Comunicare in una riunione Indicazioni essenziali

Ma c’è da imparare? Sì. Molto. Regole, strategie, comportamenti, atteggiamenti: una riunione è un momento importante, complesso, a volte decisivo nel lavoro.

Cosa ci si guadagna? Tempo per dedicarsi ad altro Efficienza nell’azione Maggiori conoscenze Clima positivo Maggiore motivazione

Quando fare una riunione? Quando è necessario avere idee originali e nuove che scaturiscono dal confronto con gli altri Quando tutti devono partecipare ad una decisione su un tema complesso e dividersi poi i compiti.

Quando fare una riunione? Quando è importante condividere obiettivi e/o valori. Quando è importante condividere riconoscimenti.

Le parole in una riunione Adeguate all’obiettivo della riunione Chiare, semplici e brevi Rispettose di ognuno e positive

Etica del dialogo Far sì che i partecipanti non si sovrappongano Far sì che tutti si esprimano Far sì che il diritto di parola sia equamente distribuito

Etica del dialogo Dare ai diversi punti di vista un’uguale opportunità di essere valutati e discussi Essere pertinenti e fare in modo che proprie parole siano limitate agli obiettivi del dialogo. Far sì che il dialogo sia sempre positivo, promozionale, attento alle esigenze altrui.

Fare silenzio in una riunione Su argomenti attinenti, ma secondari Su cose che vengono in mente durante senza che sia state ponderate Quando il tempo è oramai scarso

Fare silenzio in una riunione In funzione di altri valori: la rapidità, la coesione Per risparmiare energia, poiché parlare è impegnare energia

Ruoli in una riunione Il coordinatore Il segretario I partecipanti

Il coordinatore Il coordinatore è delegato dal gruppo a organizzare, moderare e delimitare la riunione. Il coordinatore, quindi, non è il “capo” del gruppo e solo colui che deve fare in modo che il lavoro proceda ordinatamente e produttivamente.

Compiti del coordinatore Far rispettare le leggi fondamentali del dialogo Far rispettare il tempo complessivo e i tempi di ciascuno Aiutare il gruppo a focalizzare l’attenzione sui punti prescelti e far decidere.

Il segretario Il segretario è la memoria del gruppo. È colui che s’incarica di tenere a mente per tutto il gruppo cosa sta accadendo durante o cosa è accaduto precedentemente.

Compiti del segretario Tenere memoria di ciò che accade durante la riunione Aiutare nella sintesi il coordinatore Stendere il verbale dell’incontro da far avere a tutti i partecipanti

Compiti dei partecipanti Arrivare preparato all’incontro sul proprio argomento e sui tempi che ha a disposizione Collaborare attivamente con il coordinatore per raggiungere l’obiettivo della riunione Limitare i suoi interventi ai tempi e agli obiettivi prefissati

Preparazione La riuscita di una riunione dipende dalla qualità della sua preparazione

Tutti si preparano a Rispondere all’obiettivo dell’incontro in modo chiaro, diretto, breve. Essere positivo e promozionale Gestire il tempo del proprio intervento

Ultimi moniti! Le riunioni sono oggetti complessi e contundenti: possono far male! Da questo momento in poi non puoi più dire: io non lo sapevo!