RENDERE IL CLUB DINAMICO PIANO DIRETTIVO DI CLUB Note del presentatore Queste note sono solo per il presentatore, da usare come riferimento per la presentazione. Contengono informazioni generali per le diapositive e le attività facoltative da incorporare nella presentazione per renderla più interattiva. Il pubblico può essere composto dal club, dai soci di vari club o da un club diverso dal proprio. Usare secondo le esigenze. Attività Chiedere ai partecipanti: Com’è il vostro club? È attivo e divertente? È diversificato e aperto a nuove idee? I soci sono attivamente coinvolti? Come si può rendere più dinamico?

COSA SI INTENDE PER CLUB DINAMICO? Un club dinamico è un club di successo, che coinvolge i soci, realizza progetti significativi, flessibile, prova idee nuove e divertenti e ha una propria identità. Un club dinamico riflette la diversità e la personalità dei soci. Add image

QUALI SONO I VANTAGGI PER IL CLUB Provare nuove idee può essere divertente, può attrarre nuovi soci, e migliorare anche il club. Il Piano strategico del RI sottolinea l’importanza dell’innovazione e della flessibilità di club. I club solidi implementano nuove idee per accrescere la vitalità del club e soddisfare le esigenze dei soci. Esistono circa 34.000 Rotary club in tutto il mondo, ognuno con prassi e costumi diversi. Ogni club dovrebbe concentrarsi sulle qualità che lo contraddistinguono da altri club e che attraggono l’interesse della comunità. Considerate le diapositive sulle migliori prassi per la discussione e per individuare modi per migliorare aree specifiche, da modificare secondo le esigenze di club. Incoraggiate i soci a considerare nuove idee e assicuratevi che le decisioni adottate siano appoggiate dai soci.

DEFINIRE OBIETTIVI A LUNGO TERMINE Quali sono gli obiettivi di club per i prossimi tre–cinque anni? Ogni club deve avere un piano strategico, una visione di cosa intende realizzare il club fra tre o cinque anni, con gli obiettivi a lungo termine per sostenere la visione. Tutti i soci dovrebbero avere l’opportunità di fornire il loro input sul piano per ottenere il massimo dalle idee innovative e diverse. Pianificare per il futuro permette al vostro club di rimanere rilevante nella comunità. Aiutate il club a realizzare progetti più significativi a lungo termine, con risultati sostenibili. Attività Chiedere ai partecipanti: Qual è la visione per il club? Cos’ha di speciale il vostro club? Che cosa fa bene il vostro club? Chiedete ai partecipanti di pensare a quale dovrebbe essere la visione del loro club. Distribuire copie della Guida del Piano strategico per consentire ai soci di familiarizzare con la pianificazione strategica e cominciare a pensare al piano strategico del club.

DEFINIRE OBIETTIVI ANNUALI E SEGUIRE I PROGRESSI Immettere gli obiettivi annuali in Rotary Club Central. Gli obiettivi annuali supportano gli obiettivi a lungo termine. Aggiornare regolarmente gli obiettivi in Rotary Club Central perché riflettano i risultati più recenti del club. Per promuovere la trasparenza, incoraggiare i soci di club a visionare gli obiettivi. Il piano strategico offre il “quadro generale” del futuro del club. Per raggiungere gli obiettivi a lungo termine, il club dovrà suddividerli in obiettivi annuali di dimensioni inferiori da realizzare nel corso di ognuno degli anni del piano. Rotary Club Central è un tool ideato per assistere i club a sviluppare gli obiettivi annuali. Definire gli obiettivi assicura ai club di continuare la ricerca di nuovi modi per migliorare la situazione piuttosto che accettare lo status quo e le prassi esistenti. Attività Chiedere ai partecipanti: Quali sono gli obiettivi annuali del tuo club? Come sono stati definiti questi obiettivi? Chi è responsabile per l’immissione degli obiettivi in Rotary Club Central?

ORGANIZZARE ASSEMBLEE CON FREQUENZA REGOLARE Organizzare regolari assemblee di club consente di coinvolgere i soci. Tutti i soci possono contribuire idee e interessi. Rispondere alle esigenze di club insieme all’intero effettivo. Incanalare l’entusiasmo e stabilire un piano d’azione. È importante continuare a coinvolgere i soci nella fase di pianificazione ed aggiornarli sulle iniziative del club. Le assemblee di club sono ideali per comunicare con tutti i soci. Organizzate un’assemblea dedicata alla valutazione dell’efficacia delle attuali prassi di club o sviluppare nuove idee innovative, con input e suggerimenti. I soci saranno più propensi a sostenere gli impegni che hanno aiutato ad identificare. Attività Chiedere ai partecipanti: Per quali altre finalità si possono usare le assemblee di club? Le assemblee di club sono state efficaci? Chiedere ai partecipanti di scrivere idee e argomenti da discutere all’assemblea di club.

