Organizzazione Aziendale Ruoli e responsabilità delle funzioni aziendali, flussi informativi ed evoluzione del modello organizzativo Nazzareno D’Alessio Aprile 2017

L’Organizzazione d’Impresa Attribuzione di ruoli e responsabilità alle varie funzioni aziendali e definizione delle relazioni formali reciproche Specializzazione e coordinamento del lavoro Organigramma, “job description”, schede posizioni critiche Efficienza ed efficacia della gestione operativa I modelli di struttura organizzativa si modificano e si evolvono in funzione delle mutate condizioni competitive in cui l’impresa opera Nazionale, multinazionale, globale Decentramento verso accentramento delle scelte Rilevanza dello sviluppo dei sistemi informativi nelle scelte organizzative Centri di eccellenza e di “expertise”, posizioni “virtuali”, “call centers”, ecc.

Modelli Organizzativi Modello per Funzione Consiglio di Amministrazione Presidente VP Marketing e Operazioni VP Finanza e Controllo Direzione Marketing e Vendite Direzione Personale Direzione Amministrativa Direzione Produzione Direzione Legale Direzione Finanziaria Direzione Logistica Direzione Relazioni Esterne Direzione Fiscale Direzione Pianificazione Direzione Approvvigionamenti Direzione Sistemi Informativi

Modelli Organizzativi Modello per Matrice Consiglio di Amministrazione Presidente VP Marketing e Operazioni VP Finanza e Controllo Direzione Marketing e Vendite Direzione Personale Direzione Amministrativa Direzione Prodotto A Responsabile Mktg e Vendite Responsabile Personale Responsabile Amministrativo Direzione Prodotto B Responsabile Mktg e Vendite Responsabile Personale Responsabile Amministrativo Direzione Prodotto C Responsabile Mktg e Vendite Responsabile Personale Responsabile Amministrativo

L’Attività “Amministrativa” in Generale Coordinamento della predisposizione del budget dei costi e degli investimenti, e del risultato aziendale previsionale Interfaccia con tutte le funzioni per il consolidamento dei budget funzionali Rilevazione e registrazione contabile dei fatti aziendali Contabilità generale, clienti, fornitori, stipendi, movimentazione merce… Attività di “reporting” Bilancio di Esercizio Reporting infra annuale Risultato economico, situazione patrimoniale Es. US GAAP reporting Custode del sistema di controllo aziendale “Aggiornamento” del sistema Interpretazione del documento delle deleghe interne Training sui sistemi di controllo Internal Auditing

La Direzione Amministrativa - Organigramma Flusso Informativo Prevalente Tutte le Funzioni Tutte le Funzioni Direzione Commerciale Direzione Acquisti Direzione Personale Acquisti Vendite Produzione

Evoluzione delle Responsabilità Funzionali Un esempio: Amministrazione Fornitori Ieri Corretta amministrazione dei contratti e ordini di acquisto di prodotti, materiali e servizi Tempestiva contabilizzazione delle fatture fornitori Regolare tenuta e riconciliazione dei conti Amministrazione delle operazioni contabili in linea con la normativa fiscale e legale Verifica delle disposizioni di pagamento alle banche Interfaccia con Direzione Approvvigionamenti (contratti) Direzioni Operative (conferma ricezione merci/servizi) Direzione Finanziaria (pagamenti) Direzione Sistemi Informativi (mastro fornitori, contabilità) Direzione Fiscale (normativa IVA)

Evoluzione delle Responsabilità Funzionali Un esempio: Amministrazione Fornitori Oggi Integrazione dell’intero processo “purchase to pay”, dall’acquisizione dell’ordine al pagamento della fattura Qualifica del fornitore “Bidding” e selezione del fornitore Definizione del contratto Ricezione della fattura Controllo e pagamento Sistema “three way match” Ordine, ricezione, fattura Pagamento elettronico centralizzato Interfaccia con singola banca per pagamenti in Italia e all’estero Bonifici Assegni circolari

