevede l'utilizzo di una penna, esistono altri due metodi più semplici per creare l'effetto di una firma scritta a mano. Se si dispone, ad esempio, di uno scanner, è possibile utilizzare carta e penna per tracciare la firma, digitalizzarla e utilizzare questa immagine come elemento da inserire nella firma di posta elettronica. In alternativa, se è possibile ricevere fax nel computer, inviare a se stessi un fax con la propria firma. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 41

Utilizzare una firma scritta a mano Creare un'immagine della firma Se non si dispone di un dispositivo che prevede l'utilizzo di una penna, esistono altri due metodi più semplici per creare l'effetto di una firma scritta a mano. Dopo avere ottenuto l'immagine, è possibile ridimensionarla e utilizzare il pulsante Immagine nell'area Modificare la firma della finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi per inserire l'immagine nella firma. Promemoria: gli utenti che ricevono i messaggi nel formato di testo normale non potranno visualizzare l'immagine della firma scritta a mano. Se si corrisponde con utenti che leggono la posta elettronica nel formato di testo normale, oltre a inserire l'immagine della firma scritta a mano, assicurarsi di digitare il proprio nome. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 42

Utilizzare un biglietto da visita elettronico I biglietti da visita elettronici sono una novità di Outlook 2007. Sono un'estensione dei Contatti e consentono di condividere facilmente le informazioni sul contatto con altri utenti. Creare il proprio biglietto da visita elettronico è semplice come passare a Contatti e creare un contatto per se stessi. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 43

Utilizzare un biglietto da visita elettronico I biglietti da visita elettronici sono una novità di Outlook 2007. Sono un'estensione dei Contatti e consentono di condividere facilmente le informazioni sul contatto con altri utenti. Dopo aver creato un contatto per se stessi, si disporrà di un biglietto da visita elettronico che è possibile includere nella propria firma di posta elettronica. Fare semplicemente clic sul pulsante Biglietto da visita nella finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi come illustrato nella figura. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 44

Utilizzare un biglietto da visita elettronico Un biglietto da visita elettronico aggiungerà un un tocco professionale alla firma. Inoltre i destinatari potranno salvare facilmente le informazioni sul contatto nei contatti personali, poiché un biglietto da visita elettronico è costituito da due parti, un'immagine e un file in formato vCard. L'utilizzo di un file vCard consente ai destinatari di salvare facilmente le informazioni sul contatto associate al biglietto, anche se non utilizzano Outlook 2007. vCard è lo standard Internet per l'invio e la ricezione di informazioni sul contatto. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 45

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Modelli da scaricare per chi ha poca dimestichezza con la progettazione Per conferire un aspetto veramente professionale a una firma di posta elettronica, è possibile copiarne una che risponda alle proprie esigenze, quindi sostituire le informazioni presenti con quelle desiderate. Questa operazione può essere eseguita con qualsiasi firma ricevuta. Un'altra opzione interessante consiste nello scaricare e utilizzare il modello di firma disponibile nella pagina Modelli su Microsoft Office Online. Per trovare più facilmente il modello, è stato incluso un collegamento diretto nella Scheda di riferimento rapido alla fine di questo corso. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 46

Suggerimenti per l'esercitazione Rendere layout e struttura più accattivanti. Copiare e incollare una firma. Creare una firma con un'immagine e un collegamento ipertestuale. [Nota per l'istruttore: se nel computer è installato Outlook 2007, fare clic sul collegamento nella diapositiva per passare a un'esercitazione in linea in cui vengono fornite le istruzioni necessarie per eseguire ognuna di queste attività in Outlook. Importante: se non si dispone di Outlook 2007, non sarà possibile accedere alle istruzioni dell'esercitazione.] Esercitazione in linea (richiede Outlook 2007) Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 47

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Test 2, domanda 1 Quale dei seguenti elementi personalizzati inclusi in una firma consentirà a un destinatario di salvare le informazioni sul contatto direttamente nella propria cartella Contatti? Scegliere una sola risposta. Un collegamento ipertestuale. Un logo della società. Un biglietto da visita elettronico. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 48

Test 2, domanda 1: risposta Un biglietto da visita elettronico. Un biglietto da visita elettronico include un file vCard che può essere facilmente salvato nei Contatti. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 49

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Test 2, domanda 2 È possibile ridimensionare un'immagine direttamente nella finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi. Scegliere una sola risposta. Vero. Falso. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 50

Test 2, domanda 2: risposta Falso. Ridimensionare prima l'immagine, salvarla, quindi aggiungerla alla firma. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 51

