Indicazioni di metodo sulla chiusura FSE 2000-2006 Provincia Autonoma di Trento Servizio Contratti e gestioni generali Ufficio Audit fondi strutturali Masseria Torre Coccaro SAVELLETRI – Fasano – (BR) 11 giugno 2010

Contenuti Il contesto del procedimento di chiusura per l’organismo di controllo nelle sue varie fasi Supporto ottenuto da Tecnostruttura Principali difficoltà Tempi/risorse umane dedicate 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 2

Disclaimer Esula dagli scopi di questo intervento l’approfondimento della normativa L’attenzione è limitata alle fasi operative in cui si è svolta l’attività Lo scopo è fornire indicazioni operative di metodo e non di dettaglio 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 3

Chi ha svolto la procedura? Sono previsti due Organismi: ex art. 15 ed ex art. 10 Per la Provincia Autonoma di Trento le funzioni dei due organismi sono state svolte da un’unica struttura Nel 2008 questa struttura è diventata anche Autorità di Audit 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 4

Quindi Dichiarazione ← Relazione Il documento finale della procedura di chiusura è la “Dichiarazione di chiusura” La “Dichiarazione” va supportata con una “Relazione di accompagnamento” Quindi Dichiarazione ← Relazione La Relazione è il documento con contenuti sostanziali 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 5

La dichiarazione va redatta secondo il modello fornito nell’allegato III del reg. 438/2001 contiene la sintesi dei risultati dell’attività di controllo contiene una pronuncia sulla validità della richiesta di pagamento del saldo la dichiarazione va corredata da una relazione con informazioni dettagliate sui controlli e sui loro risultati 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 6

Alcuni contenuti della Relazione L’organismo indipendente è tenuto a documentare sui controlli di 2°livello: l’indipendenza dei controllori impegnati nei controlli previsti dall’articolo 10 del reg. 438/2001 la qualità dei controlli (doc. CDRR 03-0034-00) la copertura dei principali organismi che intervengono nella gestione con audit dei sistemi la composizione del campione di progetti la percentuale di spesa coperta dai controlli Il tasso di errore 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 7

L’organismo indipendente è tenuto inoltre a dare garanzie su AG e AP in merito a: presentazione corretta dei documenti esattezza dei calcoli concordanza della spesa certificata con le dichiarazioni di spesa di AG e OI compatibilità con le tabelle finanziarie dell’ultima decisione comunitaria corrispondenza con i dati finanziari contenuti nel rapporto finale di esecuzione (comprese le irregolarità) 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 8

Come si è operato in pratica Si è cercata sinergia tra le Autorità con forte anticipo (primo incontro 6 mesi prima) Tecnostruttura ha fornito una traccia della Relazione sia a noi che all’AG La traccia è stata prima analizzata e poi discussa I contenuti disponibili sono stati progressivamente inseriti nella traccia Parallelamente sono stati discussi con l’AG e l’AP 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 9

Indicazioni operative I E’ fondamentale l’impegno di persone con la memoria storica dell’intera programmazione E’ importante lavorare in parallelo con Autorità di gestione e Autorità di Pagamento Per la messa a punto tabelle di accompagamento raccordarsi con l’AP In tutta la programmazione l’articolo 12 (su problemi di sistema) è stato centrale 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 10

Indicazioni operative II I tempi tendono ad essere stretti perché dipendono anche dall’accessibilità delle informazioni presso l’AG Bisogna evitare di essere messi a conoscenza dei documenti di chiusura dell’AG solo alla fine, meglio vedere subito anche le bozze 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 11

Risorse impiegate Due persone con memoria storica sui controlli di 2° livello sono state a disposizione a partire dalla II metà di gennaio Hanno seguito sia sia la chiusura del FSE che del Leader+ Hanno seguito AG e AP chiedendo il rispetto dei tempi Hanno anche operato per il follow up di questioni ancora aperte 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 12

Aspetti importanti Il rapporto di esecuzione finale va analizzato attentamente soprattutto sui punti che riguardano i controlli di primo livello Il controllo di 2° livello è sempre stato successivo alla rendicontazione C’è una analogia con l’audit di sistema nella programmazione 2007-2013 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 13

Alcune difficoltà E’ stato necessario ricostruire i passaggi di competenza delle strutture (AG, AP, Organismo di controllo) Sul lungo periodo può essere necessario fare una vera ricerca documentale e quindi la memoria storica è fondamentale 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 14

Grazie per l’attenzione… 11 giugno 2010 Provincia Autonoma di Trento- Ufficio Audit fondi strutturali 15