COMUNICAZIONI APERTE Con la condivisione aperta di idee e informazioni, i soci contribuiscono a definire il futuro del club. Scambiare idee sui miglioramenti con i dirigenti di club per sapere se sono d’accordo. Comunicare attività, notizie ed eventi di club sui social media e sui siti web del club. I club possono decidere i metodi per comunicare, ma dovrebbero continuare a farlo apertamente e definire un piano per la condivisione delle informazioni. Le esigenze dei soci di club vanno comunicate ai dirigenti di club, che dovranno renderle note ai dirigenti distrettuali. Nel contempo, le iniziative distrettuali vanno comunicate ai dirigenti di club e ai soci. L’uso dei social media è in crescita e la relativa popolarità è ideale per condividere le informazioni. Attività Chiedere ai partecipanti: Perché visitate i siti web del vostro club e distretto? Cosa vorreste trovare nei siti web del vostro club e distretto? Suddividere i partecipanti tra i soci che hanno familiarità con i social media (Twitter, Facebook, LinkedIn) e quelli che non ne sono al corrente. Chiedere loro di discutere sui vantaggi dei social media e le informazioni condivise online attraverso i social network, come anche la logistica relativa alla creazione di un account.

PREPARARE I FUTURI DIRIGENTI DI CLUB Gli avvicendamenti annuali della leadership consentono ai soci di assumere nuovi ruoli. Chiedere ai presidenti in carica e uscenti di lavorare con il presidente eletto e il presidente nominato. La leadership del Rotary cambia ogni anno, rendendo difficile lo svolgimento di un piano a lungo termine. Per assicurare la continuità, i club dovrebbero selezionare i dirigenti anzitempo e coinvolgerli nella pianificazione per avere il loro input sulle decisioni che incidono sulle attività svolte nel corso del loro mandato. Attività Chiedere ai partecipanti: Chi sono i vostri dirigenti di club per l’anno prossimo? Per dirigenti in carica: Cosa vi ha aiutato a prepararvi per il vostro incarico? Cosa vi avrebbe preparato meglio? Il vostro club dispone di un percorso formativo per i dirigenti? Se sì, sta funzionando? In caso negativo, sarebbe utile averne uno? Suddividere i partecipanti in piccoli gruppi, chiedendo loro di stilare un elenco di progetti o procedure che richiedono l’efficace avvicendamento della leadership.

EMENDARE IL REGOLAMENTO DEL CLUB PER RIFLETTERE LE PRASSI DI CLUB I club si evolvono, e anche il regolamento andrebbe adattato al proprio club. Il regolamento tipo di club è solo un punto di partenza. Utilizzarlo come modello e modificarlo secondo le esigenze. Riesaminare regolarmente il regolamento con lo sviluppo di nuove prassi da parte del club. Si consiglia di provare le nuove procedure pima di adottarle. Il regolamento tipo di Rotary club è stato disegnato per essere adattato al proprio club. Il regolamento dovrebbe riflettere le attuali prassi del club. Attività Chiedere a tutti i partecipanti di scrivere una prassi di club da eliminare ed una nuova prassi da adottare.

SVILUPPARE RELAZIONI PIÙ FORTI I soci che si divertono nel club continuano a rimanere coinvolti. Offrite maggiori opportunità di affiatamento. Invitate familiari e amici. Fate sentire a proprio agio i nuovi soci. Promuovete i Circoli del Rotary e i Gruppi d’azione rotariana. Divertitevi! Desideriamo soci entusiasti di andare alle riunioni, e non annoiati o sopraffatti dall’obbligo della frequenza. I club dinamici e galvanizzati sono divertenti ed i loro soci sono pieni di entusiasmo. Se manca l’elemento del divertimento, chiedete ai soci di esprimere le loro idee e suggerimenti. Le relazioni forti costituiscono un elemento chiave per la conservazione dei soci. Se i soci non si sentono ben accolti o inclusi, potrebbero sviluppare disinteresse o noia. Il Rotary offre varie opportunità di networking da promuovere per il reclutamento di giovani professionisti. Attività Chiedere ai partecipanti di dichiarare cosa dovrebbe fare il club per attrarre più giovani professionisti, scrivendo le risposte su una lavagna. Suddividere i presenti in coppie che condivideranno tra loro episodi positivi accaduti di recente durante una riunione o evento del Rotary.

CONOSCERE GLI INTERESSI DEI SOCI Assicurarsi che tutti i soci siano coinvolti in attività che li interessano. I soci attivi si appassionano ai propri progetti. Chiedere personalmente ai volontari di sostenere progetti di servizio e altre iniziative di club. Cosa fa il vostro club per coinvolgere i soci? I soci del vostro club sono attivamente impegnati? Se tutti i soci semplicemente partecipano alle riunioni senza fare altro, allora il club non è dinamico. Occorre coinvolgere i soci chiedendo la loro opinione su ciò che gradiscono e ciò che vorrebbero vedere nel club. Lo sviluppo di programmi e attività basati sugli interessi dei soci assicurerà il loro impegno attivo. Attività Chiedere ai partecipanti di nominare un progetto a cui vorrebbero partecipare e scrivere le loro risposte sulla lavagna. Poi in base ai progetti, chiedere loro come possono contribuire in base alle loro capacità e competenze.