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Test 2, domanda 3 Se non si è esperti di progettazione, come è possibile creare rapidamente ed economicamente una firma personalizzata dall'aspetto professionale? Scegliere una sola risposta. Ricorrere a un esperto. Scaricare un modello dalla pagina Modelli su Microsoft Office Online. Seguire un corso di progettazione. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 52

Test 2, domanda 3: risposta Scaricare un modello dalla pagina Modelli su Microsoft Office Online. Nella pagina Modelli è possibile scaricare facilmente alcuni modelli di firme di posta elettronica dall'aspetto gradevole con pochi clic. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 53

Firme diverse per ruoli diversi Lezione 3 Firme diverse per ruoli diversi 54

Firme diverse per ruoli diversi È probabile che, un giorno qualsiasi, si utilizzi la posta elettronica per eseguire svariate attività. La corrispondenza personale si unisce spesso a quella professionale. È possibile creare un numero di firme illimitato da utilizzare per occasioni e situazioni diverse. È inoltre facile passare da una firma a un'altra anche mentre si sta componendo un messaggio. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 55

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Creare più di una firma Creare più firme è un'operazione semplice. Basta fare clic sul pulsante Nuovo nella finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi , assegnare un nome alla nuova firma e digitare o incollare il testo desiderato nella casella Modificare la firma . Come è possibile osservare nell'immagine, la raccolta di firme è disponibile nell'elenco Selezionare la firma da modificare . Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 56

Passare a un'altra firma in un messaggio In alcune circostanze è utile passare a un'altra firma durante la composizione di un messaggio. Ad esempio: La firma formale contenente informazioni sui propri recapiti di lavoro potrebbe essere la più adatta per i messaggi di posta elettronica professionali, destinati alla corrispondenza con la maggior parte dei colleghi. Quando invece si inviano messaggi di posta elettronica a colleghi che si conoscono bene, è possibile utilizzare una firma più semplice. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 57

Passare a un'altra firma in un messaggio In alcune circostanze è utile passare a un'altra firma durante la composizione di un messaggio. Ad esempio: Quando si scrive a un nuovo cliente, potrebbe essere opportuno utilizzare una firma personalizzata. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 58

Passare a un'altra firma in un messaggio È facile passare a un'altra firma in un messaggio durante la composizione. È sufficiente fare clic sulla freccia del pulsante Firma nella parte superiore di un messaggio. In alternativa, come illustrato nella figura, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla firma, quindi sceglierne un'altra dall'elenco. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 59

Firme diverse per risposte e messaggi inoltrati In alcuni casi potrebbe essere necessario utilizzare una firma diversa per le risposte o i messaggi inoltrati rispetto a quella utilizzata per i nuovimessaggi. Per i nuovi messaggi, ad esempio, è possibile utilizzare una firma personalizzata con un'immagine e collegamenti ipertestuali. Per le risposte e i messaggi inoltrati, invece, una firma più essenziale con solo testo consentirà di risparmiare spazio e di ridurre i tempi di recapito. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 60

Firme diverse per risposte e messaggi inoltrati In alcuni casi potrebbe essere necessario utilizzare una firma diversa per le risposte o i messaggi inoltrati rispetto a quella utilizzata per i nuovimessaggi. Come illustrato, per impostare le opzioni descritte è sufficiente effettuare una selezione nell'elenco Risposte/inoltri in Scegliere la firma predefinita. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 61

Firme diverse per account di posta elettronica diversi Se si utilizza più di un account di posta elettronica in Outlook, è possibile assegnare una firma predefinita diversa a ogni account. Si potrebbe infatti utilizzare un account specifico per un ruolo specifico. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 62

Firme diverse per account di posta elettronica diversi Osservare l'immagine per visualizzare un esempio. Per l'account di Microsoft Exchange Server, ovvero la posta elettronica di Contoso, Ltd., Laura Giussani utilizza Firma di lavoro. Laura utilizza invece la firma Semplice con citazione personale per un account diverso, utilizzato soprattutto per la posta elettronica non di lavoro. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 63

Firme diverse per account di posta elettronica diversi Indipendentemente dal numero di firme create, vengono utilizzate solo quelle assegnate. In qualsiasi momento, se si desidera interrompere l'utilizzo di una firma per un account, è sufficiente impostare le opzioni della firma su (nessuno). Per ulteriori informazioni sull'impostazione di Outlook per utilizzare più account di posta elettronica, fare clic sul collegamento presente nella sezione delle informazioni aggiuntive nella Scheda di riferimento rapido al termine di questo corso. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 64