La Direzione Amministrativa – L’evoluzione + Processi integrati all’interno di una stessa funzione, es: Direzione Commerciale: responsabile “dall’ordine all’incasso”: ricezione ordine, verifica credito, approvazione ordine, evasione ordine, fatturazione attiva, incasso Direzione Acquisti: responsabile “dall’ordine al pagamento”: selezione fornitore, contratto, ordine, controllo ricezione, fatturazione passiva, pagamento Direzione del Personale: responsabile della selezione, assunzione e sviluppo del personale, dell’elaborazione e del pagamento degli stipendi e delle relative imposte e contributi

La Direzione Commerciale Sovrintende alle politiche di marketing, al servizio di vendita e post-vendita, con modalità che possono ricondursi ai seguenti modelli Sviluppo piani ed azioni di vendita prevalentemente in funzione della capacità di produzione dell’azienda Sviluppo piani ed azioni di vendita prevalentemente in funzione dell’analisi di mercato Bisogni e desideri dei consumatori Adozione di un approccio misto, in funzione della tipologia di prodotto Segmentazione del mercato Persegue obiettivi di redditività delle vendite, di livello di posizionamento sul mercato, e di efficienza del capitale impiegato

La Direzione Commerciale Produce e fornisce infomazioni alla funzione contabile principalmente nell’area dei ricavi, dei costi operativi e dell’attivo patrimoniale Vendite di prodotti e servizi Abbuoni/sconti a clienti Spese di promozione e pubblicità Spese commerciali Addetti commerciali, agenti Investimenti in attrezzature Incassi da clienti Riceve supporto dalle funzioni di staff quali, ad esempio Legale e fiscale, per gli aspetti contrattuali con la clientela e per la gestione del contenzioso Finanziaria, per l’ottimizzazione degli incassi, la gestione del credito, la valutazione degli “economics” degli investimenti Acquisti, per la contrattualistica “passiva” (pubblicità, promozione, ecc.) Personale, per l’assunzione e sviluppo del personale

La Direzione Produzione e Logistica Riguarda il processo di trasformazione di materie prime in semilavorati e prodotti finiti Organizza e gestisce la struttura logistica interna ed esterna al sito produttivo, per assicurare nel modo piú efficiente possibile la disponibilità di prodotto sul mercato L’esempio di una raffineria di prodotti petroliferi e del settore logistico: Approvvigionamento di greggio via nave o oleodotto Stoccaggio greggio e pompaggio ad impianti di lavorazione Produzione e stoccaggio prodotti finiti (benzine, gasoli, kerosene) Trasporto via nave, autobotte, oleodotto direttamente al rivenditore o cliente finale, o al depositio di stoccaggio esterno al sito produttivo

La Direzione Produzione e Logistica Produce e fornisce infomazioni alla funzione contabile principalmente nell’area degli acquisti, dei costi e dell’attivo patrimoniale Ricezione e stoccaggio materie prime “stock accounting” Movimentazione prodotto Stoccaggio, uscite impianti Costi operativi di processo e movimentazione prodotto Costi di trasporto Investimenti in impianti e macchinari Interfaccia con tutte le altre funzioni aziendali Significativa la presenza/supporto della funzione del personale Può a volte operare come società a sé stante, attraverso accordi di lavorazione con utilizzatori Vera e propria struttura autonoma con funzione acquisti, amministrativa, finanziaria, ecc. Non detiene generalmente la proprietà delle materie prime e dei prodotti

La Direzione del Personale Assiste le funzioni aziendali nella selezione, assunzione ed addestramento del personale Predispone politiche salariali e di incentivazione del personale nell’ambito dell’ambiente competitivo in cui l’azienda opera Stabilisce le modalità di gestione del rapporto di lavoro attraverso procedure e linee guida, in linea con la normativa vigente (lavoro, privacy, ecc.) e la contrattazione collettiva Cura le relazioni industriali Gestisce l’elaborazione ed il pagamento degli stipendi, delle imposte sui redditi e dei contributi di legge Sviluppa politiche e procedure per il rimborso ai dipendenti di spese sostenute per motivi di lavoro