FORMARE NUOVI LEADER I Rotary club sono pieni di professionisti e leader. Insegna loro come fare da leader nel Rotary. Riunioni distrettuali, orientamento per nuovi soci, opportunità formative, e programma di sviluppo della leadership sono componenti di un piano di formazione esaustivo. Per assicurare che nuovi e attuali soci ricevano la regolare formazione, i club devono designare un istruttore di club o, se il club è di grandi dimensioni, una commissione della formazione. I club possono poi svolgere una valutazione delle doti personali per vedere a quale tipo di formazione sono interessati i soci. Attività Chiedere ai partecipanti: Quale tipo di formazione desiderate avere nell’ambito del club? Quale corso di orientamento dovrebbe essere eliminato, combinato o completamente modificato?

CREARE COMMISSIONI PRATICHE Creare commissioni pratiche per il club. Le commissioni consigliate includono: Effettivo Pubbliche relazioni Progetti Fondazione Rotary Amministrazione di club A parte la struttura della commissione, tutte le commissioni devono occuparsi delle Vie d’Azione, della dinamicità del club, del coinvolgimento dei soci e delle esigenze del club. I club di grandi dimensioni possono prendere in considerazione la costituzione di ulteriori commissioni per coinvolgere più soci, e quelli di piccole dimensioni possono combinare le commissioni per evitare che i soci abbiano troppi ruoli. Attività Chiedere ai partecipanti: Cosa non funziona nella struttura del vostro club? Ulteriori commissioni potrebbero aiutare le operazioni di club? Esistono commissioni divenute inutili?

TRADIZIONE E INNOVAZIONE Mantenere le tradizioni significative per il club, ma promuovere anche un ambiente che consenta ai soci di offrire idee su nuove prassi per il club. È naturale avere paura di cambiare, ma l’innovazione non richiede l’abbandono di tutte le vecchie tradizioni. Mantenere le tradizioni significative per il club, ma promuovere un ambiente che consenta ai soci di fare domande sulle prassi di club. Occorre porsi le seguenti domande: Quali tradizioni contribuiscono alla vitalità del club? Quali nuove idee potrebbe provare il club? Quali cambiamenti positivi sono avvenuti di recente? Quali sono i problemi riguardanti l’adozione di cambiamenti? Se “abbiamo sempre fatto così” è la ragione per conservare una prassi, vuol dire che la prassi non contribuisce alla dinamicità del club. Attività Chiedere ai partecipanti: Quali tradizioni sono significative e quali non contribuiscono alla dinamicità del club? Quali nuove idee potrebbero essere introdotte e provate nel club? Suddividete i partecipanti in coppie per discutere sui cambiamenti positivi riscontrati nel club da quando si sono affiliati.

IDEE DA REALIZZARE Organizzare un ritiro di un giorno. Includere le idee dei soci. Prima di emendare lo statuto, provare nuove idee. Attività Chiedere ai partecipanti: Quali altri idee avete su come rendere il club dinamico? Quali sono le vostre perplessità?

COSA SI INTENDE PER RENDERE UN CLUB DINAMICO? Una guida per aiutare i club a creare il loro piano direttivo Una descrizione di 10 migliori prassi Uno strumento che sfida a dare energia al proprio club [replace image – this is just a placeholder] Risorse Rendere il club dinamico. Piano direttivo di club Guida alla pianificazione strategica Rotary Club Central Comunità all’opera. Guida a progetti efficaci Sviiuppo della leadership. Guida per l’avvio di un programma Piano strategico del Rotary e moduli di apprendimento online Statuto tipo del Rotary club Regolamento del Rotary club Rotary Showcase e Ideas Informazioni sulle riunioni e assemblee di club Struttura commissioni di club Attività Distribuire Rendere il club dinamico. Piano direttivo di club.

COME USARE LA GUIDA Esaminare le migliori prassi. Identificare aree da migliorare. Scambiare nuove idee. Mettere alla prova nuove prassi. [replace image when we have real layout – this is not Nick Krayacich – this is just a placeholder. ]

IL TUO CLUB, LE TUE IDEE Lavorare insime per confrontare le attuali prassi seguite dal club con le migliori prassi elencate nella guida. Per le aree da migliorare, pensate a nuove idee e decidete come implementarle. Tenete presente che l’implementazione prende tempo, ma vale proprio la pena. Attività Chiedere ai partecipanti: Quali altre prassi dovremmo prendere in considerazione? Avete domande o commenti da fare?