Suggerimenti per l'esercitazione Passare a un'altra firma. Assegnare firme diverse ad account di posta elettronica diversi. [Nota per l'istruttore: se nel computer è installato Outlook 2007, fare clic sul collegamento nella diapositiva per passare a un'esercitazione in linea in cui vengono fornite le istruzioni necessarie per eseguire ognuna di queste attività in Outlook. Importante: se non si dispone di Outlook 2007, non sarà possibile accedere alle istruzioni dell'esercitazione.] Esercitazione in linea (richiede Outlook 2007) Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 65

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Test 3, domanda 1 Quante firme di posta elettronica è possibile creare in Outlook 2007? Scegliere una sola risposta. Una. Una per ogni account di posta elettronica di cui si dispone. Tutte quelle che si desidera. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 66

Test 3, domanda 1: risposta Tutte quelle che si desidera. È possibile creare firme normali, personalizzate, professionali e per uso personale. Sarà l'utente a stabilire il numero di firme. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 67

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Test 3, domanda 2 Come è necessario procedere per passare da una firma a un'altra in un messaggio? Scegliere una sola risposta. Eliminare la firma predefinita, quindi copiare e incollare quella nuova da un altro messaggio. Scambiare la firma dalla finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi . Utilizzare il pulsante Firma sulla barra multifunzione e selezionarne una diversa dall'elenco. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 68

Test 3, domanda 2: risposta Utilizzare il pulsante Firma sulla barra multifunzione e selezionarne una diversa dall'elenco. Se è stata creata più di una firma, sarà possibile sceglierne una qualsiasi facendo clic sulla freccia sotto il pulsante Firma sulla barra multifunzione, quindi selezionandone una nuova dall'elenco. È inoltre possibile fare clic con il pulsante destro del mouse direttamente sulla firma per visualizzare lo stesso elenco. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 69

Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica Test 3, domanda 3 È necessario utilizzare la stessa firma per i nuovi messaggi così come per risposte e messaggi inoltrati. Scegliere una sola risposta. Vero. Falso. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 70

Test 3, domanda 3: risposta Falso. È possibile utilizzare qualsiasi firma si desideri. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 71

Scheda di riferimento rapido Per un riepilogo degli argomenti trattati in questo corso, vedere la Scheda di riferimento rapido. Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica 72

Utilizzo del modello Questo modello di Microsoft Office PowerPoint® contiene informazioni relative alla creazione e gestione delle firme di posta elettronica in Outlook 2007. Il contenuto è stato adattato per essere presentato a un gruppo di persone e personalizzato in base alle proprie necessità. Il contenuto di questo modello è tratto dal corso di formazione di Microsoft Office Online “Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica”. Funzionalità del modello Diapositiva titolo: la prima diapositiva contiene testo segnaposto su cui è possibile digitare il nome della propria società. Se non si desidera inserire queste informazioni, è possibile eliminare completamente la casella di testo. Animazioni: alla presentazione sono applicati effetti di animazione personalizzati, quali gli effetti di entrata a comparsa e scomparsa, di stiramento, di dissolvenza e scacchiera. Tutti gli effetti sono compatibili con le versioni precedenti del programma, fino a Microsoft PowerPoint 2000. Per modificare gli effetti di animazione, scegliere Animazione personalizzata dal menu Presentazione e modificare le opzioni disponibili. Se questa presentazione contiene un'animazione di Macromedia Flash: per riprodurre il file Flash, è necessario registrare nel computer in uso un controllo Microsoft ActiveX®, denominato oggetto Shockwave Flash. A questo scopo, scaricare la versione più recente di Macromedia Flash Player dal sito Web Macromedia. Transizioni diapositiva: alla presentazione è applicata la transizione A comparsa dall'alto. Se si desidera applicare una transizione diversa, scegliere Transizione diapositiva dal menu Presentazione e modificare le opzioni disponibili. Collegamenti ipertestuali al corso in linea: il modello include collegamenti alla versione in linea di questo corso di formazione. I collegamenti rimandano all'esercitazione pratica relativa a ogni lezione e alla Scheda di riferimento rapido pubblicata per questo corso. Nota: per visualizzare le esercitazioni è necessario disporre di Outlook 2007. In caso contrario non sarà possibile accedere alle istruzioni dell'esercitazione. Intestazioni e piè di pagina: il modello contiene un piè di pagina che indica il titolo del corso. È possibile modificare o rimuovere i piè di pagina nella finestra di dialogo Intestazione e piè di pagina accessibile dal menu Visualizza. UTILIZZO DEL MODELLO Vedere il riquadro delle note o la pagina contenente tutte le note utilizzando la scheda Visualizza per informazioni dettagliate su questo modello. 73