La Direzione Legale Interpreta la normativa vigente e fornisce assistenza alle varie funzioni aziendali per assicurare il costante adempimento degli obblighi di legge attinenti all’attività dell’azienda Legislazione societaria, ambientale, concorrenza, sicurezza sul lavoro, ecc. Cura il contenzioso legale direttamente o con l’ausilio di consulenti esterni Assiste le funzioni nella predisposizione dei contratti con i terzi Clienti, fornitori Fornisce servizio di segretariato per gli atti formali della società Convocazioni del Consiglio di Amministrazione e dell’Assemblea degli Azionisti Riunioni e delibere del Consiglio di Amministrazione e dell’Assemblea degli Azionisti Approvazione Bilancio, Aumenti/riduzioni di capitale, delibere dividendi, ecc.

La Direzione Legale Mantiene aggiornato il sistema di procure verso l’esterno, attribuite alle varie funzioni aziendali Vendita prodotti Approvvigionamento di beni e servizi Procure finanziarie Procure fiscali Mantiene i rapporti con i notai esterni Produce e fornisce informazioni alla funzione amministrativa su specifiche aree quali, ad esempio Operazioni societarie Costo consulenti esterni e notai “Contingent liabilities”

La Direzione Fiscale Interpreta la normativa vigente e fornisce assistenza alle varie funzioni aziendali per assicurare il costante adempimento degli obblighi fiscali attinenti all’attività dell’azienda Imposte dirette (societarie e personali), imposte indirette, tributi regionali e locali Predispone le dichiarazioni fiscali (es. redditi, IVA), curandone l’invio alle autorità fiscali Gestisce il pagamento di tributi o direttamente o attraverso la funzione finanziaria Cura la pianificazione fiscale della società ed assiste le funzioni nelle operazioni straordinarie Acquisizioni, fusioni, scissioni, ecc.

La Direzione Fiscale Cura il contenzioso fiscale direttamente o con l’ausilio di consulenti esterni Mantiene regolari rapporti con l’Amministrazione Finanziaria Coordina le attività delle funzioni aziendali in risposta a verifiche fiscali Verifiche dirette, verifiche incrociate Produce e fornisce informazioni alla funzione amministrativa su specifiche aree quali, ad esempio: Pagamento tributi Costo consulenti esterni Accantonamenti fondo rischi per contenzioso

La Direzione Finanziaria Analizza e gestisce la struttura finanziaria dell’azienda Aumento/riduzione di capitale sociale, dividendi, finanziamenti (breve, medio, lungo termine) Gestisce il fabbisogno di breve termine e la liquidità “Cash Management” (incassi, pagamenti) Gestisce il credito commerciale Sviluppa e realizza politiche di “Risk Management” Individuazione dei rischi, politica di copertura, franchigie Sviluppa strategie per la gestione dei fondi pensionistici aziendali Fornisce supporto finanziario ai progetti funzionali di “M&A” Acquisizioni, dismissioni di assets, joint ventures L’insieme di queste attività genera “input” alla contabilità Finanziamenti, polizze assicurative, movimentazione fondi, ecc.

L’Evoluzione dell’Organizzazione Le necessità di cambiamento dettate dall’ambiente di mercato sempre piú competitivo e dallo sviluppo determinante della tecnologia informatica costringono l’organizzazione aziendale ad evolversi piú rapidamente che in passato Pressione crescente sulla riduzione dei costi amministrativi e generali Delocalizzazione, “home office” Impatto sulla cultura aziendale Mantenimento delle strategie a livello centrale Mercato globale Chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità La risposta alla concorrenza richiede strategie chiare, tempestività nelle decisioni per un pronto adeguamento alle mutate condizioni di mercato, flessibilità dei sistemi, seppure nella standardizzazione Innovazione tecnologica Revisione critica dei canali di vendita e di posizionamento dei prodotti sul mercato